(完整版)电子归档管理制度
文件电子归档管理制度
文件电子归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业文件电子归档管理，提高文件管理效率和安全性，保障企业信息资产的利用价值和安全，订立本制度。
本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，结合企业实际情况订立，适用于全体员工、各部门和单位。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部文件电子归档管理的相关工作。
第三条定义和缩写词解释•文件：指各类书面、印刷品和影像资料，包含电子文件；•电子归档：指将文件以电子形式存储、保管和管理的过程；•文件管理系统：指用于电子归档管理的软件或平台；•归档管理员：指负责文件电子归档管理的相关人员；•归档权限：指员工在文件电子归档系统中的访问、编辑和操作权限。
第二章电子归档管理流程第四条归档准备1.全部纸质文件在归档前需要经过扫描转换为电子文件，同时保存原件备案；2.归档前，对电子文件进行命名和分类，确保文件名具有唯一性和描述性；3.归档前，对电子文件进行加密，确保文件安全性；4.归档前，对敏感信息进行屏蔽和去标识化，保护个人隐私。
第五条归档存储1.采用分级存储的方式，依据文件紧要性和保密级别确定存储设备和位置；2.文件存储设备需定期检测和备份，确保数据安全性和可靠性；3.电子归档系统需定期进行维护和升级，确保系统正常运行。
第六条归档检索1.归档管理员依据员工供应的文件信息和要求进行归档检索；2.归档检索需记录员工姓名、文件名称、查阅时间等信息，并进行审计和日志记录；3.归档检索需确保及时，员工提出恳求后应在规定时间内完成检索。
第七条归档销毁1.依照国家相关法律法规要求，订立文件的保管期限；2.到期的文件进行合法安全的归档销毁，销毁过程需有监督人员参加，并记录销毁过程。
第三章权限管理第八条归档权限分级管理1.归档管理员依照不同职务和工作需求，设置不同级别的归档权限；2.不同权限级别的员工仅能访问和编辑与其职责相关的文件；3.授权过程中需记录员工姓名、权限级别、授权时间等信息。
电子资料归档管理制度
电子资料归档管理制度第一章总则为规范单位电子资料的归档管理工作，提高单位电子资料的管理效率和安全性，保障信息安全、保护单位合法权益，根据国家法律法规和有关规定，制定本制度。
第二章电子资料的定义和分类1. 电子资料是指单位通过电子设备生成、传递、共享、存储和管理的各种信息和文件。
2. 电子资料可以根据其内容和性质进行分类，包括但不限于财务资料、人事资料、行政文书、合同协议、科研资料等。
第三章电子资料的归档管理流程1. 电子资料的归档管理流程包括归档前准备、归档操作、归档管理和归档审批等环节。
2. 归档前准备：在对电子资料进行归档前，应核实电子资料的来源、内容、形式和价值，并确定是否需要归档。
3. 归档操作：将需要归档的电子资料按照规定的步骤进行分类、编目、整理和打包，同时记录归档操作的过程和结果。
4. 归档管理：对已归档的电子资料进行存储、备份、检索和保护，确保电子资料的完整性、安全性和可用性。
5. 归档审批：对归档管理操作进行审批，由相关部门领导或负责人签字确认，确保归档管理的合规性和规范性。
第四章电子资料的存储和保护1. 电子资料应根据其重要性、保密性和价值确定存储的方式和位置，选用符合安全标准和要求的存储设备和介质。
2. 对电子资料进行定期备份和归档，确保数据的可靠性和完整性，同时建立定期检查和维护机制，防止数据丢失和损坏。
3. 电子资料的存储应分级管理，对不同级别的电子资料采取不同的存储措施和保护措施，严格控制访问权限和使用权限。
4. 对电子资料的传输和共享进行加密和验证，防止数据泄露和篡改，确保数据安全和隐私保护。
第五章电子资料的管理责任和监督1. 电子资料的管理责任应明确分工，相关部门和岗位应负责电子资料的归档、存储、保护和管理，建立健全管理制度和流程。
2. 对电子资料的管理工作进行定期监督和检查，发现问题及时整改，对不履行管理职责和违反管理规定的责任人进行相应的处罚和问责。
3. 对电子资料的管理工作进行评估和反馈，定期进行内部审核和外部审核，不断完善管理制度和流程，提高管理效能和服务质量。
电子文件归档和电子档案管理制度三篇
电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。
一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文档归档与管理办法
电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。
三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。
2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。
3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。
4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。
5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。
6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。
7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。
四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。
b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。
c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。
d) 对重要的电子文档进行备份。
2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。
b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。
3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。
b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。
c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。
d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。
五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。
b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。
c) 监督和检查部门的归档工作。
2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。
b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。
c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。
通用范文(正式版)电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、引言由于信息技术的飞速发展，电子文件归档与电子档案管理成为了现代组织和企业不可避免的需求。
电子文件归档可以帮助组织提高工作效率、节约资源，并提供安全可靠的文件存储和检索系统。
本文档旨在制定电子文件归档与电子档案管理制度，规范组织内部的电子文件管理流程，确保电子档案的安全性和可持续管理。
二、目标与范围2.1 目标本制度的目标是确保电子文件的有效归档和管理，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高档案管理的效率。
2.2 范围本制度适用于公司内所有电子文件的归档和管理工作。
涵盖范围包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片和其他电子资料。
三、管理职责3.1 档案管理部门档案管理部门负责制定电子文件归档与电子档案管理的具体规定和流程，并监督实施。
其主要职责包括：•设计并实施电子文件的归档流程和标准。
•管理电子文件存储系统，确保文件存储的安全性和可靠性。
•对电子文件进行分类和索引，以便快速检索和访问。
•制定电子档案管理的操作规程和内部管理制度。
•监督电子档案的备份和灾备措施，确保档案数据的安全性和可恢复性。
3.2 部门负责人各部门负责人是电子文件归档和电子档案管理的主要责任人，其职责包括：•确保部门内的电子文件按照规定的流程进行归档工作。
•确保部门内的电子文件存储系统的安全和稳定运行。
•协助档案管理部门进行档案分类和索引工作。
•提供必要的培训和指导，确保员工了解和遵守电子档案管理制度。
四、文件归档流程4.1 文档收集与整理在文件或收到后，相关负责人应对文件进行整理和分类，并按照档案管理要求进行命名。
4.2 文档归档根据文件的分类和重要性，将文件归档至指定的电子文件库或文件夹中。
归档时应遵循原则：•文件应按照一定的目录结构进行组织，方便检索。
•文件命名应有明确的含义，避免使用含糊不清的命名。
•对于重要文件，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质中。
4.3 文件检索与访问为了方便文件的检索和访问，应建立完善的检索系统。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。
一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。
二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。
三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。
电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。
四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。
存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。
五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。
1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。
2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。
3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。
保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件归档与电子档案管理制度(1范本)
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
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完整版)电子归档管理制度
电子归档管理制度
1.概述
本文档旨在规范电子归档管理的相关制度，以确保信息的安全性、可用性和整合性，提高组织的工作效率和信息管理水平。
2.定义
2.1 电子归档：将电子文件按照一定的规则和标准进行分类、
整理、存储和访问的过程。
2.2 电子归档管理制度：为电子归档工作提供指导和规范的制度。
3.电子归档管理流程
3.1 归档申请：
申请人向电子归档管理员提交归档申请，包括文件标题、分类、重要性等信息。
管理员审核申请，核实申请文件的真实性和合规性，并决定是
否进行归档。
3.2 归档分类：
管理员根据申请的文件信息，将文件按照事先建立的归档分类标准进行分类。
分类标准应包括部门、项目、年度等标签。
3.3 文件整理：
管理员将归档的文件进行整理，包括文件名称、文件格式、关键词标注等信息的编辑和整合。
3.4 文件存储：
归档的文件应保存在指定的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可用性。
文件存储位置和权限应根据文件的重要性和保密性进行合理的规划和设置。
3.5 文件访问：
申请人可根据需要向管理员提出文件访问的申请。
管理员根据权限和需要进行文件的授权和开放。
4.安全保障
4.1 权限管理：
管理员应设置不同级别的权限，确保文件的安全性和权限的控制。
文件的访问权限应根据员工的职责和需要进行合理的授权。
4.2 备份和还原：
归档的文件应定期进行备份，并建立相应的备份策略。
在系统故障、数据丢失等异常情况下，应能够及时进行还原和恢复。
4.3 数据安全：
归档的文件应使用安全可靠的加密方法进行传输和存储，以防止未授权的访问和非法的操作。
5.附则
5.1 本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。
5.2 本制度如有调整或修改，须经上级部门批准后执行并及时通知相关人员。
以上即为电子归档管理制度的完整版，希望能对组织的信息管理工作提供一定的指导和规范。