高效会议组织概述(共 78张PPT)
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高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议的组织ppt
2 0 2 0 高效会议秘诀
中层经理人培训
汇报人：某某某 时间：2020.6
了光明，而黑暗，正是它看不见的洪水！高一:蛋清太 子古琴铭900字古琴铭永不败落的蔷薇琴阁外细雨空蒙，
目 录 我借此良景，拔弦奏曲。曲罢，掌声入耳，是他，手里
的蔷薇花开的正绚烂，阳光映照下，花瓣上的水珠如琉
C O N T E N T 璃般透亮。他丰神俊朗，禁步走来，飘飘白衣映衬下，
LOGO 正文 . 第三章
03
高效会议的组织ppt
斜坡上种着一片玉米，那群牛见到成熟的玉米感了兴趣， 啃了起来，我无论怎么赶也赶不上山再不上山就危险了。 终于它们吃完玉米，也上了山。花狗突然拼了命把我和 牛群往上推，山洪从上游冲了下来，花狗准确地又向上 推了一步，便再也没了力气，水不偏不倚地正好把花狗 冲走，留下了我，我不住地叫喊，花狗消失在了混黄的 泥水里。当我知道花狗瞎的是左眼的时候，我流了泪， 不因为它救了我，当一半是光明一半是未知的时候，花 狗果断地选择
先请各位 管理者思 考一下？
问题讨论 产生决策
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
您 答 对 了 吗？
啥时该开会？
啥时不需要 开会？
会议概述
适于开会的情况
01 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 02 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 03 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 04 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 05 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 06 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。
会议概述
不适于开会的情况
1
已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；
中层经理人培训
汇报人：某某某 时间：2020.6
了光明，而黑暗，正是它看不见的洪水！高一:蛋清太 子古琴铭900字古琴铭永不败落的蔷薇琴阁外细雨空蒙，
目 录 我借此良景，拔弦奏曲。曲罢，掌声入耳，是他，手里
的蔷薇花开的正绚烂，阳光映照下，花瓣上的水珠如琉
C O N T E N T 璃般透亮。他丰神俊朗，禁步走来，飘飘白衣映衬下，
LOGO 正文 . 第三章
03
高效会议的组织ppt
斜坡上种着一片玉米，那群牛见到成熟的玉米感了兴趣， 啃了起来，我无论怎么赶也赶不上山再不上山就危险了。 终于它们吃完玉米，也上了山。花狗突然拼了命把我和 牛群往上推，山洪从上游冲了下来，花狗准确地又向上 推了一步，便再也没了力气，水不偏不倚地正好把花狗 冲走，留下了我，我不住地叫喊，花狗消失在了混黄的 泥水里。当我知道花狗瞎的是左眼的时候，我流了泪， 不因为它救了我，当一半是光明一半是未知的时候，花 狗果断地选择
先请各位 管理者思 考一下？
问题讨论 产生决策
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
您 答 对 了 吗？
啥时该开会？
啥时不需要 开会？
会议概述
适于开会的情况
01 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 02 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 03 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 04 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 05 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 06 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。
会议概述
不适于开会的情况
1
已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；
高效会议的组织技巧课件
宴
②出现重大人事调整变革时
或
③经营政策导向出现重大变
酒
革时时
会
④经营绩效出现偏差时
圆 ①开放式讨论会
⑤想要变革调整时
桌 ②平等不下结论，给自己留有余地
型
专 ①一定长桌
题 ②自己坐头
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12
谢 谢！
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13
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高效会议的组织技巧
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1
一、会议的标准
⑴有效的会议标准：
会而有议—议题
议而有论—讨论
论而有行—共识
行而有果—行为和行为标准
果而有报—报应
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2
一、会议的标准
⑵议题的三种表达形式： 明示法 例会 约定式（例如联络感情会）
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3
一、会议的标准
⑶讨论是会议中重要的环节需要艺术和技巧 ⑷员工在什么样的情况下最有干劲： ①我的意见被尊重时 ②我每天在做自己喜欢并擅长的工作时 ③过去一周当中我的工作表现出色得到表扬时 在过去三个月中有人谈及我的进步和发展时
14
⑤是表演型的会议，需提前
③表演式
演练
④拍卖式
⑥上下同欲者胜
⑤军令状
战 前 动 最高长官讲话
没有结束或散会，只有出征
员
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10
经营管理专题会
⑴业务检讨会
参 会 者 讲 80%
①总结40%
会议特点
ⅰ、目标达成情况数字化 ①每周、每月、每
10%
阶段必须定期召开，
ⅱ、写具体原因60-70% 使主管养成习惯，
高效管理会议概述(PPT 97页)
如何圆满结束会议
如何做开场白
定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有 明确宗旨。 必说内容：开会目的，时间安排，议事 方式，纪律规则等 其他需要添加的程序（可选） 提供与会议有关的资讯； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。
如何分配发言时间
主持人发言最多的原因
1. 对会议的议题特别熟 2. 地位最高而且声音较大 3. 负担较多的行政责任
4种群体决策
权威决策 共识决策
少数服从多数决策 无异议决策
• 1、权威决策
– 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单 方面作出决定时。
– 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权 负责时。
– 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某 项决策时。
• 案例：
某项目组向部分领导提交报告并等待最后 决策。该领导决定工作日程表，然后通知 该小组。
练习
• 假设你是班长，要ห้องสมุดไป่ตู้织召开某主题班会， 请详细说明会议如何安排，以及会议的流 程。
三、开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题
如何达成决议—决策方式
彼德·德鲁克决议法： • 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 • 列举或图示各提案并开始讨论 • 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 • 估计各提案之获益率 • 估计有无采集更多参考资料的需要 • 征求反对意见 • 以中立角度检视正反意见 • 寻求与会者对各题案之认同 • 对提案做适当的休整与妥协 • 确认议事结果 • 组成或指定议案执行的监督单位。
如何做开场白
定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有 明确宗旨。 必说内容：开会目的，时间安排，议事 方式，纪律规则等 其他需要添加的程序（可选） 提供与会议有关的资讯； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。
如何分配发言时间
主持人发言最多的原因
1. 对会议的议题特别熟 2. 地位最高而且声音较大 3. 负担较多的行政责任
4种群体决策
权威决策 共识决策
少数服从多数决策 无异议决策
• 1、权威决策
– 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单 方面作出决定时。
– 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权 负责时。
– 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某 项决策时。
• 案例：
某项目组向部分领导提交报告并等待最后 决策。该领导决定工作日程表，然后通知 该小组。
练习
• 假设你是班长，要ห้องสมุดไป่ตู้织召开某主题班会， 请详细说明会议如何安排，以及会议的流 程。
三、开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题
如何达成决议—决策方式
彼德·德鲁克决议法： • 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 • 列举或图示各提案并开始讨论 • 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 • 估计各提案之获益率 • 估计有无采集更多参考资料的需要 • 征求反对意见 • 以中立角度检视正反意见 • 寻求与会者对各题案之认同 • 对提案做适当的休整与妥协 • 确认议事结果 • 组成或指定议案执行的监督单位。
高效的现场会议组织ppt课件
.
15
为反对而反对：
◇ 引导他全面周到的思考，而非先一味地反对。 ◇ 请他提出建设性意见及具体对策。
牢骚与抱怨：
◇ 适度同情，适当宣泄，帮其分析原因。 ◇ 及时转入会议主题。 ◇ 会后不忘善后工作，不可草草了事。
.
16
三、现场会议必须注重后续追踪
◆ 结束会议前一定要清楚告之后续追踪的方式，
1、包括谁该负责；
问题：有时领导会成为会议的第一！
8、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首 先使与会者收益。
问题：不该、不配参加会议的人太多！
.
8
9、清晰而明确的沟通
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是 一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如 何在最短的时间内了解这一切呢？
.
4
一、现场会议管理的十个要素
1、必须确立明确的目标
为什么开会、目的、解决什么问题。
沟通传达信息、达成协议与解决问题、资源共享、监 督员工、协调矛盾、开发创意、动员激励士气、巩固权威 地位。
对任何一个公司而言，要想让会议开得有价值，必须 要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者 相应的价值，并且能回报投资。
.
2
管理中的会议：
计划—必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划； 组织—必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系； 指挥—必须通过开会，才能进行具体的任务布置； 协调—必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差； 控制—也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。
.
3
现场管理会议要：
● 讲究会议成本。 ● 注重会议召开的时机。 ※ 重要的、紧急的议题 ※ 需要集思广益的 ※ 无法私下协商的
高效的现场会议组织课件
跟踪反馈与改进
设定反馈渠道
建立有效的反馈渠道，如问卷调查、 邮件回复或在线评论，以便收集参会 人员对会议的意见和建议。
分析反馈信息
根据反馈信息的分析结果，制定针对 性的改进措施，以提高会议质量和效 果。
收集反馈信息
通过设定的反馈渠道，全面收集参会 人员的意见和建议，了解他们对会议 的看法和感受。
制定改进措施
05
常见问题与解决方案
如何处理会议中的冲突？
01
解决冲突
02
有效沟通
03
建立信任
04
寻求共识
05
详细描述：会议中的冲 突是常见的问题，可以 通过有效沟通和建立信 任来处理。在处理冲突 时，要保持冷静，理解 对方的观点和需求，寻 求共识，以达到更好的 合作效果。
如何提高会议的参与度？ 01 02 03
保持专注，避免跑题
总结词
保持会议主题的聚焦性，避免讨论偏离议题，提高会议的效率和决策质量。
详细描述
在会议过程中，主持人要密切关注讨论内容，一旦发现讨论偏离议题，要及时引导回主题。参会人员也要自觉保 持讨论的聚焦性，避免过于发散或离题。同时，可以设立时间提醒机制，确保每个议题都能得到充分的讨论和决 策。
鼓励参与，促进交流
总结词
鼓励参会人员积极参与讨论，促进信息交流和观点碰撞，有助于提高会议效果。
详细描述
主持人要营造开放、平等的讨论氛围，鼓励参会人员发表意见和建议。可以采用小组讨论、问答互动 等方式，激发参会人员的参与热情。同时，要确保每个人都有机会发言，避免某些人主导讨论。
有效沟通，解决问题
总结词
确定参会人员
确定会议参与人员
根据会议目的和议题，确定需要参与 的人员名单，包括相关负责人、专家 、利益相关者等。
如何组织一场高效工作会议精选PPT
第二步.充分的会前准备 第一步.明确的会议目的
第一步.明确的会议目的
决策执行 解决问题 创意提案 其它
*总经理例会 *定期例会，听 取汇报，分配 任务； *确认团队目标、 分工； *资讯分享，政 策宣传；
*目标和现实有 落差时，找出 解决办法 *发现问题，讨 论问题，产生 决策
*集思广益，头 脑风暴 *融合意见，达 成共识
避免主题内容之间的矛盾和重叠，要删除无关议题。
- 12 -
• 四、发言顺序： • 领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发言阐
述观点；
• 五、会议结束： • 每场会争取要有结果和答案，有些结果要安排、跟踪责任人执行，有
些未决定的议案要搁置，并阐述清楚。
• 注意应对会议干扰： • 敌对、人身攻击、自以为是、悄悄话、沉默、繁忙、迟到、插话、繁
• 六、如果是研讨，只有议题，弱化身份，经理不要轻易早下结论
- 10 -
示例：年中会、年会（议程表）
序号
项目
说明
1 主题阐述（领 由省区负责人阐述本次会议的主题涵义、要求与标准，说明主
导致辞）
题任务的重要性。
2 省区工作总结 由省区负责人或授权人负责做工作总结与计划报告，总结、分 与工作计划 析本省区工作完成情况及成果、经验教训。发布年度工作计划。
如何组织一场高效工作会议
目录
一 . 什一么.是派“特高生效物会的议企”业？文化及其理解 二 . 如何组织一场高效工作会议？
一 . 什么是高效会议？
现场高效开会
效率高+效果达到
＋
会后高效执行
如期跟进+有反 馈落实
二. 从会议步骤看，如何组织高效工作会议？
《高效的会议》课件
实践应用和经验分享
01
实践应用一：制定明确的会议议程
02
制定明确的会议议程是实现高效会议的基础，能够确保每个议题得到充分讨论 。
03
在会议开始前，应明确会议目的、议程内容和参会人员，确保每个议题都有专 人负责讨论和总结。同时，会议主持人应掌控会议进程，确保每个议题得到充 分讨论，避免无效的争论和时间浪费。
REPORTING
成功的高效会议案例
案例一：Google的日常会议
Google通过采用简洁、高效的会议形式，确保每个参会者都能充分参与讨论，提高了会议 效率。
Google的日常会议通常只有10-15分钟，每个参会者都有机会发言，会议议程明确，不浪 费时间。这种高效的会议方式确保了每个项目都能得到充分的讨论和关注，提高了决策效率 和准确性。
实践应用和经验分享
选择与会议议题相关的参会人员用二：选择合适的参会人员
在确定参会人员时，应考虑其与会议议题的相关性和 专业背景，尽量减少不必要的人员参与。这样可以减 少无效的讨论和决策，提高会议效率。同时，与会议 议题无关的人员可以安排其他工作任务，避免人力资 源浪费。
成功的高效会议案例
案例二：阿里巴巴的周会制度
阿里巴巴通过周会制度，确保每个部门都能及时了解公司整体运营情况 ，促进了跨部门间的沟通和协作。
阿里巴巴的周会制度是其高效管理的重要一环，各部门负责人通过周会 汇报工作进展，分享业务数据和经验，及时发现和解决问题。这种制度 加强了部门间的沟通和协作，提高了整体运营效率。
。
有效的时间管理和决策
设定时间限制
为每个议题设定合理的 时间限制，确保会议不
会拖延。
避免跑题
一旦发现讨论偏离主题 ，应及时引导回到主题
如何组织高效会议PPT课件
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
高效会议组织ppt
会议概述
不适于开会的情况
1
已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；
2
会议成本太大，或还有比开会更好的办法；
3
问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；
4
所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；
5
发起人对要解决的问题已经作出决定；
6
大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。
不适于开会的情况
会议 起源
会议概述
人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山 召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原 名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会 议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频 率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
永葆青春烈火般的激情。精彩人生如果说人生是水，那 么青春就是流动；如果说人生是火，那么青春就是燃烧；
如果说人生是鹰，那么青春就是搏击；如果说人生是马，
那么青春就是奔跑。豆蔻青春，精彩人生！此时此刻，
会议概述 无论是丁俊晖、文花枝还是洪展辉，想必他们都是无怨
无悔的。因为他们已经用梦想、勇气诠释了自己无可厚
非的生命。
May we get what we want, may we get what we
need, may we don't get what we deserve.
会议概述
会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。
会议是一种群体沟通的方式。
➢Байду номын сангаас会-------- 聚会、见面、集会 ➢ 议--------讨论、商议
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P8
会议管理
• • • • • • 前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧
开会普遍六种抱怨： 1. 临时会多、突发会多 2. 议事缺乏规则 3. 会议层次不清楚 4. 会前准备不足 5. 会后执行不力 6. 会议纪律淡漠
P9
1. 召开时机选择 2. 会议类型选择 3. 参加人员选择 4. 人员数量安排 5. 会议角色安排 6. 会议室选择和布置 7. 计划及议程准备
高效会议组织
P1
团队学习公约
• • • • 积极参与 空杯心态 相互信赖 保持秩序 积极回应 延迟评判 积极参加互动 准时集合 快速安静
如何落实?
P2
低效会议的种种现象:
举例 • 老跑题； • 领导一言堂； • 有人胡侃，哗众取宠； • 议题太敏感，不便深说； • 本位严重，相互推委； • 效率不高，经常延时； • 迟到、早退严重； • 等等
• 超过一年的时间在开会！
P6
前言__我们身边的会议：
培训前调查结果:问卷 份: • 总平均分： （60—70总体低效；40—50比较低效；30—40尚 可；15—20高效 ） • 最高得分： （说明团队会议低效主要原因。） • 最低得分： （说明团队会议高效主要原因。） • 最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的 低效因素） 最高分数项目所占 数量 和 比例： □权力会议 0 % □利益会议 0 % □观念会议 0 % □性格会议 0 % □心情会议 0 % □临时会议 0 % □失控会议 0 %
参考统计数据： 美国经理人“开会”效率调查: 前惠普公司总裁格拉特 20%与 客户沟通、35%会议、10%电话、 美国上班族每周平均参加10个会议; 5%看文件、其他 约占每周工作时间1-1.5天; 35% = 14小时 =》 经理人每周有50%的时间在开会; 1365 = 是浪费的.
P11
开会的时机选择
2、时机选择
不适于开会的情况 • 对会议的目标和主题没有考虑清晰 • 会议所需资料不全或会议准备不充分 • 所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等 方式解决起来更好 • 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围 • 发起人对要解决的问题已经作出决定 • 大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前 需要时间平静
会议的时机选择 1、时间安排
P10
开会的时机选择
2、时机选择
适于开会的情况 • 发起人想从参会者那里获取信息或建议 • 发起人想想让下属参与解决问题或制定决策 • 发起人有问题需向下属澄清 • 发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达 • 大家自己要开会 • 有问题涉及多个部门而需协调解决 • 有问题情况不明或责任厘定不清。
P7
前言__会议低效的原因
项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
P3
课程主要内容
• • • • • •
前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧
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前言__会议成本 个人的开会时间计算:
• 4小时/周 * 52周 = 208小时/年 • 208小时/年 * 45年 = 9360小时 • 9360小时 / 24 = 390天 超过一年的时间在开会！
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参会人员数量安排
参会人员数量 会议规模越大，会议情况越复杂 2-7人会议： 一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问 题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大 7-15人会议 会议情况复杂，必须安排主持人和记录人 15-30人会议 会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信 息交流，如果讨论必须分组。 30人以上会议 适于做演讲、正式辩论和投票表决
信息交流会
很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议， 被提意见者通常为主管人员或公关人员 综合类型会议，无人主导会议
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• 其他类型
会议参加人员选择
请有权作决定的人参加 请最有经验和才能的人参加 请了解实际情况的人参加 参会人员对决议能否达成负直接责任。 所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发 表意见的人尽可能不要安排与会。 请与所涉及问题有重大关系的人参加
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会议类型的选择
• 问题解决会 • 决策会
参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况 （即解决问题）而且知道如何着手去做 要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而 做最后决策。 解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。 （统一思想，统一步调）
• 计划会
• 情况报告会 • 反映评估会
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前言__会议成本 一个人一生的时间分配:
正常人1-20岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能 只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个正 常人的时间帐目表 项目 每天耗时 40年耗时 结余 • 睡眠 8小时 13.3年 26.7年 • 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年 • 交通 1.5小时 2.5年 20年 • 电话 1小时 1.7年 18.3年 • 看电视上网 3小时 5年 13.3年 • 看报、聊天 3小时 5年 8.3年 • 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6年 • 白日梦、闹情绪、 2小时 3.3年 3.3年 身体不适 • 真正工作的时间只有3.3年！！！！！
会议管理
• • • • • • 前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧
开会普遍六种抱怨： 1. 临时会多、突发会多 2. 议事缺乏规则 3. 会议层次不清楚 4. 会前准备不足 5. 会后执行不力 6. 会议纪律淡漠
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1. 召开时机选择 2. 会议类型选择 3. 参加人员选择 4. 人员数量安排 5. 会议角色安排 6. 会议室选择和布置 7. 计划及议程准备
高效会议组织
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团队学习公约
• • • • 积极参与 空杯心态 相互信赖 保持秩序 积极回应 延迟评判 积极参加互动 准时集合 快速安静
如何落实?
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低效会议的种种现象:
举例 • 老跑题； • 领导一言堂； • 有人胡侃，哗众取宠； • 议题太敏感，不便深说； • 本位严重，相互推委； • 效率不高，经常延时； • 迟到、早退严重； • 等等
• 超过一年的时间在开会！
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前言__我们身边的会议：
培训前调查结果:问卷 份: • 总平均分： （60—70总体低效；40—50比较低效；30—40尚 可；15—20高效 ） • 最高得分： （说明团队会议低效主要原因。） • 最低得分： （说明团队会议高效主要原因。） • 最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的 低效因素） 最高分数项目所占 数量 和 比例： □权力会议 0 % □利益会议 0 % □观念会议 0 % □性格会议 0 % □心情会议 0 % □临时会议 0 % □失控会议 0 %
参考统计数据： 美国经理人“开会”效率调查: 前惠普公司总裁格拉特 20%与 客户沟通、35%会议、10%电话、 美国上班族每周平均参加10个会议; 5%看文件、其他 约占每周工作时间1-1.5天; 35% = 14小时 =》 经理人每周有50%的时间在开会; 1365 = 是浪费的.
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开会的时机选择
2、时机选择
不适于开会的情况 • 对会议的目标和主题没有考虑清晰 • 会议所需资料不全或会议准备不充分 • 所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等 方式解决起来更好 • 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围 • 发起人对要解决的问题已经作出决定 • 大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前 需要时间平静
会议的时机选择 1、时间安排
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开会的时机选择
2、时机选择
适于开会的情况 • 发起人想从参会者那里获取信息或建议 • 发起人想想让下属参与解决问题或制定决策 • 发起人有问题需向下属澄清 • 发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达 • 大家自己要开会 • 有问题涉及多个部门而需协调解决 • 有问题情况不明或责任厘定不清。
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前言__会议低效的原因
项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
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课程主要内容
• • • • • •
前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧
P4
前言__会议成本 个人的开会时间计算:
• 4小时/周 * 52周 = 208小时/年 • 208小时/年 * 45年 = 9360小时 • 9360小时 / 24 = 390天 超过一年的时间在开会！
P14
参会人员数量安排
参会人员数量 会议规模越大，会议情况越复杂 2-7人会议： 一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问 题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大 7-15人会议 会议情况复杂，必须安排主持人和记录人 15-30人会议 会场情况过于复杂，需专业主持人主持，多适于信 息交流，如果讨论必须分组。 30人以上会议 适于做演讲、正式辩论和投票表决
信息交流会
很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议， 被提意见者通常为主管人员或公关人员 综合类型会议，无人主导会议
P13
• 其他类型
会议参加人员选择
请有权作决定的人参加 请最有经验和才能的人参加 请了解实际情况的人参加 参会人员对决议能否达成负直接责任。 所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发 表意见的人尽可能不要安排与会。 请与所涉及问题有重大关系的人参加
P12
会议类型的选择
• 问题解决会 • 决策会
参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况 （即解决问题）而且知道如何着手去做 要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而 做最后决策。 解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。 （统一思想，统一步调）
• 计划会
• 情况报告会 • 反映评估会
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前言__会议成本 一个人一生的时间分配:
正常人1-20岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能 只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个正 常人的时间帐目表 项目 每天耗时 40年耗时 结余 • 睡眠 8小时 13.3年 26.7年 • 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年 • 交通 1.5小时 2.5年 20年 • 电话 1小时 1.7年 18.3年 • 看电视上网 3小时 5年 13.3年 • 看报、聊天 3小时 5年 8.3年 • 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6年 • 白日梦、闹情绪、 2小时 3.3年 3.3年 身体不适 • 真正工作的时间只有3.3年！！！！！