中铁十七局集团有限公司铺架分公司(定稿)

1 / 11 / 1 中铁十七局集团有限公司 铺架分公司合同管理暂行办法

第一章 总则 第一条 为规范公司合同管理工作，促进公司对外经济活动的顺利开展，提高经济效益，防止企业经济损失，根据国家有关法规和上级有关规定，结合公司实际，制定本办法。 第二条 公司所属各单位签订的各类合同一律适用本办法。 第三条 各单位订立、履行合同，必须遵守国家法律法规和集团公司有关规定，严格执行劳务队伍“先签合同后上场”、大宗设备物资招标采购管理制度。任何单位和个人不得利用合同进行非法活动，牟取私利和不正当收入，扰乱市场经济秩序，损害公司利益。 第二章 合同管理体制 第四条 公司成立由总法律顾问任组长，合同管理中心牵头，计划成本部、财务会计部、设备物资部、人力资源部、工程管理部负责人组成的合同评审管理领导小组。各单位应成立相应的合同评审管理小组。公司合同评审管理领导小组及各单位合同评审管理小组为合同评审部门。 第五条 公司对合同实行二级管理。公司合同管理中心为一级合同管理部门，所属各单位计划成本部为二级合同管理部门。订立、履行合同的职能部门为合同承办部门。 第六条 根据重要性和复杂程度，合同分为一般合同和重大合同。公司实行一般合同由各单位合同评审管理小组审 1 / 11 / 1

查，重大合同上报公司合同评审管理领导小组审查的管理体制。 第七条 重大合同包括：由公司本级有关部门承办的合同；涉外合同；标的额大（1000万元以上）、法律关系复杂的合同；与业主及局指签订的施工合同、主材供应及大型设备机械合同；公司认为有必要审查的其他合同。 第三章 合同管理职责 第八条 合同评审部门职责 1、合同评审管理领导小组职责： （1）负责对合同示范文本、示范条款运行、合同签订及审查制度的实施情况进行监督； （2）负责对一级合同管理部门上报的重大合同进行评审； （3）督促检查一级合同管理部门和所属各单位合同评审管理小组的合同管理工作。 2、合同评审管理小组职责： （1）负责监督本单位合同的签订及履行情况； （2）负责对本单位二级合同管理部门上报的合同的进行评审； （3）督促检查二级合同管理部门的合同管理工作； （4）按照公司合同评审管理领导小组的要求，完成合同管理等相关工作。 第九条 合同管理部门职责 1、一级合同管理部门职责： 1 / 11 / 1

（1）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律法规，制定和组织实施本公司合同管理的规章制度，依法对合同的签订、履行、变更、解除及管理工作进行指导、协调、评审和监督检查； （2）负责建立健全合同管理责任制； （3）参与重大合同的谈判、招标、起草、签约和合同纠纷的处理； （4）负责监督检查合同的履约情况，积极组织开展“守合同、重信用”活动； （5）推行集团公司、公司的合同统一或规范文本； （6）管理各类合同文本及资料，统计各类合同报表，总结交流合同管理的经验； （7）负责追踪各单位合同履约完成情况，汇总公司合同执行总体情况，并就存在的问题提出相应建议； （8）组织实施内部日常检查，检查内容如下： ①检查各单位学习、贯彻执行《合同法》以及合同管理制度的建立、机构的设置、人员配备和管理效果情况； ②检查合同的订立是否按审批程序办理，是否使用公司“合同范本”； ③检查合同的履行是否与结算相符； ④对合同履行中出现的问题，及时纠正、整改； ⑤定期对各单位合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对部门的工作成绩考核范围。 1 / 11 / 1

2、二级合同管理部门职责： （1）各单位二级合同管理部门，必须认真贯彻执行集团公司、公司的合同管理办法，熟悉合同条款； （2）负责管理本单位内部承包合同、外部劳务合同，参与、协助其他部门的合同签订工作，检查合同执行情况； （3）推行集团公司、公司合同的统一或规范文本； （4）负责按照合同管理领导小组及一级合同管理部门的规定和要求，完成合同管理等相关工作； （5）按要求配备专（兼）职人员负责合同的日常管理及合同纠纷处理工作； （6）负责监督、控制合同副本或复印件的传送范围，保守公司机密； （7）把合同编号、合同名称、签约日期、合同单价、标的金额、对方当事人及对方单位名称、履约期限、合同主要内容及履行情况，及时准确的登记到《合同签订及履行情况统计表》（格式见附件3）。 （8）每月25日前收集财务会计部、设备物资部、工程管理部的《合同签订及履行情况统计表》汇总后上报公司合同管理中心。 第十条 合同承办部门的职责 1、负责本部门承办合同的谈判、起草、初审、签约、履行； 2、负责调查合同对方当事人的资信状况和履约能力； 3、牵头组织本单位合同评审管理小组对当合同对方当 1 / 11 / 1

事人的报价、施工能力、施工水平、人员机械配备等情况开会研究，并做好队伍或厂家选用的会议纪要； 4、建立健全合同档案和合同台账，负责本部门所签合同的履行、变更、解除、验收、结算业务等的全程跟踪，发现问题及时解决。并及时填写更新《合同管理台账》（格式见附件2）的履行情况。每月定时向二级合同管理部门上报《合同签订及履行情况统计表》反映合同履约情况； 5、配合合同管理部门参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动； 6、将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同审查审批表等）按合同编号整理，交公司合同管理中心存档，不得随意处置、销毁、遗失。 第十一条 合同承办部门分工 1、工程的基本建设及维修改造等与工程有关的合同由各级计划成本部门负责办理； 2、工程试验与测试仪器及相关设备的购销合同由各级工程管理部门负责办理； 3、各类用工合同、劳动争议纠纷处理协议由各级人力资源部负责办理； 4、施工生产原材料、构件、器材、周转材料、施工机械、运输设备及零部件等物资购买合同及设备购置、财产租赁、保险等合同由各级设备物资部负责办理； 5、资金借贷、财产保险等合同由财务会计部负责办理； 1 / 11 / 1

6、其他合同按经营管理职责分工，由归口业务部门负责办理。 第四章 合同的订立及审批 第十二条 各单位订立合同要严格执行先申请、后谈判，先审查、后签订的程序。必须认真查实对方单位、当事人是否具有缔约资格；营业执照、资质证书及年检情况；对方名称与证照上核定的名称是否相符；是否具有履行合同的能力及法定代表人或法人授权人身份证复印件、证明文件等。 第十三条 签订各类合同时，合同格式必须采用集团公司（公司）统一的合同范本。 第十四条 各单位合同承办部门在对合同进行编号时应采用 “中铁十七集团-铺架分公司-项目名称-合同类型-序号”的排列，例如：“zt17-pjgs-XXxm-lj（临时建筑）001”形式编制及存档。 第十五条 一般合同签订前,按如下程序逐级审批： 1、由合同承办人填写《合同审查审批表》（格式见附件1），连同合同草案、附件材料，交承办部门负责人初审，签署审查意见； 2、合同评审管理小组各部门签署审查意见，各部门全部签署意见后，合同承办人应当根据审查意见对合同进行修改，与合同当事人进行谈判，根据谈判结果确定最终合同草案； 3、合同承办人和合同承办部门负责人在《合同审查审批表》修改记录栏签字后，将合同草案和《合同审查审批表》 1 / 11 / 1

一并报项目经理审批，根据审批意见，签署合同、加盖印章。 第十六条 重大合同签订前,按如下程序逐级审批： 1、由合同承办人填写《合同审查审批表》，连同合同草案、附件材料，交承办部门负责人初审，签署审查意见； 2、合同评审管理小组各部门签署审查意见，各部门全部签署意见后，合同承办人应当根据审查意见对合同进行修改，与合同当事人进行谈判，根据谈判结果确定最终合同草案； 3、合同承办人和合同承办部门负责人在《合同审查审批表》修改记录栏签字，然后将合同草案和《合同审查审批表》一并报公司一级合同管理部门审核，并经公司合同管理领导小组审查后，呈报公司主管领导审批后签订。 第十七条 《合同审查审批表》作为合同审核过程中的记录和凭证与合同正本一并保留存档。 第十八条 对外订立的合同，必须注明准确的合同签订日期、签订地点；是否与签约人签订了合同履约保证金及保证金金额；签约人的身份证复印件、联系电话及单位名称与单位公章（特别注意单位名称是否与单位公章名称一致）。严禁在空白文本上盖章，应先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须公司主管领导或项目经理特批。 第十九条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第二十条 合同签订盖章生效后，我方应持至少两份合同文本原件。合同文本原件由合同承办部门及各单位财务会 1 / 11 / 1

计部各存一份，合同复印件由二级合同管理部门及对口业务部门各存一份。重大合同原件由各单位二级合同管理部门每月汇总后上报公司合同管理中心存档。 第五章 合同的履行 第二十一条 合同依法订立后，即具有法律效力，双方必须全面履行，不得擅自单方面变更、解除或终止。 第二十二条 合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生。 第二十三条 各单位在合同履行中遇有不可抗力或特殊原因影响合同履行的，应当以书面形式及时通知对方，并注意保存有关证据；有确切证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同，或者存在其他情形，损害本单位合法权益的，合同承办部门应自觉督促对方继续履行，并将情况及时以书面形式报告各单位合同评审管理小组及项目经理。遇到无法解决的履约困难或违约等情况的，由二级合同管理部门以书面形式、附带详细合同及其他资料，向一级合同管理部门汇报，分析审核后上报公司合同管理领导小组。 第二十四条 合同履行过程中相关业务人员应妥善保管合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立复印件流向登记制度，以保证合同的完整性。 第六章 合同的变更和解除 第二十五条 变更合同，双方当事人必须协商一致。变