公文写作知识培训课件

中国能源建设集团有限公司关于加强 应使用全称、规范化简称或通称。 公文处理工作的通知
以公文付印时 间为准。
版
抄送： × × 档案局 中国能源建设集团有限公司办公厅 2012年7月26日印发
记
1.版头部分常见问题
多集中在发文机关标识、发文字号上
详见具体案例分析
1.年份括号不应为中括号； 2.文件字号不规范，应不用虚号，不加0。
附件：1.· · · · · · · · · · · · · · · · 意见 2.· · · · · · · · · · · · · · · 的通知
文件生效标识有加盖印章 体 和签署两种形式。
2012年7月26日
（附注）
需要说明的其它事项加括号标 注。请示应当在附注处注明联 系人的姓名和电话。
· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 。 附件：1、· · · · · · · · · · · · · · · · 意见 2、 · · · · · · · · · · · · · · · 的通知
版记部分常见问题
版记应至于公文最后一面,最 后一行,为偶数页上;
标题一般不用标点符号
抄送机关 除主送机关之外需要执行或
知晓公文内容的其他机关。
不抄送本单位，不标“存档”
一般不指名道姓抄送领导人个人 遵守行文规则规定的抄送条件
特别提示
重要下行文应同时抄送直接上级机关； 向受双重领导的机关行文，一个主送，另外 一个列入抄送； 下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄 送被越过的上级机关；上级机关越级向下级 机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级 机关； 公文内容涉及有关机关职权范围需其予以配 合应抄送； 除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他 机关，应抄送；
公文 文 件 管 理 写作
主要内容
公文规范 公文写作
正式公文的种 类（15种）：
（1）决定； （2）命令（令）； （3）公告；（4）通告； （5）意见；（6）通知； （7）通报；（8）报告； （9）请示；（10）批复； （11）函；（12）议案； （13）会议纪要。
发文代号，不加第字不编 虚号，中六角括号
不能容下印章和成立日期采 用调整行距、字距解决,不得 标注此页无正文
落款处署发文 机关名称。
（附注）
2012年7月26日
成文日期右空四字
□抄送： × × ×，× × ×， × × ×。 □中国能源建设集团有限公司办公厅 2012年7月26日印发
中国能源建设集团有限公司文件
中能建厅发〔2012〕88号
2号小标宋体，红色分隔 线下空两行 公文篇内层次为：分别为： 一、（一）1.（） 印章顶端位置居正文或附 件说明一行距离
版记位置应置与最后一面最后一行，公 文归口管理单位加印发日期组成，左右 各空一字，过长自行缩减
2012版国标格式，上行 文不需要再留80mm天头
发文代号，不加第字不编 虚号，中六角括号 成文日期右空四字，用阿 拉伯数字标注
2号小标宋体，红色分隔 线下空两行
4号半角阿拉伯数字， 数字左右各放一条一字 线，单页码居右空一字， 双页码左空一字，公文 的附件与正式一装订时， 页码应当连续编排
引文，应先引标题再引 文号
年份括号不应为中括号
应先引用文件名称，再引文号，正确为： 《关于做好2013年度预算编制工作的通 知》（中能建厅发资财﹝2012﹞270号
记
中国能源建设集团有限公司文件
首
中能建厅发〔2012〕88号
000001 机 密 ★ 1年 特急
文件内容涉及国家秘密的， 应表明密级和保密期限； 眉 分秘密、机密、绝密。
目的是为了便于统计、登 记和回收；领导机关大批 下发公文时使用，绝密、 机密公文应标明。
发文机关全称或规范化简 传递和办理的时间限度，平件 称加“文件”，红色标识， 不必标注。公文分特急、急件； 居中，庄严显示文件的法 电报分特提、特急、加急、平 定性和权威性 急,同时在信封上标明。
上行文应加附注:写明联系 人及联系电话，标注位置 成立下空一行，左空两字， 加小括号）
签发人三字用宋体，冒号 后用楷体
印章顶端位置居正文或附 件说明一行距离 引文，应先引标题再引 文号 版记位置应置与最后一面最后一行，公 文归口管理单位加印发日期组成，左右 各空一字，过长自行缩减
一级标题三号黑体 回行错误，应保持词意完整
特别提示：
请示不得抄送其下级机关； 接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、 转送； 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
党政机关公文特定格式—上行文
式样
党政机关公文特定格式—上行文
•
式样
党政机关公文特定格式—平行文
式样
党政机关公文式样--联合发文格式
式样
党政机关公文式样--信函格式
中国能源建设集团有限公司关于加 强公文处理工作的通知 是附属或说明正文的文件材料， 是文件的重要组成部分；应标 集团公司所属单位，各部门、事业部： 明附件顺序和名称，附件后无 为贯彻集团公司《关于进一步加强集团公司档案工作 标点符号，应与正文一起装订。
主
数字、年份不能回行
若干意见》（中能建厅发[2012]88号）文件精神，加强集团 公司公文处理工作，· · · · · · · · · 。
结构层次最好不要多于四级，不要越级使用各个层次的 编号（意见、办法除外）；不用第一、第二；不用其一、 其二、其次等
熟练掌握几种常用公文 通知 （一）通知 1.通知的适用范围。通知是适用范围最为广泛的一种 公文，在日常的工作中，既有给下级发的通知，即所 谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行 文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相 隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的 “平行文”。 2.通知的适应性。通知在主体方面的适应性。通知的 适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政 机关，甚至学校都可以发通知。
便于公文查阅、处理、统计。 由发文机关代字、年份和序号 组成。联合发文时只标注主办 机关发文字号
年份用全称， 用六角括号
不加“第” 不编虚号
应使用全称、规范化简称或通 称；主送过多导致首页无法显 示正文，可置于抄送之上。
应准确简要地概括公文的主要内容 并标明文种。结构要完整，一般包 括发文机关、主要内容、文种。
1.印章覆盖文字，不能编排，应该通 过调整行距或字距方式解决; 2. 附件说明下空一行； 3.版记未放在最后一面
用印随意，不严肃，应 公文生效标识（印章、签署）常见问题 用下套方式用印。
印章上边缘距正文或附 件说明一行距离
公文生效标识（印章、签署）常见问题
空白页用印，应该通过调整行距或字 距方式解决
式样
底部增加 “红色双线”
式样
党政机关公文式样--信函格式
空2行
•
版记不加印发机关和印发日期、分隔线
首页不要页码
党政机关公文特定格式--命令（令）格式
•
式样
空2行
右空4个字
左空2个字，职务居中排布
空1行
一级标题三号黑体
附件说明回行时应该与冒 号后首字对齐 版记应置于公文 最后一面(封四)， 版记的最后一个 要素置于最后一 行
版记部分常见问题

标注位置不对； 数字使用有误；
版记部分常见问题
版记应至于公文最后一面,最后 一行,为偶数页上
版记部分常见问题
版记应至于公文最后一面,最后 一行,为偶数页上
版记部分常见问题
1.附件说明标注错误，下空一行， 左空两字，标注：附件：1.XXX； 2.成立日期错误，应为2013年1 月9日；3.印发日期错误，应该 为2013年1月9日
发文机关署名、成文日期和 印章位置，印章顶端居正文 或附件说明一行距离 位置错误，版心左上角, 不是电报,没有平急
报告为阅件，不应带有 请求性内容 4号仿宋字，印发机关左空 一字，印发日期右空一字
版记应置于公文 最后一面(封四)， 版记的最后一个 要素置于最后一 行
应该顶格标注：附件
上行文,一般不用便函式 文头,应标注签发人 附件说明回行时应该与冒 号后首字对齐 一级标题三号黑体 4号半角阿拉伯数字， 数字左右各放一条一字 线，单页码居右空一字， 双页码左空一字，公文 的附件与正式一装订时， 页码应当连续编排
中国能源建设集团有限公司文件
头
中葛集团办〔2008〕88号
1.表明文件的法定权威和信 息源；2.确定文件的处理缓 000001 机 密★1年 急和安全要求；3.为文件的 特急 科学管理提供分类标识和检 索途径。
版
中国能源建设集团有限公司关于加强 公文处理工作的通知
主
1.传达行文意图；2.表明 文件的生效时间和法律凭 为贯彻集团公司《关于进一步加强XXX工作若干 据；3.表明行文关系和主 意见》（中葛集团办〔2012〕 48号）文件精神，加强 送范围等。 本公司及下属单位文书档案工作，· · · · · · · · · 。 1.确定复本送达范围；2.提 供公文印制责任者、时间等。
前后不致，一级标题三号 黑体
截止与截至用法区别，应 为截至 公文篇内层次为：分别为： 一、（一）1.（）
一、公文规范
公文格式中18个要素标识
版头部分：公文份数序号、密级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文 正文、附件说明、印发机关、成文时间、 印章、附注、附件 版记部分：抄送、印发机关和印发时间、 页码
第一层次，一、黑体 第二层次，（一）楷体
截止与截至区别，应该 为截至
除意见及规章类等公文序数可跨层次使用 外，结构层次序数一般不跨层次使用 ； 结构层次序数使用汉字时后面标顿号，使 用阿拉伯数字时后面标下圆点，汉字及阿 拉伯数字加圆括号时后面不标标点符号 ；