电子表格Excel基础知识

2．换行输入 若在一个单元格中换行输入数据，可以通过两 种方法实现。 方法一：当光标变成Ⅰ型时，按住Alt+Enter 组合键。 方法二：右击单元格，选“设置单元格格式”， 在“单元格格式”对话框中，选“对齐”选项卡， 选中“文本控制”下的“自动换行”复选框。 3．输入相同数据 要在不同单元格中输入相同数据，可以先选中 要输入相同数据的单元格，然后在编辑栏中键入 数据内容，最后按Ctrl+Entosoft Office 2003安装好后，可以通过 以下几种常用方法启动Excel 2003： ● 选择“开始”→“程序”→“Office 2003”→“Excel 2003”。 ● 双击桌面上“Excel 2003”快捷图标。 ● 双击Excel编辑的电子表格文件，系统会先启动 Excel 2003，再打开该文件。 关闭Excel 2003，可以采用下列常用方法中的一种： ● 选择“文件”→“退出”命令。 ● 单击Excel 2003窗口标题栏右端的“关闭”按 钮。 ● 双击Excel 2003标题栏左端的控制按钮； ● 按Alt+F4组合键。
⑴ 新建工作簿 ● Excel启动后，会自动建立一个名为Book1的空工作簿， 并预置三张工作表(分别命名为Sheet1、Sheet2、 Sheet3)，其中将Sheet1置为当前工作表。 ● 选择“文件”→“新建”菜单项，在任务窗格中选择“空 白工作簿”或“本机上的模板”，选择一种模板后，单击 “确定”按钮。 ⑵ 打开已有的工作簿 ● 双击工作簿文件，即可启动Excel并打开该工作簿。 ● 选择“文件”→“打开”，选择一个Excel文件后打开。 ⑶ 保存工作簿 选择“文件”→“保存”（或另存为）命令。如果是第一次 保存工作簿，系统弹出“另存为”对话框。在“另存为” 对话框中选择要保存工作簿的位置，并输入保存的文件名， 最后单击“保存”按钮。“另存为”对话框中的其他功能 的意义如下： ● 保存为模板：在“保存类型”中选择“模板”，保存位置 自动为“Templates”文件夹。 ● 加密保存：单击“工具”下拉菜单中“常规选项”，在 “保存选项”对话框中输入“打开权限密码”或“修改权
2. 工作表 一个工作簿是由若干张工作表组成，在一个工 作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工 作簿的底部，当需要进行工作表切换时，只要用 鼠标单击相应的工作表名称即可。Excel工作表是 由65536行和256列组成的一张表格。行用数字 来表示，称为行号；列用英文字母表示，称为列 标（也可称为列号）。列标的表示从一个英文字 母（如A、B、C、...）开始，超过26列时用两个 字母AA、AB、…、AZ、BA、BB、…、IV表示。 工作表用于组织和分析数据，工作表的默认名称 是SheetX(X是1，2，3…n)。在Excel中工作簿 和工作表的关系就像是日常的帐簿和帐页之间的 关系。一个账簿可由多个帐页组成，一个帐页可 以反映某个项目的数据情况。新建的工作簿中默 认包含三张工作表，可以根据需要插入新的工作 表。
5.1 Excel2003概述
5.1.1 基本功能 Excel表格处理软件可以创建和修改工 作表、数据图表，可以进行复杂的数据计 算与分析，其强有力的数据库管理功能、 图表功能、丰富的宏命令和函数，可以最 大限度地把人们从枯燥乏味的数据处理工 作中解放出来。因此该软件在财务、金融、 审计、经济、统计及其他部门和领域都得 到了广泛的应用。
第5章 电子表格软件 Excel
Excel 2003是Microsoft Office 2003系列软件之 一，是用于显示和管理数据，并能对数据进行各 种复杂的运算、统计的表格处理软件，掌握Excel 电子表格处理软件，可以成倍地提高工作效率。 通过学习本章内容，应该能够掌握： ● 了解Excel 2003窗口的组成及特点； ● 掌握Excel 2003表格的编辑操作和表格数据的 编辑操作； ● 掌握图表的设置； ● 掌握函数、排序等数据统计分析的方法； ● 了解数据透视表的应用。
1. 输入常量 所谓常量是指数值保持不变的量。常量有3种基本类 型：数值、文本和时间日期。 ⑴ 输入数值常量：数值常量就是数字。一个数字只能由 正号（+）、负号（-）、小数点、百分号（%）、千位 分隔符（，）、数字0-9等字符组成。 如果输入的数据多，单元格中只能显示数字的前几位， 或者以一串“#”提示用户该单元格无法显示这个数据，可 以通过调整单元格的列宽使其正常显示。 数值常量默认的对齐方式是右对齐。 如果要输入正数，则直接输入数字即可。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”或者 给数字加一对圆括号。例如，输入“-1”或者“（1）”都 会得到-1。 如果要输入百分数，可直接在数字后面加上百分号%。 例如，要输入50%则在单元格中先输入50，再输入%。 如果要输入小数，直接输入小数点即可。 如果直接输入某个分数，系统有时可能会识别为日期， 例3/4，识别为3月4日。可在输入3/4前加一个空格。
5.1.3 Excel 2003窗口 Excel2003启动后，出现Excel2003窗 口，主要功能如图5.1所示。
标题栏 常用工具栏 名称框 活动单元格
菜单栏 编辑栏 任务窗格
工作表区
工作表标签
状态栏
5.1.4 工作簿、工作表和单元格 1. 工作簿 Excel文档称为工作簿文件，由工作表 组成；工作表由单元格组成。每次启动 Excel之后，都会自动创建一个新的空白工 作簿，其默认名称是BookX(X为1，2， 3，……n)。Excel的工作簿是由一张或若 干张表格组成，每一张表格称为一个工作 表。Excel系统将每一个工作簿作为一个文 件保存起来，其扩展名为.XLS。
5．设置数据有效性 在Excel中，使用“数据有效性”功能可以减少输入数据 的错误率。数据有效性的设置方法和操作步骤如下。 ⑴ 打开“数据有效性”对话框。选定需要设置的单元格， 选择“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对 话框，如图5-4所示。
⑵ 设置数据有效性条件。选择“设置”选项卡，在“允许” 下拉列表框中选择该单元格允许的数据类型，例如“整 数”。在“数据”下拉列表框中选择“介于”，在“最小 值”文本框中输入0，在“最大值”文本框中输入100。 ⑶ 设置单元格的输入信息。选择“输入信息”选项卡，在 “标题”文本框中输入“数据输入限制”，在“输入信息” 文本框中输入“数字应在0~100之间”。 ⑷ 设置单元格的出错警告信息。选择“出错警告”选项卡， 设置样式为“停止”，标题为“输入出错”，错误信息为 “数据超出范围”。 ⑸ 检测有效性设置情况。在单元格中输入“360”，然后按 Enter键，查看有效性的设置情况，如图5-5所示。
5.2 Excel2003的基本操作
5.2.1 工作簿的创建 启动Excel 2003后，自动生成 Book1.xls工作簿文件，选择“文 件”→“保存”，在“另存为”对话框中 选择好“保存位置”，在“文件名”中输 入文件名后，单击“保存”按钮。
5.2.2 工作表数据的输入 可以直接在活动单元格中输入数据，也可以在编 辑栏中输入数据。 ● 直接在活动单元格中输入数据。输入完成后，可 以用以下方法进行确定： ⑴ 按Enter键。 ⑵ 按Tab键。 ⑶ 单击编辑栏中的“输入”按钮√。如果要取消输 入，则单击编辑栏中的“取消”按钮×。 ● 在编辑栏中输入数据。先选定要存放数据的单元 格，然后将插入点定位在编辑栏中，输入数据。 输入完成后，确定的方法同上。
⑵ 输入文本常量：文本常量可以包含汉字、大小写 英文字母、数字、特殊符号等。如果要把数值作 为文本类型处理的话，则要在数字前输入英文状 态下的单引号（‘），例如输入电话号码 5279594，则要输入‘5279594。 如果输入的文本过长，内容将扩展到相邻列显 示。文本常量默认的对齐方式是左对齐。 ⑶ 输入时间日期：在Excel中常用的日期输入格式 有3种：“07-1-11”，“07/1/11”，“11-Jan07”。其中“07-1-11”为默认格式。时间型数据 的输入格式有“9∶25”、“8∶14PM”等。
4．填充输入 利用Excel提供的自动填充功能，可以向表格 中若干连续单元格快速填充一组有规律的数据， 以减少用户的录入工作量。Excel可以自动填充日 期、时间和数值的序列以及数字和文本的组合序 列。一般的文本型常量分为两种，一种是由数字 和文本组合而成的具有增、减序的数据，如 “1991年”、“4月”和“星期一”等。另一种 是无数字，不具有增、减序的数据，如“工程师” 等。 可以用不同方法实现数据填充操作。

填充操作完成后，在区域框右下角出现的一个智 能标志。单击下拉箭头，会弹出填充功能的4项选 择功能，可以根据填充格式的需要进行选择，如 图5-2所示。
● 任意步长序列的自动填充 选定相应的单元格，填入数据，然后选择“编 辑”→“填充”→“序列”，在弹出的“序列”对话框中， 选择“序列产生在”的行列、类型、步长值和终止值等， 单击“确定”按钮。 ● 自定义序列 Excel 2003除本身提供的预定义序列外，还允许用 户自定义序列。例如可以把经常用到的时间序列、课程科 目、商品名称等做成一个自定义序列。 在Excel中自定义序列步骤如下： 选择“工具”→“选项”→“自定义序列”，在“输 入序列”编辑框中，填入要填充的新序列， 输入时项与项之间用Enter键换 行间隔，序列内容输入完毕后， 单击“添加”按钮，即可将新序列 加入左边的“自定义序列”列表中， 如图5-3所示，单击“确定”按钮。 单击工作表中某一单元格，输入“计算机基础”，然后向 右或向下拖动填充柄，释放鼠标，即可填充所定义的序列。
⑴ 选定工作表 工作簿中正在操作的工作表被称为活动工作表， 活动工作表显示在工作簿的最上层，其名称下带 有下划线显示，如图5-1中的“Sheet1”。如需要 改变当前活动工作表，可在要选定的工作表名称 上单击，如在图5-1中单击“Sheet2”。 ⑵ 插入新工作表 ● 单击“插入”→“工作表”。 ● 右击工作表标签（如Sheet1、Sheet2等），在 快捷菜单中选择：“插入”→“工作表”。 ⑶ 删除工作表 ● 右击要被删除的工作表标签，在快捷菜单中选择 “删除”命令。 ● 选择“编辑”→“删除工作表”，删除当前正在 操作的工作表。