大型会议会务工作流程清单1
会务工作程序及要求
会务工作程序及要求
一、会务基本流程
1、筹备会议：首先是确定需要召开会议的目的、时间、人员及其他
相关事宜，然后是筹备会议地点及其他必要的会议设施，及时发布会议通知，安排会议参会人的行程，完成其它筹备工作。
2、召开会议：主持会议时要注意会议的进度以及秩序，记录会议过
程并保存会议记录，同时要负责协调会议中出现的问题和纠纷。
3、会议安全：确保会议安全，落实会议安全预案，制定及落实安全
防范措施，包括现场安保人员、安检等。
4、会议后续工作：登记会议出席人员，归档会议资料等，及时处理
会议中产生的决议或其它事宜，并及时出具会议纪要，把会议决议落实到位；
二、会务工作要求
1、掌握会务工作的相关知识，掌握行政管理和服务管理的基本原则，熟练掌握各种会议室设备的操作；
2、能够根据会议室容纳人数、会议时间、会议地点等因素准确安排
会议，处理会务中可能出现的问题；
3、对参会人员有耐心热情的服务态度，熟悉具体会议流程，合理安
排会议时间；
4、能够准确把握会议主题，充分利用会议时间，避免出现舞弊的行为，做好会议记录，制作会议纪要；。
会务会议工作流程清单
会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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01_会务工作流程清单
会场
会场布置 联系新闻报道组 参会对象签到 会场服务 会场记录 报道新闻稿 会务工作总结
新闻报道 签到 会议期间 会场 会议记录 宣传报道 会后工作 后续跟进
会前准备
资料
将会务工作人员分工情况填入此表 根据会议内容和主题，议程起草通知 确定参会人员人数及单位、姓名、性别、职务 确定参会人员信息 、联络方式等 整理参会人员名单 内容同上 会议电子版资料准备：包括会议使用文档正式 准备与收集 版，会务指引，参会人员名单、签到表等 资料打印 会议室确定 对会议资料进行编辑，核稿；列出需打印资料 清单、份数，交政府采购定点文印处印刷 落实投影、会标（横幅）、座位牌、茶水等 落实并检查会标、投影、座位牌、会议资料、 话筒、签到席、茶水是否到位，接待调研、考 察等会议时欢迎词、指引牌等是否落实 对接新闻报道人员，预提供新闻报道素材，准 备会议摄影摄像工作（或自行安排摄像） 落实人员负责签到工作，引导参会人员及时就 坐，跟进提醒可能迟到参会对象等 对会场设备、茶水、记者等及时跟进服务，对 会风会纪进行检查，做好提前离场人员登记； 会后回收并清空资料，检查是否有物品遗留等 专人负责会议记录，录音笔录音 审核报道组报道稿，同时报政务信息 会后进行会务工作总结，梳理工作出色之处及 不足之处，对会议部置的工作跟进管理督促
会务工作流程清单
环节 工作模块 会议确认 会议内容（主 题）确定 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 参会人员 会议议程 准备会议 会议通知 回执收集 明确人员分工 撰写通知 具体内容 根据会议内容、主初步预定会议室 确定参会人员层级、范围，预估人数等 根据会议主题，确定会议主持人，主报告人， 具体会议议程等 责任人 时间节点 联系电话 是否完成
大型会议会务工作清单 (1)
就餐形式、地点 确定
文具 会场
文具准备及领取 会议室预定 会场布置
根据会议形式及人数预定会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预定的类型，提前致电酒 店人员做好准备 将具体人员分工列入表中 会议指引（外部）、回执、会议使用文档 （Word/Excel/PPT）收集并测试 附：资料（参见上一行） 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内 部）、通讯录、签到表 度额定会议使用电脑，将所有需要展示的资料存储到指 定的文件夹，并告知相关人员 联系印刷厂，确定价格、数量、规格及送货时间 列出打印清单及份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及数量，询问酒店是否含早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到港时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请并交食堂人员 外部餐馆：餐馆预定、提前到场查看路线及环境、点菜 、订车、准备酒水 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安 排茶点摆放处 准备笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光 笔、录音笔、参会证等 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌 、茶水 桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂、欢迎牌、指引牌、座 位牌是否到位
大型会议会务工作流程清单
环节 工作项目 工作任务
具体内容
责任人
会议名称
会议时间
会议地点
会议 确认
会议事由确定
会议室预定 与会人员
会议议程
确定酒店
准备会议 明确人员分工
资料 准备与收集
会议通知 回执收集
撰写通知 确定参会人员信 整理通讯录
准备与收集
会议 前期 准备
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 会议确认 会议室预订 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行）
具体内容
责任人
时间节点
是否完成
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处
电脑与网络 茶水 摄影
1 1 1 2 2 1 3 4 4 4 8 3 4 11:40-12:00 11:40-12:00 12:40-13:10 13:20-13:40 14:00-17:00 17:10-17:40 17:10-17:30 19:00-19:20 5 20:00-22:00 22:10-22:30 7:50-8:10 8:30-11:00 11:00-11:20 12:30-12:40 13:00-14:30 14:50-15:20 14:00-15:00 16:00-17:00 17:10-17:30 17:10-17:30 9:00-11:30
会务会议工作流程清单
会务会议工作流程清单会务会议是组织者根据目的和要求为参加者安排的一系列活动。
为了保证会议的顺利进行，需要有一个清晰的工作流程来指导组织者的工作。
以下是一个1200字以上的会务会议工作流程清单，包括策划、准备、执行和总结等多个环节。
一、策划1.明确会议目的和主题：确定会议的目标和主题，明确会议的宗旨和理念。
2.制定会议日程：根据会议的主题和目的，制定详细的会议日程安排，包括开幕式、主题演讲、分组讨论、座谈会等环节。
3.确定参会人员：确定需要邀请的参会人员群体，包括主题演讲嘉宾、专家学者、行业领导以及相关业务人员等。
5.制定预算：根据会议的规模和内容制定预算，包括场地租赁、设备租用、餐饮费用等。
6.策划会议内容：根据会议的主题和目的，精心策划会议的内容，确保能够达到预期的效果。
7.确定会议时间：确定会议的具体举办时间，确保与主要参会人员的时间安排相符。
8.与合作方洽谈：如果会议需要与其他机构合作，需要提前与合作方进行洽谈，达成合作意向。
9.确定活动形式：确定会议的活动形式，包括报告、座谈、讨论、展览等。
二、准备1.邀请发放：根据确定的参会人员名单，发送邀请函或邀请邮件，并跟进确认参会情况。
3.场地布置：根据会议日程和活动形式，对会议场地进行布置，设置演讲台、座位、展台等。
4.准备会议材料：根据会议的内容和日程，准备会议所需的资料、文件等，包括会议议程、讲稿、名片等。
5.设备准备：根据会议的需求，准备所需的音响设备、投影仪、灯光等设备，确保正常运行。
6.食品餐饮准备：根据会议日程和参会人数，准备会议期间的餐饮服务和点心茶水等。
7.安全保障准备：制定紧急处理预案，确保会议期间的安全和秩序。
三、执行1.会议现场布置：根据会议日程安排，提前安排好会议现场的布置工作，包括桌椅摆放、背景板搭建等。
2.参会人员签到：安排工作人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员信息的准确和完整。
3.会议主持：指定专人担任会议主持人，统筹安排会议的进行，推动会议的秩序和效果。
大型会议会务工作流程清单三张表
环节 工作模块 工 作 任 务 会议名称 会 议 确 认 会议时间 会议事由 会议地点 出席人员 议题及主持人 会议议程 会议室预订 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 明确会议名称及会标名称 明确会议召开时间及集合时间 根据参会人数和方式明确会议地点 明确出席领导、参会人员范围 会议主要议题及大会主持人 根据领导安排明确会议议程、发言人名单 根据参会人数确定会议室并安排领导休息室 编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设 参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣 传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工 作职责 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工 作用车 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人 名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次， 特别是有发言任务的单位和人员要落实好 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、 主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 所有文字材料及时送领导审阅审核 文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人 负责把关，公文格式要正确 定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员 领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前 装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放
音响话筒 会议录音 设备运行 会 中 电脑投影 空调灯光 领导交办事项 会场情况 与会人员出入 车辆调整 人员退场 会 后 清理会场 打扫卫生 环节 工作模块 工 作 任 务 领导退场 与会人员退场 整理物品
宣传报道 会议纪要 会 后续工作 后 完善记录 整理存档 工作总结
新闻稿件送领导签字后按规定刊发 尽早整理、编印会议纪要，送领导审阅后下发 完善会议文字纪录及录音纪录 与会议有关的文字资料、影像资料全部整理存档 组织相关会务筹备人员进行工作总结，梳理工作中出色及不足 之处
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储存 资料 印刷 打印 装订 发放 住宿 接机(车) 会议前期准备 酒店预订 接机
餐饮
就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点 、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员， 通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板 取 笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、 指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎 牌、指引牌、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影事宜 回程人员姓名、航班；联系前台确认出 票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数 量，联系总办叶穗芬协助
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 会场、设备准备 设备就绪、会 设备复查，会场布置 场状况 经理会议指引 会议地点指引 指引与会人员到逸夫楼516参加会议 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 同上午会议过程 记录、麦克风 会场收拾 清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有 物品遗漏 招待宴会 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 观看二人转表演 观看表演 组织入座、紧急情况处理、组织出场
午餐
会场收拾 闭幕晚宴 会议后期工作
会议纪要
会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销 报销 后续工作跟进 会务工作总结 组织相关会务人员进行工作总结，梳理 工作流程中出色之处及不足之处
大型会议会务工作流程清单
环节 后续工作跟进 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪 管理 管理
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、 主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类 型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指引 （外部）、回执、会议使用文档初稿 （Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行） 具体内容礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 责任人 3 6:30--8:00 3 4 8:20-8:40 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响设 备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、 礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需要 笔记本电脑使 充电器，网线等,通知物业管理处接待 用协助 人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 专家会议 会议第一天工 作 【 11月11日】 麦克风 会场收拾 午餐 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照 片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负 责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有 物品遗漏
电脑与网络 茶水 摄影
1 1 1 2 2 1 3 11:40-12:00 4 11:40-12:00 4 12:40-13:10 4 13:20-13:40 8 14:00-17:00 3 17:10-17:40 4 17:10-17:30 19:00-19:20 5 20:00-22:00 22:10-22:30 7:50-8:10 8:30-11:00 11:00-11:20 12:30-12:40 13:00-14:30 14:50-15:20 14:00-15:00 16:00-17:00 17:10-17:30 17:10-17:30 9:00-11:30
组织人员返程 车辆、人员到齐，安全送达酒店 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 参观一汽 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 就餐地点指引 带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 会议第二天工 作 【 11月12日】 参观伪满皇宫 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会 组织返程 场 布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 会议闭幕活动 摄影、照相、 人员仍按第一天安排 茶水、会议记 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有 清洁整理会场 物品遗漏 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道 宣传报道发布 纪要整理 邮件发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、联 信息 络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式版 、会务指引（内部）、通讯录、签到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的资 料储存到一定的文件夹，并告知相关人 员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送 货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询问 酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到 达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人 员