项目文档管理办法38146

项目文档管理办法

（V1.1版本）

2015-04-14

1 引言

1 .1编写目的

制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流 ,以利项目开发及进展；

制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。

2 任务概要

2 .1工作内容

项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。

2 .2工作要求

项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。

2 .3工作程序

对于项目常规文档：

1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。

2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。

3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。

对于项目存档文档：

1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。

2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，

加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。

注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。

3 文档管理

3 .1总则

3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。

3.1.2 所有存档文件根据需要归档。

3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。

3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。

3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。

3 .2范围

3.2.1 项目准备阶段

a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议；

c.国内外相关情况考察报告和专题分析报告；

d. 可行性方案及批复文件；

e. 项目实施方案、计划，预算书等；

3 .2.2 项目研究实验阶段

a. 各种重要的原始记录；

b. 各种实验、调研报告和数据；

c.各种研究报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）；

d. 设计文件；

e. 重要的来往技术文件。

3.2.3 其它有关材料：

a. 周报、月报以及阶段性简报；

b. 项目例会会议记录和专题会议文件；

c.同项目研究有直接关系的重要情报编译材料。

3 .3内容

3.3.1 设计方案

系统、子系统、硬件设备型号、软件代码等的各类设计策略和执行方案等；

3.3.2 会议和培训文件

包括会议记录、演示PPT、阶段报告、培训材料等文档；

3.3.3 软件文档

软件设计书、使用说明、源代码（包括注释）及源代码说明等；

3.3.4 数据文档

数据标准、数据字典、编码说明等；

3.3.5 参考文献

由项目部成员收集到的各种中英文参考文献。

3 .4文档分类

3.4.1 文档分为纸质文档和电子文档两类。其中电子文档又分为项目常规文档和项目存档文档；

3.4.2 存档文档的编号规则

项目编号 +版本号 +类型序列号+年代编号；

YJ01_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

文档编号例如： YJ01-001-00-20100223为目录编号；

项目编号为：YJ；

文档版本号： 01

文档序列号为： 001；

文档类型编号： 00；

年代编号： 20100223；

3.4.3文档类型编号规则

场所子系统设计开发类文档： 00

应急接入建设设计开发类文档： 01

应急管理系统设计类文档： 02

指挥场所建设实施类文档： 03

应急接入实施类文档： 04

应急管理系统实施类文档： 05

其他文档： 06

购进书籍： 07

其他（根据情况添加）

3.4.4文档的命名规则

CNPC_YJ_05_应急管理系统项目计划_V1_20100719

命名规则为：CNPC_YJ_类型_文件名_模块_版本号_日期.后缀名

其中“CNPC_YJ”列于所有文件名开始。CNPC_YJ表示为中国石油天然集团公司应急平台（E2）项目；

类型文档类型名称，可使用文档类型编号（根据文档内容此部分可以省略）；

文件名为该文件的具体内容总称，文件名字数不限。

模块用于区分各个项目小组编写的文档，分为ZH、CS、JR、XT，分别代表综合组、总部指挥场所组、应急接入组、应急管理系统组。（根据文档内容此部分可以省略）；

版本号用于追踪相同文件的修改记录，通常为两位。使用字符“V”表示版本，一位数字表示修改次数。数字从“1”开始以自然数顺序排列，用于记录文档变化。最终确定稿用字符“F”替代数字；

日期为记录文件的编写日期，用6位日历日期表示，如：2009年12月29日，在文件名中表示为091229。