第五章 信息管理的基本方法

第四步，信息研究的目的是为了更好 地使用信息资源。
这就需要研究每一项信息资源的供应、 管理和使用情况，发现现有信息资源不 能满足今后需要的问题，采取积极的措 施。核算信息资源的成本，对信息资源 的价值与作用进行评价一直是国内外学 者关心的问题，很多研究人员都在做这 方面的工作。
5.3 物理过程方法
第五章
信息管理的基本方法
本章从逻辑顺序和物理过程两方面，简要 介绍国内学者总结的信息管理基本方法。 还将讨论从国外引进的两个重要的信息管 理方法 —— 系统规划方法和数据规划方法。
5.1引言
信息管理工作本身是一种系统性工作。 本书特别强调系统科学思想和系统工程 方法在信息管理中的应用。 组织管理信息工作的系统化是一个十分 现实的问题，其基本涵义有二：一是常 规工作的系统化，即用系统工程的方法 来组织管理信息工作；二是利用计算机 和现代通信技术建立人机结合的管理信 息系统。这两方面都是十分重要的。
第二步：进行数据分析，建立主题数据库
在业务分析的基础上，可以弄清楚所有业务过 程所涉及的数据实体及其属性。重点是分析实体 及其相互之间的联系。按照各层管理人员和业务 人员的经验和其他方法，将联系密切的实体划分 在一起，形成实体组。这些实体组内部的实体之 间联系密切而与外部实体联系很少，它们是划分 主题数据库的依据。
BPR
在此基础上，业务流程重组是在业务 过程定义的基础上，找出哪些过程是正 确的；哪些过程是低效的，需要在信息 技术支持下进行优化处理；哪些过程不 适合计算机信息处理的特点，应当另外 处理。
（四）、定义数据类 企业过程被识别后，下一步就要对由这些过 程所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。 数据类是指支持企业所必要的逻辑上相关的 数据。以企业资源为基础，通过其数据的类型 去识别出数据类。进一步研究数据类和企业过 程之间的内在联系。 为了识别和这些企业资源有关的数据类，可 以通过企业资源/数据类矩阵进行分析。行表示 主要的数据类型，列表示企业资源，分析每一 种企业资源，相对每一个数据类型填上相应的 数据。
（六）、定义信息结构
当企业过程和数据类确定后，应研究 如何组织管理这些数据，即将已识别的 数据类，按逻辑关系组织成数据库，从 而形成信息系统来支持企业过程。 为了识别要开发的信息系统及其子系 统，要用表达数据对系统和系统所支持 的过程之间的关系图来定义出信息结构。 信息结构图是企业长期数据资源规划 的图形表示，是现在和将来企业信息系 统开发和运行的蓝图。
国内
潘大连和黄巍将霍尔提出的三维（知识维、 逻辑维、时间维）系统工程结构应用于信 息管理，得到一种类似的三维信息管理结 构。 他们据此认为信息管理涉及的是三方面 的问题的综合：“信息（知识）领域主要 反映信息管理是从业务上所涉及的不同知 识、不同专业的范围”；“信息资源管理 是从业务上对信息作为一种资源进行管理 所需考虑问题的逻辑顺序”；“信息生命 周期管理是从时间过程上阐述信息管理的
5.4战略数据规划方法
战略数据规划方法是美国著名学者James Martin在他的著作“战略数据规划方法学”中提 出的。系统规划的基础性内容有以下三个方面： （1）企业的业务战略规划； （2）企业信息技术战略规划； （3）企业数据战略规划。 其中，战略的数据规划是系统规划的核心。 战略的数据规划的工作过程有以下几步（见图）
（二）、研究的开始阶段 企业规划方法研究的首项活动是企业情况介绍， 全体研究组成员都要参加。首先，由企业的最高 领导介绍研究的目标，期望的成果和研究的远景， 以及与企业的活动和目标的关系。其次，由系统 分析员介绍收集的有关资料，使成员熟悉有关资 料。系统分析员应对有关问题提出自己的评价和 看法。再次，由各主要业务部门的负责人介绍本 部门数据处理的历史和现状、主要活动、目前存 在的问题，以及与相关处室的数据联系。 通过以上三个方面内容的介绍，加上已经收集 到的有关资料，将加深对企业及其数据处理业务 的全面理解。
第一步，进行切实的调查，摸清信息 资源的情况，是信息管理的基础。
要从使用者的需求出发，了解企业领 导对信息方面的需求情况和各业务部门 对信息方面的需求情况以及得到满足的 程度。不仅是要查清现在的明显的信息 资源，而且更主要的是在发现对企业未 来有重要意义的潜在的信息资源。
第二步，信息分类是信息资源管理的 一个最基本的工作。
第一步：进行业务分析，建立企业模型 依靠各级管理人员和业务人员，由系 统分析员向企业中各层管理人员、业务 人员进行调查。 具体调查的内容包括：系统边界（外 部环境和接口）/组织机构、人员分工/业 务流程/信息载体（单据、报表、台帐）/ 资源情况（人、财、物，特别是计算机 配置） / 薄弱环节（需要解决的主要问 题）。可采取以下调查方式：查书面资 料、直接观察、面谈、发调查表等。
主要是根据本单位的情况来考虑信息分 类问题。当然，按信息内容和服务功能 分类比较好，这样便于从使用者的角度 进行研究，同他们的信息需求进行比较。 经过初步的分类、归纳、整理，对其内 容、数量、质量有一个初步的印象。
第三步，信息登记是一件具体而又烦琐 的工作。
调研人员应该亲自将调查收集到的企业内外 的信息资源的情况进行归纳和整理，登记在信 息资源ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ上。然后，按信息资源分类将登记表 编出目录，并按照部门编出索引，以便可以迅 速查找。
调查
业务分析
企业模型
数据分析 主题数据库 划分子系统
战略数据规划工作过程
进行业务分析要按照企业的长远目标，分析企 业的现行业务及业务之间的逻辑关系，将它们划 分为若干个职能域，然后弄清楚各职能域中所包 含的全部业务过程，再将各业务过程细分为一些 业务活动。具体要从组织机构图下手，最终建立 企业模型：职能域——业务过程——业务活动。
第三步：子系统划分
主题数据规划出来后，可通过对主题库与业 务过程对应矩阵的一系列处理来规划新系统的 组成——各子系统。 第1 步：建立业务过程与主题库的对应矩阵 （ U/C ），那些业务过程产生或使用了这些数 据。 第 2 步：变动主题库的顺序，使得字母 C 大 致排列在从左上角到右下角的对角线上。 第 3 步：根据新系统逻辑职能域的划分，用 方框划分子系统。
U/C矩阵
为了建立数据类和企业过程两者之间 的内在联系，可采用过程 /数据类矩阵工 具。其中行表示数据类，列表示过程， 并以字母C和U表示过程对数据类的产生 和使用。
（五）、分析当前业务与系统的关系 当对企业过程和实现它们所必须的数据类有清 晰的了解后，还必须对当前的数据处理工作是如 何支持企业的有必要的了解。 通过对机构职责和相对于每一过程的信息需求 的深入分析，使研究人员能够对问题会有进一步 的理解，建立起问题和过程间的关系，识别出对 应于过程的信息需求，并把它们包括在前面定义 的数据类中。
2、主题库定义 将信息经过过滤识别出来后，下一个 阶段就是要从全局出发，根据管理需求 将信息按照不同的主题进行“分类”， 然后分别对每一个主题数据库进行定义 工作。 识别出的信息进行分类并建立主题数 据库目前还没有一套形式化的方法，只 是将与某一个管理主题相关的数据归于 一个数据库。
具体采取的方法有以下两种： 第一种方法：E——R（实体及其相互 关系）方法 第二种方法：从载体下手 另外，还要进行数据的分布分析（使 用/产生）和可靠性规划（有条件共享/权 限定义）。
（三）、定义企业过程 定义企业过程是该方法的核心。 企业过程被定义为逻辑上相关的一组决策和过 程的集合，这些决策和过程是管理企业资源所需 要的。整个企业的管理活动由许多企业过程所组 成。识别企业过程是企业完成其目标的必要条件。 识别企业过程要依靠已有材料进行分析研究， 但更重要的是要和有经验的管理人员讨论商讨， 因为只有他们对企业的活动了解得最深刻。
5.4 企业系统规划方法
企业系统规划（BSP）方法是由IBM公司提出 的，主要是基于信息支持企业运行的思想。 IBM 公司在 1970年建立了企业系统规划项目来 帮助客户开展工作。目前，该方法的应用帮助有 关企业改善了对信息和数据资源的使用，满足了 企业近期和长期的信息需求，从而成为开发企业 信息系统的有效方法之一。
企业系统规划方法是通过全面调查， 分析企业信息需求，确定信息结构的一 种方法。只有对组织整体具有彻底地认 识，才能明确企业或各部门的信息需求。 进行企业系统规划工作大致有以下步 骤：
（一）、研究的准备工作 企业的最高层领导亲自参与；企业各主要业务 部门的负责人能正确解释他们所在部门得到的资 料；由经验丰富的系统分析师全面负责；在整个 工作中，需要各业务部门的具体管理人员积极配 合，提供详细真实的材料。 要制定研究计划。参与研究的成员在思想上要 明确“做什么”、“为什么做”、“如何做”， 以及希望达到的目标是什么。
因此，
我们还将介绍两种目前国际上比较流 行的也是很实用的企业系统规划方法和 战略数据规划方法。<本课程不详细讲＞ 这两种方法有十分相似之处，两种方 法是相容和一致的，它们之间有内在的 联系。它们不仅是重要的信息资源管理 方法，而且也是实用的信息系统规划方 法。
5.2 逻辑顺序方法
对企业来说，信息管理的主要任务是将企业 内外的信息资源调查清楚，分门别类地加以分 析研究，找出那些对本企业的生存和发展有战 略意义的信息资源加以充实和提高。因此，这 里把信息资源的管理划分为信息调查、信息分 类、信息登记、信息评价四个基本步骤：
引申
“信息资源管理和信息周期管理都是信 息管理的不可分割的部分，只不过是观 察角度不同而已”。因此由此引出的逻 辑顺序方法和物理过程方法。 前者是从业务上对信息作为一种资源 进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。 后者是从时间过程上阐述信息管理的另 一个侧面——信息生命周期的管理。
国外
信息化的最终目标是使得信息资源得到有效利 用，也就是要实现信息的共享。只有对信息特别 是对应该被共享的信息做统一的管理，只有经过 规划与协调起来的信息才能有效地发挥其资源的 作用。一个有效的战略规划不但能做到信息资源 的合理配置和共享，而且还可以促进信息系统应 用的深化。