档案信息化建设的意义
研究论文：数字化建设在高校档案管理中的应用
157084 档案管理论文数字化建设在高校档案管理中的应用一、高校档案信息数字化的重要意义（一）高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。
一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。
另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。
面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改善、工作效率的提高只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
同时，利用计算机网络技术，建立与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提高工作效率。
（三）有利于对实体档案的保护档案信息数字化有利于进一步延长档案原件寿命，降低档案原件丢失与损坏的风险，受到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件的作用。
数字化可以用某种方法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案利用问题。
二、高校档案信息数字化现状2000年，国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。
在这一方针的知道下，我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。
在“十五”期间，高校信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已逐渐普及。
档案信息化建设措施及意义
仪 描 扫
机 真 传
机 相 理 仅仅 就 是 保 管 案卷 不 丢 失 即可 档 案管 理 人 员手 工 进 行 档 案 收集 整 理 鉴 定 保 管
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统计 等业 务基 础 工 作 不 仅 效率 低 而 且 费时 费力 由 此 可 见配 备 统一 的 管 理设 备 实现 档 案 的 数 字化 管理 显 得
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将 档案 实体 管 理 变 为数 据信 息 管理 档 案信 息 只 需 一 次 录 入 可 以 多次 利用 计 算机 档 案管 理系 统 的 工 作 模 式如
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图
1 2
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2
所示
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为档 案数 据安 全运行 提供 规 范的 管 理机 制
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档 案信 息 化 首先 是对 档 案实体 进行 数据 化 数据 的 存 储 和 传 输依 赖 于 完善 的 档案 局 域 网 目 前 我 国 数据 运 行 安全 主 要 依 赖 设 置 复 杂 的密码 和 防 火 墙 但 是 运用 防 火墙 技 术 保 障档 案信 息 安全 只是 确 保 档 案信 息 在 一 个 相 对封 闭 的 拓 扑 结 构 网络 中正 常运 行 而 不 能全 面 有 效 地 保 障数据 运行 安全
仁二
与七 围两皿日 昆歌翻翔
档 案 信 息 化 建 设 措 施及 意 义
核 工业 二
摘
要 随 着计 算 机技 术 和 信 息 化 的 发展
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刘方瑜 八 大 队 内 蒙 古包 头
,
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,
档 案管 理 模 式 也 由 传 统 化 向 数 字化 发 展
, ,
档案信息化建设现状及其意义探讨
２ ． ３ 拓 展 编 目工 作 职 能
态化加工 ， 并要 借助计算 机技术 对数 据 进行 转换 、 整理 以及 在 网络时代 下 ， 图书馆信 息 资源 不 断增 加 、 知 识 体 系 面 加 工 等 ， 因此 ， 编 目工 作 者 要 转 变 传 统 观 念 ， 不 仅 要 做 文
的整 理 、 加 工者 ， 而 且 要 积 极投 入 到 资 源信 息 整 合 中 。其 要求信 息资源揭 示 与 整合 的手 段 必 须 多样 化 ， 这 就决 定 了 二 ， 学 习计 算 机 网络 技 术 联 机 编 目 、 数 字 资 源 整 合 等 工 作 编 目工 作 职 能 扩 大 化 。 因 此 编 目 工 作 不 仅 要 进 行 文 献 整 都 要 在 计 算 机 上 完 成 ， 这 就 要 求 编 目工 作 者 不 仅 要 掌 握 专
关于学校档案信息化建设的思考
关于学校档案信息化建设的思考摘要：学校的档案管理工作是了解学校各项工作的展开情况的重要依据，同时也是记录学校发展历程的重要史料。
随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，学校的档案管理工作也应该适应发展的需要进行创新。
要做好档案管理信息化建设，不但要提高认识、规范标准，更要加强技术支持和人才储备，从而推动学校档案管理信息化建设进程。
关键词：信息化建设；学校档案；模式一、学校进行档案管理信息化建设的必要性1.档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。
随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。
同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时代发展的必须趋势。
随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时代发展的需求。
2.能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。
学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。
因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。
3.使档案管理的工作效率大幅度提高。
学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。
浅谈档案的信息化建设
浅谈档案的信息化建设摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。
而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。
本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。
关键词:档案管理信息化建设建设策略1、档案信息化建设的内涵及重要性1.1 档案信息化的定义所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。
也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。
1.2 档案信息化建设的过程档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。
档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。
档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。
档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。
1.3 档案信息化建设的重要性档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。
首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。
此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。
浅谈档案信息化建设的现状及其意义
３ ． ２ 档案信 息化 建设 政策 引导
《 全 国档案事业发展“ 十 一五 ” 规划》 中 明确提 出： 根 据“ 统 领导、 标准先行 、 利用优先、 分步 实施 ” 的原则， 充分利用信 息 化手段， 对 国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据 资 源整合。２ ｏ ｏ ６年 ， 国务院信 息化工作办公室和国家档案局联合 进行“ 档案信息 资源 开发利用试 点工作 ” ， 档案数字化作 为重要 内容之一被列入试点范围： ２ ０ ０ ８年 ，国家档案局 在中国科 学院 召开了“ 中央国家机 关档 案数字化和整理现场会 ” ， 杨冬权 局长 强调 ： 积极开展 ， 大力推进 ， 以此为抓手 ， 全面提 升档案工 作的 水平； ２ ０ １ ０年 ， 国家档案局正式提出建立档案安全保密体系 ， 档 案数字化成为安全保密体系建设的重要 内容， 档案数字化 作为
长， 同时社 会对档案 的需求方式发 生了转变 ， 这些都 对档案工 作提 出了新 的要求 。为适应这些变化 ， 满足数字档案资源 的有 效管 理和在线 开发利用 的需求 ， 数字档案馆建设在各级综合档 案馆率先启动并蓬勃发展 仅以山东、 浙 江为例 ， 数字档案馆建 设从 无到有 ， 从初级阶段 向规范阶段迅速推进， 据调查 ， 山东省 已建成 启用 的数 字档案馆 有青 岛、 淄博 、 威海、 济 宁、 泰安 、 日 照、 济南 、 烟台等 ８个市级数 字档 案馆 和青 岛市崂山区、 威海 市 环翠区等 ２ ９个县区级数字档案馆 ；浙江省数字档案馆建 设起 步早， ２ ０ ０ ９年全省 已开展数字档案馆项 目建设的国家 综合 档案 馆达到 ６ ８ 个 ， 占全省综合档案馆 的 ２ ／ ３以上，累计总投 资达 ８ ０ ０ ０余万元 。 数字档案馆建设 已成为全 国档案信息化建设的重 点， 在 各省市 的数字 档案馆建设 中， 各地 相互借鉴 ， 因地 制宜 ， 涌 现 出一 批 各 具 特 色 的 典 型 。
档案信息化建设总结
档案信息化建设总结随着信息技术的飞速发展和广泛应用，档案信息化建设已成为当今社会的重要趋势。
档案信息化建设旨在将传统的纸质档案转化为数字化形式，利用信息技术提高档案管理的效率和质量，为社会提供更便捷、高效的档案服务。
在过去的一段时间里，我们在档案信息化建设方面进行了一系列的探索和实践，取得了一定的成果，也面临了一些挑战。
一、档案信息化建设的背景在信息化时代的大背景下，信息量呈爆炸式增长，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的需求。
纸质档案不仅占用大量的存储空间，而且查阅、检索困难，容易损坏和丢失。
此外，随着社会对信息共享和利用的要求越来越高，传统档案管理的封闭性和局限性也日益凸显。
因此，推动档案信息化建设成为必然选择。
二、档案信息化建设的目标我们的档案信息化建设主要有以下几个目标：1、实现档案数字化，将大量的纸质档案转化为电子档案，提高档案存储的安全性和节省空间。
2、建立高效的档案管理系统，实现档案的分类、检索、借阅等管理流程的自动化和信息化。
3、促进档案信息的共享和利用，打破信息孤岛，为各部门和社会公众提供便捷的档案服务。
三、档案信息化建设的主要措施1、加强硬件设施建设为了支持档案信息化建设，我们投入了大量资金购置了高性能的服务器、存储设备、扫描仪等硬件设施。
这些硬件设备为档案数字化和信息化管理提供了坚实的基础。
2、开发档案管理系统与专业的软件公司合作，开发了适合本单位需求的档案管理系统。
该系统具备档案录入、检索、借阅、统计等功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。
3、推进档案数字化工作组织专门的人员对纸质档案进行扫描、录入和整理，建立了数字化档案库。
在数字化过程中，严格遵守相关的标准和规范，确保数字化档案的质量和准确性。
4、加强人才培养通过内部培训和外部引进相结合的方式，培养和引进了一批既熟悉档案管理业务又掌握信息技术的复合型人才，为档案信息化建设提供了人才保障。
5、建立健全档案信息化管理制度制定了一系列的档案信息化管理制度，包括档案数字化规范、档案管理系统操作规范、档案信息安全制度等，确保档案信息化建设的有序进行。
浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法
浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法摘要：在信息化快速发展的背景下，信息技术被运用到各行各业中，作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。
但是在对当下信息化档案管理建设过程中，受到多种因素的影响，事业单位的档案管理信息化建设仍受到制约，影响档案管理的效果。
因此，事业单位需要重视档案管理信息化建设，明确当下信息化建设过程中存在的问题，结合有效策略来提升档案管理信息化建设的有效性。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；意义；方法引言随着现代信息技术的发展，大众的生活与工作也发生了巨大改变。
信息技术的普及与应用，改变了事业单位档案管理方式，传统的纸质档案管理，不仅保存难度大，在传统的档案保存方式中，很多档案出现丢失、氧化问题，这些问题严重影响档案管理工作开展。
随着现代信息化档案管理发展。
可以利用信息技术，将档案在网络中进行管理。
但是在实际的应用中，依旧存在不足之处，只有解决档案信息化建设中存在的问题，才可以使档案信息化建设走入正轨，使事业单位的工作得以顺利开展。
1档案管理信息化建设的优势1.1永久性保存相关档案资源传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境问题的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。
而信息化档案管理建设，可以将传统纸质档案转化成数字化档案，并存储在计算机磁盘之中，不仅可以有效利用档案存储空间，还能实现档案资源永久性存储，避免因环境恶劣造成档案损害问题出现。
1.2提升档案管理的有效性传统纸质档案在管理过程中的工作较为烦琐，相应程序也相对较多，不易于工作人员查询和整理。
通过信息化建设，档案查询可以通过专门查询系统进行有效查询，提升相关工作人员的查询效率，管理过程相对简单，能够大大提升档案管理工作的质量与效率。
1.3转变管理方式传统档案管理以纸张为媒介，通过人工录入的方式进行管理，而信息化档案管理则以网络平台为媒介，通过电子录入的方式进行管理。
浅谈档案信息化建设的重要性及规范化管理
浅谈档案信息化建设的重要性及规范化管理摘要：在我国社会发展的过程中，档案是重要的信息资源，因此，我们必须要重视档案信息资源所发挥的重要作用，对档案信息化建设过程中存在的各项问题及时进行研究，针对性地提出相关的解决策略，保证档案信息化建设效率的提高，从而为人们获取大量信息提供方便，保证档案信息的及时性和有效性，推动档案管理工作的进一步发展。
关键词：档案信息化建设；重要性；规范化管理；分析1档案信息化建设的重要性1.1加强档案信息化的建设，有助于完善档案的传承本能档案，是最直白最直接的印记传承，从古至今档案在各个时期各个领域都始终存在，虽不起眼，但其始终真实记载着历史和社会的发展和变迁。
古时候各朝各代的卷宗、各个名家撰写的史书、代表房屋交易的地契、抗战时期一次次作战记录、学堂的毕业书等等不胜枚举，都是档案。
而在社会大发展的今天，传统的档案有些时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，可以有效地防止珍贵的档案资料被时间腐蚀，也能避免一次次查阅会对档案造成损害，使档案信息化、电子化有助于本单位本企业档案对社会档案的有效补充和沟通，充实本地区的档案资料，使地方的历史更加充实饱满。
1.2加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。
而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。
开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。
电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。
1.3加强档案信息化的建设，能够为大数据的发展添砖加瓦大数据的发展在近两年成突飞猛进的态势，大数据在社会上的应用也多种多样，其以互联网为载体，将资料归纳统计后呈现于社会的各阶层、各等级的需求者面前，而档案的信息化，能够更好地充实大数据的数据库、更好地加强各领域和环节的沟通和交流，将各自单位及企业涉及社会发展、涉及人事更迭和名人事迹资料加入大数据，为其发展增添一份助力。
如何加强企业档案信息化建设
如何加强企业档案信息化建设21世纪随着信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的一种战略资源。
档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设则是开发和充分利用这种信息资源的重要手段。
随着信息技术的高速发展，给档案工作带来新的机遇。
加强档案信息化建设，是档案适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路，是为企业生产经营提供有效服务的重要举措，对于档案管理水平的提升具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
一、档案信息化概念及涵义档案信息化建设，是指在档案管理的日常活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。
它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
主要包括：（1）档案信息的数字化：是指利用现代计算机数据库技术、扫描技术、网络技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，重新进行系统组织，形成便于利用的档案数据信息库。
档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。
档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。
（2）档案数据库和网络建设。
将传统意义上的档案全部纳入档案数据库中，并且通过网络能够提供资源共享利用。
档案数据库和网络建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案提供利用的重要方式。
（3）数字化档案馆建设。
数字化档案馆是利用计算机网络远程提供档案信息资源的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。
二、企业档案信息化建设的主要内容企业档案信息化建设主要包括：档案信息化硬件设施建设、档案信息资源建设、档案信息化数据库应用系统建设、档案信息化标准规范建设和档案信息化人才队伍建设等五个方面的内容。
1、档案信息化硬件设施建设。
指为实现档案信息化所必具备的硬件设施，例如：数据库服务器、网络设备、存储设备、安全设备、计算机、扫描仪等，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，也是企业成功实施档案信息化建设的前提。
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档案信息化建设的意义
档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带
来显而易现的效果和收益。
对于管理人员的意义：
1、档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，
效率很低，费时费力。
档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、
实时化、网络化。
具体表现为：
数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还
是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共
享，提高了工作效率。
各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案
管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打
印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。
自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这
项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。
2、检索查询更为方便
传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需
的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管
理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查
询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类
查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。
提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权
限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
3、档案的查借阅工作更加可控。
传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管
理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可
以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
对于职能部门的意义：
1、提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动
中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事
档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。
2、提高整个部门的技术水平
企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这
方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司
的发展相协调，适应不断变化的外部环境。
3、有效的进行档案的收集工作
档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同
样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），
档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。
4、有效的为科研服务
档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己
的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率；同时档案资料的电子化
更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和
竞争力。
5、有效的为决策服务
科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、
经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究
院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领
导亲自起草，亲自下发的,是领导决策的具体体现。所以档案的信息
可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。
6、部门职能变保管为服务
档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档
案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为
公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案
的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。
对于公司的意义
1、 更好的收集和管理档案
档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归
档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。
大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、
合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，
对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将
能够更好的收集和管理这种信息资源。
2、方便二次利用、提高利用率
一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年
的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的
利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，
然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损
坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借
阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以
在内部网上共享，有控制地进行利用。
3、可以解决档案损坏、丢失的问题
完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成
许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个
过程中的损坏及丢失。
4、形成完整的档案信息网络
纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流
会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以
使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。
5、形成电子信息资源中心
电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的
电子信息资源中心。
6、提高员工的工作效率
档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网
络上完成，减少不必要的事务工作，提高员工的工作效率。