建设工程档案管理制度
建设部工程档案管理制度
建设部工程档案管理制度一、总则为加强和规范建设部工程档案管理工作，提高档案管理水平，保障工程档案的完整性、真实性和可靠性，特制定本管理制度。
二、管理机构建设部工程档案管理采取部门管理与单位管理相结合的方式。
建设部工程档案管理部门是主要管理机构，负责全面管理、协调、监督和指导全国建设部门工程档案管理工作。
各级建设部门的档案管理部门是具体管理机构，负责本级工程档案的收集、整理、鉴定和保管工作。
三、档案管理范围建设部工程档案包括各类工程设计、施工、监理和验收档案，以及其他涉及工程建设活动的文件资料。
档案管理范围涵盖国家重点工程、重大工程、特大工程、重要工程和一般工程等各类工程档案。
四、档案管理制度1.档案的归档根据相关法律法规和文件规定，建设部工程档案应按照工程项目的完工和验收情况，及时进行归档工作。
档案部门应按照工程档案管理规定，对归档档案进行分类、整理、编号和登记工作。
2.档案的保管建设部工程档案应按照文件规定，配备专用的档案保管设施，并指定专人负责档案的保管和管理。
档案保管人员应按规定的权限和程序，定期对档案进行检查、整理和维护工作。
3.档案的共享建设部工程档案管理部门应建立档案共享机制，确保工程档案的信息对外公开、便于查询和利用。
档案管理部门应建立档案信息库，对重要工程档案进行数字化处理，以提高档案信息的传播效率。
同时，建设部工程档案管理部门应定期组织培训活动，提高档案管理人员和工程人员的档案管理水平。
4.档案的销毁建设部工程档案管理部门应根据文件规定，对具备销毁条件的工程档案进行审查、鉴定和审批，确保档案销毁工作符合相关法律法规和规定。
档案销毁工作由专门人员进行，并按照规定的程序进行销毁。
5.档案的转交建设部工程档案管理部门应根据文件规定，对需要转交的工程档案进行审核、整理和转交工作。
档案转交工作应由专人负责，按照规定的程序和要求进行转交。
6.档案的审查建设部工程档案管理部门应定期对工程档案进行审查和鉴定，确保档案的完整性、真实性和可信度。
建设单位工程档案管理制度
建设单位工程档案管理制度一、总则为规范建设单位工程档案管理工作，提高工程档案管理的效率和质量，保障建设工程的持续运行和管理，特制定本制度。
二、管理原则1. 依法管理：建设单位工程档案管理按照《中华人民共和国档案法》等有关法律法规进行管理，规范操作，确保档案的真实性和可信度。
2. 存档保管：建设单位应当对工程档案进行妥善保管，设置专门的档案保管室，进行分类存放，保证档案的完整性和安全性。
3. 查询利用：建设单位要积极支持相关部门和研究机构对工程档案的查询和利用，确保档案的及时性和便捷性。
4. 监督检查：建设单位应当加强对工程档案管理工作的监督检查，建立档案管理责任制度，定期进行档案清点和核查。
三、档案管理的内容1. 工程档案的建立：建设单位应当根据工程的特点和规模，建立相应的档案管理机制，明确档案的建立程序和内容标准。
2. 工程档案的收集：建设单位应当主动收集工程各阶段的相关材料和资料，包括规划设计、施工实施、验收监理等。
3. 工程档案的整理：建设单位应当对收集到的各类档案资料进行整理和归档，建立清晰的目录和索引系统，方便查询和利用。
4. 工程档案的保管：建设单位应当对工程档案进行严格的保管，设立专门的保管室，配备必要的保管设施和设备，确保档案的安全。
5. 工程档案的利用：建设单位应当鼓励各部门和相关单位积极利用工程档案，推动档案的价值实现和重复利用。
四、管理责任1. 建设单位负责人要充分认识档案管理的重要性，制定明确的档案管理制度和绩效考核标准，并督促各部门切实履行档案管理的责任。
2. 档案管理员要具备相关的业务知识和专业技能，严格执行档案管理规定，保证档案的及时整理和安全保管。
3. 各部门负责人要重视工程档案的管理工作，积极支持档案管理员的工作，配合完成档案管理的各项任务。
4. 相关部门和人员要依法依规，积极配合档案管理员的工作，保证档案管理工作的顺利进行。
五、监督检查1. 建设单位要建立档案管理监督检查制度，定期进行档案清查和核查，发现问题及时整改。
工程建设档案管理制度
工程建设档案管理制度第一章总则第一条根据《档案法》、《档案管理条例》、《建筑工程档案管理办法》等法律法规的规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的工程建设项目档案管理工作，包括立项阶段、设计阶段、施工阶段、验收阶段和运行维护阶段的档案管理工作。
第三条本单位的工程建设档案管理工作由档案管理部门负责组织实施，各部门、各单位配合完成。
档案管理部门的具体职责由本单位规定。
第四条本制度由档案管理部门负责解释。
第二章档案管理制度第五条工程建设项目的档案包括立项申请、批复文件、工程设计文件、施工图纸、施工合同、报告、验收报告、竣工图、验收、保修、投资结算、质量评定、计量等相关文件。
第六条档案管理部门应建立完善的档案管理制度，包括文件的收集、整理、编目、登记、保管、利用等工作程序。
第七条档案管理部门应定期对工程建设项目的档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性。
第八条档案管理部门应定期对工程建设项目档案进行分类、编目并建立索引，方便检索和利用。
第九条档案管理部门应建立档案保管制度，明确不同类别档案的保管期限和存放地点。
第十条档案管理部门应建立档案利用制度，规范档案查询、复印、借阅等程序，并保障档案的安全性和机密性。
第十一条档案管理部门应制定档案处置制度，明确废弃档案、转移档案、档案销毁等程序，并依法办理。
第三章档案管理工作流程第十二条工程建设项目的档案管理工作应按照立项阶段、设计阶段、施工阶段、验收阶段和运行维护阶段的流程进行管理。
一、立项阶段1. 立项申请书、批复文件等文件应及时收集并整理入卷。
2. 对项目进行初步分类、编目并建立索引。
3. 制定档案管理计划。
二、设计阶段1. 收集设计文件，包括规划设计、施工图纸等。
2. 对设计文件进行整理、编目和登记。
3. 对设计文件进行备案手续。
三、施工阶段1. 收集施工合同、工程日志、验收报告等文件。
2. 对施工文件进行整理、编目和登记。
建设工程档案管理制度
建设工程档案管理制度一、概述建设工程档案管理制度是指对建设工程的档案收集、整理、归档、利用和保管的规范化管理制度。
该制度是为了统一建设工程档案管理，并保证档案的完整性、可靠性、及时性和安全性。
二、档案的分类建设工程档案的分类主要包括项目档案、技术档案、质量档案、验收档案、安全档案、环保档案、合同档案以及其他档案。
1. 项目档案项目档案主要包括立项文件、设计文件、施工文件、竣工文件等各阶段的文件，这些文件要能反映出整个工程的建设过程和建设成果。
2. 技术档案技术档案是记录建设工程设计、施工、验收、运营等全过程中使用的技术文件，如技术交底记录、巡查记录、质量检查记录等。
3. 质量档案质量档案包括工程设计、施工、验收全过程的质量管理档案，包括现场检测和数据分析记录等。
4. 验收档案验收档案是建设工程在竣工验收及其它验收中所编制的相关文书和资料，如工程竣工验收报告、验收意见书、质量保证书等。
5. 安全档案安全档案是针对建设工程中安全管理活动的记录资料，包括安全检查记录、安全讲话会议纪要等。
6. 环保档案环保档案包括建设工程环境保护方面的资料，例如环境影响评价文件、环境监测报告等。
合同档案是建设工程合同执行全过程的文书资料，包括招标文件、合同文件、施工合同支付证明等。
8. 其他档案其他档案包括一些建设工程档案中不属于以上几类资料的档案，例如工程发展历史档案、工程参考资料等。
三、档案管理原则建设工程档案管理原则包括以下几点：1. 完整性原则建设工程档案应全部收集，并按照时间顺序排列，以保证建设工程档案的完整性。
2. 可靠性原则建设工程档案的内容必须真实可靠，只有真实可靠的档案才有利于后期对工程进行研究和评价。
3. 及时性原则建设工程档案应在工程完工后立即归档，以保证档案信息的及时性。
4. 安全性原则建设工程档案管理应加强保密工作，保证档案的安全性和可控性，避免档案被非法出入。
5. 求实性原则档案管理应本着求实原则，根据工程实际情况收集、整理和归档档案，以便后期对工程进行分析和评价。
建设工程档案管理制度
建设工程档案管理制度
建设工程档案管理制度是指对建设工程项目中产生的各类档案进行整理、归档、管理
的制度。
该制度的目的是保护和利用好建设工程档案，保证其真实、完整、可靠、安全，便于工程信息的查询和利用。
以下是建设工程档案管理制度的一般内容：
1.档案管理机构：明确建设工程档案管理的责任部门或机构，如项目部、档案馆等。
2.档案管理人员：指定具体负责档案管理工作的人员，明确其职责和权限，包括档案
管理员、保管员等。
3.档案管理制度：建立建设工程档案管理的标准、规范和流程，确保档案管理工作的
科学、规范、高效。
4.档案材料收集与整理：规定建设工程档案材料的收集时间、范围和程序，确保全部
材料都被及时、准确地收集和整理。
5.档案存储与保护：明确建设工程档案的存储、保管和访问权限，采取必要的措施确
保档案的安全和完整，包括防火、防潮、防蛀等。
6.档案利用与服务：明确建设工程档案的利用方式和范围，提供相应的服务，包括档
案查阅、复制等。
7.档案鉴定与评审：建立建设工程档案的鉴定和评审制度，对档案的真实性、完整性、准确性进行鉴定和评审。
8.档案销毁与转递：规定建设工程档案的销毁和转递程序，确保档案被安全地处理或
转交给下一级管理机构。
建设工程档案管理制度的实施可以提高建设工程档案管理的规范性和效率，保证建设工程档案的有序管理和长期保存，提供有力支持和参考，为今后的工程管理和决策提供依据。
工程档案管理制度范本(四篇)
工程档案管理制度范本为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。
一、工程档案的归档范围及质量要求(一)工程档案的归档范围对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
(详附件一)(二)归档文件的要求1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。
二、工程档案的管理机构各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计(一)工程档案的收集文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
(二)工程档案的整理按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
(三)工程档案的立卷1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过____mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录："序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。
"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。
建设单位工程建设档案管理制度
建设单位工程建设档案管理制度首先，建设单位工程建设档案管理制度应包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等方面的内容。
在档案的收集阶段，应明确规定各类文件、资料的收集范围和标准，确保所有与工程建设相关的文件资料都能够被及时收集并归档。
在整理和归档阶段，需要建立档案编号、分类、归档流程等规范，以确保档案的有序性和便捷性。
在保管方面，制度应规定档案的存放环境、保密措施、防火防灾措施等，以保证档案的安全性和完整性。
而在档案利用方面，制度应规定档案的查阅、借阅、复制等流程，以便于相关人员能够方便地获取所需的信息。
最后，在档案销毁方面，应明确规定档案销毁的条件、程序和责任人，确保档案的安全销毁。
其次，建设单位工程建设档案管理制度还应考虑信息化建设。
随着信息技术的发展，建设单位可以借助信息化手段对档案进行管理。
可以建立电子档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便捷性。
同时，也需要加强信息安全管理，确保电子档案的安全性和可靠性。
此外，建设单位工程建设档案管理制度还需要注重人员培训和监督检查。
建立档案管理制度后，需要对相关人员进行培训，使其了解并严格执行相关规定，提高档案管理的专业化水平。
同时，还需要建立监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查评估，及时发现问题并加以整改，确保档案管理制度的有效实施。
综上所述，建设单位工程建设档案管理制度对于规范和管理工程建设过程中的各类文件、资料和档案具有重要意义。
通过建立完善的制度，加强信息化建设，注重人员培训和监督检查，可以有效提高档案管理的效率和质量，为工程建设的顺利进行提供有力支持。
建设工程档案管理制度范文(3篇)
建设工程档案管理制度范文一、总则1. 为规范建设工程档案管理工作，确保建设工程档案的准确性、完整性和安全性，制定本管理制度。
2. 本管理制度适用于本单位的一切建设工程档案管理工作。
二、档案管理职责1. 本单位建设工程档案管理委员会负责组织、协调、指导和监督本单位的建设工程档案管理工作。
2. 建设工程档案管理员负责建设工程档案的整理、归档、借阅和销毁工作。
3. 各部门、项目负责人应确保按照本管理制度的要求，及时提供所需的相关建设工程档案。
三、档案管理程序1. 建设工程档案的管理程序包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等环节。
2. 收集阶段：（1）建设工程项目立项时，项目负责人应及时向档案管理员提供项目相关的资料，并填写档案登记表。
（2）项目设计、施工、验收等阶段产生的各类文件和资料，应及时整理归档。
3. 整理阶段：（1）所有建设工程档案应按照相应的分类文件目录进行整理和编目。
（2）档案管理员负责建立和维护档案库房，确保档案的安全和保密。
4. 归档阶段：（1）档案应按照相应的分类文件目录进行归档，并标明档案编码和存放位置。
（2）档案管理员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整和可用性。
5. 借阅阶段：（1）借阅建设工程档案应填写借阅申请表，并经相关负责人审批后方可借阅。
（2）借阅人应按照规定的时间和要求归还档案，并保证档案的安全和完整。
6. 销毁阶段：（1）建设工程档案的销毁应按照相关法律法规的规定进行，并填写销毁记录。
（2）档案管理员负责对已销毁档案的记录进行备份和归档。
四、档案管理要求1. 档案管理应确保档案的真实性和准确性，不得伪造、篡改或隐匿档案信息。
2. 档案管理应保证档案的完整性和安全性，不得随意拆分、遗失或泄露档案。
3. 档案管理应遵守相关法律法规和标准规范，不得违反档案管理的法律法规和行业规定。
4. 档案管理应采用电子化手段进行存储和管理，确保档案的方便和快捷获取。
五、档案管理的监督与评估1. 建设工程档案管理委员会应定期对档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时予以整改。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
建设工程档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责 (2)二、档案分类及归档范围、要求 (3)三、档案移交、整理、编号 (8)四、档案的利用 (9)五、档案的保管 (10)六、档案的销毁 (12)七、档案保密制度 (12)一、管理责任部门及相关人员职责（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。
（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。
（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。
（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。
（六）、人事行政专员负责：1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；2、督促档案资料的移交；3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；4、档案的提供利用、登记；5、档案室设备、设施的保管维护；6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。
（七）、各部门资料员/兼职资料员1、制度在部门的执行；2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。
二、档案分类及归档范围、要求1、文书档案1.1归档范围：1.1.1、集团资料（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文1.1.2、红头文件公司下发和上报的各类正式行文1.1.3、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件1.1.4、会议资料（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义1.1.5、法律文件（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料1.1.6、物资采购合同1.1.7、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料1.2归档要求：1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。
1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。
1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。
2、人事档案2.1、归档范围2.1.1劳动合同、聘用协议；2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；2.1.3职称评定材料；2.1.4面试表；2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；2.1.6员工培训计划、总结、方案2.2、归档要求2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室；2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。
3、科技档案3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部：3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。
3.1.2预算、结算文件：3.1.3项目核准（立项）阶段3.1.4方案审查阶段3.1.5初设审查阶段3.1.6施工许可证阶段3.1.7预售阶段3.1.8竣工验收备案登记阶段3.1.9产权证办理阶段3.2、归档要求3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。
3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。
3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
4、会计档案4.1、归档范围4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；4.1.2、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；4.1.3财务报告类：（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。
4.1.4其他类：（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单；4.2、归档要求4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。
；4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。
5、实物档案5.1、归档范围：5.1.1、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。
（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。
（3）公司组织或参与的重大外事活动。
（4）记录公司重大事件。
（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。
（6）其他具有保存价值。
5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物5.2、归档要求：5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。
5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。
三、档案移交、整理、编号1、移交1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。
1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。
1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。
2、整理人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜3、编号全宗号—年度—保管期限—件号四、档案的利用1、查阅1.1、查阅的授权范围（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。
（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。
（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。
（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。
（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
1.2、档案查阅程序要求（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。
（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
2、借阅2.1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。
2.2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。
（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。
2.3、其他规定会计档案原则上不借出。
3、档案复制申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于用”字样的印章。
所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。
五、档案的保管1、档案的保管期限人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。
保管期限明细参见附件。
2、专项档案的保管规定2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。
人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。
2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。
（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。
（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。
定期检查、杀菌杀毒。
3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统3.1、装订要求：参照重庆市档案管理装订的统一标准进行。
3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。
4、档案的存放档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。
每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。
装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。
5、档案室环境档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。
档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。
人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。
6、档案意外损毁的处理档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。
在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
六、档案的销毁1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。