举办会议会务工作流程清单

分工明确人员分工将具体人员分工填入此表会议通知撰写通知列明名称、参会时间、地点、议程、参会人员要求等信息确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）条幅、背景墙制作条幅、背景墙会议名称等信息准备与收集包括会议通知、会议手册（含通讯录）、参会回执、签到表等会议使用文档（Word/Excel/PPT等）储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员；录音笔；录像器材；摄影。印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋

发放

发送邮件或会议签到时发放住宿

酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定需接站人员名单、联络方式及航班（火车）到达时间

同办公室协同安排车辆

公司食堂：填写客餐申请单并交办公

室审批，发放餐券给参会人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩

点、点菜、车辆预订、酒水准备

文具文具准备及领取准备好签字笔、本、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔等（按需）会议室预订根据会议形式选择相应会议室，并向

办公室提前预定时间

会场布置背景墙搭建；桌椅摆放；文具摆放；

横幅悬挂；桌签是否到位

会议联调视频会议联网调试

摄影联系与党群部专业人员联系摄影事宜

录音笔准备好录音笔，做好会议录音工作

自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程票预订回程人员姓名、航班（车次）；制作

送站通讯录交与办公室安排送站事宜

礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及

数量，联系相关部门协助

人员报到

直接前往酒店或会场报到

资料发放

包括会议材料、参会证等回执收集接站会议前期准备就餐形式、地点确定会场接机（火车）摄影、录音人员报到资料餐饮

确认设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、录音笔、网线等是否就绪

确认会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；桌签、茶水是否到位

专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或开水壶到位

摄影把关与党群专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关

现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况纪录会议记录录音笔录音，人员现场记录

麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人

专业拍摄专业人员现场拍摄

现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况领导动作判断参会领导需求，及时提供人员需求现场需要笔记本电脑插座等茶水供给到位及时补充茶水等

会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏

宣传资料准备稿件撰写、照片及录音整理

宣传报道发布将稿件及照片通过办公平台发布，进行宣传报道

纪要整理会议后尽早整理会议纪要

纪要发布经领导审阅后通过办公室发布

会务费用结账

报销

对会务期间发生的费用进行结账报销

会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处

工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理

会议后期工作

宣传报道会议纪要后续工作跟进

服务

摄影

摄影

会议开始前（60分钟内）会议控制