管易通说明书

第一章《管易通》快速上手虽然，本软件提供了十分详细的操作手册，但实际上，想要熟悉本软件，完全可以通过界面提示，短时间内学会软件用法。

软件中的每一个窗体，每一个功能菜单都很容易理解。

下面就带您快速掌握本软件的操作。

1.登录：运行软件，首先是帐套管理窗口，你可以直接点击[打开帐套]按钮。

打开帐套之后，如果弹出系统功能设置向导，您可以根据提示进行设置，也可以不改变任何设置，直接点击[下一步]直到[保存设置]。

进入操作员登录窗口，系统需要您选择用户帐号并输入密码。

如果您是新安装的本软件，您可以在“用户”后面的下拉列表中选择“001.管理员”，之后不必输入密码（即密码为空），直接点击[登录]进入系统。

“001”是系统管理员（超级用户）的专有帐号；具有管理权限的用户，可以为他人分配新的登录帐号，详见[第四章多用户分权操作]。

2.系统主界面：在主界面中，可以看到系统的几个主要的的功能模块。

现在您就可以开始使用软件管理您的帐目信息了。

根据您对系统的不同设置，每个系统主模块中的子菜单也略有不同，但是操作思路是一致的。

您可以从建立[基础数据]开始，也可以直接进行货品入库。

3.基础数据：基础数据包括：“供货商资料”“客户资料”“部门资料”“货品类别”“货品档案”。

您也可以自行[增加]、[修改]、[删除]这些基础数据。

在货品编码资料中，您需要录入您的货品的编码、名称等相关属性，同时录入原始库存。

如果需要，您也可以建立一种产成品是由哪些材料构成的（需要事先在系统功能设置中设置此项）。

(系统也允许从Excel文件导入供货商、客户、货品等档案资料，详见本手册相关章节)4.软件操作方式：本系统采明清晰的界面方式，多数窗口的界面主界是两“张”可切换的“卡片”。

左侧的“卡片”是信息的目录列表，选中目录列表中的某一行，切换到右侧卡片（双击此行或点击右侧卡片标头），右侧卡片是对应左侧被选中信息的详细资料。

在建立基础数据时，你就会发现，在每一个功能窗口的顶部，都有诸如：[增加][修改][删除][查找][打印][返回]这样的功能菜单。

在正常状态下，你是无法在窗口内录入任何数据的。

只有你点击了[增加]或[修改]菜单之后，才进入录入或编辑状态，这时才可以在窗口内录入数据。

录入数据后，一定不要忘了点击[保存]菜单。

注意，在录入、修改资料时，卡片是不能切换的，只有点击了[保存]或[取消]之后，才可以切换。

5.货品出入库相关单据：系统内有多种单据，最常用的就是入库单和出库单。

其它的还有入库与出库的逆操作--退货单，此外还有“库存盘点单”。

所有的这些单据，操作方法都是一样的。

点击[增加]可以新建一个单据，系统自动生成单据号码，在单据表格中输入要出入库的货品编码，并按回车键，系统自动调出该编码对应的货品名称等相关属性、默认价格，之后再输入货品的数据、实际价格、备注信息，接着进入下一行货品的录入。

录入单据完毕后，需要[保存]单据。

[保存]后可以再次修改。

但是，要注意此时仅仅“保存”了单据，这个单据还没有生效，也就是它还没有影响到库存数量。

需要点击[审核]菜单，使单据生效。

[审核]后，货品库存随单据发生了变化。

[审核]后的单据成为事实发生的帐目，将不可以再修改。

特殊情况下，超级管理员001有权[撤销审核]，之后再修改或删除单据。

详见[第六章出入库操作]。

6.进出存报表、对帐单、成本利润分析：系统提供了查询统计报表、存货统计报表、进出存明细、进出存汇总、对帐单、出货成本分析、销售利润分析等类型丰富的报表，以便于决策者多方面宏观掌控企业内部物流运行情况。

系统允许根据多种条件组合，动态生成满足不同要求的报表，详见[第七章报表功能的使用]。

7.帐款往来：在《仓库管理系统》中没有此项功能。

在《进销存管理系统》中，如果入库、出库是是本公司与供货商或客户之间发生的，那么，您可能需要到帐款结算的功能。

在编辑单据时，系统自动计算本单应收或应付款，同时允许录入本次交易现付金额，允许选择是否记入应收应付帐。

或者在[往来帐款]增加应收/应付记录，记录与供货商、客户的新增欠帐。

在[往来帐款]中，允许登记付款或收款记录，系统自动冲抵相关欠帐。

同时，可以统计出应收应付明细帐、总帐。

8.系统操作权限与数据安全：您可以在[系统管理]->[操作员管理]中，增加新的操作员帐号，并为他们设定操作权限。

以便各司其职，各负其责。

在[系统管理]中，还有[数据备份]功能，为防止电脑故障、病毒、人为误操作等意外情况，您应经常备份您的数据，把备份文件存放到安全位置。

如果发生了上述的意外情况，您就可以把备份过的文件恢复到系统中来。

在必要的时候，您可以使用[系统数据清除]功能，有选择的清除指定数据，或清除所有数据，重新建帐。

9.怎样获得技术支持或反馈意见建议？请与深圳市管易通软件有限公司联系，您将获得满意的答复！感谢您的支持！从下一章开始，我们将详细介绍软件的细节功能。

第二章帐套管理与联机运行本系统允许您建立多个帐套，分别用于管理不同方面的货品进出存情况。

默认情况下，在软件运行第一步，进入[帐套管理]界面。

在这个界面中，允许您选择帐套并打开，允许您新建帐套、导入已有帐套文件、更改当前帐套名称、删除帐套。

在《管易通》中，一个帐套对应一个文件。

在帐套管理界面中，可以查看该文件的路径及文件名，也可以直接打开该文件所在的文件夹，并且可以备份该帐套到一个新的文件。

对于管易通小型网络版(Access 数据库), 一个帐套就是一个独立的文件，这为帐套的备份、恢复、数据转移、远程传送提供了便利。

另外，管易通允许多台电脑同时操作一套帐（单用户版除外），下面分别介绍小型网络版(Access数据库)和大型网络版(SQL Server 数据库)的联机方法：小型网络版：AB两台电脑在同一局域网内，两台电脑都要安装《管易通》。

在A电脑上建立一个完全共享的文件夹（要设置“允许网络用户更改我的文件”）。

然后用A电脑中的《管易通》新建帐套，把帐套文件存放在这个共享的文件夹中。

在B电脑上运行《管易通》，在［帐套管理］中使用“导入已有帐套”，通过网上邻居把帐套文件位置指向A电脑共享文件夹中的帐套文件。

这样，两台电脑就可以同时操作同一帐套，进行联机操作了。

大型网络版：在一台电脑上安装微软sql server 2000做为数据库服务器，其它电脑安装管易通软件，做为客户端程序。

第一次运行客户端程序，系统会弹出服务器设置界面，输入sql server 服务器的登录帐号及密码，选择或新建系统帐套（数据库），保存服务器设置。

每台电脑都做同样的设置，连接到同一服务器上的同一个数据库，即可实现联机操作。

另外，考虑到帐套数据的重要性，为防止电脑故障、电脑病毒、网络黑客、人为误操作等多种因素造成帐套数据损坏和丢失，系统提供了帐套备份与恢复的功能，用户应该经常备份数据。

备份数据在帐套管理中可以操作，也可以在[系统主界面]-[系统管理]-[数据维护]-[数据备份与恢复]中备份数据。

恢复数据操作，可以在帐套管理界面中，使用导入已有帐套功能，也可以在[系统主界面]-[系统管理]-[数据维护]-[数据备份与恢复]中恢复数据。

第三章系统功能设置《管易通》提供了灵活的自定义功能，主要通过“系统设置向导”来完成设置。

软件安装后第一次运行，在打开帐套之后，系统会自动运行“系统设置向导”。

您也可以设置下次打开帐套时是否需要运行该向导。

除了通过打开帐套时自动运行，在系统主界面，点击[系统管理]-->[系统设置]-->[系统功能设置]菜单，也可以运行该向导。

系统设置向导共分五步：1. 模式选择不同的用户，以本单位仓库为中心，按货品的来源和去向，有不同的货品流动模式。

在系统中，允许用户选择适用于自已的物流模式。

模式选择确定了系统中是否存在“供货商”、“客户”、“本司部门”。

与供货商、客户发生的货品进出，存在帐款结算的问题，与本司内部部门发生的住来，不存在帐款结算问题。

注：在《管易通仓库管理系统》中，只能使用“供货商-仓库-部门”这一种模式。

2. 单据设置系统内的入库、出库、退货等单据，不同的用户习惯不同，可以按自已的想法给他们重新命名，如：货品入库单，可以改名叫“采购进货单”或者“来料入库单”等。

上图中“点击这里增设单据描述项目”是一项可以为入库单、出库单等增加栏位的功能，点击后出现下图界面：3.货品设置允许用户设定系统只所有“货品”改称为“商品”或“材料”或“物资”等名词。

如果用户需要按照产成品的数量来出库所需材料或配件，则可以设定该功能。

4.数量设置可以设定与数量有关的一些细节功能，如否允许单据中有负数出现、是否可以超过实际库存出库、库存的报警功能等。

5. 价格金额可以设定需不需要价格金额，以及与价格金额有关的一些细节功能。

第四章多用户分权操作针对一个帐套，可以设定多个操作员，不同操作员有不同的权限。

在[系统管理]-->[操作员权限分配]中，可以增加、删除操作员的帐号，也可以修改操作员的姓名及权限。

权限设定可具体到查看、编辑、审核、打印、价格等。

在系统中“001”是系统最高权限管理员的专用帐号，系统中某些操作只能由“001”来完成。

在远程应用上，如果你把帐套数据发送给远方的操作员，但只告诉对方一个受权限限制的帐号和密码，那么远方的操作员权限也受一样受到您的控制了。

另外，在系统中，单据的录入、修改、审核操作，都会自动记录是由哪个操作完成的。

如果某单帐目出现问题，可以方便的找到责任人。

每个操作员都可以自已设定自已的密码，没有密码不能进入系统。

第五章基础数据1.供货商与客户在系统中，每一个供货商及每一个客户，都要设定一个唯一的编码。

在以后的相关单据中，系统会根据供货商或客户的编码，自动调出其名称。

系统允许从EXCEL文件中导入供货商或客户档案到系统中。

具体方法可以参考后面介绍的“Excel导入货品档案”。

2.内部部门每一个公司内部部门，都设定一个唯一的编码，在以后的相关单据中，系统会根据部门编码自动调用部门名称。

3.货品类别为所有要管理的货品分成若干个类别，以便于在相关报表中分类统计。

系统默认货品只有一层分类结构。

即每种货品类别下属直接就是具体的货品了。

但是，您可以通过科学的类别编码来实现多级分类。

举例说明：如库存货品共分三大类：办公用品、生产材料、包装材料；办公用品又分为：文具类、电脑类、桌椅类生产材料又分为：五金类、化工类、纺织类包装材料又分为……那么，我们就可以在系统之外制定一个主类别的编码规则，而在我们的系统中直接给底层的类别编码。

如，在系统之外，我们规定：办公用品用“A”代表，生产材料用“B”代表，包装材料用“C”代表……在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”,电脑类编码为“A02”……五金类编码为“B01”……这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。