公司客户档案管理管理办法

公司客户档案管理管理办法

一、为标准档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则条例。

二、档案的管理是指对公司已发生的项目方案资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、档案的整理与移交

（一）业务的详细经办人员（项目方案经理Ａ、Ｂ角）为档案移交人；

（二）部项目方案经理Ａ角将项目方案资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（详细到每一项内容的页数，

包含资料中的封面及所有纸张）移交项目方案经理Ｂ角，清单一式三份，Ａ、Ｂ角各执一份，档案资料中一份，Ａ、Ｂ角、档案管理人员三方分别签字确认。项目方案经理Ｂ角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目方案经理Ｂ角须列出补充资料清单要求项目方案经理Ａ角补齐；

（三）项目方案资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目方案调查资料、客户或企业资料；（详细内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案-- 交档案室保存，列入-- 的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目方案结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，详细为项目方案经理Ａ角三个工作日内移交项目方案经理Ｂ角，项目方案经理Ｂ角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目方案经理Ｂ角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目方案经理Ｂ角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员，Ａ角列出重要权证移交清单，ＡＢ角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》手册的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

七、本施行细则条例自颁布之日起执行。