《秘书实务》 时间管理和差旅服务
秘书的日常事务工作管理实务
秘书的日常事务工作管理实务秘书作为一名管理人员的得力助手，承担着日常事务工作的处理和管理，为领导创造良好的工作环境，提高领导和团队的工作效率。
下面是一份秘书的日常事务工作管理实务。
首先，秘书需要安排和协调领导的日程安排。
在任何公司和组织中，时间都是极其宝贵的资源，因此合理安排和管理时间是秘书的首要任务。
秘书应该了解领导的工作习惯和喜好，合理安排和调整日程安排，确保领导能够高效地处理工作事务。
其次，秘书需要负责文件和资料的管理。
办公室的文件和资料是工作的核心和基础，因此秘书需要负责文件的收集、整理、归档和检索。
秘书应该建立一个有效的文件管理系统，确保文件和资料的安全和易于查找。
同时，秘书还需协助领导处理邮件和电话。
作为领导的代理人，秘书应该负责筛选和处理日常的电子邮件和电话。
秘书需要快速判断邮件和电话的重要性和紧急性，并及时通知领导。
另外，秘书还需要负责组织会议和安排差旅。
会议是公司和组织内部沟通和决策的重要方式，秘书需要负责会议的组织、安排以及会议记录的整理。
如果领导需要出差，秘书需要协助安排差旅和行程，包括机票、酒店、交通等。
此外，秘书还需要负责接待和安排来访者。
作为公司和组织的代表，秘书需要热情接待来访者，并协助领导与来访者进行沟通和会谈。
秘书需要提前了解来访者的背景和目的，以便为领导提供相关信息和建议。
最后，秘书还需负责一些额外的工作，如行政及人事的支援工作、报销工作、庆祝活动的策划等。
这些额外的工作都是秘书为公司和组织提供全面支持和服务的一部分。
在日常事务工作管理中，秘书需要具备一些技巧和能力。
首先，秘书需要良好的沟通能力，能够与领导和团队高效地进行沟通和协调。
其次，秘书需要承受一定的压力和挑战，能够在快节奏的工作环境下保持耐心和冷静。
此外，秘书需要具备良好的组织和时间管理能力，以及较强的解决问题和处理紧急情况的能力。
总之，秘书的日常事务工作管理实务是一项重要而繁杂的工作，需要秘书具备良好的沟通能力、组织能力和解决问题能力。
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，秘书的工作往往繁琐且多样化，需要同时处理多个任务和应对各种突发情况。
有效的时间管理对于秘书来说至关重要，它不仅能够提高工作效率，还能减轻工作压力，提升工作质量。
那么，秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些呢？首先，制定清晰的工作计划是关键。
每天开始工作前，秘书应该花一定的时间梳理当天的工作任务，按照重要性和紧急程度进行排序。
可以将任务分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。
对于重要且紧急的任务，如即将召开的重要会议的筹备工作，要优先处理；对于重要但不紧急的任务，如撰写季度工作总结，可以安排在较为整块的时间里进行；而对于紧急但不重要的任务，如临时的文件传递，可以在处理重要任务的间隙快速完成；对于不重要也不紧急的任务，则可以适当推迟或委托他人处理。
合理安排工作时间也是必不可少的。
了解自己的工作效率高峰期和低谷期，将重要且复杂的任务安排在效率高峰期完成。
例如，有些人在上午头脑清醒、精力充沛，那么就可以把需要深度思考和分析的工作放在这个时间段。
同时，要注意适当休息，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
可以采用番茄工作法，每工作 25 分钟休息 5 分钟，以保持良好的工作状态。
学会拒绝和委托也是秘书时间管理的重要一环。
在工作中，可能会面临各种额外的任务和请求，如果这些任务不属于自己的职责范围或者会影响到自己的主要工作进度，要学会委婉地拒绝。
同时，对于一些简单重复的工作，如文件的初步整理，可以委托给其他同事或者实习生来完成，从而节省自己的时间和精力。
善于利用工具和技术能够大大提高时间管理的效率。
例如，使用电子日历和提醒软件来记录工作安排和重要事项，设置提醒功能，避免遗忘。
还可以利用任务管理软件，将工作任务分解成具体的步骤，并跟踪进度。
另外，电子邮件的分类和筛选功能也能帮助秘书快速处理邮件，优先回复重要邮件，对于不重要的邮件可以集中在一个时间段处理。
《秘书实务》讲义
简答题简述学习秘书实务的意义。
学习秘书实务的意义有以下几个方面：①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。
④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。
什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。
①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。
这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。
②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。
③工作规范，即秘书业务的工作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。
④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。
⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。
秘书实务的性质是什么？表现在哪些方面？秘书实务的性质是专业性，表现为以下几个方面：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。
②秘书业务的常规化。
在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。
实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。
③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。
作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。
实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化的性质。
秘书理论与实务-事务管理-时间管理_OK
• ■清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态， 清 扫的对象： △地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等 △机器、 工具、测量用具等
• ■清洁 将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公 开化，透明化。
• ■修养 对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。 △典型
例子就是要求严守标准，强调的是团队精神 △养成良好的5S
事务管理 有效时间管理
1
学习重点
如何夸越时间陷阱 运用时间表进行管理 编制并管理本人和上司的工作日志
2
1. 要事第一
• ABCD法则 • 办事的优先次序
3
2. 以终为始
• 是必须要做的吗？ • 不完成会怎样？ • 是自己想要的吗？ • 和目标直接相关吗？ • 回报及收益高吗？
4
3. 学会说“NO！”
7
4.如何对付不速之客（续）
6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 9. 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。
8
5．如何减少冗长会议
• 会议前 • 会议中 • 会议后
9
6．办公桌上的“5 S”运动
• 整理废纸篓的作用 • 文件存档系统 • “各就各位”的摆置 • 集中精力做一件事 • 不要总是重复处理同一文件 • 不要为了表面的整洁而塞入一处 • 下班前的清理 • 整理 整顿 清扫 清洁 修养
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实战演练 • 完成P148的工作实务题3
24
工作日志 2005年4月15日 星期三
具体时间 日志内容
9:00-10:00 10:00-11:00 重要活动 11:00-12:0 13:00-14:00 9:00-10:00 一般事务 10:00-11:00 11:00-12:0 13:00-14:00
秘书实务之办公效率和时间管理.ppt
2、 协助他人完成的事情
3、 不需要参与的事情
不
无法完成的事，说“不”，是礼貌和负责 要给对方清晰的解释 给对方另外的选择和建议
你是天地公司的秘书， 一大堆 事务摆在你面前：
1. 电话通知客户下周四的会谈事宜。 2. 帮助他人印制名片，今天完成。 3. 人员录用，绩效考评。 4. 布置下午要使用的会议室。 5. 做好今天的接待准备工作。 6. 清洁、美化办公室。 7. 下午2：30-3：30为部门经理主持会议。 8. 为上司下周的商务谈判准备资料。 9. 协助上司制定销售计划，四天内完成。 10. 制定下午部门会议的议程表。 11. 收发今天的邮件。 12. 拟定薪酬计划 13. 上午10：00接待有预约的来访者。 14. 在处理这些事情的同时，还需随时接待来访，接听电
话，还要随时准备处理突发事件。
什么都要我做？ 我真的好忙呀！
做考评 打电话
搞卫生 定计划 发邮件
搞接待 资料准备 印名片
订机票
如何有效利用时间呢？
如何有效利用时间？
学习目标
一、用ABCD法则理清工作的轻重缓急
二、明确自己的工作任务和职责
你是天地公司的秘书， 一大堆 事务摆在你面前
1. 电话通知客户下周四的会谈事宜。 2. 帮助他人印制名片，今天完成。 3. 人员录用，绩效考评。 4. 布置下午要使用的会议室。 5. 做好今天的接待准备工作。 6. 清洁、美化办公室。 7. 下午2：30-3：30为部门经理主持会议。 8. 为上司下周的商务谈判准备资料。 9. 协助上司制定销售计划，四天内完成。 10. 制定下午部门会议的议程表。 11. 收发今天的邮件。 12. 拟定薪酬计划 13. 上午10：00接待有预约的来访者。 14. 为上司电话预订周末去上海的飞机票。 15. 电话通知客户，你的上司下周四将与他会谈。 16. 在处理这些事情的同时，还需随时接待来访，接听电话，还要
2.2办公室时间管理(课件)-《秘书实务》同步教学(电子工业版)
（2）进行项目时间调整、变更 时，仍然要遵循轻重缓急的原
则，并将变更的情况报告上司， 慎重处理。
（3）确定变更后，应立即做好 有关善后工作，如通知对方，说 明理由，防止误解等。
（4）再次检查是否已经将变 更后的信息记录到工作日志中， 防止漏记、错记。
三、约会安排
1．约会的含义
（3）所有的日程安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过后打印成表并送给相关 部门，同时要留有备份。
（4）活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免时间冲突。 （5）在制定日程安排表的过程中，应养成谦虚细心的习惯。凡事不论大小，都要认真 去检查核对，然后再请领导审核。这样一方面可减少错误，另一方面也可提高工作效率。 （6）对已经处理完的工作，一般应注明结果；对没处理的工作，也要进行相应标注。 这样可以避免漏掉一些重要的内容，也可以帮助领导随时掌握信息。
① 领导与秘书都要去参加的活 动要记录在相同的时间内。 ② 秘书单独的活动，只能安排 在领导的空余时间，或者单独 活动的时间内。 ③ 秘书在记录秘书工作日志和 领导工作日志时，要互相协调 配合。
04
注意事项
二、日程安排
5．处理工作日志的变化与调整
（1）安排的各个活动之间要留 有10分钟左右的间隔或适当的 空隙，以备活动时间的拖延或
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约会小卡片
约会卡片的制作虽然看上去很简单，但在实际工作中非常重要，也很实用。 为使领导的约会工作顺利进行，作为秘书，要做好精心的准备工作，其中制作 约会卡片便是一项不可忽视的重要工作。约会卡片的样式如下所示。
约会卡片 ××××年××月××日 星期× 10∶00 会见张××，商谈下一年度的销售问题，地点：公司会议室 。13∶00 与××公司王××经理共进午餐，地点：白云大酒店三楼。 14∶30 与律师商谈租赁位于中环大街的假日别墅事宜，地点：瑞金路18号。 16∶00 去白云机场接××公司董事长周先生及其夫人，客房订在白云大酒店。 19∶30 赴白云大酒店三楼晚宴（宴请20∶00开始），服装：套装，附请柬。
秘书时间管理的方法
秘书时间管理的方法秘书时间管理的方法总有人感慨时间不够用，每天忙忙碌碌少有收获，并且总感到自己被太多事情缠身，无法集中注意去做一件事，也有人非常擅长时间管理，yjbys店铺下面为你整理了关于秘书时间管理的方法，希望对你有所帮助。
一、“二八”原则19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则，又称2/8定律，即20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。
这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义。
所以，秘书应该根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。
这一原则的具体应用方法是：首先对工作进行梳理，将每天的工作分条列项列出;然后对工作分类，标明哪些属于价值80%的工作，哪些属于价值20%的工作;最后对每项工作做时间和精力的分配。
当然，这是运用这一原则最初时的状况，当这一原则运用熟练以后，秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作，这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理，而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情。
二、ABCD法则运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度，将事情划分为ABCD四个类型：A类，属于既紧急又重要的`工作任务，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;B类，属于重要但不紧急的工作任务，如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等;C类，属于紧急但不重要的工作任务，如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等;D类，属于既不紧急也不重要的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。
分清类别之后，就要优先处理A类工作，其次处理B类工作，再次处理C类工作，最后处理那些可做可不做的D类工作。
这样就可以最有效地利用时间，收到事半功倍的效果。
秘书实务教学大纲
秘书实务教学大纲秘书实务教学大纲《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务/SecretarialAffairs&Practice课程编码：04541415课程类型：专业必修课课程性质：专业主干课适用范围：秘书学专业学分数：4其中实践学时：学时数：72先修课程：会议学文书学考核方式：考试制订单位：人文学院秘书学系审核者：一、教学大纲说明（一）课程的地位、作用和任务本课程是秘书学专业本科生的一门专业必修课，共72学时。
其任务是使学生全面了解秘书工作的实际内容和具体业务处理流程，掌握从事秘书工作的基本操作技能和有关工作的方式方法，成为专业的秘书人才。
（二）课程教学的目的和要求本课程旨在通过介绍秘书实务中各项工作的内容、程序、工作方法与技巧、注意事项等基本知识，以及对学生实际操作能力的训练，促使学生具体地学习和掌握秘书工作的各种规范，培养并提高学生处理秘书各项工作的能力，提高其业务素质，教学中对教师和学生有如下要求：1、注意理论联系实际，注重实际应用，课本中总结的理论、经验要用来指导实践。
2、要灵活掌握，学会变通，不要死记硬背，把秘书实务当作教条，应善于思考，实事求是，汲取有益的经验。
3、同专业实习、模拟训练紧密结合，不断总结提高，培养学生灵活运用基本理论的能力。
（三）课程教学方法与手段本课程应从理论与实践并重的特点出发，以课堂讲授为主，辅以师生讨论、情景模拟、实地参观、案例分析等方法，在加深学生对秘书工作理论认识的基础上，注意训练学生各项工作技能，努力提高学生实际动手操作的能力。
课堂教学运用多媒体手段（计算机与实物投影仪）。
（四）课程与其它课程的联系掌握一定的《会议学》知识可以帮助学生从理论上认识会议，为实际办会打下理论基础。
《文书学》知识对秘书实务中的重要工作公文撰写与处理有指导作用。
另外《秘书学》、《秘书心理学》、《秘书口语》都是与本课程联系紧密、相辅相成的课程。
（五）教材与教学参考书教材：《现代秘书实务》蔡超、杨锋主编暨南大学出版社参考书：《秘书实务》赵映诚主编高等教育出版社《秘书礼仪》陆予析郭莉编著复旦大学出版社《文秘工作案例与分析》王守福主编高等教育出版社《秘书训练课程》廖金泽著海天出版社《怎样作高级秘书》廖金泽著广东旅游出版社《商务礼仪教程》金正昆著中国人民大学出版社二、课程的教学内容、重点和难点本课程内容包括秘书的各项工作：办公室日常事务与管理、时间管理、办公器具与办公自动化设备的使用与维护、会议管理、文书与信息处理工作、保密工作、信访工作、会展工作等。