《文书与档案管理》教师课件
合集下载
《文书档案管理》PPT课件
5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书与档案管理基础(第三版)第一单元
的书面形式，是执政者用来使社会按照自己的意向 发展的一种政治性的书面文体。
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制源自者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
法定公文 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。
函属于典型的平行文。凡是向同级或无隶属关系的机关单 位行文，不管是请求性、答复性还是询恰性的，一般都应 该使用“函”。
法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。
未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。 类型：①决议性会议纪要，
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策 事项。
法定公文
决定
适用于对重要事项作出决策和部 署、奖惩有关单位和人员，变更 或者撤销下级机关不适当的决定 事项。
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制源自者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
法定公文 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。
函属于典型的平行文。凡是向同级或无隶属关系的机关单 位行文，不管是请求性、答复性还是询恰性的，一般都应 该使用“函”。
法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。
未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。 类型：①决议性会议纪要，
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策 事项。
法定公文
决定
适用于对重要事项作出决策和部 署、奖惩有关单位和人员，变更 或者撤销下级机关不适当的决定 事项。
高教版中职《文书拟写与档案管理》课件纸质档案管理2
• 步骤六：排列上架 • 概述
• 卷盒排列是否科学合理的作用 • 卷盒排列的方法？
课堂练习
• 编制《卷盒目录》下列说法正确的有 （
）
• A.对不同门类、不同载体的卷盒分开编目
• B.对不同保管期限的卷盒分别编目
• C.一本卷盒目录内，卷盒数一般不超过1000个，如果 超过应按年度断号
• D.同一门类或载体、同一保管期限的卷盒不可混年度 编入一本《卷盒目录》内
课后练习
• 第一题第二题和第四题答案略
• 第三题答案：
• 小李的错误之处在于没有区分档案的载体和门类
• 1、整理上架第一步是卷盒分类，卷盒分类第一步要将整理 的不同载体的档案分门别类，再将当年所有归档的卷盒分门 别类，按照不同保管期限区分永久、定期（30年或者10 年），然后然后将相同保管期限的卷盒、按照机构或者问题 进行整合，相同机构（或者相近问题）卷盒集中在一起，小 李没有区分载不妥；
整 理
池 州 生
上
态
架
经
济
学
校
Hale Waihona Puke 张 礼 平前情回顾
1.
任务分析
工作步骤
：档案的载体除了纸质以外还有其他特殊形式，比如光盘等？另外档案的
门类除了文书以为还有其他的比如会计档案、人事档案等；因此首先必须区分不 同载体和门类
• 释义 • 如何排列
步骤四：编制卷盒目录
• 概述
• 组成部分 • 手工编制《卷盒目录》方法
• 2、通过分类将相同载体、具有相同保管期限、且机构（或 问题）相同或相近的卷盒相对集中存放。小李又没有区分载 体，此二不妥。
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
项目一任务1：文书与档案
பைடு நூலகம்
三、档案工作机构
档案工作由于是为全社会进行服务的，因此机 构的设置较为复杂，主要有三类机构。
（一）档案室
档案室各机关、团体、企事业单位等统一保存 和管理本机关档案的内部组织机构。 1、档案室的作用
它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部 门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关 工作和生产活动创造条件。
❖ 形成文书的两大要素——表述方式和载体有一 个发展变化的过程。
❖ 表达方式：
❖ 绳结、符号、图像
文字
❖ 载体：
❖ 绳、岩石（竹木、壳骨等）片
绢帛、器
皿、碑石、竹木简册
纸张、磁盘、光盘等。
结绳记事
人类在文字产生之前，常用 在绳索上打结来表达意思，传递 信息，处理事件。中国、古埃及、 秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。
档案柜
档案盒
财会档案
三、文书工作与档案管理的联系与区别
（一）联系
图1-7 文书工作与档案管理的联系
（二）区别
图1-8 文书工作与档案管理的区别
第三讲：文书工作与档案管理的组织机构
二、文书工作机构设置
机构的设置大体有两种情况： 第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文 书工作部门，如“文书处”、“文书科”等。 第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说， 一般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作 人员。
4、整理好办公室，并锁上所有的文件和档案。
案例分析
某家公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，小张 自认为条件不错，信心十足地去人事部参加了考试。
人事经理拿出一张试卷交给小张，让小张在认为正确的地 方打钩，小张拿过来一看，上面有一套测试题，内容是这样的：
有一天，天气预报说会刮台风下暴雨，总经理恰好又不在 公司，于是打电话回来告诉你说：“今天有暴风雨，顶楼有几 扇窗户还没关，你去关上吧。”答案共有三个：好的，我马 上就去关；我已经把窗户关好了我正在关窗户。小张毫不 思索，就在第二个答案后面画了钩，心想，能为领导分忧的下 属才是好下属，想领导之所想，急领导之所急才是好助理。人 事经理将试卷送到总经理办公室，回来后，很遗憾地对小张说： “不好意思，老总看了你的试卷，认为你的心理素质不太适合 做助理。”
三、档案工作机构
档案工作由于是为全社会进行服务的，因此机 构的设置较为复杂，主要有三类机构。
（一）档案室
档案室各机关、团体、企事业单位等统一保存 和管理本机关档案的内部组织机构。 1、档案室的作用
它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部 门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关 工作和生产活动创造条件。
❖ 形成文书的两大要素——表述方式和载体有一 个发展变化的过程。
❖ 表达方式：
❖ 绳结、符号、图像
文字
❖ 载体：
❖ 绳、岩石（竹木、壳骨等）片
绢帛、器
皿、碑石、竹木简册
纸张、磁盘、光盘等。
结绳记事
人类在文字产生之前，常用 在绳索上打结来表达意思，传递 信息，处理事件。中国、古埃及、 秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。
档案柜
档案盒
财会档案
三、文书工作与档案管理的联系与区别
（一）联系
图1-7 文书工作与档案管理的联系
（二）区别
图1-8 文书工作与档案管理的区别
第三讲：文书工作与档案管理的组织机构
二、文书工作机构设置
机构的设置大体有两种情况： 第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文 书工作部门，如“文书处”、“文书科”等。 第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说， 一般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作 人员。
4、整理好办公室，并锁上所有的文件和档案。
案例分析
某家公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，小张 自认为条件不错，信心十足地去人事部参加了考试。
人事经理拿出一张试卷交给小张，让小张在认为正确的地 方打钩，小张拿过来一看，上面有一套测试题，内容是这样的：
有一天，天气预报说会刮台风下暴雨，总经理恰好又不在 公司，于是打电话回来告诉你说：“今天有暴风雨，顶楼有几 扇窗户还没关，你去关上吧。”答案共有三个：好的，我马 上就去关；我已经把窗户关好了我正在关窗户。小张毫不 思索，就在第二个答案后面画了钩，心想，能为领导分忧的下 属才是好下属，想领导之所想，急领导之所急才是好助理。人 事经理将试卷送到总经理办公室，回来后，很遗憾地对小张说： “不好意思，老总看了你的试卷，认为你的心理素质不太适合 做助理。”
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
• 南京国民政府时期，政府机关的文书工作趋于健全。对文书档案的机 构及相关制度予以进一步完善，中央各部以机关为单位在文书的收集、 整理、鉴定、保管和利用等方面都有了具体实践，并制定了较为详细 的规定。
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
1档案管理学第一章档案概论
档案管理学
基础教育部 齐家福 教授
1
导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
基础教育部 齐家福 教授
1
导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
《文书与档案管理》第二章 文书的种类与形成
2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发 的《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种公文。
1.决议
• 决议是用于经会议讨论通过的重要决策事项的公文。在实际 工作中, 除了机关外, 人民代表大会系统也常常使用决议。决 议这一文种常常被用来修改、实施法律、法令条例; 批准国民 经济计划的安排, 财政预算、决算; 设置、调整、撤消重要机 构, 调整领导人员, 通过工作报告; 决定重要问题等。现代企业 也经常使用这一文种。
• 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是一种重要的 领导、指导性下行公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问 题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、 目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。意见一经下发， 即成为下级单位开展工作、执行政策的依据和准绳。但目前 意见在行文关系上使用较为宽泛，上下级单位对某项重要问 题提出见解并上报上级单位时也可使用。
8.通知
• 通知“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶 属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员”，是一种晓谕性的公文，多用于 下行文，也可用于平级单位。
9.通报
• 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批 评错误、传达重要精神或者情况时所使用的一种下行文种。
（四）文书的结构与语言
• 1．文书的结构 • 2．文书的语言
1.文书的结构
• 结构，指的是一篇文书的内部构造及文书内容的组织和安 排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”，即考 虑这篇文书分几个层次、段落，安排什么内容，选用什么 材料，如何开头、结尾、过渡、呼应等。
2.文书的语言
12.批复
• 批复，即审批答复。它适用于“答复下级单位的请示事项”， 它针对下级单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复 提出请示的单位。批复是适用性最为单一的文种，只与请示 相对应，没有请示，也就没有批复。
1.决议
• 决议是用于经会议讨论通过的重要决策事项的公文。在实际 工作中, 除了机关外, 人民代表大会系统也常常使用决议。决 议这一文种常常被用来修改、实施法律、法令条例; 批准国民 经济计划的安排, 财政预算、决算; 设置、调整、撤消重要机 构, 调整领导人员, 通过工作报告; 决定重要问题等。现代企业 也经常使用这一文种。
• 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是一种重要的 领导、指导性下行公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问 题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、 目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。意见一经下发， 即成为下级单位开展工作、执行政策的依据和准绳。但目前 意见在行文关系上使用较为宽泛，上下级单位对某项重要问 题提出见解并上报上级单位时也可使用。
8.通知
• 通知“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶 属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员”，是一种晓谕性的公文，多用于 下行文，也可用于平级单位。
9.通报
• 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批 评错误、传达重要精神或者情况时所使用的一种下行文种。
（四）文书的结构与语言
• 1．文书的结构 • 2．文书的语言
1.文书的结构
• 结构，指的是一篇文书的内部构造及文书内容的组织和安 排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”，即考 虑这篇文书分几个层次、段落，安排什么内容，选用什么 材料，如何开头、结尾、过渡、呼应等。
2.文书的语言
12.批复
• 批复，即审批答复。它适用于“答复下级单位的请示事项”， 它针对下级单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复 提出请示的单位。批复是适用性最为单一的文种，只与请示 相对应，没有请示，也就没有批复。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
教学计划与学时分配: 9周、18课1
第一章：总论（文书与档案、文书工作与档案工作概述）
3
第二章：文书的撰拟与制发
5
第三章：文书的处理
7
第四章：文书的整理归档
9
第五章：档案的鉴定与收集
11
第六章：档案的整理与保管
13 第七章：档案的检索与利用
15 第八章：专门档案的管理
17 第九章：电子档案的管理
第1章 复习思考题
1.1 名词解释：文书、公文、档案、文书工作、档案工作 1.2 简述文件转化为档案的条件 1.3 简述文书工作的基本原则 1.4 简述档案工作的基本原则 1.5 谈谈你对文档一体化管理的认识与思考（小论文，第9周交）
2. 档案 2.1档案的定义
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、有价值的各种 形式的历史记录。（来源广泛性、形成条件性、形式多样性、原始记录性） 2.2 档案的类别
(1) 文书档案 (2) 科技档案 （3）专门档案 （4）特殊载体档案 2.3 档案的价值和作用 （1）凭证（存史、证据） （2）参考（资政、育人） 2.4 档案与相关事物的关系 （1）档案与文书 （2）档案与图书 （3）档案与文物 （4）档案与资料
5. 文档一体化管理（自学、讨论、小论文） 5.1含义
文档一体化管理，也称文件、档案一体化管理。是指把文件的形成、运转、 处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系起 来，组成一个科学的大系统，按照统一的规范与标准，从整体的相互联系的角度 对若干子系统进行合理安排，消除或减少重复工作，提高管理效率。 5.2 理论依据
❖
❖ 教学参考书： ❖ （1）松世勤，《文书学》，首都师范大学出版社，1995年版。 ❖ （2）赵映诚，《实用文书学》，兰州大学出版社，1997年版。 ❖ （3）陈祖芬，《职业秘书资料与档案管理教程》，清华大学出版社，2008年版。 ❖ （4）胡伟、卢芳、赵修磊，《信息、文书与档案管理》，科学出版社，2010年版。 ❖ （5）吴凤祥、何坦野，《文书工作与档案管理》，高等教育出版社2001年版。 ❖ （6）邓绍兴、陈智为，《档案管理学》，中国人民大学出版社，1998年版。 ❖ （7）冯惠玲、张辑哲，《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年版。 ❖ （8）何嘉荪，《档案管理理论与实践》，高等教育出版社，1991年版。 ❖ （9）董燕翔，《专业档案管理》，西北大学出版社，2000年版。 ❖ （10）刘家真，《电子文件档案管理理论与实践》，科学出版社，2003年版。
课时 2 2 2 2 2 2 2 2 2
教学与考核方式
❖ 教学方式：以讲授法为主，根据课程具体内容及学生实际需要，配合演示法、 讨论法、阅读法和见习法等其他教学方法。与《秘书写作》课程交叉的公文 撰写内容以学生阅读自学为主，教师侧重从实际应用中常见问题与改进措施 方面给予必要的辅导和指导。
❖ 学习方法：明确学习意义，激发学习兴趣；了解学习内容，把握学习要点 （把握基本脉络，理解基本概念、掌握基本技能）；讲究学习技巧，注重学 习效果（运用系统的方法“搭架填空”，运用比较的方法“区别与联系”， 运用实践的方法“巩固提高”）。
文件生命周期理论简介：文件从形成到销毁或作为档案永久保存，要经历一 个完整的运动过程，大致可以分为四个阶段：第一是文件的制作阶段（文书的形 成），第二是文件的现实使用阶段（文书的处理），第三是文件的暂时保持阶段 （文书的归档），第四是文件的永久保持阶段（进入档案馆阶段）。 5.3 实践意义 （1）改革现实弊端 （2）提高管理效率 （3）顺应时代发展 5.4 主要内容 （1）宏观上的体制变革 （2）微观上的方法更新 5.5 探索模式 （1）纸质文档一体化管理模式 （2）电子文档一体化管理模式
活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它是记录和传递信息的载体，又是管 理国家政务和私人事务的重要工具。 1.2 文书的类别
(1) 公务文书 (2) 私人文书 1.3 文书、公文、文件之间的关系 有区别，但特定环境中可以通用，在日常生活和工作中有所侧重。 1.4 文书的作用 （1）领导和指导作用 （2）行为规范作用 （3）公务联系和知照的作用 （4）传递信息与宣传教育作用 （5）凭据记载作用
殷商甲骨文
西周甲骨刻辞
帛书《道德经》
山东诸城琅玡山秦刻石.其二世诏 永元器物薄
试点历史档案开放鉴定，初步完成了西安师院档案43卷853份文件的鉴定整理和著录工作
3. 文书工作 3.1文书工作的含义
一般是指机关公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的 工作，又称公文处理工作。（本课程所讲的是以国家行政机关通用文书的处理工作为主） 3.2 文书工作的意义 （1）机关工作的纽带； （2）保守党和国家机密的重要环节； （3）档案工作的基础。 3.3 文书工作的原则 （1）实事求是 （2）准确周密 （3）迅速及时 （4）安全保密 3.4 文书工作的责任制度 （1）收、发文处理制度 （2）文件材料立卷归档制度 （3）印章管理制度 （4）文书岗位工作职责 3.5 文书工作的机构设置与组织领导
教学内容与目标
❖ 第一模块即第一章总论，主要阐述文书与档案、文书工作与档案工作 的基本概念、含义、性质、特点和作用，培养学生辨别文书与档案的 区别与联系，了解文书工作与档案管理的组织机构，为开展文书工作 和档案工作奠定理论基础；
❖ 第二模块文书工作，包括第二章至第四章，主要讲述文书的撰写与制 发、文书处理程序以及文书的整理归档，使学生了解文书的种类、用 途和格式，培养学生撰写常用公文、处理收发文以及进行文书整理与 归档的能力；
❖ 考核方式：包括过程性考核和终结性考核。过程性考核重点考察反映学生平 时作业、到课率、课堂表现、课外调研、阶段测试、自主学习等教学过程方 面的情况，占总成绩30%（考勤 10％；作业 20％）；终结性考核即期末考试， 占总成绩70%。
教材及教学参考书
❖ 教材：汪溢、赵莹主编，《文书与档案管理》，北京大学出版社2010年8月第1版。 ❖ 选用理由：新编公共行政与公共管理学系列教材（文秘专业），比较新颖、权威、实用。
❖ 第三模块档案工作，包括第五章至第七章，主要讲授档案的鉴定、收 集、整理、保管、检索和利用的原则、方法与要求，培养学生管理一 般档案的能力；
❖ 第四模块特殊档案管理，包括第八章和第九章，主要讲授具有普遍性 的专门档案以及新型载体的档案资料的管理方法与技术，拓宽学生了 解和管理人事档案、财务档案、声像电子档案的能力，培养较为熟练 地从事文书与档案管理工作的实用型、复合型人才。
2. 档案定义的基本含义 （1）来源的广泛性。档案是从事独立活动的机关、组织和个人在社会活动中产生的，这种普遍性决定了档
案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。 （2）形成的条件性。档案直接来源于文件，但不是所有的文件都需要转化为档案。文件转化为档案一般应
4. 档案工作 4.1档案工作的含义
一般是指档案馆（室）的具体业务工作，包括收集、整理、鉴定、保管、检 索、编研、利用、统计八个业务环节，其中前四个环节是档案实体工作管理，后 四个环节是档案信息管理工作，各个环节之间相互联系又相互制约，组成一个完 整的工作过程。 4.2 档案工作的性质和特点
（1）信息性 （2）管理性 （3）科学性 （4）服务性 （5）政治机要性 4.3 档案工作的原则 （1）统一领导、分级管理 （2）维护档案的完整与安全 （3）便于社会各方面利用 4.4 档案工作的组织机构 （1）档案室（科、处） （2）档案馆 （3）档案局 （4）其它相关机构
具备三个条件： 其一，从时间上看，处理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办的文件不是档案。文件具有现行效用， 档案一般是完成了现行使命而留备查考的历史文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件 的归宿。 其二，从价值上看，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档 案保存。从这个意义上说，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 其三，从程序上看，按照一定规律集中整理保存起来的文件才能最后成为档案。档案是具有内在联系的 文件体系，它反映了社会活动和事件的原貌。从这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 （3）形式的多样性。档案的形式包括载体、制作方法和表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、简册、 缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；从制作方法来看，有手写、刀刻、印刷、复制、摄影、录音、 摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 （4）原始的记录性。档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的图书、 报刊等信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写的材料， 所以档案注重原本、原稿、孤本，这也是档案更为真实、宝贵的原因之一。
第1章 总 论
本章主要阐述文书与档案、文书工作与档案工作的基本概念、含义、 性质、特点和作用，培养学生辨别文书与档案的区别与联系，了解文书 工作与档案管理的组织机构，为开展文书工作和档案工作奠定理论基础。
1.文书 2.档案 3.文书工作 4.档案工作 5.文档一体化管理
1.文书
1.1 文书的定义 文书是党政机关、人民团体、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人
文书与档案管理
晋平
前言
❖ 课程性质 ❖ 教学内容与目标 ❖ 教学计划与学时分配 ❖ 教学与考核方式 ❖ 教材及参考书
课程性质
《文书与档案管理》课程是秘书学专业核心课程必修课 之一。本课程顺应文档一体化发展趋势，综合运用文书学、 档案学、行政管理学等学科的理论与方法，讲述文书与档 案管理的基本概念、基本知识、基本理论和基本技能，具 有较强的实践性和应用性。通过本课程的教学，使学生系 统、全面地掌握该门科学，提高其运用文书与档案管理的 理论和方法分析和解决实际问题的能力，培养较为熟练地 从事文书与档案管理工作的实用型、复合型人才。