采购部采购员操作手册(V1.0)

江苏宏宝五金股份有限公司
用友ERP管理软件岗位操作手册
一、物流采购中心业务流程图
二、登陆ERP 系统
1、点开登陆窗口
2、展开主界面后，点开“供应链”
三、供应商管理
1、点开“采购管理”
2、点开“供应商管理”，打开“供应商供货审批”，展开“供应商供货审批表”
3、填制“供应商供货审批表”，蓝字栏目是必填项目
4、保存、审核“供应商供货审批表”，确认审核成功
三、请购
1、在“采购管理”中点开“请购”，展开“请购单”
2、增加、填制、保存、审核“采购请购单”
3、要点指示 步骤编号 步骤名称
四、采购订货：采购订单
1、在“采购管理”下点开“采购订货”，选取“采购订单”
2、展开“采购订单”，点选右上角的“打印模板”，选择适用的模板（通用合同格式）
3、展开“采购订单”，点选右上角的“打印模板”，选择适用的模板（外箱内盒合同格式）
4、如有“请购单”，则点开“生单”下拉菜单，选取“请购单”。

如无“请购单”则本步骤省略
5、选取“请购单”后展开“过滤条件选择”窗口，输入最便合适的过滤的条件，点“过滤”
6、闪出过滤结果，双击选择需要的单据的“选择”栏，出现“Y”，确认后点击“确定”
7、生单成功，过滤后选取的结果自动进入新的采购订单中，如需局部修改直接点击后即可进行修改，
确认后进行保存并审核
8、审核后需要再修改的，点选“修改”按钮后进行修改，在“保存”和“审核”
9、要点指示
步骤编号步骤名称
五、采购订货：历史订单查询、修改、再打印
1、需查询已下的订单、修改、再打印，在“采购订货”下点击“采购订单列表”查找
2、展开“过滤条件选择”窗口，进行日期、业务员等条件输入，点“过滤”
3、出现“订单列表”，点选所需查询的采购订单前的“选择”栏
4、双击该行即可打开该订单进行查看或修改、打印。

也可用
翻找前后的采购订单
5、以日期起止和供应商为过滤条件，得到的“采购订单列表”，点击
按钮输出成Excel 文件可
用于每周五与供应商的“物流信息反馈”，进行订单明细核对和所列项目交货情况的再确认。

附1：物流信息反馈流程（包材类）
附2：物流信息反馈流程（自产品类）
附3：物流信息反馈流程（外购成品类）
附4：物流信息反馈流程（五金辅料类）
五、采购订货：采购订单执行统计表
1、在“采购订货”下，点选“采购订单执行统计表”，出现“过滤条件选择”窗口，点击 “过滤”
2、出现“采购订单执行统计表”，跟踪订单执行的进程状况
六、库存管理：采购入库单
（***仅供采购员参考，由货仓部经办）
1、在“供应链”下点击“库存管理”，选择“入库业务”的“采购入库单”
2、出现“采购入库单”，表头蓝字项目为必填项目
3、点击“生单”的下拉菜单，选择“采购订单（蓝字）”〈***不须点“”〉
4、出现“过滤条件选择”窗口，输入过滤条件，点击
5、生成“订单生单列表”，点击“订单生单表头”的项目，出现订单明细内容，确定后点
6、生单成功，所选订单导入入库单，点“保存”后点“审核”，出现审核成功窗口，点“确定”
．上述操作完毕后，点击右上角的
即可退出。

七、采购发票
1、在“供应链”下点击“采购管理”，点选“采购发票”
2、点选“普通采购发票”
3、点击“增加”，出现新表单，点选“生单”下拉菜单的“入库单”
4、出现“过滤条件选择”窗口，输入过滤条件，点击
5、生单过滤展开“发票拷贝入库单表头列表”，点击“表头列表”的相关项目，出现订单明细内容，确定后点
6、 生单成功，入库单内容导入发票中，确认后“保存”，点击“
”，发票左上角出现
，
ERP 中形成“应付款”进入“财务会计”的“应付款管理”
．上述操作完毕，形成应付款，点击右上角的
即可退出。

八、采购发票：采购付现
1、如该次采购是现金结算，则点击“”，出现“采购付现”窗口，应付金额在左上角
2、双击“结算方式”，闪现“参照”窗口双击选择“结算方式”（现金/转帐/电汇/结汇）
3、填入“金额”、（发票）“票据号”、（供货单位）“银行账号”，双击“项目大类编码”，闪出“参照”窗口选择“项目大类编码”显示出资金用途大类
4、双击“项目编码”，闪出“参照”窗口选择“项目编码”显示出资金用途明细小类
5、填选输入“订单号”或“合同号”，点击“确定”
6、普通发票左上角的出现红章，完成采购付现
7、“已付现”后发现结算错误，可点击“”按钮，撤消“已付现”，货款进入“财务会计”，由财务部进行“应付款管理”。

．上述操作完毕后，点击右上角的即可退出。

九、应付款管理：应付单据处理
（***仅供采购员参考，由财务部经办）
1、进入“财务会计”，点开“应付款管理”，进入“应付单据处理”
2、点击“应付单据审核”，闪出“应付单过滤条件”窗口，输入采购普通发票过滤条件，点“确定”
3、生单过滤展开“（采购普通发票）应付单列表”，双击相关项目出现“Y”
4、生单成功，采购普通发票内容导入发票中，确认后“审核”，出现“是否立即制单”窗口点“是”
5、闪出“填制凭证”窗口，填制“记账凭证”，生成凭证，点击“保存”，应付款单据完成
．上述操作完毕后，点击右上角的
即可退出。

十、应付款管理：付款单据处理
（***仅供采购员参考，由财务部经办）
1、进入“财务会计”，点开“应付款管理”，进入“付款单据处理”
2、点开“应付单据录入”，点击“定位”键，闪出“收应付款单定位条件”窗口，输入条件，点“确定”
3、展开“付款单”，填写内容，点击“保存”
4、点击“审核”，出现“是否立即制单”窗口，点击“是”
5、闪出“填制凭证”窗口，确认内容，点击“保存”
6、“记账凭证”左上角出现“已生成”红章，点击“保存”，点“确定”确认凭证生成
．上述操作完毕后，点击右上角的
即可退出。

附件：
三单合一式采购订单使用规定
良好的管理是在目标不变的基础上，通过简练过程、简化流程、简单操作，从而使工作更加有效率和结果更加准确。

特将采购部的“采购订单”、供应商的“送货单”和货仓部的“入库单”三个表单合并成一个表单流通使用，使单据内容精确的从前向后传达，准确无误的为ERP 系统提供原始信息。

本规定自2007年8月1日开始试行。

一、“采购订单”是本公司唯一承认的采购工作开展的书面依据，也是货仓部按单收货和供应商按
单结款的凭证。

没有“采购订单”的采购行为视为非法。

二、“采购订单”由采购员从ERP 系统中制定，经物流采购副总经理签名盖章生效。

三、供应商收到“采购订单”后，必须在24小时内签名、盖章、回传，确认接受本订单（逢周日
顺延至下周一）。

逾时未签章回传，则该“采购订单”自动作废。

四、为便于本公司货仓部和品管部向供应商提供及时的收货、检货服务，请在送货前24小时致电：
0512 - 5871 5039
电话预约，告之厂商名称、订单号码、送货品种、数量及预估到达时间。

五、供应商仓库在送货前复印2份有双方签章的“采购订单”，填好送货记录并签名盖章，“采购订
单”即从性质上转变成为“送货单”。

如一次性送完此订单的某项货物，则该项的“本次送货”不填，只填“累计送货”即可；如分多次交货，则必需每次填写“本次送货”和“累计送货”，直到“累计送货”等于采购数量为止；如送货时，该单有的货物早已交齐则在“累计送货”填OK 即可，有的货物还没交过货，则可直在“累计送货”填0即可。

六、供应商在交完货后，由本公司收货仓仓管员在两张“送货单”
上签收，收货仓留存一张“送货单”，送货人持另一张“送货 单”到货仓部办公室总帐处加盖“收货专用章”，即完成送货。

该“送货单”仅盖鲜章联是有效请款凭据。

七、货仓部总帐文员在审查供应商“送货单”上的品管员和仓管员签
名后，加盖“收货专用章”，并将该单复印一张作ERP 入库帐的 凭据，录入完成后加盖“入库单”印章确认入库完成，该单据 即从供应商的“送货单”转变成“入库单”。

该“入库单”仅盖鲜 章联是有效入库凭据。

八、供应商在增值税发票后附“增值税应税货物或劳务销货清单”和盖鲜章联的“送货单”进行发
票审核入帐，财务部据此结算应付帐款。

物流采购中心
2007年8月1日。