档案管理岗位说明书.pdf

档案管理岗位说明书岗位名称档案管理岗位编号所在部门岗位编制直接上级

直接下级

所辖人员

本职：全面负责档案管理工作，统一管理公司相关档案资料，并提供有效利用

职责与工作任务：

职责一职责表述：负责相关档案资料的收集、分类及保管工作

工作

任务

负责依规定对各种档案的收集工作，包括文书资料、技术资料、财会资料、工程项目资料等

对相关档案资料进行入库验收、分类编号、填写借阅卡和进库上架工作

对入库的档案资料有关内容进行登记著录，录入图档管理软件

定期检查档案的保管情况，并做好检查记录，对受损的档案进行修补、托裱或复制

整理、保存管理过程中形成的各种记录

职责二职责表述：负责相关档案资料的借阅工作

工作

任务

负责档案资料的查阅和借阅工作

对超过借期的资料进行催还

职责三职责表述：组织档案的鉴定与销毁工作

工作

任务

组织成立档案鉴定小组，小组成员由主管领导、档案部门人员及有关业务部门人员构成定期对档案的保存价值进行鉴定，判定档案材料的存毁

对需要销毁的档案登记造册，并报上级领导及主管部门审批

批准后组织销毁失去保存价值的档案

负责对保密期限届满的档案材料依规定进行密级的调整

负责将按规定需要永久和长期保存的各类档案向中国兵器工业档案馆移交

职责四职责表述：负责档案库房的管理工作

工作

任务

定期检查库房各种防护措施，保证各类设备正常使用

每天对库房温湿度进行监控、登记，并采取相应措施

做好库房清洁卫生工作

职责

五

职责表述：完成领导交办的其他工作权力：

业务权规章制度的建议权

对各部门的文件形成、整理、归档有监督和指导权

有向各部门收集应归档文件材料的索取权

对归档文件材料有整理权

对档案管理中发现涉及保密、安全等隐患、不符要求归档文件资料的命令整改权对应归档的文件资料的完整性、系统性和准确性的监督检查权

对到期应归还的档案的督促催还权

对库存档案有管理权

对利用库存档案有监督权

对鉴定已过保存期限档案有建议权

人事权无

财务权无

工作协作关系：

内部协调关系公司各部门

外部协调关系上级主管单位档案管理部门等

任职资格：

标准教育水平

及经验要求

大专及以上学历，同职能领域1年及以上工作经验政治素质无要求

专业档案管理等相关专业

培训经历档案管理培训、图书资料管理培训等

知识通晓档案管理知识

关键能力具有较强的保密意识，熟练使用办公软件，具备基本的数据库和网络知识，有一定的语言表达能力等

其它：

使用工具设备一般办公自动化设备工作时间特征正常工作时间

所需记录文档档案目录、归档文件总结、文件借阅记录登记资料、档案编研成果、档案利用效益登记，各类别检索工具、温湿度分析曲线图及文字报告、档案目标管理各类材料

备注：