公路建设项目档案管理办法

河北省高速公路建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范我省高速公路建设项目档案管理工作, 确保工程档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥工程档案在工程建设、管理、工程维护和改建和建中的作用, 根据国家档案局、发展和改革委员会«重大建设项目档案验收办法» (档发〔2006〕2号) ,交通运输部«公路工程竣交工验收办法实施i细则» (交公路发〔2010〕65号)、«公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法» (交办发〔2001〕390号)、«交通档案管理办法» (交办发〔2005〕431 号) 、«交通建设项目档案管理登记办法»«交通建设项目档案专项验收办法»«交通档案进馆办法» (交办发(2007〕436号)、省档案局、省发展和改革委员会«河北省重点建设项目档案验收管理办法» (真档发〔2009) 40号) , 以及省交通运输厅«河北省交通档案管理实施细则» (冀档发〔2008〕46号)等有关规定, 结合我省实际制定本办法。

第二条本办法适用子全省高速公路建设项目档案管理工作。

高速公路大、中修工程和其它等级公路建设项目可参照执行。

第三条高速公路建设项目档案管理, 是指对高速公路工程建设项目自立项到竣工验收期问的文件材料进行全程收集、整理、归档、保管和使用过程。

第四条本办法所称高速公路建设项目档案是指高速公路项目建设过程中,自立项、工程可行性研究、评估、勘测、设计、施工、监理、交工、试运行、竣工等工作活动中形成的应当归档, 并经系统整理归档的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像资料、电子文件以及其它不同载体形式的历史记录·。

第五条本办法所称项目法人, 指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局(集团)和各设区市交通运输局有关单位;.项目管理执行机构,指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门。

第二章管理及职责第六条.高速公路建设项目档案遵循统一管理、分级负责的原则,实行项目法人负责制。

省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。

项目法人对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检査,具有领导、监督职能。

项目管理执行机构负责做好本高速公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。

建设项目发包给承包方时, 应当在有关合同中明确写明高速公路工程档案材料的形成.、整理及档案数字化的要求, 与工程建设同步进行, 保证高速公路建设项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。

高速公路建设项目档案,接受省级以上档案行政管理部门的检査和指导。

第七条为提高我省高速公路建设项.目档案管理水平,提高管理效率,省交通运输厅依照交通运输部«交通建设项目档案管理登记办法»,对高速公路建设项目档案管理工作实行初、中、末登记、抽査制度: (-)开工备案。

在高速公路建设项目开工六个月内, 由项目法人负责进行档案人员培训,对项目的档案组织领导、人员配备、管理制度、安全保管条件等方面进行前期指导。

填写交通建设项目档案管理登记表一(附件1) ,报省厅档案管理部.门备案。

(二)施工中期检査。

在各合同段交工验收过程中, 由项目法人对项目管理执行机构和项目各参建单位的档案形成情况进行检査, 填写交通建设项目档案管理登记表二(附件2) ,报省厅备案,以保证工程建设项目文件材料的收集、整理和归档工作与工程建设同步进行。

.省厅对项目进行重点抽査。

(三)预验收。

档案专项验收前3个月,由省交通运输厅组织项目档案预验收。

预验收成员由省交通运输厅和项目法人组成。

重点对建设项目档案的完整性、准确性、系统性和档案质量状况进行检査(检査内容及标准见附件3), 指出改进意见和建议, 对正式验收的各项工作进行安排部署, 做好验收准备。

第八条各项日管理执行机构和各参建単位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络, 确定档案工作分管领导, 明确管理部门,配备具有相关专业知识、能够适应高速公路建设项目档案管理的专(兼)职人员,并保持其稳定。

第九条项目法人単位及项目执行机构需配备必要的计算机等设备, 建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统, 以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。

档案管理软件参照省厅档案管理系统, 由项目法人组织实施。

第十条项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房, 配置必要的档案装具和设各, 特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。

纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。

项目法人、项目接管(养)单位各一套。

.第三章业务管理 .第十一条建立健全高速公路建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度, 按照项目的不同阶段文件材料产生的自然过程, 分别做好预立卷工作。

其中,合同段应按施工准备、単位(分部、分项)工程施工工序及交工验收文件材料的自然形成过程, 分门别类, 做好-同步收集归档和预立卷工作。

第十二条项目管理执行机构组织各合同段项目交工验收前, 应组织各参建単位按照国家相关要求做好文件材料收集、整理及归档工作, 经审核符合档案整理规范要求后, 接收各合同段经系统化整理的工程档案和案卷目录, 认真填写建设项目.档案接收审核单(表样见附件4) 。

凡未完成项目档案整理和移交手续的,项目法人不得组织交工验收。

第十三条高速公路建设项目立卷归档工作按照“谁形成谁负责”的原则, 由建设项目文件材料的形成 (利用)单位或部门负责。

项目文件材料的收集、整理、归档工作,不得委托中介机构进行参与。

第十四条建设项目档案整理应遵循高速公路建设项日文件材料的自然形成过程和成套性原则,分类科学,收集系统编目规范,便于保管和利用。

第十五条项目设计档案的收集、整理、归档工作应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围,做好相关文件的收集、整理、归档工作,保证设计档案资料的齐全、完整。

第十六条施工单位应负责本合同段施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作,将档案编制工作纳入施工管理职责范围,并接受监理单位、项目管理执行机构的监督、检査。

第十七条监理単位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、规范的同时,应及时督促、检査所负责施工単位的档案资料形成、收集、整理、归档工作。

第十八条各参建単位在向项目管理执行机构移交纸质档案及其它载体档案的同时, 须同时移父经数字化加工的电子档案。

档案数字化制作应符合国家有关数字化档案的质量规定要求。

第十九条项目管理执行机构负责对移交的全部档案按照工程进展的自然过1fi呈 , 对已经整理好的案巻进行系统化排列。

其中施工阶段的档案, 以各施工标段系统化排列为基础,依路线进行方向,按照路基(含桥梁、隧道等)、路面及其它附属设施进行排列, 编制档号, 汇总、打印案卷目录, 完成项目档案的编制工作(档案的编制符合国家标准)。

第二十条项目管理执行机构在接收各参建单位电子档案时, 要检査电子档案的真实性与完整性,做到数据完整、内容准确、.清晰,与卷内目录和案卷目录一一对应。

第二十一条项目法人应按照«交通建设项目档案管理登记办法»和省重点建设项目档案登记要求, 依照项目档案登记工作管理权限, 及时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“河北省重点建设项目档案登记表” 向相关单位报送。

第四章.验收和移交第二十二条高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分, 未经档案专项验收或验收不合格的项目, 不得进行项目竣工验收。

项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月別完成。

.第二十三条高速公路建设项.目档案按照项目管理权限组织建设项目档案专项验收。

交通运输部批准初步设计的工程建设项目, 按照«交通建设项目档案专项验收办法»,由父通运输部档案馆组织项目档案专项验收。

省发展和改革委员会审批初步设计的工程建设项目, 按照«河北省重点建设项目档案验收管理办法»,由省档案局、省交通运输厅负责组织项目档案专项验收。

档案验收时,需同时提供档案管理备案登记表、施工中期档案登记表、建设项目档案接收审核单。

.第二十四条高速公路建设项目通过竣工验收三个月内,由项目法人监督, 项目管理执行机构向相关単位办理建设项目档案移交手续。

项目法人保存项目档案原件,接管(养)単位保存复印件;向省交通运输厅移交项目数字化档案和电子目录。

.第二十五条各级高速公路建设项目,均按照交通运输部«交通档案进馆办法»中“公路工程档案进馆范围”要求, 向省交通运输厅移交复制的建设项目档案。

凡列入国家公路建设国道主干线的项目档案, 需多复制一套, 交通运输部、父通运输厅各保存一套。

第五章附则第二十六条本办法由省父通运输厅、省档案局负责解释。

第二十七条本办法自公布之日起执行。

附件河北省高速公路建设项日档案预验收基本内容及标准附件河北省高速公路建设项日档案预验收基本内容及标准一、建立了完善的项目档案管理体制( - ) 建立了有单位领导分管、部门领导主管的项目档案管理工作机构, 配备了业务素质好、工作责任心强的专兼职档案工作人员; .(二)项目档案工作纳入了项目建设管理程序, 与项目建设实行同步管理, 实行了项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制, 并采取了有效的考核措施;(三) 根据国家档案工作法律法规, 结合单位实际建里健全了项目档案工作的各项规章制度;(四)项目档案工作实行了统一管理, 对本単位各部门和各参建単位进行了有效的监督、指导;(五)各参建单位项目文件材料的收集、整理和归档纳入了合同管理,要求明确,标准统一,控制措施有力;(六)档案工作经费充足,设施完备,能保证正常工作需要。

二、项目文件材料的收集、整理、归档以及项目档案的完整性、准确性、系统性符合国家标准和规范要求根据«国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范»(DA/T28-2002)、交通运输部«公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法» (交办发.〔2001〕390 号)基本要求,在建设单位积极有效的统一管理下,各门类、各参建単位项目文件材料收集齐全, 整理规范, 归档及时,最大限度地保持了文件材料的完整性、准确性和系统性。

(- )项目档案的完整性。

从项目申请立项,到项目交工验收,各类文件材料齐全完整。

1.前期文件: 项目立项依据性文件、项目管理文件等;2.设计文件:工程勘测资料;初步设计及审批文件;施工图设计及审批文件等;3.施工技本文件:工程准备定位测量、地质勘探资料;质保书、试验报告; 隐蔽工程验收记录,工程记录及测试、沉降、位移、变形、.监测记录;图纸会审、变更设计通知単、技术核定单位等修改依据; 工程质量事故报告及处理记录;工程质量检査、评定资料;设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等;4.竣工文件:工程说明、竣工图、测试记录、随工检査签证、工程变更单、重要工程质量事故报告等;5.监理文件:监理通知、备忘录、报告、会议纪要;施工质量分析;监理计划、监理细则;合同管理文件、五控制文件、协调文件等;6.设备文f牛:设备、材料采购合同、出厂质量合格证明;设备、材料装箱単、开箱记录;设备图纸使用说明书;设备安装调试记录等;7.验收文件:各参建单位工作报告,质量监督部门质量监督报告;试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料;各相关专项验收文件等;8.声像档案:施工前旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等声像材料;9.项目建设过程中产生电子文件, 按电子文件归档与管理规范及时进行了归档; 进行了数字化加工扫描, 扫描图像清晰, 并有相应的纸制文件。