施工管理-档案资料整理要求

档案资料整理要求

1、项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。

2、项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。

3、项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

4、卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号。统一用碳素笔编写页号。页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角。

5、案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；

6、施工文件案卷题名结构：建设项目名称+施工文件名称。如：XXXX 竣工交工技术文件，或：XXXX竣工图。

7、施工文件一般应填写案卷内全部文件形成的起止日期，即一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，之间用“～”相连。

格式如：文字卷填写 2007-06-21～2008-09-14

8、卷内目录填写说明：

A、序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的排列顺序，一个文件一个号。

B、文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。

C、文件名称，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名（如：合格证；XXX图片）。

D、页次，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“～”联结。

10、卷内备考表中“立卷人”、“检查人”和“时间”要手签。

11、、电子文件扫描要求：扫描形成的图像统一为PDF文件格式存储。电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。需对扫描后的PDF格式文件进行大小、去污、纠偏、删除空白页等优化处理，保证电子文件质量。

12、电子文件存储要求：每一个案卷建立一个文件夹，文件夹的名称为该“卷”的题名，每个文件夹下有若干“卷内件”电子文件，每一个“卷内件”形成一个PDF格式文件，名称为：卷内件中的序号+题名。

请大家严格按照要求整理归档文件，不符合要求的矿区档案室一律不接收（会影响到大家结款的哦！），因为不想大家来回跑冤枉路，所以希望立卷人在整理档案资料时认真点，高质量一次交接。如有不清楚，请及时沟通。合作愉快！