{时间管理}高效时间管理培训

（时间管理）高效时间管理

培训

高效时间管理培训

讲义

主讲人：方言

上海本原企业咨询研究所

上海本原企业管理咨询XX公司

2004年3月

1.把握时间的总体水平

仔细阅读每壹个陈述且思考你同意或不同意的程度。于最接近你实际情况的那个椭圆里打勾。

2、优先排序

学员将会学习如何排定他们的目标次序。同时将明确“优先排序”的定义，

确定他们职业目标的优先排序且能区分“重要的事、急迫的事、能够委派的事？”

1.优先排序的定义。

2.为什么要设定优先排序？

3.设定优先排序的过程。

4.委派/授权他人。

优先排序设定坐标

优先排序设定

必须将你的任务定义为：A＝必须做；B＝应该做；C＝可能做；D＝委派他人做/省略不做

优先排序设定练习

下面是壹张本周的工作列表。用坐标图将下列工作分类。

A1，A2，A3，B1，B2，B3，C1，C2，C3等等。A＝必须做，B＝应该做，C ＝可能做，D＝委派他人做/省略不做。你必须从中选出5项优先排序最高的工作。你是壹家小型销售办事处的经理。你要向上司汇报工作，你也有壹个秘书来帮助你处理事务，你精于委派。周五，你要向董事会作壹个关于运营情况的重要方案。

“要作的事情”（找出5个A,3个D）

委派

问自己的俩个问题：

1.我正于做的什么事情不必非要由我来做，而可由别人代做？

2.我正于做的什么事情别人能做或是能够教会他来做？

俩条基本规则：

1.决策尽可能放于最底层。

2.教会你的下属给出答案，而不是带来问题。

如何授权──委派的窍门

1.确信他人能胜任所委派的任务，告诉他们为什么你不能亲自做。

2.确信受委派的人有足够的资源──时间、信息、资金、人员、协助和权力去完

成指派的工作。准备好商定壹个完成的期限。

3.确信受委派的人清楚了解你的标准要求。标准要明确──条条细化任务要求。

4.确信你已给受委派的人足够的“指导”来顺利完成任务,如可能,演示且解释

每壹步理由。

──如果你就是那位受委派的人，壹定得提些问题。

5.奖励受委派人的出色工作。就说：“谢谢你”。

关于优先排序的关键概念

1.仔细想想优先排序对你意味着什么....想壹想你如何确定什么是真正最重要的。

记住，你永远不会有时间来做每件事，但你会有时间来做最重要的事。

2.80－20规则：80%的价值来自于20%的项目；而其他20%的价值来自于80%

的项目。学会将你的注意力集中于高价值的20%上，且掌握它们。

3.绝大多数人首先从耗时少、简单、有兴趣的事做起。相反,首先要从最重要的

事情开始做起。

4.不要因为事情紧急，就把它当成要事。重要的活动是那些对实现你的目标最

有帮助的活动。

5.学会区分重要和紧急。

6.不要让琐事挤走要事。

7.不要总是以你最重要的任务为代价来满足其他人的壹些要求。学会何时说不。

要做得合乎逻辑、坚决、巧妙。

8.经常不断地转移优先排序常常导致无法恰当确立优先排序。设定优先排序的

最好方法是以重要性为依据。

9.不要仅仅是因为别人提出强烈要求就经常不断地转移优先排序。要十分小心，

那些吱吱发响的轮轴得上油。

你是完美主义者吗？

阅读下面每壹项的关于你的描述，同意的于句首打“ ”，每壹项得10分。计算你的总分。

1.我对待尝试新的东西很犹豫。

2.我希望我做的每壹件事均很完美。

3.于工作中,我有壹个很难被取悦的名声。

4.我极少将工作委派给员工中其他能胜任的人。

5.我将工作委派给员工后，我总是觉得不踏实、不放心。

6.如果我的同事或孩子不能迅速理解，我会变得很不耐烦。

7.我通常拒绝开始某壹新项目,除非我有最佳的设备或工具。

8.当我于高尔夫球或玩牌中没有发挥出最好的水平时，我会很痛苦。

9.对日常事物，我极少走捷径，如：家庭保养、家庭杂物、食品准备工作、信

函和种种小差事。

10.不管做什么事情，如果我不能做好,我会很难过，甚至于壹些对我是全新的事

情上，如壹种新的扑克游戏或是使用壹种新的软件。

3、工作流程

壹天是如何渡过的

分析调查

壹旦你将花于这些活动上的时间全部算出来，你得自问下列问题：

1.你于什么活动上花费时间最多？

2.你于什么活动上花费时间最少？

3.比较花于“会议”和“计划”上的时间和其所取得的结果，哪些活动产生的

结果最大？

4.哪些活动产生的结果最小？

5.你是否对你花费于打电话上的时间感到惊讶？

6.你能否将琐碎的打电话时间安排到壹个专门的时间打电话？

7.哪些活动值得付出更多努力？

8.哪些活动要减少花费的时间？

9.哪些活动能够删减？

10.哪些活动能够委派他人？

工作流程分析

学员将学习如何审计时间，他们将区分成就和活动的差异且且检阅活动和目标之间的关系。

•时间审计

•划分你的日常工作单

•打断工作/电话时间

你的时间值多少钱？

年薪：$20,000

除以52＝周薪

加上40%（职员津贴）＝周薪总额

除以40＝每小时总价

除以60＝每分钟总价

你的时间是怎样浪费的？

对付浪费时间的策略

A.浪费时间的事情

解决方案：

B.浪费时间的事情