体系文件编写培训课件
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体系文件基础知识
什么是体系文件？ •如果你是一名新员工，上班第一天就要你 开始工作，你能够做到吗？
体系文件就是：
按照文件 流程
体系文件就是：
质量体系文件是描述质量体系活动的法规性文件，是质量体系的 主要部分。 体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度 、岗位职责。体系文件一般划分为三个或四个层次。管理体系一 般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，是现代法定企业管 理制度中的题中之义。
体系文件的内容
•文字叙述程序： •一、目的（WHY）说明为什么开展该项 活动说明为什么开展该项活动
•二、适用范围（WHERE）
体系文件的内容
•活动涉及哪些部门的哪方面工作 •三、职责（WHO） •哪个部门或岗位完成相应的工作 •实施部门、实施人员的责任和权限
体系文件的内容
• 四、程序要求： • 按活动顺序列出开展该项活动的细节（方法 记录） • 注：一定要注意工作开展的先后顺序和逻辑 关系
4.2.1 内部培训
• 4.2.1.1 人事科负责督促各单位（部门）按照《年度 培训计划》开展培训工作，指导、监督培训工作相 关事宜。
• 4.2.1.2各县局（分公司）的二级培训计划及费用预 算由县局自行管理、控制，在计划内开展的内部培 训无需再向市局（公司）进行申请，填写《县局内 部培训申请表》在各县申请、审批即可。
是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能 沟通意思，统一行动。
体系的作用
提高工作质量，帮助员工按步骤按要求完成作业
三
级
文
为管理层提供必要地质量信息，以便及时发现存在的问题
件
作
用
有利于对公司职员开展培训，提高职员素质
注：体系文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的正确描述， 保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受控状态。即工作人员 在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求去操作，就可以避免 出现差错。
什么是体系文件？ •如果你是一名新员工，上班第一天就要你 开始工作，你能够做到吗？
体系文件就是：
按照文件 流程
体系文件就是：
质量体系文件是描述质量体系活动的法规性文件，是质量体系的 主要部分。 体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度 、岗位职责。体系文件一般划分为三个或四个层次。管理体系一 般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，是现代法定企业管 理制度中的题中之义。
体系文件的内容
•文字叙述程序： •一、目的（WHY）说明为什么开展该项 活动说明为什么开展该项活动
•二、适用范围（WHERE）
体系文件的内容
•活动涉及哪些部门的哪方面工作 •三、职责（WHO） •哪个部门或岗位完成相应的工作 •实施部门、实施人员的责任和权限
体系文件的内容
• 四、程序要求： • 按活动顺序列出开展该项活动的细节（方法 记录） • 注：一定要注意工作开展的先后顺序和逻辑 关系
4.2.1 内部培训
• 4.2.1.1 人事科负责督促各单位（部门）按照《年度 培训计划》开展培训工作，指导、监督培训工作相 关事宜。
• 4.2.1.2各县局（分公司）的二级培训计划及费用预 算由县局自行管理、控制，在计划内开展的内部培 训无需再向市局（公司）进行申请，填写《县局内 部培训申请表》在各县申请、审批即可。
是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能 沟通意思，统一行动。
体系的作用
提高工作质量，帮助员工按步骤按要求完成作业
三
级
文
为管理层提供必要地质量信息，以便及时发现存在的问题
件
作
用
有利于对公司职员开展培训，提高职员素质
注：体系文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的正确描述， 保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受控状态。即工作人员 在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求去操作，就可以避免 出现差错。
体系文件基础知识培训精品PPT课件
体系文件的重要性
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
22
体系文件的重要性
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
8
体系文件的架构
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计 表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目 和内容。
程中扮演着相当重要的角色：
• 符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的标准条文中,均要求组织“建立并保持 书 面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和 稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致 的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠21明
13
文件的内容
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.
质量体系文件编写PPT49页
3、作业文件的描述方式
❖ 流程图加说明式 ——主体活动或过程用流程图描述； ——需要时在流程旁加注文字说明； ——这种形式实际上是综合了前两种形式的优势，现两种状态
——表格，记录产生前的原始状态，可认为是对 记录的填写指导；
——记录，记载了内容的表格。
❖层次图说明 ——质量管理体系文件主要由质量手册、程序 文件、作业程序、表格、报告等文件构成； ——文件层次的划分方式没有明确的规定，可 根据需要确定； ——各层次文件可以分开，也可以合并；
二、质量管理体系文件结构
2、文件结构
——当各层次文件分开时，可相互引用； ——各层次文件的内容不应相互矛盾； ——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件的特点 ——阐明如何一致地完成活动和过程的文件； ——与程序文件只是针对的对象（活动和过程）之 区别； ——在编写要点及格式上无本质区别。
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件编写要点 ——程序文件的编写要点同样适用于作业文件； ——作业文件一般针对逻辑上较为独立的活动或主 题事项； ——作业文件涉及的范围一般较程序文件窄。
五、程序文件的编写要点
4、程序文件的结构
❖ 修改控制页 ——修改单编号； ——修改标识； ——修改人/日期； ——审批人/日期； ——修改内容简述等。
五、程序文件的编写要点
5、程序文件的正文内容
❖ 程序的目的（Why） —— 说明程序所控制的活动及控制目的。
❖ 适用范围 —— 程序所涉及的有关部门和活动； —— 程序所涉及的相关人员、产品等。
六、作业文件的编写要点
1、作业文件的类别
❖ 分类标准 ——作业文件习惯上也称为作业程序或作业规范； ——没有规定的分类标准； ——按组织的习惯分类； ——各类文件的称呼也无统一标准。
❖ 流程图加说明式 ——主体活动或过程用流程图描述； ——需要时在流程旁加注文字说明； ——这种形式实际上是综合了前两种形式的优势，现两种状态
——表格，记录产生前的原始状态，可认为是对 记录的填写指导；
——记录，记载了内容的表格。
❖层次图说明 ——质量管理体系文件主要由质量手册、程序 文件、作业程序、表格、报告等文件构成； ——文件层次的划分方式没有明确的规定，可 根据需要确定； ——各层次文件可以分开，也可以合并；
二、质量管理体系文件结构
2、文件结构
——当各层次文件分开时，可相互引用； ——各层次文件的内容不应相互矛盾； ——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件的特点 ——阐明如何一致地完成活动和过程的文件； ——与程序文件只是针对的对象（活动和过程）之 区别； ——在编写要点及格式上无本质区别。
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件编写要点 ——程序文件的编写要点同样适用于作业文件； ——作业文件一般针对逻辑上较为独立的活动或主 题事项； ——作业文件涉及的范围一般较程序文件窄。
五、程序文件的编写要点
4、程序文件的结构
❖ 修改控制页 ——修改单编号； ——修改标识； ——修改人/日期； ——审批人/日期； ——修改内容简述等。
五、程序文件的编写要点
5、程序文件的正文内容
❖ 程序的目的（Why） —— 说明程序所控制的活动及控制目的。
❖ 适用范围 —— 程序所涉及的有关部门和活动； —— 程序所涉及的相关人员、产品等。
六、作业文件的编写要点
1、作业文件的类别
❖ 分类标准 ——作业文件习惯上也称为作业程序或作业规范； ——没有规定的分类标准； ——按组织的习惯分类； ——各类文件的称呼也无统一标准。
质量体系文件编写培训
❖符合性
符合标准的要求； 符合法律法规的要求； 符合组织的质量方针和质量目标； 满足产品特性要求。
❖确定性
在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。即 何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什 么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必 须加以明确规定。排除人为的随意性，保证过程的 一致性，确保过程质量的稳定性。
第3页
1.2 文件分类
按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分 为四个层次： ❖一阶文件：质量手册
描述组织质量管理体系的文件。
❖二阶文件：程序文件
为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
❖三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）
描述具体的作业活动的文件。
❖四阶文件：表格、记录
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据
第1ห้องสมุดไป่ตู้页
3.1 文件编制的原则（续）
❖ 预防
预防是质量保证的精髓，在体系文件编写过程中，要始 终立足于加强预防。在质量管理活动中，要预先对可能 的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各 种潜在的不合格因素，并加以预防控制。
❖ 区别
各种管理活动要反对一刀切，实行区别对待，分类处理 ，从问题的重要性和实际情况出发决定对策，如产品重 要程度、质量特性、重要供方或客户的分级、内审的策 划安排、生产工艺、计量器具等更能体现区别对待，分 清重缓急，在文件编制时就应予以充分考虑，对人员、 过程、时间、方法等作出合理的安排。
返回 。
第4页
二、文件编制的策划
2.1 文件编制的目标
❖ 编制的文件应达到如下目标：
满足ISO9001：2000标准的要求； 满足有关法律、法规的要求； 总结本组织的管理经验，利用或融合原有文件的有效内
符合标准的要求； 符合法律法规的要求； 符合组织的质量方针和质量目标； 满足产品特性要求。
❖确定性
在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。即 何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什 么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必 须加以明确规定。排除人为的随意性，保证过程的 一致性，确保过程质量的稳定性。
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1.2 文件分类
按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分 为四个层次： ❖一阶文件：质量手册
描述组织质量管理体系的文件。
❖二阶文件：程序文件
为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
❖三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）
描述具体的作业活动的文件。
❖四阶文件：表格、记录
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据
第1ห้องสมุดไป่ตู้页
3.1 文件编制的原则（续）
❖ 预防
预防是质量保证的精髓，在体系文件编写过程中，要始 终立足于加强预防。在质量管理活动中，要预先对可能 的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各 种潜在的不合格因素，并加以预防控制。
❖ 区别
各种管理活动要反对一刀切，实行区别对待，分类处理 ，从问题的重要性和实际情况出发决定对策，如产品重 要程度、质量特性、重要供方或客户的分级、内审的策 划安排、生产工艺、计量器具等更能体现区别对待，分 清重缓急，在文件编制时就应予以充分考虑，对人员、 过程、时间、方法等作出合理的安排。
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二、文件编制的策划
2.1 文件编制的目标
❖ 编制的文件应达到如下目标：
满足ISO9001：2000标准的要求； 满足有关法律、法规的要求； 总结本组织的管理经验，利用或融合原有文件的有效内
管理体系文件编写培训课件(PPT 67页)
在应用过程方法时，必须对每个过程，特别是关键过程的要素进 行识别和管理。这些要素包括输入、输出、活动、资源、管理和 支持性过程。PDCA循环适用于所有过程，每一个过程都可通过 PDCA循环实现过程的持续改进。
过程方法的目的是获得持续改进的动态循环，并使组织的总体业 绩得到显著的提高。过程方法是通过识别组织内的关键过程，并 加以实施和管理，并不断进行改进，达到使顾客、社会和员工满 意。
4、是提高管理效率的一种好的方法。 5、是进一步提高管理水平的基础。
26
管理过程识别方法介绍
1、管理过程包括的要素（管理过程识别 要做的工作）：
a:工作程序 b:过程的输入，包括：人力资源、物力资源、
程序得以运行的规则（或规定）。 c:过程的输出，即过程策划的结果。 d:监视或测量的方法。 e:与其他过程的关系。
但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要 灵活掌握，自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和 横向的分开与合并。
7
管理手册
管理手册是组织的政策性文件. 描述组织管理体系的承诺、方针和目标。 对组织 管理体系的核心要素及相互关系的全面
描述，主要控制环节、控制程序。 它是全部管理体系文件的“索引”-查找途径. 管理体系情况改变时，管理手册应及时调整，
9
程序文件
程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强 制执行
选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要 遵循5WIH原则。
程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验 证的方法及有关记录，体现 PDCA的管理方法
程序文件的数量、内容、格式由组织确定； 程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职
管理体系文件编写培训
BPOS
1
过程方法的目的是获得持续改进的动态循环，并使组织的总体业 绩得到显著的提高。过程方法是通过识别组织内的关键过程，并 加以实施和管理，并不断进行改进，达到使顾客、社会和员工满 意。
4、是提高管理效率的一种好的方法。 5、是进一步提高管理水平的基础。
26
管理过程识别方法介绍
1、管理过程包括的要素（管理过程识别 要做的工作）：
a:工作程序 b:过程的输入，包括：人力资源、物力资源、
程序得以运行的规则（或规定）。 c:过程的输出，即过程策划的结果。 d:监视或测量的方法。 e:与其他过程的关系。
但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要 灵活掌握，自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和 横向的分开与合并。
7
管理手册
管理手册是组织的政策性文件. 描述组织管理体系的承诺、方针和目标。 对组织 管理体系的核心要素及相互关系的全面
描述，主要控制环节、控制程序。 它是全部管理体系文件的“索引”-查找途径. 管理体系情况改变时，管理手册应及时调整，
9
程序文件
程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强 制执行
选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要 遵循5WIH原则。
程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验 证的方法及有关记录，体现 PDCA的管理方法
程序文件的数量、内容、格式由组织确定； 程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职
管理体系文件编写培训
BPOS
1
ISO9001质量管理体系文件培训PPT课件
提供必要的资源和支 持以配合外部审核
确保质量管理体系在 实际运行中的一致性
外部审核的流程、要求和应对
01
应对外部审核
02
03
04
积极准备和配合外部审核工作
对审核发现的问题及时采取纠 正措施
与认证机构保持良好沟通和合 作关系
认证证书的获取、保持和更新
认证证书的获取
1
2
通过外部审核并符合ISO9001标准要求
02
采用过程方法
将组织活动作为相互关联的过程来 理解和管理，以提高效率和效果。
04
基于事实的决策方法
有效决策应建立在数据和信息分析 的基础上，确保决策的科学性和准
确性。
纠正措施和预防措施的制定和实施
分析原因
针对问题，进行深入分析，找 出根本原因。
实施措施
按照计划实施纠正措施或预防 措施，并记录实施过程和结果。
识别潜在问题和改进机会
内部审核的目的、计划和实施
促进持续改进和提高组织绩效 内部审核的计划 确定审核范围、频次和时间表
内部审核的目的、计划和实施
01
分配审核资源和责任
02
准备审核检查表和记录表格
内部审核的实施
03
内部审核的目的、计划和实施
01
02
03
04
召开首次会议，明确审 核目的和计划
进行现场审核，收集客 观证据
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
04
ISO9001质量管理体系 文件实施与运行
文件发布、宣贯和培训
发布质量管理体系文件
通过正式渠道发布ISO9001质量管理体系文件，确保所有相关人 员都能及时获取。
质量管理体系的文件知识培训PPT课件讲义
记录标识
记录储存 记录保护
记录检索
记录保存期限
记录的处置
记录应保持清晰，易于识别和检索
7.4.1应制定选择、评价、重新评价供方的准
则； 7.5.1.b作业指导书 7.5.2.a为过程的评审和批准所规定的准则； 7.5.2.c使用特定的方法和程序； 7.6.1规定的时间周期 8.1确定适用的方法和应用程度，包括统计技 术； 各种策划形成的文件，如质量计划等。
其他相应文件
过程示意图
组织结构 内部沟通
生产计划
设备档案
………..
组织如何确定作业文件
组织应首先确定过程 通过过程分析来确定文件化的程度
一般步骤：
识别质量管理体系所需的过程 理解这些过程之间的顺序和相互作用 为确保它们有效运行和控制所需文件化的程
度 这些过程包括与质量管理体系运行有关的管 理、资源、产品实现、测量过程等等。
应满足ISO9001:2000标准的要求，能支持质量手册的源自展开和实施 5W1H原则
WHAT WHO
WHERE
WHEN WHY
HOW
目的（或主题内容）
范围（或适用范围）
参考资料（或引用标准） 执行部门及相关接口：职责权限的主管执行部门与协作
部门之间的过程交叉是程序文件编制成败的关键
质量手册的内容
1。目次 2。批准页 3。前言 4。应用范围和适用领域 5。术语和定义（需要时） 6。质量手册（包括质量管理体系文件）使用指南 或编制、修订、管理 7。质量方针和质量目标 8。质量管理体系要求 9。支持性资料目录（程序文件等） 10。其他所需要的附件
记录储存 记录保护
记录检索
记录保存期限
记录的处置
记录应保持清晰，易于识别和检索
7.4.1应制定选择、评价、重新评价供方的准
则； 7.5.1.b作业指导书 7.5.2.a为过程的评审和批准所规定的准则； 7.5.2.c使用特定的方法和程序； 7.6.1规定的时间周期 8.1确定适用的方法和应用程度，包括统计技 术； 各种策划形成的文件，如质量计划等。
其他相应文件
过程示意图
组织结构 内部沟通
生产计划
设备档案
………..
组织如何确定作业文件
组织应首先确定过程 通过过程分析来确定文件化的程度
一般步骤：
识别质量管理体系所需的过程 理解这些过程之间的顺序和相互作用 为确保它们有效运行和控制所需文件化的程
度 这些过程包括与质量管理体系运行有关的管 理、资源、产品实现、测量过程等等。
应满足ISO9001:2000标准的要求，能支持质量手册的源自展开和实施 5W1H原则
WHAT WHO
WHERE
WHEN WHY
HOW
目的（或主题内容）
范围（或适用范围）
参考资料（或引用标准） 执行部门及相关接口：职责权限的主管执行部门与协作
部门之间的过程交叉是程序文件编制成败的关键
质量手册的内容
1。目次 2。批准页 3。前言 4。应用范围和适用领域 5。术语和定义（需要时） 6。质量手册（包括质量管理体系文件）使用指南 或编制、修订、管理 7。质量方针和质量目标 8。质量管理体系要求 9。支持性资料目录（程序文件等） 10。其他所需要的附件
管理体系文件编写培训PPT模板
7 经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度。
04
更多EHS独家精品资料，请添加“安应管家”微信号：ansyingsj1
既要继承原有的有效管理制度，同时 又要创新
要符合标准要求的前提下，减少不必 要的文件层次与数量，减少体系建立 与运行过程中的累赘，力求文件简洁 明了、内容精炼，实用性强，强调与 实际工作的符合性和可操作性。
管理体系文件编写培训
部门：
汇报人：
2 0 19
01
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文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
1 满足顾客和相关方要求和体系改进 2 提供适宜的培训 3 重复性和可追溯性 4 提供客观证据 5 评价管理体系的有效性和持续适宜性
更多EHS独文家件精的品形成资本料身，并请不是添目加的“，安它应应是管一家项”增值微的信活号动：。 ansyingsj1
提高工作和体系运行效率和有效性。
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体系文件结构
两级管理体系结构模式
手册 程序文件 管理作业文件
局级母体系
二级单位子体系
手册 程序文件
各所属单位 …………
手册（包括 部分程序）
作业指导书、记录、质量 计划、管理方案等
作业指导书、记录、质 量计划、管理方案等
大的所属单位
小的所属单位
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体系文件结构
体系文件结构形成的三角形结构形象地反映了系统文件结构的逻辑性和系统性。 最上层是对企业宗旨和方向的总体描述，中间是实施HSE管理体系所需的各职能部门相 互关联的过程和活动，最下层是对执行过程的指导和证实性材料，是客观运行的基础， 数量最多。 上下位置表示内在联系及区别，其范围大小映射了文件多少的形象化比较。 在实际体系建立与运行过程中，应对体系文件的这种层次结构加以充分认识和区别，以 便加强对文件的控制。 但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要灵活掌握，自行确定。所以
04
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既要继承原有的有效管理制度，同时 又要创新
要符合标准要求的前提下，减少不必 要的文件层次与数量，减少体系建立 与运行过程中的累赘，力求文件简洁 明了、内容精炼，实用性强，强调与 实际工作的符合性和可操作性。
管理体系文件编写培训
部门：
汇报人：
2 0 19
01
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文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
1 满足顾客和相关方要求和体系改进 2 提供适宜的培训 3 重复性和可追溯性 4 提供客观证据 5 评价管理体系的有效性和持续适宜性
更多EHS独文家件精的品形成资本料身，并请不是添目加的“，安它应应是管一家项”增值微的信活号动：。 ansyingsj1
提高工作和体系运行效率和有效性。
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体系文件结构
两级管理体系结构模式
手册 程序文件 管理作业文件
局级母体系
二级单位子体系
手册 程序文件
各所属单位 …………
手册（包括 部分程序）
作业指导书、记录、质量 计划、管理方案等
作业指导书、记录、质 量计划、管理方案等
大的所属单位
小的所属单位
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体系文件结构
体系文件结构形成的三角形结构形象地反映了系统文件结构的逻辑性和系统性。 最上层是对企业宗旨和方向的总体描述，中间是实施HSE管理体系所需的各职能部门相 互关联的过程和活动，最下层是对执行过程的指导和证实性材料，是客观运行的基础， 数量最多。 上下位置表示内在联系及区别，其范围大小映射了文件多少的形象化比较。 在实际体系建立与运行过程中，应对体系文件的这种层次结构加以充分认识和区别，以 便加强对文件的控制。 但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要灵活掌握，自行确定。所以
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课程介绍
课程目标：
通过培训，掌握公司文件的架构、编写和技能，做到：
1、了解公司文件的架构，能区分文件性质 2、会按标准格式编写公司程序文件； 3、会审核文件格式的标准化； 4、会办理公司程序文件的制/修订及发行流程；
目录
1、体系文件编写的重要性………………………………………………… 2、体系文件的架构………………………………………………………… 3、体系文件的机密等级…………………………………………………… 4、体系文件的结构………………………………………………………… 5、体系文件编写…………………………………………………………… 6、体系文件的书写规定…………………………………………………… 7、体系文件条文的规则…………………………………………………… 8、体系文件的编号………………………………………………………… 9、体系文件的审批………………………………………………………… 10、体系文件制/修订及发行的流程……………………………………… 11、体系常用表单的使用说明……………………………………………
新版文件一经批准，旧版文件自行作废。收回的旧版文 件及超过保存期限的文件均属作废文件，无须再提出作 废申请。
所有文件原稿均须由文控中心作永久性保存。旧版文件 原稿由文管中心加盖{作废暂留章}后保存 。
印章的使用
文控中心各种用章的使用
表单的使用[文件制/修订申请单]
演练二
情景假设： 你部门需要修改一份《XXX管 理程序》，你应该如何办理修 订及发行手续？
5个字，则字间距调整紧缩状态 ）
公司标志
宋体：小三
1.5cm 297mm
2cm 210mm
文件条文规则
文件条文编号用阿拉伯数字， 中间以点“．”分开，在条 文编号不适用时用细目编号， 细目编号用英文字母，例如 规则及格式如右图：
条文的层次对齐
条文的第3层次开 始用英文字母
演练一
5处问题
情景假设
右图《生产系统人员 上岗规定》请指出存 在的几处条文问题？
一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。
4．四阶文件——表单（图表、记录）(FM) 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以
在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的 表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项 目和内容。
体系文件的架构说明
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成 程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和 自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如： 设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工 作指导书类文件。
体系文件的机密等级
文件编号方式
公司所有管理体系文件均以质量环境管理体系方式体现 文件编号方法
体系代号（注：质量/环境体系共用文件体系代号为：QE）
部门代号
文件编号方式
文件的审批
文件制订、修订、发行、废止、遗失补领
注：部门专业化的一些三阶文件由本部门主管自行审批，但是非部门 专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门审核/批准，掩盖了其它部 门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，所以对于一 些三阶文件的核准，要由3.1质量体系：系指有关ISO19001：2008的所有文件。 3.2环境体系：系指有关ISO14001：2004的所有文件。
文件编写的内容（ 4.0权责）
4.0权责： 叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任
《文件控制程序》
4.0权责 4.1各部门：需切实执行及配合文件有关规定，负责分发
文件编写的内容（ 1.0目的）
1.0目的: 叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目标
《文件控制程序》
1.0目的 为规范本公司文件的制定格式、书写编号一致性，
以便于建立、分发、存档，确保公司所有文件与数据(包 括外来文件与数据)，均能随时随地保持其适用性与有效 性，且安全地、系统地被管制与使用。
体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行 的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立 并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。
（2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，
文件的保管与维护，对各自过程文件的起草工作，在执行 过程中负责提出新增、修改或补充意见。
4.2综合管理部：负责审核文件之标准规范、编号、发放 保存等管理。
4.3文件审批权限参照本办法第5.3条款规定。 4.4 总工程师/副总工程师：负责作业指导书、技术文件的 审批。
文件编写的内容（ 5. 0内容）
如：《XXX部门薪资管理规定》
文件的制/修订、改版与作废
文件和资料的制订、改版、作废由提出单位申请，并按 《文件控制程序》5.3条款审核、批准程序进行。
文件和资料的制订、改版、作废应填写[文件制订 / 修订 / 作废申请单]，经批准人批准后送文控中心。
文件和资料的制订、改版由文控中心根据[文件制/修订申 请单]对档案进行修改，文管中心按[文件发放签收表]或文 件首页的发放记录收回发放的该文件进行更改，保证同一 文件版本均一致、有效，所用文件为现行有效版本 。
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失 而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。
体系文件编写的重要性
（5）改善人际关系
由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减 少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。
（6）员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自 己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
课前友情提醒
1、手机请调至震动档或关机状态 2、请准备好笔记本和笔
3、请确认自己是来互相学习的
每天“多做”一点点，就是“成功”的开 始 每天“创新”一点点，就是“领先”的开 始 每天“进步”一点点，就是“卓越”的开 始
与您共勉
质量/环境管理体系
——体系文件编写
品管部——XXX（体系工程师） 2011年5月
5.0内容： 叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某
种特定工作、管理规定及流程步骤一一对应说明、工作 步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规定 、依据
《文件控制程序》
5.0内容：详
文件编写的内容（ 6. 0参考文件及资料）
6.0参考文件及资料： 叙述此文件所产生的其他参考依据的文件名、资料名
本节培训小结
什么是体系文件编写的重要性？ 体系文件的架构有几阶？ 体系文件的编写有那几部份？ 体系文件的有什么书写规定？
感谢您的参与学习！
单]、[文件遗失申请单]由综合管理部保存，保存期限与相关文件生效或保 存时间同期。
文件编制流程
流程图绘制
编制文件的过程中，使用流程图，会更容易理解文件 内容和加深印象
文件流程图表格
流程图绘制
体系文件中流程图各符号
生产过程流程图所使用符号
体系文件的书写规定
2.5cm
QM/QP/WI体系文件：
2．二阶文件——管理办法类\程序(QP) 程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针
对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的 程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁 来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设 备和文件，如何对活动进行控制和记录等。
体系文件的架构说明
3．三阶文件——指导书、操作规范(WI) 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某
体系文件的结构（附件 ）
附件：系指本文件相关的图表 说明，可多页。如下图
一阶（QM）文件格式
下图为QM文件格式的文件正文页
上图为QM文件格式的封面与次页
二阶（QP）文件格式
三阶（WI）文件格式
操作规范文件
部门作业指导书
四阶（FM）文件格式
文件制订/修订/作废申请单
内部联络单
QC 工程图文件格式
2cm
1、统一用A4纸（210*297mm）
2、字体：宋体 3、标题：小三
宋体：小四
4、内容：小四； 5、上、下边框各：2cm，
行间距为固 定值18磅
6、左边框:2.5cm（其中0.5cm
作为存档或文件报送时的装订线）
7、右边框:1.5cm，
8、各边调整幅度±0.2cm
9、行间距：固定值18磅，字
间距为正常，（如该行字数不足
《高新技术企业申报表 》。
体系文件的结构（首页）
首页：含拟稿、审核、 批准、分发号、持有 人、受控状态、机密 等级等内容，仅限一 页，如右图（注：仅 限一、二阶文件使用）
体系文件的结构（次页）
次页：文件的修订记 录，仅限一页，如右 图（注：仅限一、二 阶文件使用）
体系文件的结构（正文页）
正文页：文件的内容页 含目的、适用范围、定 义、权责、内容、参考 文件及资料、使用表单， 可多页，每面标示页次， 如右图
可分为三类：
即通用文件：允许各部门依需要经文管中心登记后复印
使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：《文件控制程 序》。
即机密文件：由发文单位设定权限范围，由文管中心控 制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。如《品管 部薪资制度 》。
即绝密文件：只限于责任人与企业最高主管之间的机要
文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称，正 本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等，如
《文件和资料管理办法》
8.0 记录之保存： 8.1本文件原稿由综合管理部统一保存至本文件改版或废除为止。 8.2[文件管理一览表] 由综合管理部适时更新。 8.3[文件分发/回收管制表]、[作废文件销毁清单]作为历史记录由综合