会务服务需求确认表
会务服务管理制度模版(3篇)
会务服务管理制度模版为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：一、会务职责1、承担各类会议的会务工作；2、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。
三、办会程序确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。
2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。
3、及时编制会务服务预算表。
4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。
5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。
6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药箱等全部会务物资。
7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。
设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑插座，保证信息通道畅通。
8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。
9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。
(2)会中服务工作1、文秘信息组应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、协助后勤保障组维持会场秩序。
配合后勤保障组进行茶水服务。
3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。
(3)会后整理工作1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。
2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。
(二)后勤保障组(1)会前准备工作1、协助文秘信息组布置会场。
2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。
2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。
会务服务工作精细化管理方案
会务服务工作精细化管理方案一、会前筹备精细化。
1. 需求确认。
像个好奇宝宝一样，主动和会议组织者深入沟通。
把会议的目的、规模（多少人参加呀，是小型座谈会还是大型峰会呢）、参会人员身份（是企业内部大佬们的聚会，还是有外部重要客户呢）、会议主题（是严肃的商务谈判，还是轻松的经验分享会）等信息问得清清楚楚。
就像盖房子要先知道房子的用途一样，这是会务工作的基础。
做好笔记，最好是弄个小本子专门记录这些重要信息，或者用手机备忘录也行，可别像金鱼一样只有七秒记忆哦。
2. 场地选择与布置。
场地就像舞台，要根据会议规模和风格来挑选。
如果是几十人的小会议，找个温馨的会议室就好；要是几百人的大会，就得找宽敞的会议厅啦。
布置场地的时候，细节决定成败。
桌椅摆放得整整齐齐，像等待检阅的士兵一样。
座位间距要合适，不能让参会者觉得拥挤，不然就像挤在罐头里的沙丁鱼一样难受。
根据会议主题布置装饰。
要是科技类会议，就来点酷炫的科技元素装饰；如果是文化类会议，中国风的字画、传统工艺品就能派上用场啦。
3. 设备与物资准备。
设备检查就像战前检查武器一样重要。
投影仪要清晰，音响要响亮又不失真，麦克风要灵敏，可别在会议中间出岔子，那可就像歌手唱歌唱到一半麦克风没声了一样尴尬。
物资方面，文具、茶水、咖啡、点心等一样都不能少。
准备的文具要足够，别让参会者找你要支笔像求宝贝似的。
茶点要新鲜可口，要是提供干巴巴的饼干，参会者的心情可能就像饼干一样“干巴巴”了。
4. 议程安排。
精心设计议程，就像导演安排一场大戏的流程一样。
每个环节的时间要合理安排，不要让演讲者像赶火车一样匆匆忙忙，也不能让参会者干坐着无聊。
中间要适当安排休息时间，就像长途旅行中的驿站一样，让大家可以放松一下，补充能量。
二、会中服务精细化。
1. 签到接待。
签到的时候要热情又高效。
就像酒店的迎宾员一样，微笑着迎接每一位参会者，让他们感觉宾至如归。
可以准备一些小牌子或者手环之类的标识，方便区分不同身份的参会者，这样就不会像无头苍蝇一样乱啦。
机关会议仪式服务、贵宾服务、突发情况应急预案、会务服务考核评价指标、会议满意度评价表
附录F（规范性）仪式服务F.1准备仪式F.1.1根据制定的方案应安排相应的服务人员，并进行培训。
F.1.2签字桌上台布应平整无污迹，座椅应摆放整齐。
F.1.3桌上用品应包括签字专用笔架、签字本、文本、坐席牌，签字用具应摆放在一条直线上。
F.1.4根据活动人数放置合适距离的护栏。
F.1.5托盘和红色丝绒布应干净整洁无污渍。
F.1.6若为国际会议，应准备各国国旗架和微型国旗。
F.1.7仪式开始前30分钟应调试好音响及多媒体，播放背景音乐。
F.1.8会场应保持空气清新。
F.1.9签字台两侧应各配备一名服务人员帮助完成签字仪式。
F.1.10仪式开始前应进行彩排，熟悉仪式流程。
F.2仪式中服务F.2.1签字仪式F.2.1.1签字仪式开始后，助签服务人员应根据仪式方案将主签人带至签字位置，并于两位主签人的两侧站立开始助签服务，双手打开文本，用手势引领主签人取笔及所签位置，签完后收回文本，然后退至主签人后方互换文本，并再次打开文本递给主签人(重复以上操作)。
F.2.1.2签字完成后应收好文本，撤掉椅子，将文本递于主签人。
F.2.2颁奖仪式F.2.2.1仪式开始后，助签服务人员应根据仪式方案引导获奖人员站位。
F.2.2.2服务人员应将奖牌、奖金、荣誉证书、鲜花等依次递于颁奖贵宾。
F.2.2.3服务人员应依次为获奖人员指引领奖位置。
F.2.2.4颁奖结束后，应提醒颁奖贵宾和获奖人员留步，最后进行合影留念。
F.2.3揭牌仪式服务人员应根据仪式方案将揭牌贵宾领至揭牌位置，接下贵宾揭下的红布并放入托盘中。
F.3仪式后整理F.3.1送宾签字仪式结束后，厅内服务员应及时站好位置打开正门，微笑相送来宾，门口迎宾服务员应保证电梯畅通，并按下电梯送至指定楼层。
F.3.2遗留物品遗留物品按照7.4.3规定的程序进行登记，归还失主。
F.3.3仪式用品回收仪式结束后应及时回收仪式用品，检查数量和完整性，并做好清洁整理工作。
附录G（规范性）贵宾服务G.1准备工作G.1.1信息确认承办单位应确认贵宾接待服务需求信息，并准备服务过程中所需的用品。
广东省地方标准资料
DB44/T XXXXX— XXXXA 12DB44广东省地方标准DB 44/T XXXXX—XXXX物业服务指南会务服务Guideline for property service: conference service（征采建议稿）XXXX - XX - XX公布XXXX- XX - XX 实行广东省质量技术监察局公布1目次序言I前言II1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 基来源则 15 资源管理 26 制度建设 37 会务服务供给38 服务质量的评论与改良 5附录 A （资料性附录）会务服务人员仪表、仪态要求 6附录 B （资料性附录）会务服务需求确认9附录 C （资料性附录）会场部署有关要求11附录 D （资料性附录）大型会议主席台座次的安排13附录 E （资料性附录）会谈会座位安排 15附录 F （资料性附录）设备调试17附录G （资料性附录）茶具准备、续茶规范18附录H （资料性附录）突发事件办理程序20附录I （资料性附录）用品管理规范要求21前言本标准依照GB/T 1.1 — 2009《标准化工作导则第1部分标准的构造和编写》草拟。
本标准由深圳市中航物业管理有限公司提出。
本标准由广东省质量技术监察局归口。
本标准草拟单位：深圳市中航物业管理有限公司、深圳市标准技术研究院。
本标准的主要草拟人：DB44/T XXXXX— XXXX 引言最近几年来，陪伴物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋向，由物业管理延长带来的有关服务如会议服务外包等也渐渐发展壮大。
政府、金融机构、综合性院校和公司等单位都希望经过采买的方式获取社会资源的支持，获取高水平、专业化的会务服务。
在这一局势下，物业管理公司经过发挥自己的专业优势，深入发掘会务服务需求，规范会务招待行为，一致会务服务标准，可提升会务服务水平，为参会者创建优秀的会议环境，为主办方博得优秀的口碑，为物业服务组织建立优秀的品牌形象。
会务服务与方案
伴有物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。
公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。
2.1 、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。
2.2、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。
2.3 、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。
选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项：——受教育程度；——实际工作经验、技能；——身高、形象；——沟通表达、应变能力；——其他行为素质等4.1、培训内容应包括但不限于以下方面:——组织的服务理念、组织文化；——会务管理和会务服务的理论知识；——保密制度；——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态；——会务服务人员操作技能；——会务服务人员心理素质；——应对常见会务突发事件；——其他行为素质等。
4.2、培训方式培训方式应采用但不限于以下方面：——利用组织制定的服务手册，礼聘教师授课；——礼聘专业培训机构；——组织内部指导；——定期进行演练、考试等。
5.1、需求确认：进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。
对会务需求进行书面登记并预会议主办方确认。
5.2 、服务策划：根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：——职责分工；——时间安排；——场地安排；——会务用品及硬件设施配备；——突发事件应对措施；——会议秩序及安全等。
5.3、会前准备将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：——布置导引；——布置签到；——布置横幅与大背景；——检查会议用桌、椅，主席台布置，坐位格局和坐次安排；——布置台布；——制作并摆放座席牌；——摆放不同类型麦克风；——摆放花卉；——制作与佩戴胸花；——提供纸笔；——提供毛巾、纸巾；——调试灯光；——调试音响；——调试投影；——调试空调；——准备茶具(水)；——准备果盘；——检查安全、消防设施及疏散通道；——了解会议程序及个性化服务需求；——备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。
(完整版)会务服务标准手册
目录一、会务人员定义及职责 (1)一）会务人员的定义 (1)二）会务人员岗位职责 (1)1、会议服务： (1)2、区域环境卫生、节能、物品管理维护 (2)二、会务礼仪 (2)一）仪容仪表 (2)二）服务礼仪： (3)三、会务服务标准 (4)一）确认会议需求 (4)二）会前准备 (5)1、流程 (5)2、会前准备各项工作完成时间： (5)三）会中服务： (9)1、流程： (9)2、操作方法： (9)四）会后清理流程 (11)1、流程： (11)1）每场会议结束后的清理流程： (11)2）每周一次大清扫流程： (11)2、操作方法： (12)四、会务其他专业知识补充 (15)一）座次排序知识 (15)（一）主席台座次排序： (15)（二）洽谈会议的排序（主方与客方的排序） (16)二）泡茶知识 (17)（一）基础知识： (17)（二）茶叶的分类及冲泡方法： (20)1、绿茶 (20)2、红茶 (21)3、青茶（又叫乌龙茶） (22)4、白茶： (23)5、黄茶 (23)6、黑茶 (23)一、会务人员定义及职责一）会务人员的定义XX公司的会务人员，指的是XX物业公司会务部会议服务人员。
物业公司会务主管主要负责对所有会务人员工作进行安排、监督、指导、考核。
XX公司党政工作部会务与接待岗位人员负责对物业公司会务主管进行监督、考核。
二）会务人员岗位职责1、会议服务：含会前准备、会中服务、会后清理、有偿服务统计、会务主管交办的其他事项。
2、区域环境卫生、节能、物品管理维护区域环境范围包括会议中心所有区域，含走廊、一办展厅、一办东门大厅、一办西门大厅、楼道、会议中心区域卫生间、会议室及储备间周边等。
1）发现有环境卫生问题，应及时通知物业公司保洁部处理。
问题解决时间不超过15分钟；2）发现物品损坏问题，应及时通知物业公司工程部处理。
一般性问题解决时间不超过1个工作日；3）随时保持会议中心所有区域的灯光、空调节能管理；4）有客人参观时，应及时为其打开相应的设施（含灯光、空调、其他有关设备）。
会务服务需求确认表
（此栏A级会议选填）
糕 点：
小蛋糕□ 法式薄饼□ 蛋黄派□
其它：
茶 水：
绿茶□ 红茶□ 茉莉花茶□
咖啡□ 其它：
饮 料：
农夫山泉□ 汇源果汁□ 其它：
水 果：
青提□ 红提□ 香梨□ 香蕉□ 西瓜□ 进口橙□ 其它：
干 果：
开心果□ 瓜子□ 其它：
其它：（为讲师准备）：
金嗓子□ 胖大海□ 江中亮嗓□ 其它：
（此栏B级会议选填）
茶 水：
红茶□ 绿茶□ 茉莉花茶□
农夫山泉□
糕 点：
蛋黄派□
其它：（为讲师准备）：
金嗓子□ 胖大海□ 江中亮嗓□ 其它：
（此栏C级会议选填）
□ 否
环境类
1、是否摆放会议台花
会议桌花数量 ：（ ）
特别需求：□是（ ）
□否
2、是否摆放会议盆花或绿色植物
类 别
项 目
内 容
备 注
会务服务类
2、是否需要预留宣传牌
□是 数 量：（ ）
摆放时间：（ ）
□否
（A、B级会议选填）
3、是否需要协助制作与悬挂横幅
□是 横幅内容：（ ）
□否
4、是否需要协助制作与悬挂大背景
□是 背景主题：（ ）
背景尺寸：（ ）
悬挂位置：（ ）
□否
5、是否需要签到台
□是 摆放位置：（ ）
摆放数量：（ ）
摆放物品：（ ）
□否
6、是否需要打印与摆放座席牌、胸牌、胸花
□是 座席牌：（ ）
胸牌 ：（ ）
胸花 ：（ ）
□否
7、麦克风种类
□有线话筒 数 量：（ ）
会务服务流程
会务服务流程会务服务是指为会议、展览、活动等提供全方位的服务，包括场地预订、设备租赁、餐饮服务、安保服务等。
一个完善的会务服务流程能够有效地提高会议活动的效率和质量，为参与者提供良好的体验。
下面将介绍一套完整的会务服务流程，以供参考。
首先，会务服务流程的第一步是需求确认。
在会议或活动举办之前，需要与客户充分沟通，了解他们的需求和期望。
这包括活动的性质、规模、时间、地点、预算等方面的信息。
只有充分了解客户的需求，才能为他们提供最合适的服务方案。
第二步是场地选择和预订。
根据客户的需求，会务服务提供商需要为客户选择合适的场地，并进行预订。
在选择场地时，需要考虑到交通便利、场地大小、设施设备、环境氛围等因素，以确保活动能够顺利进行。
第三步是设备租赁和布置。
根据活动的性质和规模，会务服务提供商需要为客户提供所需的设备租赁服务，并进行布置。
这包括会议设备、舞台设备、音响灯光设备等方面的服务。
设备的选择和布置需要充分考虑活动的整体氛围和效果。
第四步是餐饮服务安排。
会务服务提供商需要根据客户的需求，为活动安排合适的餐饮服务。
这包括餐饮类型、菜单选择、用餐时间等方面的安排。
餐饮服务的质量直接影响到参与者的体验，因此需要特别重视。
第五步是安保服务和现场管理。
为了确保活动的安全顺利进行，会务服务提供商需要对现场进行安保服务和管理。
这包括安全检查、人员引导、紧急救援等方面的工作。
安保服务的质量直接关系到活动的顺利进行，因此需要高度重视。
最后一步是活动总结和反馈。
活动结束后，会务服务提供商需要与客户进行总结和反馈。
这包括活动效果的评估、客户满意度的调查、问题和建议的收集等方面的工作。
通过总结和反馈，可以及时发现问题，并不断改进服务质量。
综上所述，一个完整的会务服务流程包括需求确认、场地选择和预订、设备租赁和布置、餐饮服务安排、安保服务和现场管理、活动总结和反馈等多个环节。
只有每个环节都做到位，才能为客户提供优质的会务服务。
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4. 是否需要协助制作与悬挂横幅
□是 横幅内容：（ ）
□否
5. 是否需要协助制作与悬挂大背景
□是 背景主题：（ ）
背景尺寸：（ ）
悬挂位置：（ ）
□否
6. 是否需要签到台
□是 摆放位置：（ ）
摆放数量：（ ）
摆放物品：（ ）
□否
7. 是否对桌椅摆放有特别要求
□是 摆放方式：（ ）
□否
8. 是否需要白板
□是 贵宾车位（ ）位
□否
2. 参观路线
路线：出发点：（ ）
途 经：（ ）
终 点：（ ）
3. 是否需要特别安保
□是 需要人数：（ ）
工作事项：（ ）
□否
1. 是否增加安保？（物业组织内调配）；
2. 会前、会中、会后是否需要特别安保？
4. 参会人员是否凭证件入场
□是
□否
5. 是否有保密要求
□是 保密内容：（ ）
12. 是否需要提供纸笔
□是 数量：（ ）
□否
13. 是否需要提供果盘/茶歇
□是 水果种类：（ ）
茶歇：饮品中由服务人员续茶水，还是在座位上摆放瓶装水
□热茶，人员续水( )杯
□瓶装水( )杯
环境类
1. 是否摆放会议台花
会议桌花数量 ：（ ）
特别需求：□是（ ）
□是 摆放位置：（ ）
摆放数量：（ ）
白板笔： （ ）
□否
9. 是否需要配发会议资料
□是 发放方式：（ ）
□否
10. 是否需要打印与摆放座席牌、胸牌、准备胸花
□是 座席牌：（ ）
胸牌 ：（ ）
胸花 ：（ ）
□否
11. 麦克风种类
□有线话筒 数 量：（ ）
摆放位置：（ ）
□无线话筒 数 量：（ ）
□头戴麦克风 数 量：（ ）
□否
2. 是否摆放会议盆花或绿色植物
会议盆花数量： （ ）
绿色植物：种类：（ ）
数量：（ ）
位置：（ ）
其他
客户确认签字： 日期： 核对人：
□否
6. 是否需要视频会议系统
□是 □否
7. 是否需要电源转换插座、万能充电器、插电板等
□是 需要的设备：（ ）
□否
会务服务类
1. 是否需要合影
□是 合影时间：（ ）
合影座椅数量：（ ）
□否
2. 是否有外宾参加
□是 外宾使用语言：（ ）
□否
3. 是否需要预留宣传牌
□是 数 量：（ ）
摆放时间：（ ）
□否
设施
设备类
1. 是否需要大功率电源
电压负荷 （ ）伏
电源连接线（ ）条
2. 是否需要使用专梯
□是 通往楼层（ ）
□否
3. 会议期间是否需要音乐
□是 □国歌 □颁奖进行曲
□其他（ ）
□否
开/闭幕式
4. 是否需要使用投影
□是 使用时间：（ ）
□否
与灯光相匹配
5. 是否需要录音笔
□是 使用时间：（ ）
会务服务需求确认表
类 别
项 目
内 容
备 注
会议名称
会议类型
□座谈会 □报告会 □开/闭幕式 □演出 □受聘仪式
其他（ ）
会议日期
年 月 日至 年 月 日
会议时间
上 午：（ : ）～（ : ）
下 午：（ : ）～（ : ）
晚 上：（ : ）～（ : ）
会议地点
参会领导
参会人数
安全
管理类
1. 预留贵宾车位；贵宾专车路线（重大接待）