浅谈如何做好总经办工作讲解学习

浅谈如何做好总经办工作 总经办是公司日常事务管理机构，由总经理、副总经理、各职能总监及总经理助理等成员组成。总经办是沟通上下、联系内外、指挥和控制各部门工作，保证公司正常运作的中心部门。控制和协调各部门经营管理情况，制定并发布公司重要制度，发表决策、宏观控制的各种指令。 总经办的工作内容是： 1、研究制定公司管理体制、组织机构、管理制度并组织贯彻实施，保证公司各项工作的顺利开展。 2、研究市场动向、特点、发展趋势和竞争态势，分析公司经营管理状况，拟定经营方针、决策方案和预算目标。 3、研究制定公司目标管理、劳动分配等经营责任制度和管理方案、实施办法，并组织和督导各部门贯彻实施。 4、根据市场需求及变化情况，结合各部门经营管理实际，分析存在问题，拟定或审批公司及各个部门管理制度。 5、研究、制定和审批公司重大接待活动、促销活动和特别重要客人的接待方案，督导各部门管理人员贯彻实施。 6、负责公司主管以上管理人员的任免、选拔、考核、晋升的审批工作，研究和审批公司劳动用工、劳动工资、劳保福利等各种管理方案，做好宏观调控，充分调动各级管理人员和员工的主动性积极性。 7、研究公司新增服务项目、开发项目的投资计划和建设方案并组织贯彻实施。 8、掌握公司财务预算执行情况，控制财务收支，分析存在问题，适时提出改进措施，控制资金使用，降低成本，提高经济效益。 9、研究确立公司企业精神，重视精神文明工作和思想政治工作，增强企业以人为本的凝聚力，做好公司企业文化建设。 总经理成员分管兼任部门经理，以便加强管理沟通，迅速处理部门之间发生的问题，保证各项业务经营活动和管理工作的协调配合。 而我作为总经办主管，其主要岗位职责为：协助总经理处理总经办日常工作，督导总经办日常事务。 具体工作内容是： 一、协助总经理起草各类文件，汇总各类报表，做好公司大事记，做好全年目标分解、季度目标分解、月度目标分解，根据每个总经理室成员的目标进行督办，及时汇报总经理，便于公司整体工作进行或调整。 二、负责公司各类会议的筹备、记录及会议纪要的整理，并根据会议纪要明确的时间节点及时进行跟进、督导会议精神的贯彻落实。 在这一点上，会议纪要等均能够按时整理并发出，但在跟进环节仍然存在部分差异，即使得到了想要的结果，也会因为个人理解因素未能及时告知总经理，我将在今后的工作中进一步纠偏，以做到事无巨细，做事缜密。 三、根据总经理指示，协调联系与相关政府部门、行业、协会、业务往来单位有关事宜。 四、负责公司各部门间的协调与沟通，深入公司各级部门，检查工作情况，当发现矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，必要时报告总经理处理。 虽然在平常的工作中我均能在月初设定好本月市场调研及部门情况跟踪表，但有时仍然会因不确定因素而不能及时根据时间节点完成调研。 五、检查、督促总经理布置的工作任务的贯彻、落实、执行情况。 六、做好有关方面的来访接待和来信处理工作；参与策划公司内的重大活动，加强与新闻媒介的联系，提高公司知名度。 在这一点上，我能够较好的完成该项工作，力求重大活动圆满完成，公司知名度稳步提升。 七、做好公司信息搜集、分析、调查、研究工作，积极提出改进意见和建议，为总经理决策提供参考、建议，当好总经理的参谋和助手。 八、协调总经理及公司总经理室成员的工作关系。 在平常的工作中，我能够积极配合各总经理室成员完成他们下达的各项工作，不抱怨、不拖拉，力求尽善尽美。 九、对各类文件、文章、会议进行文字组织。 十、负责企业及总经理荣誉的申报工作，以及物流基地和诚信文明市场的申报工作。 十一、负责各部门及分公司每周周报及每月月报的收集与核查工作，未完成事项及时进行跟踪并修订完成时间。 十二、负责总经理有关文件的起草、修改、审核，整理各类文书、文件、报告、总结及其他材料，负责总经理文件的督办、处理与反馈。 十三、协助总经理做好工作日程安排。 十四、“7S”工作的自行检查及配合其他部门进行检查。 十五、负责总经理室各类档案的整理与存档，建立完善的相关档案分类工作。 十六、完成总经理授权与交办的其他工作任务。 身为总经办这种核心部门的工作人员，除了做好各类具体事务性工作外，还必须加强自身部门及公司团队建设。 首先，团队建设的关键在企业文化。 当团队成员彼此都能相互信任、相互鼓励，共同面对一切困难时，团队的任何一员都会感到身后巨大的力量。团队建设的关键在于领导人，在于价值观，在于企业文化。 团队建设靠的是企业文化，而企业文化的核心又是价值观。制度必须坚持，但政策可以灵活处理。目标的一致性，是团队建设的基石。一个企业只有在其所有成员对所要达到的整体目标一致肯定和充分的认同下，才能为之付出努力，最终共同实现目标。而我们企业，每年年初虽设定奋斗目标，但在年内的工作不确定性往往是导致我们企业不能快速发展的主要原因之一。 其次，团队建设要靠协作。 协作的优劣，是团队建设的关键所在。在一个企业里，会以企业为单位、部门为单位、小组为单位，分别存在不同的大小团队。企业为这三个团队中的核心团队，而企业的整体利益必然也必须成为任何一个小团队的利益中心，所有的行动的指南。 再次，团队建设要定位好每一个人角色。 准确的自身角色定位，是团队建设重要砝码。 事实上无论是一个企业、一个部门、一个小组想要共同创造出优良绩效，对于每一个个体都会做出一个准确的评定。而最终导致绩效不佳的原因很大程度上员工对自身在组织中的定位缺乏认识，以致于定位不准、不足、不对，认为只要做好上级交代的工作就好，不管上级的指令是否正确，更有甚者，根本不能及时高效完成上级交代的工作，最终没能发挥应有的作用，没能尽到应尽的职责，反而起到了不够积极的作用，甚至起到了副作用。 最后，团队建设的精髓在于互相激励。 相互间的激励更容易在心与心之间产生共鸣、达成默契，从而形成团结、向上的整体工作氛围。相互间的配合、帮助、激励会使我们更容易的攻克难关和通向成功。 团队建设不是简单的事情，我们需要花更多的时间和精力在团队成员身上。但是这些努力会让我们有丰富的成果。要知道，创造更高的绩效、达成更高的目标也势必要求有一支高效、团结、向上的团队。 要将一个团队建设的更加高效、激情，每个人都能按照自己的方式快速、高效的完成工作，除了自身的努力外，公司先进的管理方式更加重要。 当然，管理方式多种多样，适合我们企业的才是最佳的。 一、首先明确增强团队凝聚力的目的。 说到根本，就是通过增强团队凝聚力的手段，以达到用最少的人力，最少的资源，最小的成本，最少的时间达成公司集体的目标。一旦明确了这个目的，就可以采取合理合情的方法去实现增强团队凝聚力的目标。 二、明确企业发展规划及战略目标。 公司与基层员工犹如一条天堑相隔，员工不知道公司的发展前景和愿景是什么，肯定会很茫然，就像大海中的小船不知前进的方向。我们总经办作为上下联系的纽带，理应负起向员工灌输公司理念的责任，引导员工认同公司的企业文化和战略规划，与公司风雨同舟，荣誉与共。 三、加强沟通和交流。 在缺乏凝聚力的因素中，缺乏沟通和交流占50%的权重。许多人在工作时，对主管对工作有不同的意见，不知何时何地去沟通才是最佳机会。一方面，下属怕主管对自己“另”眼相看，给自己小鞋穿；另一方面，主管对下属的工作生活漠不关心，让下属感觉自己只是工作的机器，得不到应有的尊重和理解。这就需要我们总经办主动去了解各部门及分公司的下属，帮助下属成长。应该把与下属的沟通作为每个主管的工作计划去落实，不能流于形式。 四、建立信息交流平台。 信息要及时上通下达，否则就像一棵树被拦腰箍紧后，会慢慢形成一个疙瘩，不利于生长。同样，团队也是如此，如果上下信息通道不畅，上下级之间会形成隔阂，就会影响团队的成长。合理化建议制度，是经过证明的，行之有效的内部沟通机制。这样可以发挥员工的能动性，以期达到全员管理的境界。信息交流的平台，可以是座谈会，也可以是宣传栏或意见箱，而现在的总经理信箱已经不能像2年前那样成为员工投诉、建议、抱怨的平台，究其原因，根本还是在于理念不到位。 五、改善工作环境。 嘈杂的声音；杂乱的物品摆放；脏兮兮的现场；粗暴的教育态度；当地员工排挤外地员工的不正常现象；萎靡不振的精神状态等等。不论是哪一种工作环境，都是影响团队凝聚力的隐患。身处这样的工作环境，又有哪个员工会有高涨的工作精神状态，又有哪个员工会有长久工作下去的打算。所以，改善工作环境必须从现在、马上做起。 六、加强对员工的培训，规划职业生涯。 培训是员工最大的福利，培训是员工成长的阶梯，身为团队的成员，每个人最初都有积极上进的心态，追求成长的心动力。可是，如果长期得不到指导，得不到培训，对自己的未来职业生涯缺乏明朗化，最初的心动力就会慢慢停止，工作激情也就会慢慢消退。如果这样，又何谈团队凝聚力呢？虽然每个月我们都会有干部学习会，可真正技能培训会少之又少，谈的最多的仍然在于灌输理念，要知道通过学习，干部能够对理念有些许了解，可他们是否能够将理念再灌输到下属吗？所以，针对一线员工，多些技能培训，效果要好于纸上谈兵。 培训多技能员工，适时实行岗位轮换，可以消除员工对单调乏味工作的厌烦情绪，使工作内容扩大化、丰富化；也可缩减因岗位的因