工程档案管理制度
工程档案管理制度_为确保
为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，保障工程项目的顺利实施和后续维护管理，特制定本工程档案管理制度。
第一章总则第一条工程档案是企业档案的重要组成部分，是工程项目开展和公司生产经营的重要依据。
第二条本制度适用于公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。
第三条工程档案应按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，确保工程档案的完整、准确和安全，便于使用。
第二章工程档案管理机构及职责第四条项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件，并对工程项目进行统一整理造册。
第五条现场工作组是项目部的下属部门，在项目部的领导下负责收集现场施工过程中产生的各类文件资料。
第六条档案室负责对工程项目档案进行归档、整理、保管和利用，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第三章工程档案的编制与管理第七条工程档案编制应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实反映工程项目的实际情况。
（二）完整性：档案内容应涵盖工程项目全过程的各类文件资料。
（三）准确性：档案内容应准确无误，符合相关规范要求。
（四）系统性：档案内容应具有系统性，便于查阅和使用。
第八条工程档案编制包括以下内容：（一）立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
（二）设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等。
（三）施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工记录、施工日志等。
（四）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、监理报告等。
（五）验收文件：包括竣工验收报告、质量评定报告、试运行报告等。
（六）其他文件：包括合同、协议、会议纪要、来往函件等。
第九条工程档案管理应遵循以下要求：（一）档案收集：项目部应组织相关部门和人员及时收集各类工程档案。
（二）档案整理：档案室应根据档案内容进行分类、编目、装订，确保档案的整齐、有序。
工程档案管理制度
工程档案管理制度一、制度背景随着国家对工程建设质量和安全的要求不断提高，工程档案管理成为了工程项目管理中不可或缺的一部分。
合理、规范、有效的工程档案管理有助于提高工程建设的质量和效率，加强对工程全过程的监管，进一步保障了社会公共利益。
因此，建立一套完善的工程档案管理制度，是每个工程项目管理单位必须要做好的基础工作。
二、制度目的本制度的目的在于规范工程档案管理工作，明确档案管理的职责和权限，确保工程档案的完整性、保密性和可获得性，为后续工程管理和工程维护提供充分的支持。
三、制度适用范围本制度适用于本单位所有工程项目的档案管理工作。
四、主要内容4.1 工程档案的分类方法工程档案按照工程建设的阶段和用途分为规划档案、设计档案、施工图档案、施工档案、验收档案、竣工档案、运行维护档案等。
按照档案材料的不同，分为纸质档案和电子档案两种。
4.2 工程档案的建立和管理1.工程档案的建立由项目建设单位建立，包括各阶段的档案材料、工程资料和其他有关资料；2.工程档案管理的责任部门是建设单位和工程项目管理单位，管理工作应规范、科学、严格；3.在工程建设的各个阶段，有关工作人员应按规定将有关档案资料以纸质或电子形式送达档案室和档案管理员；4.工程档案应采用防火、防潮、防虫等措施，避免档案损毁、丢失等情况的发生；5.工程档案应按照档案室设立的档案分类、编号和归档规定归档存储；6.工程档案应实行严格的保密制度，保护国家机密和涉及个人隐私的档案资料不得泄露。
4.3 工程档案的利用1.工程档案是建设单位和有关单位对工程质量、进度、费用以及档案文献信息查询、论证的重要依据；2.工程档案在工程维护和改进等方面也有着重要的作用；3.工程档案的利用应在归档人员的指导下进行，如有需要可向档案管理员申请查阅。
五、制度执行本制度由本单位档案管理机构负责具体的执行和监督。
六、制度的修订本制度的修订必须经过档案管理机构的审核和办公室主任审批才能生效。
工程项目档案管理制度范文（四篇）
工程项目档案管理制度范文第一章总则第一条为规范公司工程项目档案管理工作，保证工程项目档案的安全、完整和便捷检索，提高档案利用效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有工程项目档案的管理。
第三条工程项目档案管理应坚持科学、规范、便捷、高效的原则。
第四条工程项目档案管理应注重敏感信息的保密和重要信息的备份。
第二章档案管理的责任与权限第五条公司应当设立档案管理部门，专门负责工程项目档案的管理。
第六条档案管理部门负责工程项目档案的组织、归档、检索、借阅、销毁等工作。
第七条档案管理部门应当制定档案管理的具体规章制度，并向公司全体员工进行宣传和培训。
第八条每个工程项目组应当配备专职档案管理员，负责本项目档案的管理与工作。
第三章档案的组织与归档第九条每个工程项目应当建立项目档案，并按照工程项目的不同阶段进行归档。
第十条档案管理员应当按照规定的文件分类体系，进行档案的组织和整理。
第十一条档案管理员应当按照规定的归档要求，将档案及时归入档案库，并填写档案目录。
第四章档案的存储与保管第十二条档案库应当具备防水、防潮、防火、防盗、防霉等功能，确保档案的安全。
第十三条档案库应当定期进行环境检测和消防设备维护，确保档案的安全性。
第十四条档案的存储应当按照档案编号和年限进行分类，并采用二级密封措施进行封存。
第十五条档案管理员应当按照定期检查的要求，检查档案的完整性和安全性，发现问题及时处理。
第五章档案的借阅与归还第十六条借阅档案应当登记借阅目的、借阅日期、借阅人等信息，并经过档案管理员审批。
第十七条档案的借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况，可适当延长，但须及时归还。
第十八条借阅人应当保证档案的安全，不得私自复制、外借或泄露档案信息。
第十九条归还档案应当按照规定时间归还，如有特殊情况，必须提前向档案管理员申请延期归还。
第六章档案的销毁与注销第二十条无用的档案应当及时销毁，销毁前必须经过档案管理员审批，并按照规定的程序进行。
工程档案查阅借阅管理制度
工程档案查阅借阅管理制度一、总则为规范工程档案的查阅借阅管理，提高档案利用效率，有效保护工程档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、档案管理单位1. 工程档案管理单位指负责管理维护工程档案的部门或机构，负责对工程档案的查阅、借阅进行管理。
2. 工程档案管理单位应建立档案管理制度，明确档案管理责任和权限，健全档案管理流程，保证档案的完整性和安全性。
3. 工程档案管理单位应定期进行档案审核和整理工作，确保档案齐全、准确、有序。
4. 工程档案管理单位应配备专业人员，负责工程档案的管理工作，保证档案的有效利用。
三、档案查阅管理1. 档案查阅是指工程档案管理单位为满足法定需要或研究工作需要，允许相关人员查阅档案的活动。
2. 查阅档案需提前预约，提交查阅申请，接受档案管理单位审核，确定查阅时间和地点。
3. 查阅档案时，应遵守档案管理单位的规定，不得私自翻阅档案，不得随意更改档案内容。
4. 查阅完毕后，应将档案归还档案管理单位，并签署查阅确认单。
5. 查阅档案过程中，不得随意拍照、复制档案内容，如有需求，需向档案管理单位申请。
四、档案借阅管理1. 档案借阅是指工程档案管理单位为开展具体工作需要，将档案移交给相关人员使用的活动。
2. 借阅档案需提前提交借阅申请，经过档案管理单位审核，确定借阅时间和条件。
3. 借阅档案时，应签署借阅协议，保证档案安全，不得私自转借、复制档案内容。
4. 借阅档案归还后，应经过档案管理单位验证，确认档案完好无损，并进行归档处理。
5. 借阅档案过程中，如有档案遗失或损坏，需按照规定赔偿，如有故意破坏行为，应承担相应责任。
五、档案管理安全1. 工程档案管理单位应建立档案管理安全制度，采取物理安全、网络安全等措施，保护档案安全。
2. 档案管理单位应定期检查档案存储环境、设备等情况，确保档案的安全存放。
3. 档案管理单位应建立档案备份制度，定期对档案内容进行备份，防止档案丢失。
4. 档案管理单位应建立应急预案，对档案火灾、水灾等意外情况进行应急处理，避免档案损失。
【建设工程档案管理办法】工程档案管理办法多篇
【建设工程档案管理办法】工程档案管理办法多篇工程档案管理办法3篇工程档案管理办法1第一条为加强__公司(以下简称“公司”)项目档案的归档整理工作，确保工程档案的齐全、完整、准确与安全，充分发挥公司项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条工程档案是指公司开发房地产项目建设活动中直接形成的，具有归档保存价值文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也可称为基建档案。
第三条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程档案的形成和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
第四条勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷、整理后向建设单位移交。
第五条建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交;各分包单位将本单位形成的工程档案立卷、整理后及时移交总承包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、立卷、整理其承包项目所形成的工程档案，并及时向建设单位移交。
第六条工程档案管理工作实行由行政办公室档案室集中统一、分级管理的管理制度。
工程档案管理工作由档案室负责管理、组织、协调、知道和监督，各业务部门负责分级落实工程档案的收集、立卷、整理归档工作。
第七条工程档案管理工作应建立档案管理网络。
各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名或多名兼职档案人员，形成工程档案管理网络。
第二章基本术语和定义第八条建设工程项目(construction project)工程档案管理办法经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
第九条单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
工程档案管理制度_工程档案管理制度规定(2)
工程档案管理制度_工程档案管理制度规定(2) 工程档案管理制度第一章总则第一条为了加强工程档案管理，规范工程档案管理行为，确保工程档案的完整性和真实性，提高工作效率，保证建设工程的质量和安全，制定本制度。
第二条本制度适用于全体建设单位的工程档案管理工作。
第三条工程档案是建设工程从立项到验收、使用、维护、修缮或改建等整个工程建设周期中留存下来的各种记录材料，包括全流程、全方位、全过程的实物资料、图纸、文字资料、数字化标准等。
第四条工程档案管理应在建设工程建设设计、施工和使用过程中全程跟踪和记录，并应及时汇总、整理和归档。
第五条工程档案应当遵循保密原则，确保机密或涉密商业秘密文件不被泄漏或丢失。
第六条工程档案管理应当根据国家有关法律、法规、标准和规范进行管理。
第二章工程档案的范围第七条工程档案应当包括：（一）工程建设项目的规划、可行性研究报告、设计文件、施工组织设计、招标文件、施工图、验收报告、技术规格、工程量清单、竣工图、验收报告、结算单等。
（二）工程建设项目施工过程中的施工日志、质量检验记录、安全检查记录、监理日志等。
（三）工程建设项目竣工验收、使用、维护和改建等过程中的相关材料、数据和记录。
（四）其他按照国家有关法律、法规和规范要求应当纳入工程档案的相关文件、资料等。
第八条工程档案应当按照各个阶段的工作程序、业务系统进行管理，应当区分工程建设的类型和规模，按照相关档案管理标准进行文件编号、装订、封存、保管和利用。
第三章工程档案的管理第九条工程档案管理应当具有严格性、系统性、科学性、规范性和持续性。
第十条工程档案管理应当遵循以下原则：（一）保证档案的真实性、完整性、及时性和准确性；（二）遵循保密原则，确保机密或涉密商业秘密文件不会泄露或丢失；（三）按照国家有关规定对工程档案进行分类、编号、归档和保管，并定期开展方法或工具升级；（四）加强文件装订和封存管理，保证档案不会遭到损坏或丢失；（五）在保管档案时，应当采取完善的保管措施，确保档案能够长时间保存，并开展灾害应急处置工作；（六）加强档案利用和服务，实现信息共享和交流，在此基础上为其他工作的开展提供支持。
工程档案工作制度
工程档案工作制度一、总则为了加强工程档案的管理工作，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合我国工程档案管理的实际情况，制定本制度。
二、工程档案管理职责1. 建设单位应建立健全工程档案管理制度，明确工程档案管理职责，配备相应的档案管理人员。
2. 建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关单位应按照合同约定和国家有关规定，分别负责工程档案的收集、整理、归档和移交工作。
3. 工程档案管理人员应具备一定的档案管理知识和业务能力，定期接受培训和考核。
三、工程档案收集与整理1. 工程档案收集范围应包括：工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、验收文件、质量保修文件等。
2. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行分类、整理，确保档案的系统性、完整性和准确性。
3. 工程档案管理人员应定期对工程档案进行审查、核对，确保档案的及时更新和修正。
四、工程档案归档与移交1. 工程档案归档应遵循及时、完整、准确、安全的原则，按照国家和行业的有关规定进行。
2. 工程档案移交应遵循双方协商、资料完整、签字盖章、资料归档的原则，明确移交时间、地点、双方责任人和交接方式。
3. 工程档案管理人员应认真做好档案移交工作，确保档案的完整、准确和安全。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行保管，确保档案的安全、保密和防火防盗。
2. 工程档案管理人员应建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、查阅程序、查阅期限等，做好档案的借阅、复制和统计工作。
3. 工程档案应充分利用现代化技术手段，实现档案的电子化、数字化和网络化，提高档案的利用效率。
六、工程档案管理检查与监督1. 建设单位应定期对工程档案管理工作进行自查、互查和集中检查，确保工程档案的完整、准确和安全。
2. 建设行政主管部门应加强对工程档案管理的监督和检查，对违反本制度的单位和个人，依法予以查处。
工程档案管理制度
工程档案管理制度导读：规章制度工程档案管理制度【篇一：工程档案管理制度】目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的采集、归档、保管、借阅和销毁。
职责项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的采集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。
项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。
内容4、1 项目资料的控制4、1、1 采集、进库和保管4、1、1、1 做好收文发文登记4、1、1、2 工程项目过程中，总裁办统一采集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
4、1、1、3 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。
2 归档工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
4、1、2、1 公司所开辟的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
4、1、2、2 文件类别： 1 土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等， 2 政府批文类，如计划批文，3 “五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证， 4 合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等， 5 项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等， 6 施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件， 7 竣工验收类，包括专项验收 8 证， 8 图纸类，包括项目的各专业图纸及 CAD 电子文件、设计变更、签证、洽商等。
4、1、2、3 编号项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
《工程档案整理工作制度》
《工程档案整理工作制度》第一章总则第一条为规范工程项目档案整理工作，提高工程项目管理水平，依据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于所有涉及工程项目的档案整理工作。
第三条工程项目档案整理工作应当遵循依法、合规、规范、科学的原则，确保档案信息的真实、完整、准确、可靠。
第四条工程项目档案整理工作应当由专业人员负责，建立档案管理制度和档案管理平台，保障档案整理工作顺利进行。
第五条工程项目档案整理工作应当遵循保密原则，确保档案信息的安全性和保密性。
第六条工程项目档案整理工作应当遵循依法保护档案权益，确保档案信息的正当使用和合法权益。
第七条工程项目档案整理工作应当及时、准确地处理各类档案信息，提高工作效率和工作质量。
第八条工程项目档案整理工作应当加强档案信息化管理，提高档案信息管理水平。
第二章工程项目档案整理工作流程第九条工程项目档案整理工作应当按照以下流程进行：（一）立项前阶段：确定工程项目档案整理工作计划、编制档案目录、组织档案鉴定。
（二）施工阶段：按照计划整理收集施工相关档案，对施工过程进行档案记录。
（三）竣工验收阶段：核查收集整理工程项目档案，编制归档清单进行归档。
（四）运维管理阶段：对归档的工程项目档案进行定期检查管理，确保档案信息的完整性和可用性。
第十条工程项目档案整理工作应当由专业档案管理人员负责，建立档案管理团队，明确各项职责和工作流程。
第十一条工程项目档案整理工作应当依托专业的档案整理工具和技术手段，提高工作效率和工作质量。
第十二条工程项目档案整理工作应当建立档案信息管理平台，实现档案信息的数字化管理和共享化利用。
第十三条工程项目档案整理工作应当建立档案信息安全管理制度，保障档案信息的安全性和保密性。
第三章工程项目档案整理工作规范第十四条工程项目档案整理工作应当遵循以下规范：（一）严格按照档案整理要求进行整理工作，确保档案信息的真实性和准确性。
（二）严格遵守档案管理制度，确保档案信息的完整性和可读性。
工程档案管理制度期限
一、目的为了规范工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统，提高工程档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的各项工程建设、施工、监理、设计等环节中形成的工程档案。
三、管理期限1. 工程档案管理期限分为长期和短期两种。
（1）长期档案：自工程竣工验收合格之日起，长期档案的保管期限为50年。
（2）短期档案：自工程竣工验收合格之日起，短期档案的保管期限为30年。
2. 特殊情况下的工程档案管理期限：（1）涉及国家安全、重要经济利益、重要社会公益等重大项目的工程档案，其管理期限可根据国家有关法律法规和项目特点另行规定。
（2）因工程特殊情况，如施工期限较长、工程规模较大等，经上级主管部门批准，可适当延长工程档案的保管期限。
四、档案归档1. 工程档案归档工作应在工程竣工验收合格后三个月内完成。
2. 工程档案归档应包括以下内容：（1）工程立项、设计、施工、监理等文件资料；（2）施工图纸、设计变更、施工记录、验收报告等；（3）工程质量检测报告、验收记录等；（4）工程变更、索赔、争议等处理文件；（5）其他与工程有关的文件资料。
3. 工程档案归档时应遵循以下原则：（1）真实性：档案资料必须真实反映工程建设的全过程；（2）完整性：档案资料应包括工程建设的各个阶段，确保档案的完整性；（3）准确性：档案资料应准确记录工程建设的实际情况；（4）一致性：档案资料应与工程建设的实际情况相一致。
五、档案保管1. 工程档案应按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定进行保管。
2. 工程档案保管应遵循以下要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠等；（2）档案装具应符合国家标准，确保档案的安全、完整；（3）档案资料应分类、编号、装订整齐，便于查阅；（4）档案管理人员应定期对档案进行清理、整理、维护，确保档案的完好。
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九、工程档案管理制度
一、档案资料的归档分类及范围
1.档案资料的归档分类
工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。
档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。
2.档案资料的归档范围
（1）省、市政府的来往公文；
（2）建管处的来往公文；
（3）建管公司的来往公文；
（4）有关技术问题的审查、咨询意见；
（5）会议文件、记录等；
（6）工程建设期间形成的工程技术材料：
①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；
⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；
（7）工程价款结算等资料。
二、工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
1.工程文件接收
（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。
（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。
（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）
（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。
（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐
2. 工程文件资料发放
（1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一办理。
（2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。
（3）分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
（4）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单或部门，并及时通知档案资料组；档案资料组按指定名单发放工程文件资料。
3.设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定
（1）设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料组按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
（2）设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料组归档保存，工程结束后由档案资料组向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
三、工程项目各参与方档案部门职责
参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件
材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。
项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。
并负责组织、协调分包单位的归档工作。
按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。
由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。
1.建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。
2.设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。
3.施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。
4.监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。
负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。
建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。
同时向建设单位提交有关专项报告。
验证材料及其他监理文件。
四、声像档案管理办法
1.建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
2.建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
3.照片档案应符合以下要求：
（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；
（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。
4.录像档案应符合以下要求：
（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；
（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。
文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工
单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。
五、档案、资料、图书借阅制度
本部门全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。
本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为公租房建设发展服务的宗旨，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：1.借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可，并填写文件利用登记表（附表一）。
归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
2.借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写文件利用登记表，经工程部部门经理签字同意即可。
3.绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在文件利用登记表上注明范围、内容、用途，必须经部门经理同意。
档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
4.外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
5.借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。
借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。
未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开出去。
如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
6.借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。
对特殊情况需较长时间利用的要经部门经理批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。
对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。
并严格按经济责任制考核办法执行。
7.凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。
同时档案组如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。
附表一
文件利用登记表
六、档案资料管理归档制度
1.控制印章，严格制度管理
为有效控制项目部印章的使用，印章用途由项目经理审批并办理登记手续。
2.文件编号总文档目录
文件编号规则：公司有规定的采用公司要求，无规定的按如下例子编号。
市公租房公司—〔项目名称2〕—SJ—001
1、2代表标段
2、SJ代表文件分类缩写
3、001代表文件顺序号
3.文件有效版本标识
如收到文件已有版本标识，则照实登记。
无版本标识的，按以下编号规则标识，修定状态从0～9依次递增，版本由A～Z依次递增。
4.文件的归档及利用
工程文件在标识清楚完备后，由文档专员按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。
工程部所存放资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。
工程部在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类，如“空港项目一期”,再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。
资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件利用登记表》，调用重要文件要复印存底，经批准后登记借阅。
详细请按四、档案、资料、图书借阅制度办理。
5.文件的移交
工程竣工时，所有文件要移交相关部门永久保存。
项目管理部负责整理，并向政府城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
项目管理部负责竣工后向物业管理移交一套工程竣工资料，移交物业管理处的资料报公司批准。
其余工程文件资料整理完备后统一移交公司办公室保存。
所有移交均要填写《文件交接登记表》，由双方签字确认。
七、档案安全制度
1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负
责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消
除安全隐患。
3.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、
防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措
施。