项目档案管理作业指引

1目的

规范工程系统的信息管理，统一编号、统一分类和归档，实行台帐管理。明确文件处理的流程，保证项目档案的安全、完整、可追溯。

2适用范围

适用于工程管理中心、各项目部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。

3术语和定义

3.1项目档案：指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建

设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。

3.2标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

4职责

4.1项目部：负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、归档及移交。

4.2总经理办公室：负责接收项目部移交的信息及竣工档案。

5工作程序

5.1办文

5.1.1发文

5.1.1.1各经办人拟文打印后，交由项目秘书统一编号，交项目部负责人签字审核。由

项目秘书填写【文件发放回收记录表】，由接收人签名确认。

5.1.1.2对于传真和邮寄文件须及时电话确认是否收到，保留相应书面凭证，并在【文

件发放回收记录表】上进行登记和备案。

文件编号规则：

K—

☐

字段解释：

a.SHVK——上海万科

b.发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。

工程管理中心：GC，春申项目部：CS，城市花园新区南块项目部：CN

如城南3期——CN3Q，春申4期——CS4Q，浦东蓝山示范区——PDSF，浦东1期——PD1Q，金丰1期——JF1Q。春申三期广场公寓：CS3Q（GC），括号处内容由项目部根据需要加注，要征得其他部门和单位的认同，一般可省略。春申项目通用文件：CSTY

c.文件类别——代码参见下述内容：

ZD：制度类、规定类文件及管理办法

BG：请示及报告类文件

LX：对内对外的工程联系单、工作联系单或指令文件

BX：图纸、设计变更及修改文件

JB：各类工程月报、简报

JH：各种计划、关于工程计划的文件

JY：各类会议纪要

QZ：工程签证单及工程造价变更指令性、承诺性、备忘性文件

YS：工程预（结）算文件、补充预算文件，每月工程款请款报告

HT：各类合同、协议、委托书（注）

QT：其它文件

说明：HT——各类合同、协议、委托书暂沿用总办的编号。统一编号中有相互冲突的，协商后由项目负责人批准统一。各部门和项目部在试行中认为有必要增加其它分类或代码，请随时提出。

d.收文单位——为主送单位的两位汉语拼音缩写，代码应明确的表达所有与本项目有关的外

部单位名称，如有重复应予区别。如通州建总——TZ，南通四建——NT，上海三建——SJ。

发公司内部或物业公司的文件，该项编号略去不编。

e.文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制。若顺序号超过999，则重新开始编号。

对外单位发文时，流水号按主送单位流水编制。对于发公司内部或物业公司的文件则以统

一流水号依次编制，不按接收部门不同而流水编号。

5.1.1.3文件有效版本标识

a.如收到的文件已有版本标识，则照实登记。

b.项目秘书负责对发放文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。

c.当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文

件，同时发放新生效版本，回收情况填写【文件发放回收记录表】，并签名确认。

d.编号在首页文件名下一行右侧直接书写。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修

改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。

e.每个文件夹第1页设【文件目录表】，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免

出现文件重编号。每月15日检查文件清单目录，防止遗漏。

f.文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。

5.1.2收文

5.1.2.1项目秘书负责对外来文件接收、登记，并在文件第1页右上角处加盖办文章

后，第一时间报项目负责人。

5.1.2.2项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。

附：办文章样式：

5.2落实封闭

5.2.1责任人工作完成后2个工作日内交项目秘书直接存档，及时登在文件目录内，并做

到封闭。

5.3文件归档

5.3.1项目部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是

签字盖章手续完备的正式文本。

5.3.2工程信息在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放

入编有序号的资料柜中妥善保管。

5.3.3属于项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件，一律由报批报建人员移交项

目秘书，由项目秘书将原件移交总经理办公室，项目部复印备查并提供给相关项目，

归档范围按【文件目录表】执行。

5.3.4项目部/部门建立“文件夹目录”，由项目/部门秘书管理，并在文件柜门处张贴，以

便于查阅。文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第1页建立【文件

目录表】，包括序号、文件编号、主题内容、日期、处理人、备注。

5.3.5工程系统各部门建立统一的文件夹分类管理目录，分类目录由秘书负责管理。其中

图纸管理参见【工程图纸管理作业指引】。

5.3.6【文件目录表】如下：

A册：管理规范：

项目部职责及人员架构表（A1）

B册：合同文件：施工合同文件（B1）

监理合同文件（B2）

材料采购合同文件（B3）

零星工程委托单（B4）

设计合同（b5）

C册：公司来往文件:

发文：（C1）

收文：（C2）

D册：监理公司往来文件

【监理人员登记表】及证明资料（D1）

监理规划（D2）

监理细则（D3）

监理例会纪要（D4）

监理备忘录及专题报告（D5）

监理月报及审核意见（D6）