文件与记录管理制度
文件记录管理制度规范
文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。
本规范适用于本单位所有文件的管理工作。
二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。
2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。
3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。
三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。
2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。
3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。
四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。
2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。
五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。
2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。
六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。
2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。
七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。
2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。
八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。
文件资料记录管理制度
文件资料记录管理制度1. 引言为保证各单位文件资料记录的规范化、全面化、系统化，加强各单位文件资料的管理，提高文件信息的共享率和利用率，特订立本文件资料记录管理制度。
2. 适用范围本制度适用范围为全公司。
3. 文件资料分类为了便利管理，文件资料依据其性质、用途、存放位置任意一种或几种因素进行分类，并在文件封面上注明文件编号。
3.1. 内部文件内部文件是指在本公司内部流转的各类文件，按经济活动管理部门的职能分类，包括：•行政类文件•财务类文件•办公室类文件•人力资源类文件•安全生产类文件•工程建设类文件•其他3.2. 外部文件外部文件是指与公司外界单位有关联的文件，按涉及公司业务管理部门的职能分类，包括：•发票•款项凭证•合同协议•应收应付账款•业务介绍信•公司法律文件3.3. 客户文件客户文件是指与公司客户有关的文件，按处理对象归类，包括：•客户档案•外派人员档案•合同协议4. 文件资料存放位置4.1. 纸质文件纸质文件应妥当保存，分类存放，并按以下类别定期送交档案室存档：•紧要文件原件•文件电子存档不便或审批程序未结束的复印件4.2. 电子文件以网络共享文件夹的方式，实现文件数字化管理。
为防止文件丢失，公司应当按以下要求：•文件适时存储至共享目录，不得在个人电脑上单独存放•共享文件夹设置相应的目录权限，实现不同部门的文件互联共享•定期归档，按文件存档期限进行清理5. 电子文件命名规定文件管理系统电子文件命名规定如下：文件编号-文件类别-篇名-制作者-日期.{扩展名}•文件编号：由档案管理部门在拟定文件目录时指定，唯一标识•文件类别：依据文件分类订立，按大类划分•篇名：简短概括文件内容•制作者：文件编制者姓名或部门名称•日期：文件的编制日期或文件录入日期•扩展名：文件格式，如.docx、.pdf、.jpg等。
6. 文件借阅及档案鉴定6.1. 文件借阅员工需要查阅文件时，需向文件管理员提出申请，由管理员在系统中进行借阅登记，并将借阅信息通过传真、电话或电子邮件通知申请人。
文件记录管理制度
文件记录管理制度一、背景和目的文件记录是组织内部重要的信息资产，对于保障工作的规范性、可追溯性和决策的科学性具有重要作用。
为了有效管理文件记录，保证文件的安全性和完整性，制定本文件记录管理制度。
二、适用范围本制度适用于组织内所有文件记录的管理，包括电子文件、纸质文件等。
三、文件记录的定义文件记录是指组织内涉及重要信息的各类资料，包括但不限于会议纪要、报告文件、合同协议、政策文件等。
四、文件记录的管理流程1. 文件记录的产生：文件记录产生时，应明确责任人和文件记录的类别，并进行编号。
2. 文件记录的分类和标识：文件记录按照一定分类标准进行分类，并进行标识，以方便管理和检索。
3. 文件记录的存储和保管：电子文件应存储在专门的数据库或服务器中，并进行定期备份和加密保护；纸质文件应存放在专门的文件柜或保险箱中。
4. 文件记录的使用和借阅：对于需要使用和借阅的文件记录，应进行登记，并按照一定的流程进行审批和控制，确保文件记录的安全性。
5. 文件记录的归档和销毁：对于已经不再需要的文件记录，应按照规定的期限进行归档和销毁，以节约存储空间和保护信息安全。
五、文件记录的安全保密1. 文件记录的安全保密等级应根据文件内容的敏感程度进行确定，并进行相应的控制措施。
2. 对于涉及机密信息的文件记录，应加强权限管理和访问控制，限制只有特定人员可以访问和处理。
3. 对于电子文件，应定期进行安全审计和漏洞扫描，确保系统的安全性和稳定性。
六、文件记录的审计和监督1. 对文件记录的管理流程和操作进行定期审计，发现问题及时纠正，并进行记录和整改。
2. 相关部门和人员应对文件记录的管理进行监督，发现问题立即报告，并进行相应的处理措施。
七、附则1. 本制度的解释权归组织所有，并可以根据实际情况进行修订和补充。
2. 本制度自发布之日起生效。
以上是《文件记录管理制度》的内容，旨在规范组织内文件记录的管理和保密工作，以确保工作的高效性和信息的安全性。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度[TOC]1. 引言文件记录和档案管理是组织内部信息管理的核心环节之一。
合理的文件记录和档案管理制度可以帮助组织高效地收集、保存、检索和利用各类文件和档案，提高工作效率和决策质量。
本文档旨在规范和指导文件记录和档案管理的相关工作。
2. 定义•文件记录：指各类组织和个人产生的、经过组织整理和归档的信息载体，包括电子文件和纸质文件。
•档案：指组织内部按照规定程序产生并被归档的文件记录，具有一定时效性和保存期限。
3. 文件记录管理3.1 文件记录的分类根据内容和形式的不同，文件记录可以分为以下几类：1.业务文件：包括与组织业务活动直接相关的各类文件记录，如合同、报告、会议纪要等。
2.行政文件：包括组织内部日常管理活动产生的文件记录，如通知、备忘录、请假申请等。
3.人事文件：包括与组织人事管理相关的文件记录，如员工档案、考勤记录、薪资单等。
4.财务文件：包括与组织财务管理相关的文件记录，如财务报表、发票、付款凭证等。
3.2 文件记录的创建和命名规范为了统一文件记录的管理和检索，应制定文件记录的创建和命名规范，具体要求包括：•文件记录的创建应按照统一的格式和模板进行，包括标题、日期、编码等关键信息。
•文件记录的命名应明确、简洁、易于理解和辨识，避免使用过长或含糊不清的名称。
3.3 文件记录的存储和保管为了方便文件记录的存储和保管，应采取以下措施：•电子文件应存储在专门的文件服务器或云存储平台中，确保数据安全和可靠性。
•纸质文件应存放在专门的文件柜或档案库中，定期进行整理和归档，确保文件的完整性和可检索性。
•对于重要的文件记录，可考虑进行备份和加密处理。
3.4 文件记录的检索和利用为了提高文件记录的检索和利用效率，应建立健全的文件记录检索和利用制度，具体要求包括：•文件记录应按照一定的分类和索引方式进行归档，以便后续的快速检索和使用。
•组织内部应建立统一的文件记录检索平台或系统，方便用户进行查询和查阅。
文件和记录管理规章制度
文件和记录管理规章制度一、引言在任何组织或机构中，文件和记录管理是至关重要的。
它们对于组织的运营和决策具有重要的支持和保障作用。
为了确保文件和记录能够被准确、高效地管理和保存，制定并执行一套规章制度是必不可少的。
本文将提出一套文件和记录管理规章制度，旨在帮助组织更好地实施文件和记录管理。
二、文件管理规章制度1. 文件命名规范为了方便文件的识别和检索，应制定文件命名规范。
具体规定可包括文件名的格式、关键词的使用、日期格式等要求。
所有工作人员都应遵守该规范，确保文件命名的一致性和规范性。
2. 文件分类与归档在组织中，文件可根据不同的类别进行分类。
制定文件分类标准，确保文件能够被合理地归档和管理。
同时，建立一个文件索引系统，用于记录每个文件的相关信息，以便更方便地查找和访问。
3. 文件审批与授权为了确保文件的合法性和有效性，应制定文件审批和授权的流程。
明确文件的审批权限和授权范围，确保文件流转过程中的合规性和安全性。
同时，建立审批和授权记录，对每一份文件的流转进行记录和追溯。
4. 文件保存与销毁对于不再需要的文件，应制定文件销毁的规定。
根据合法要求和保密级别，合理制定文件保留期限，并确保文件的安全销毁。
同时，对于需要保存的文件，应明确保存的形式（纸质或电子），并建立相应的存档措施和周期。
三、记录管理规章制度1. 记录创建与填写记录的创建和填写应遵循一定的标准和规范。
明确记录所需的必要信息，规定填写的格式、要求和要点。
确保记录的准确性和完整性，防止信息的遗漏和错误。
2. 记录存储与访问记录的存储和访问应建立相应的档案管理系统。
明确记录的存档形式，并采取相应的安全措施，确保记录的机密性和可靠性。
同时，制定记录访问权限，对于需要访问的人员进行授权和审批。
3. 记录备份与恢复为了防止记录丢失或损坏，应建立定期备份和恢复的机制。
根据记录的重要性和机密级别，制定备份的频率和方式。
同时，定期进行恢复测试，确保备份的完整性和可用性。
文件和记录管理制度
记录借阅登记表（R02—1）
序
记录名称
号
编 号 借阅 批准 借阅 归还 人 人 日期 日期
过期记录销毁记录（R02—2）
记录名 称 生成部
编号：
记录编 号 生成时
门 保存期 限 处理情况：
间 批准 人
执行 人
月日
见证 人
年
55记录151文件发放回收记录表r011252收文登记表r012353文件更改通知单r013454作废文件处理记录r01455受控文件清单r016文件发放回收记录表r0111文件名称文件编号受控号发放日期收文部门份数签收人旧文件回收人及回收日期备注收文登记表r0122收文日期收文编号来文单位原文字号文件标题份数每份张数收者签名领导批示处理意见领导签名主附文件更改通知单r0133编号
部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经 公司总经理审批后发布实施。 4.1.3 标识
公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格 式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统 一管理。 4.1.4 收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章 制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2 对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
编号：
印发日期：
作废
新文件执
文件
行日期
处理
方式
文件名称 页 章 修改内容（摘要） 更改 部门 分
码节
方式 负责 管
人领
导
作废文件处理记录（R01-4）
文件名 称
发放范 围
作废时 间
处理情况：
文件编 号
处理方 式
记录文件的管理制度
一、文件管理制度的制定目的文件管理是组织运转的重要环节，是保障组织正常运作和信息安全的重要保障。
为了规范全院工作，提高工作效率，加强信息管理，保证信息的安全性、准确性、完整性和可用性，制定文件管理制度。
二、文件管理制度的适用范围适用于全院各部门和全院工作人员。
三、文件管理基本原则1. 真实性原则：文件必须真实可信，严禁伪造、篡改文件。
2. 完整性原则：文件应当完整、不得隐瞒有关情况或删除重要信息。
3. 保密性原则：文件内容涉密的应当按规定进行保密管理。
4. 便捷性原则：文件的存储和检索应当方便快捷，以确保信息流畅。
5. 责任性原则：文件的管理者应当依法履行管理职责。
四、文件的分类1. 按文件的性质和用途分类：例如计划文件、决策文件、执行文件等。
2. 按文件的保管期限分类：例如永久文件、长期保存文件、定期保存文件和即期文件等。
3. 按文件形式分类：例如纸质文件、电子文件、图文文件等。
五、文件的编制、核稿和审批1. 文件的编制应当符合国家法律法规和组织规章制度的规定，内容真实可靠。
2. 文件应当经过相关部门的核稿，确保内容准确无误。
3. 文件的审批应当按照程序进行，确保文件的合法性。
六、文件的保存、借阅和销毁1. 文件的保存应当按照文件的保管期限分类存放，并制定定期整理计划。
2. 文件的借阅应当经过相关部门批准，并登记借阅记录。
3. 文件的销毁应当按照规定程序进行，确保销毁的文件无法复原。
1. 严格遵守国家的保密法律法规，妥善保管机密文件。
2. 文件的传递和传输应当采取安全措施，确保信息不泄露。
3. 文件的备份和恢复应当定期进行，确保信息的安全性。
八、文件管理的监督和检查1. 文件管理工作应当定期召开会议进行总结，及时发现问题并加以解决。
2. 文件管理工作应当接受组织领导和相关部门的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
九、文件管理制度的修订和完善1. 文件管理制度应当根据实际情况不断修订和完善，保持制度的灵活性和适应性。
特种设备文件和记录管理制度
特种设备文件和记录管理制度第一章总则第一条为规范特种设备管理，维护特种设备安全运行，确保人民群众生命财产安全，根据《中华人民共和国特种设备安全法》等法律、法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位（以下简称“本单位”）使用和管理的特种设备的文件和记录管理工作，包括特种设备的建档、文件编制、文件传递和记录管理等方面的规定。
第三条本单位应当建立健全特种设备文件和记录管理制度，明确相关职责和要求。
第四条本单位应当加强特种设备文件和记录管理工作，规范文件和记录的使用、保管、传递和销毁等环节，确保特种设备管理工作的科学性、规范性和可追溯性。
第二章文件管理第五条特种设备文件是指记录特种设备有关信息、数据和资料的文件。
特种设备文件的管理应当按照以下要求进行：（一）建立特种设备档案，包括设备基本信息、安装验收记录、维修保养记录、事故隐患排查记录等内容；（二）建立文件分类和编号制度，明确文件的分类和编号规则，便于文件的管理和查询；（三）制定文件编制和修改程序，明确文件编制和修改的流程和责任；（四）制定文件传递和接收制度，明确文件的传递和接收的要求和流程；（五）制定文件保管制度，明确文件的保管位置、保管期限和保管方式等要求；（六）制定文件销毁制度，明确文件销毁的条件和程序。
第六条特种设备文件的编制应当按照以下要求进行：（一）文件的编制应当准确反映特种设备的相关信息和数据，不得包含虚假内容；（二）文件的编制应当简明扼要、格式规范、内容一致；（三）文件的编制应当遵循保密原则，保护特种设备的相关信息的安全性。
第七条特种设备文件的传递和接收应当按照以下要求进行：（一）文件的传递应当按照规定的程序进行，确保文件的准确传递；（二）文件的接收应当按照规定的程序进行，确保文件的准确接收；（三）文件的传递和接收应当进行记录，形成传递和接收记录。
第八条特种设备文件的保管应当按照以下要求进行：（一）文件的保管应当由特定人员负责，确保文件的安全性和完整性；（二）文件的保管位置应当安全可靠，防止丢失或损坏；（三）文件的保管期限应当根据法律、法规和规章制度的要求确定。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
2
文件与记录管理制度
1、范围
本制度规定了公司文件和记录的管理职责、管理范围及使用准则。
2、总则
2.1 按照《文书档案管理细则》、《科学技术档案管理细则》和《声像档案管
理细则》的要求对文件和记录进行归档管理。
2.2 公司文件和记录由质检科和生产技术科协商设专人统一分类管理。
2.3公司文件应长期保存，各项记录至少保存2年，管理要科学系统，确保
各相关部门能够及时查询历史资料。
3、文件及记录的保管和使用
3.1文件和记录由专人集中管理，本单位有关人员可以查、借阅。借阅应做
好登记，用后应按期归还。
3.2资料管理人员应熟悉和掌握资料情况，各类文件与记录均应分专业、分
类立卷，并编制检查目录。
3.3任何人未经董事长（总经理）批准，不得将公司文件及记录私自提供给
公司以外人员，否则除承担500元罚款外，对由此造成的一切后果负责。
3.4 经确定需销毁的文件和记录，由管理人员编造销毁清册，经总经理或经
理批准后销毁。销毁的文件和记录清单由管理人员永久保存。
4、文件和记录包括：
4.1公司产品使用的国家标准和企业标准
4.2公司产品技术文件资料
4.3公司产品工艺文件资料
2
4.4公司设备技术档案
4.5公司化验分析仪器技术档案
4.6公司产品登记材料档案
4.7公司各项管理制度及质量保证体系文件
4.8公司生产经营活动中形成的各种记录
5、记录
5.1文件记录资料借阅登记表