论文写作中的目录及参考文献

论文写作技巧之目录与参考文献
目录是阅读论文的索引，论文的提纲，由论文各部分的大小标题组成。

一般情况下建议采用三级标题的目录格式。

参考文献是在学术研究过程中，对某一著作或论文的整体的参考或借鉴。

参考文献目前普遍采用顺序编码制，而具体的格式要求可以参照国家或高校的相关规定，如较常用的《文后参考文献著录格式》GB/T 7714-2005（国家标准）等。

由于目录与参考文献都只是罗列一些标题，因此除了要符合其对应的要求之外，其本身的写作相对没有太多技巧可言，更多的是编辑过程中的小技巧。

而这些技巧会让编辑更加简单快捷，尤其是对篇幅较长的毕业论文，一些编辑的技巧显得很有必要。

我们知道，一般的小论文最多也就十页左右，而毕业论文，如本科生毕业论文或硕士论文动辄五六十页，有的甚至能多达一百页。

于是对于目录和参考文献如果全靠手动编辑和修改将非常麻烦甚至痛苦，不仅浪费时间，也容易出错。

首先说说目录的自动生成。

有两种方法：一是将文档切换到大纲视图，然后选定并设置要设定成目录的文字的大纲级别。

如果将大纲级别设定为1级，那么就是1级目录，一般设置到3级，生成三级目录。

二是直接选定要设定成目录的文字，但注意按级别进行选择，即每次选定的需为同一级别的标题，然后点击“格式”、“样式和格式”，三级标题分别点击标题1、2和3，因为标题1、2和3默认的大纲级别分别为1、2和3级。

设定好后在要插入目录的地方，点击“插入”、“引用”、“索引和目录”就可以了。

标题的格式可以另外设置。

若采用三级以上目录，只需在设置大纲级别和显示目录级别时调整就行。

注意设置的大纲级别与显示的目录级别一致时才能正确显示自动生成的目录。

但有两种情况使问题变得复杂。

第一种情况是当设定好文章的目录结构后，突然发现中间要添加或者删除一个章节，正文中的添加和删除内容很容易，可是之前设置好的标题编号和自动生成的目录都要跟着变动。

比如要删除第四章，那么原来的第五章就要改为第四章，后面的要跟着动，添加也一样，另外目录里编号更改也很麻烦。

第二个情况就是参考文献的上标和编码问题。

毕业论文的参考文献都有好几十个。

根据顺序编码制，要求按照论文的引用顺序列出参考文献。

如果需要添加或删除参考文献，那么这些参考文献的上标号和编码又会跟着变动。

解决上述问题的方法如下。

首先都要设置成段落编号。

注意是先设置样式，然后把对应级别的目录加上相应级别的编号（在格式下面的项目符号和自动编号选项里，编号格式可在自定义选项内更改）。

即将你要设定的一级目录设定成一级编号，二级目录设定成二级编号等等。

参考文献也一样，将正文后的参考文献设置成段落编号。

设定成段落编号有一个非常大的好处，就是插入或者删除其中的某个项目时，其后面的编号会跟着变动，所以这就解决了因添加删除中间的项目，而要同时修改后面的编号问题了。

目录的更新，只需要在“大纲视图”下点击更新目录，或者在页面视图的目录上，点击右键，选择“更新域”即可。

将参考文献设置成段落编号后，在正文中需要插入参考文献引用的地方，点击“插入”、“引用”、“交叉引用”，找到相应参考文献，内容选择“段落编号”就可以了。

然后再设置格式，如将编码设置成上标格式等。

需要说明的是，上述参考文献的自动生成只是编码的自动生成。

正文中参考文献的编号引用源来自正文后的参考文献区域，因此要添加或删除参考文献时，应该先在正文后的参考文献区域添加或删除，再到正文中通过插入交叉引用的方法添加或删除。

另外，参考网络资料，还有其他几种自动生成参考文献标号的方法。

一、采用书签与交叉引用方法
参考文献的编号和引用步骤如下：
1.在word文档末尾添加几个文献，如：
[1] 杨秀章.Word 2000中文版使用速成.北京:清华大学出版社，2000
[2] Peter Weverka. Diane Poremsky.中文Word 2002专家.北京:机械工业出版社，2002
注意，此处也需设置成自动编号。

2.给每个文献制作成书签。

如选择“杨秀章.Word 2000中文版使用速成”，点击“插入”、“书签”，输入书签名（杨秀章.Word 2000中文版使用速成），然后添加。

书签名最好与文献名一致，这样在它位置变化后，你仍能识别它。

3.在正文中需要引用文献的位置，执行“插入”、“引用”、“交叉引用”，类型选择书签，选择需要引用的项目，内容选择“段落编号”。

在全篇文档编完后，全选，右键选择“更新域”，编号就会改变成文献的最新位置。

二、通过插入尾注或脚注的方式引用参考文献。

两种情况操作类似，此处以插入“尾注”为例。

1．将光标移到要正文中需插入参考文献的地方，菜单中“插入”、“脚注和尾注”；2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”；
3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，在编号格式中选中阿拉伯数字；
4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常。

记住是改格式（选定后将字体格式中的上标勾选去掉），而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变，再在它后面输入所插入的参考文献；
6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了（在正文中双击尾注标号也可以跳到参考文献区域中对应标号所在位置）。

在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献；（所有文献都引用完后，切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏；在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除；再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除）
7．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。

这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。

如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，修改很方便快捷。

需要注意的问题：①参考文献的标号上面没有方括号。

不用急，这里用Word 中强大的替换功能即可完成批量修改替换。

具体操作是：在菜单中的“编辑”、“替换”中“查找内容”填写“^e”，替换为“[^&]”即可；若采用插入脚注的方法则“查找内容”填写“^f”，替换仍为“[^&]”。

注意正文中和正文后面两处需要分别替换，即分两次完成，这里建议在一篇文章都写完并仔细修改后再将方括号加上会省去很多意外的麻烦另外。

②尾注和脚注均是在文章插入然后生成的，因此若要删除，只需将正文中的标号删除，正文后面或下方的尾注或脚注也就跟着被删除；直接选定后面的尾注和脚注删除是无效的。

③此种方法还存在一个小问题：如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。