《档案数字化管理》PPT幻灯片
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档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
大学课程《档案管理实务》PPT课件：项目十 专门档案管理与档案数字化
要求：按照《干部档案整理工作细则》的要 求，人事档案整理工作应做到“认真鉴定、 分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐 ”，“通过整理使每个档案达到完整、真实 、精练、实用”。
❖人事档案整理工作的步骤：
❖分类——复制——技术加工——排 序编号——编制卷内目录——打孔 与装订——书写卷名——检查验收 。
案的业务建设和业务指导。 ❖ （8）推广、应用干部档案现代化管理技术。 ❖ （9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。 ❖ （10）办理其他有关事项。
一、人事档案收集
❖ 人事档案材料的收集渠道主要有： ❖ 一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员
的人事档案材料； ❖ 二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有
关部门收集各有关党团材料。 ❖ 三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识
、才干及奖惩材料； ❖ 四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的 决
定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。 ❖ 五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、
著作、译著和有重大影响的论文等目录。
❖ 人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
项目十 专门档案管理与档案数字化
学习目标
知识要求
通过本单元的学习， 初步掌握专门档案— —人事与会计档案管 理工作的内容、意义 及要求；掌握档案数 字化工作的方法和步 骤；
❖人事档案整理工作的步骤：
❖分类——复制——技术加工——排 序编号——编制卷内目录——打孔 与装订——书写卷名——检查验收 。
案的业务建设和业务指导。 ❖ （8）推广、应用干部档案现代化管理技术。 ❖ （9）定期向档案馆（室）移交死亡干部档案。 ❖ （10）办理其他有关事项。
一、人事档案收集
❖ 人事档案材料的收集渠道主要有： ❖ 一是通过组织、人事、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员
的人事档案材料； ❖ 二是通过员工所在的党团组织、政府机关、企业、事业单位的有
关部门收集各有关党团材料。 ❖ 三是通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识
、才干及奖惩材料； ❖ 四是通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的 决
定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书。 ❖ 五是通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、
著作、译著和有重大影响的论文等目录。
❖ 人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、 享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在 以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被 告北京市某建筑工程公司将王先生开除并与其解 除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规 定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了王先 生今后就业及享受相关待遇，给其取得相关利益 造成了可预见的损失，将王先生人事档案丢失的 北京市某建筑工程公司应当依法承担赔偿责任。
项目十 专门档案管理与档案数字化
学习目标
知识要求
通过本单元的学习， 初步掌握专门档案— —人事与会计档案管 理工作的内容、意义 及要求；掌握档案数 字化工作的方法和步 骤；
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
城建档案的数字化处理培训( 56页)PPT课件
提问与解答环节
Questions And Answers
谢谢聆听
·学习就是为了达到一定目的而努力去干, 是为一个目标去 战胜各种困难的过程,这个过程会充满压力、痛苦和挫折
Learning Is To Achieve A Certain Goal And Work Hard, Is A Process To Overcome Various Difficulties For A Goal
一是不再受“孤本”的限制。
二是数字化后的档案可以通过网络进 行异地传输，扩大了档案的利用空 间。
三是“时间”不再是限制。
档案数字化的主要依据
档案数字化工作
档案数字化后
的技术规范
的管理规范
档案数字化的主要依据
在《电子档案管理规范》的第7章 第1节第1条中规定：“建设系统 业务管理电子档案形成单位应按 照有关规定，定期向城建档案馆 （室）移交已归档的建设系统业
2.图像文件的命名
五、目录建库
1. 按照《档案著录规则》(DA/T18) 的要求进行著录，建立档案目录数据库。
2.采用人工校对或软件自动校对的方 式，对目录数据库的建库质量进行检查。
六、数据挂接
通过每一份图像文件的文件名与档案 目录数据库中该份文件的档号的一致性和 唯一性，建立起一一对应的关联关系。
真实性、完整性 光盘质量、封面
ห้องสมุดไป่ตู้
合格
接收、登记
业主/整理方整改 重新报送
合格
科室重审
管理、利用
二、档案扫描要求
1、分辨率。采用彩色扫描模 式，普通文件分辨率为200dpi； 图纸、照片及特殊档案分辨率为 300dpi。
100dpi
200dpi
工程档案整理与数字化 PPT课件
❖ 案卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔 距统一不偏斜。
❖ 编制页号：将页号编在文件正面的右下角，背面 的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号， 保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如 张页号已连续，那么以.1表示。
❖ 卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实 填写。
案卷封面打印
❖ 1.案卷号：档号位置统 一盖档号章（移交时不 用盖）
❖ 2.工程名称打在封面正 中空白处居中打印
❖ 3.案卷题名：由三部份 组成：单位工程（分部 分项工程）+结构（桩 号）+文件名称，概括 简明、准确。
卷内备考表
说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情
况）
立卷人： 年 月日
检查人： 年月日
移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。
案； ❖ 5、反映工程建设之前地区地理、古迹以及自然风光和
民间风俗的照片档案； ❖ 6、与其他载体的整理与编目
整理： ❖ 照片号的编写（一册一个流水号） ❖ 计量单位：自然张
照片的整理与编目
文字说明:
❖ 事由：照片影像所反映事件，事物的情由 ❖ 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间 ❖ 地点：被摄物所在的具体地点 ❖ 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份 ❖ 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景 ❖ 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人
施工单位归档条目
❖ 开工报告（含合同段和分项工程开工报告） ❖ 施工组织设计、进度计划 ❖ 工程变更文件 ❖ 计量支付 ❖ 安全检查 ❖ 施工日记 ❖ 质量评定（按分项设置） ❖ 原材料报验单
施工单位归档条目（续）
❖ 试验报告（按分项设置） ❖ 中间交验审批（按分项设置） ❖ 施工记录 ❖ 沉降观测 ❖ 竣工图 ❖ 照片、录音录像
❖ 编制页号：将页号编在文件正面的右下角，背面 的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号， 保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如 张页号已连续，那么以.1表示。
❖ 卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实 填写。
案卷封面打印
❖ 1.案卷号：档号位置统 一盖档号章（移交时不 用盖）
❖ 2.工程名称打在封面正 中空白处居中打印
❖ 3.案卷题名：由三部份 组成：单位工程（分部 分项工程）+结构（桩 号）+文件名称，概括 简明、准确。
卷内备考表
说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情
况）
立卷人： 年 月日
检查人： 年月日
移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。
案； ❖ 5、反映工程建设之前地区地理、古迹以及自然风光和
民间风俗的照片档案； ❖ 6、与其他载体的整理与编目
整理： ❖ 照片号的编写（一册一个流水号） ❖ 计量单位：自然张
照片的整理与编目
文字说明:
❖ 事由：照片影像所反映事件，事物的情由 ❖ 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间 ❖ 地点：被摄物所在的具体地点 ❖ 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份 ❖ 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景 ❖ 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人
施工单位归档条目
❖ 开工报告（含合同段和分项工程开工报告） ❖ 施工组织设计、进度计划 ❖ 工程变更文件 ❖ 计量支付 ❖ 安全检查 ❖ 施工日记 ❖ 质量评定（按分项设置） ❖ 原材料报验单
施工单位归档条目（续）
❖ 试验报告（按分项设置） ❖ 中间交验审批（按分项设置） ❖ 施工记录 ❖ 沉降观测 ❖ 竣工图 ❖ 照片、录音录像
档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片
档案数字化与数字 档案馆（室）建设
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
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• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
15
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
• 电子文件利用的优势 电子文件利用比较方便、快捷。 电子文件信息资源可以共享 电子文件信息可以提供“一站式”服务
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如何做好档案信息化管理
• 信息化的安全
档案信息化管理
1
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
8
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
9
如何做好档案信息化管理
电子文件归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
3
档案信息化的意义
• 2、方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档 案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二 次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的 利用效率；同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦 ，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过 程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期 只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借 。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网 上共享，有控制地进行利用。
• 电子文件的真实性、完整性、有效性 原则
1、真实性原则
就是指电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状 况一致。（电子文件全程管理）
7
如何做好档案信息化管理
2、完整性原则 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数
据等无缺损。
电子文件完整性包括两个方面： （1）完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。 （2）完整地归档电子文件的内容信息和元数据 （背景、结构）信息。
立档单位形成一个完整的档案信息化网络。
5
档案信息化的意义
•
5、形成电子信息资源中心。电子档案管理可以加快
我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中
心。
•
6、提高员工的工作效率。档案管理实现信息化后，
档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不
必要的事务工作，提高员工的工作效率。
6
如何做好档案信息化管理
11
如何做好档案信息化管理
电子文件命名
归档的电子文件命名应当遵循唯一、 确切、规范、简明的规则，以便后期的各 种处理操作来自12如何做好档案信息化管理
• 元数据 电子文件元数据定义
指描述电子文件数据属性的数据，包 含文件的格式、编排结构、硬件和软件环 境、文件处理软件、字处理和图形工具软 件、字符集等数据。
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
2
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
18
1、采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢 失
电子档案数据应该采用多种方式多套备份，如 光盘，移动硬盘，电脑各移方式，有条件可以进 行异地备份
2、加密技术，如采取网络设备认证、数据安 全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范措 施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密 要求。
3、用杀毒软件杀毒。
17
10
如何做好档案信息化管理
在电子文件归档过程中把非标准规定 格式的电子文件转换为标准规定格式的电 子文件，使归档存储电子文件的种类减少 ，有利于电子文件保管工作。若能更进一 步把归档的电子文件转换为标准的、更加 稳定的格式，使之可以脱离原生成技术环 境存在，则更加有利于电子文件保管工作 。
TIF、PDF、CEB格式具有适合长期保 存的优点。
4
档案信息化的意义
•
3、可以解决档案损坏、丢失的问题。完全依靠手工
方式来收集档案、借阅实体档案，不可避免的会造成许多
重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案
在这个过程中的损坏及丢失。
•
4、形成完整的档案信息网络。纸质的实体不能形成
信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的
不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使
13
如何做好档案信息化管理
• 元数据
电子文件元数据是专门设计用于满足电子文 件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用 性的数据。
电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也 是元数据，传统的检索工具、目录卡片、案卷目 录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件 的管理而言，元数据项目不完整。
14
如何做好档案信息化管理
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
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如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
• 电子文件利用的优势 电子文件利用比较方便、快捷。 电子文件信息资源可以共享 电子文件信息可以提供“一站式”服务
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如何做好档案信息化管理
• 信息化的安全
档案信息化管理
1
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
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如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
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如何做好档案信息化管理
电子文件归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
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档案信息化的意义
• 2、方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档 案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二 次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的 利用效率；同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦 ，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过 程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期 只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借 。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网 上共享，有控制地进行利用。
• 电子文件的真实性、完整性、有效性 原则
1、真实性原则
就是指电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状 况一致。（电子文件全程管理）
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如何做好档案信息化管理
2、完整性原则 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数
据等无缺损。
电子文件完整性包括两个方面： （1）完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。 （2）完整地归档电子文件的内容信息和元数据 （背景、结构）信息。
立档单位形成一个完整的档案信息化网络。
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档案信息化的意义
•
5、形成电子信息资源中心。电子档案管理可以加快
我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中
心。
•
6、提高员工的工作效率。档案管理实现信息化后，
档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不
必要的事务工作，提高员工的工作效率。
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如何做好档案信息化管理
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如何做好档案信息化管理
电子文件命名
归档的电子文件命名应当遵循唯一、 确切、规范、简明的规则，以便后期的各 种处理操作来自12如何做好档案信息化管理
• 元数据 电子文件元数据定义
指描述电子文件数据属性的数据，包 含文件的格式、编排结构、硬件和软件环 境、文件处理软件、字处理和图形工具软 件、字符集等数据。
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
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档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
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1、采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢 失
电子档案数据应该采用多种方式多套备份，如 光盘，移动硬盘，电脑各移方式，有条件可以进 行异地备份
2、加密技术，如采取网络设备认证、数据安 全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范措 施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密 要求。
3、用杀毒软件杀毒。
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如何做好档案信息化管理
在电子文件归档过程中把非标准规定 格式的电子文件转换为标准规定格式的电 子文件，使归档存储电子文件的种类减少 ，有利于电子文件保管工作。若能更进一 步把归档的电子文件转换为标准的、更加 稳定的格式，使之可以脱离原生成技术环 境存在，则更加有利于电子文件保管工作 。
TIF、PDF、CEB格式具有适合长期保 存的优点。
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档案信息化的意义
•
3、可以解决档案损坏、丢失的问题。完全依靠手工
方式来收集档案、借阅实体档案，不可避免的会造成许多
重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案
在这个过程中的损坏及丢失。
•
4、形成完整的档案信息网络。纸质的实体不能形成
信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的
不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使
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如何做好档案信息化管理
• 元数据
电子文件元数据是专门设计用于满足电子文 件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用 性的数据。
电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也 是元数据，传统的检索工具、目录卡片、案卷目 录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件 的管理而言，元数据项目不完整。
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如何做好档案信息化管理