第八讲 函

制作题 请根据下面的材料，以公司名义，写一份去函。
××公司去年曾想办班重点培训一批企业秘书 人员，最后因力量不足未能办成。今年高兴地听到 ××大学将于近期举办一期秘书培训班，系统地培 训秘书人员的消息，××公司打算派十名秘书人员 去××学校随班学习，让该校代培。如果该校同 意，××公司将表示感谢不尽。代培所需费用由 ××公司如数拨付。
4. 正文
开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的 目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明 如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入 下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发 文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函 的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无 论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门 请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对 方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答 复事项的针对性和明确性。
二、适用范围 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当 广泛。 在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可 以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者 下级机关行文。 在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互 商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门 请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于 上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上 级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报 表、材料、统计数字等。 此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小 的补充或更正。不过这种情况并不多见。

五、公函的格式
1. 标题 发文机关+事由+文种，如《国务院办公厅关于羊毛产销 和质量等问题的函》 事由+文种 ，如《关于请求批准××市节约能源中心编 制的函》 2.发文字号：机关代字+年号+顺序号 大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如国办 函〔2000〕××号 3.主送机关：一般情况下只有一个 。但有时内容涉及部门 多，也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅 关于羊毛产销和质量等问题的函》(国办函〔1993〕2号) 的主送机关，有七个之多：“国家计委、经贸办、农业 部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。
六、撰写要求
要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平
行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平 和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎 恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针 对性，答复的明确性。 函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、 及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以 保证公务等活动的正常进行。
3．语言不得体、不准确
没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎 口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵 校的答复”等。 有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校 府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之 危的美德”。 用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的 用语，“救人之危”的说法也有些过份。最不应 该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们 以校方的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这 函不是以校方名义发出的吗？
三、特点
1.平等性和沟通性。函主要用于不相隶属机关之间 互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平 等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文 所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批 准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请 示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也 跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通 的特点。 2. 单一性和实用性。函的主体内容应该具备单一 性的特点，一份函只宜写一件事项。函不需要在 原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。
3. 灵活性和广泛性。 表现在两个方面： 一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了 平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有 其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。 二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须 按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函， 比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要 求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编 发文字号，甚至可以不拟标题。函对发文机关的 资格要求也很宽松，高层机关、基层单位；党政 机关、社会团体、企事业单位，均可发函。
1．格式不正规
首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文标 题的常规格式，只用“公函”二字作标题，显然不合要 求。 其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语， 消解了公文的特色，有些不伦不类。

2．请求近乎无理

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此 事无关的第三方帮助解决困难，要求近乎无理。合作总 是要在互利互惠的前提下才能得以实现，请求帮助也要 在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批 改作业作为交换条件(他们的教师其实并没有为对方做 辅导和批改作业的资格)，其他真正能作为对等交换的 条件完全没有，其结果可想而知 。
样板
判断题 1.省水电厅拟撰文请省人事厅同意该厅录用×××等5人为工作人员， 应该用函这一文种。 2.请求批准函用批复作答。 3.向不相隶属机关询问问题，可以用函。 4.××区人民政府关于同意××乡政府开展整顿经济秩序的复函。 选择题 1.下列事项中，可以用函处理的有 A.某县人事局拟撰文请求县财政局拨给补干考试办公费； B.某县教委向所属学校公布初中毕业统考时间及要求； C.某县纪委拟向地委汇报重大案件查处情况； D.A县工商局委托B县工商局协助调查A县个体商户张某在B县营业 状况； E.某乡政府办公室拟书面询问县政府办公室举办秘书培训班的时间、 地点及有关事项。
第八讲
一、定义
函
《条例》：用于机关之间商洽工作、询问和答
复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批 准等。 《办法》：适用于不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和 答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项 和答复审批事项时所使用的公文。
病文分析
公函
××大学校长办公室： 首先，我们以××省财经学校的名义 ，向贵校致以亲切的问候。我们以 崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。 事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院 进修学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未 能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位 进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并 进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫， 任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。 为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实 人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵 校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有 其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事 能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅 导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深 深的恩谢 。 以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到 贵校的答复。 此致 敬礼 ××省财经学校(公章) 一九××年×月×日

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或
请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函， 或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的 事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询 （商）”、“请即复函”、“特此函告”、 “特此函复”等。 5. 落款：署名+成文时间
四、分类
函可以从不同角度分类： 1. 按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关 单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工 作的处理。 2. 按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即 主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对 方所发出的函。但有时可以灵活处理，譬如上级发函 向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错， 但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如， 对下级机关的请示，上级机关的办公部门在接到授权 的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用 函的形式。 3. 从内容和用途上，一般可以分为商洽函、申请（请求 批准）函、询问函和答复函、告知函。此外，还有催 办函、邀请函、转办函、报送材料函等等。