大学电子文件归档及管理办法
学校电子公文归档制度
一、总则为加强学校电子公文的管理，确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、归档原则1. 完整性原则：电子公文归档应保证其内容的完整性，不得遗漏任何相关文件。
2. 真实性原则：电子公文归档应确保其内容的真实性和准确性，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：电子公文归档应采取必要的技术措施，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的安全性。
4. 可识别性原则：电子公文归档应便于检索、查阅和使用，保证电子公文的可识别性。
三、归档范围1. 学校各部门、各院（系）的行政、教学、科研、党务等电子公文。
2. 学校内部机构编制、人事、财务、资产、基建等电子公文。
3. 学校与其他单位之间的往来电子公文。
4. 学校对外的公告、通知、报告等电子公文。
5. 学校领导、教职工、学生及其他人员撰写的有保存价值的电子公文。
四、归档程序1. 形成单位在办理完毕电子公文后，按照归档范围和标准，将电子公文进行整理、分类、编目。
2. 形成单位将整理好的电子公文报送至学校档案管理部门。
3. 学校档案管理部门对报送的电子公文进行审核、验收，确认其真实性、完整性、安全性和可识别性。
4. 学校档案管理部门将审核合格的电子公文进行归档，并建立电子档案管理系统。
五、电子公文归档要求1. 电子公文应采用统一的格式，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的兼容性。
2. 电子公文应附有相应的电子文件目录，便于检索和查阅。
3. 电子公文应采用加密技术，确保电子公文在传输过程中的安全性。
4. 电子公文应定期备份，防止数据丢失。
六、监督与考核1. 学校档案管理部门负责对电子公文归档工作进行监督、检查和指导。
2. 学校各部门、各院（系）应按照本制度要求，认真做好电子公文归档工作。
3. 学校将对电子公文归档工作进行定期考核，对违反本制度的行为进行查处。
电子文件归档与电子档案管理规定
1.目的2.适用范围本标准规定了在项目活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
适用于项目执行过程中产生的电子文件及电子档案的管理。
其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
3.定义本标准采用下列定义。
3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
4.职责分工4.1 电子文件形成由资料员对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件的管理由项目经理负责。
4.3 各部门经理应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
5.规定内容5.1 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5.3 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
5.4归档范围电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
5.5归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
5.6检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
学校电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强学校电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门形成的具有保存价值的电子文件材料。
第三条学校电子档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：学校成立电子档案管理领导小组，负责学校电子档案工作的全面领导；各部门按照职责分工，负责本部门电子档案的管理。
（二）集中存储，分散利用：学校设立电子档案数据中心，集中存储和管理电子档案；各部门可根据需要，对电子档案进行分散利用。
（三）规范操作，确保安全：严格按照电子档案管理流程操作，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。
（四）分类管理，分级保护：根据电子档案的密级和重要性，实行分类管理和分级保护。
第二章电子档案的收集与整理第四条学校各部门在形成电子文件材料时，应按照国家档案局有关电子文件归档的规定，及时将具有保存价值的电子文件材料向电子档案数据中心移交。
第五条电子档案的收集范围包括：（一）学校发展规划、政策法规、规章制度等文件材料；（二）教育教学、科学研究、行政管理、后勤保障等方面的文件材料；（三）师生员工活动、学校庆典、重要会议等文件材料；（四）其他具有保存价值的电子文件材料。
第六条电子档案的整理要求：（一）按照国家档案局有关电子档案整理规范进行整理；（二）电子档案的整理应与纸质档案同步进行；（三）电子档案的整理应确保档案内容的完整性和准确性。
第三章电子档案的存储与保管第七条学校电子档案数据中心负责电子档案的存储和保管。
第八条电子档案的存储要求：（一）采用符合国家标准的存储设备，确保电子档案的存储安全；（二）对电子档案进行备份，确保电子档案的可用性；（三）定期对存储设备进行检查和维护，确保电子档案的存储稳定。
第九条电子档案的保管要求：（一）按照国家档案局有关电子档案保管规范进行保管；（二）对电子档案进行定期检查，确保电子档案的完整性和安全性；（三）对电子档案进行定期鉴定，对超过保管期限的电子档案进行销毁。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法1、总则1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累2．1 收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2 收集积累要求2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
大学档案管理制度方案
一、方案背景随着高等教育的快速发展，大学档案作为学校教育教学、科学研究、管理服务等方面的重要记录，其重要性日益凸显。
为了规范大学档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度方案。
二、管理原则1. 依法管理原则：严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，建立健全档案管理制度。
2. 统一管理原则：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
3. 安全第一原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。
4. 服务导向原则：以满足学校教育教学、科研和管理需求为导向，提高档案利用效率。
三、管理组织1. 成立档案管理委员会：由学校校长担任主任，分管校领导担任副主任，各部门负责人为成员，负责全校档案工作的领导、协调和监督。
2. 设立档案管理部门：负责全校档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作。
3. 设立档案员岗位：各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作。
四、档案分类与编号1. 档案分类：根据档案的内容和特点，分为文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、基建档案等。
2. 档案编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性和连续性。
五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门按照档案管理制度，及时收集和归档各类档案。
2. 档案整理：按照档案分类和编号规则，对收集到的档案进行分类、整理、装订和归档。
3. 档案鉴定：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。
六、档案保管与利用1. 档案保管：采用防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施，确保档案实体安全。
2. 电子档案管理：建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和利用。
3. 档案利用：建立健全档案借阅制度，确保档案的有序利用。
七、档案信息化建设1. 档案数字化：对现有档案进行数字化处理，实现档案的电子化存储和利用。
2. 档案数据库建设：建立档案数据库，实现档案信息的检索和查询。
3. 档案信息化平台建设：搭建档案信息化平台，实现档案的远程访问和利用。
电子档案归档管理办法
电子档案归档管理办法•相关推荐电子档案归档管理办法3篇电子档案归档管理办法1第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条电子公文的归档应在"全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统"平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的`人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
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大学电子文件归档及管理方法
随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。
本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理
供给一些引导建议。
一、电子文件归档原则
1.归档文档必需有明确的名称和编号
一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。
这可以确
保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。
归档文档编号应当包
含文档的类型，创建日期和所属部门信息。
2.归档文档必需在正确的位置
归档文件必需存储在正确的位置。
必需考虑到存放电子文件的
设备、空间和安全性等问题。
此外，为了保证文件的安全，可以采
纳加密的方法进行存储。
3.文档归档责任明确
每个部门必需有人负责归档文件。
这可以避开多个人都在归档
同一份文件的情况发生。
在确定责任人时，必需考虑到他们的本领
和学问水平。
二、电子文件归档及管理的流程
1.文档创建阶段
在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。
全部新文档
都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。
在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。
除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。
3.文件存储阶段
在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。
4.文档检索阶段
在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。
三、电子文件归档及管理的技术手段
1.角色权限管理
在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。
并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。
2.数据库管理平台
数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。
3.关键词搜索
为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。
在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。
四、电子文件归档及管理的注意事项
在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有
错误，并且文档的命名和编号正确。
2.安全性保障
保障文档的安全性是特别紧要的。
建议采纳加密的方式保存文件，防止机密信息泄露。
3.适时归档
在文件创建完毕后应尽快归档。
适时归档可以避开文件的遗失，也便利日后检索和使用。
4.文件更新
假如原文件内容发生了变动，则应更新归档文件。
这样，保存
在数据库中的归档信息才是最新的。
结语
本文介绍了一些大学电子文件归档及管理方法。
作为一名大学
文件管理人员，必需时刻关注文件的安全性并确保全部文档都能适
时归档。
采纳适当的管理方式和技术手段可以提高归档效率，削减
文档丢失的风险。