九段秘书工作法
九段秘书
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
一段秘书：发通知——用电子邮件或在黑板上发通知，准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书：抓落实——发通知后再打电话确认。
三段秘书：重检查——发通知，重落实后，第二天会前再提醒与会者，对出勤情况知会给领导。
四段秘书：勤准备——还去测试会议工具是否正常，并在会议门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书：细准备——在之前基础上了解会议的性质、议题，再给与会者发相关资料。
六段秘书：做记录——并详细做好会议记录，并录音备份。
七段秘书：发记录——除了之前的准备，还整理会议记录，并发送给相关人员。
八段秘书：定责任——将各项内容落实到相关责任人，确认、定期追踪、汇报。
九段秘书：做流程——把上述过程作成标准的“会议”流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做成九段。
马上！！！(具体到一分钟内)，越快越好！这一招可谓职场的无敌法宝——一招鲜！举个简单的例子，比如老板让你联系个人，但是暂时没有办法联系上，你也要及时反馈给领导，“你已经联系过了，但没有联系上，”但这只是其一，接下来，你还要说，你用了哪些后备手段，如发短信、让办公室其他人转告、过一会儿再联系等。
九段工作法读后感
九段工作法读后感引导语：看完"九段秘书"这篇文章，再对照你自己目前的工作水平，肯定感慨颇多吧。
下面是小编为你带来的九段工作法读后感，希望对你有所帮助。
（一）九段工作法读后感读了一篇关于九段秘书的做法，让我备受感触。
九段秘书一文用工作中一个很简单、很常见的小实例，真实展示了每日琐碎工作中我们到底应该怎么去做，正如文中所说：“任务是一个执行假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你以为你自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为你没有结果！我们要懂得一个基本道理：对结果负责，是对我们工作的价值负责；而对任务负责，是对工作的程序负责，完成任务≠结果！”工作里，我们总在“过程和结果”中反反复复。
也许人人身上都出现过“费力不讨好”，自认为自己已经很努力地完成了任务，但领导却“不以为然”的情况。
而九段秘书的做法却让整个工作变得主动、积极、有效。
我们常常在工作的时候，不是简单的为了结果去做事情，而是在过程中遇到很多障碍，如沟通、协调不对称，如个人认识不到位等等，如把九段秘书的做事风格放到自己的本职工作中来看，作为中华联合财产保险保险股份有限公司的一名财务人员，服务是我工作的基本特征，只有通过高质量的服务，才能体现工作的价值。
服务的方面很多，如提供信息、审核把关、提出建议、沟通协调、督促落实等，而要服务得好，就必须具备提供优质服务的素质和能力，还要以管理层的高度来看待每件事。
要具备这个素质和能力，就必须不断地、持之以恒地学习。
人的价值不是天生的，而是由自己后天决定的，所以在今后的工作中我会执着的完成每一项工作，在工作中多一份对细节的关注，多一份追求完美的心态，要有责任心，对自己负责、对工作负责。
我相信中华保险的每一位员工都会为工作的价值而努力，让我们一路同行，为中华联合财产保险股份有限公司的美好未来而努力！（二）九段工作法读后感最近读了《九段秘书》，这本书对于我和像我一样刚进入职场的人来说，具有很强的指导作用，文章中提倡的，是一种优秀的工作方法，工作思想和工作习惯。
九段秘书
六段秘书的做法
做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
八段秘书的做法
定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
定责任——依据活动记录及总结的书面材料对相关的部门或人作出相应的对策，对于表现好的给予通报表扬及一定的物质奖励，对于表现差的通报批评希望能改正。并将结果上报给公司领导供其管理参考。
勤准备——做好了以上工作后，检查发放给6s活动小组的检查表是否有错误，各项标准是否合理，发放的书写工具是否书写正常，检查小组成员是否能及时到位。
五段秘书的做法
细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。
九段秘书ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ做法
做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系！
作流程——通过本次活动的拟定、实践、总结的整个工程中将其分为久个步骤，并附有详细的细则说明，形成了比较完整的活动规范体系，为以后这样的活动提供范本。
九段秘书与工作到位
九段秘书工作法总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
下面是一至九段秘书的不同做法：一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备--发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。
六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。
然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。
交给总经理与当事人一人一份。
并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。
*一段秘书的做法：发通知60元* 二段秘书的做法：抓落实80元* 三段秘书的做法：重检查100元* 四段秘书的做法：勤准备150元* 五段秘书的做法：提前量200元* 六段秘书的做法：做记录300元* 七段秘书的做法：发纪录400元* 八段秘书的做法：定责任500元* 九段秘书的做法：做流程600元心态决定状态，习惯决定结果，思模式维决定你能做到什么位置，决定你的工作成果和重要性！无论在哪个岗位，工作都可以做到有成果，关键是你想不想。
九段秘书
九段秘书九段秘书即为秘书的九层境界。
做到第九段的秘书是优秀秘书的标杆。
更有业内人士戏言，做到“九段秘书”离“总”的位置已不远。
秘书是企业一个最基础的职位，企业不是仅靠秘书支撑，依靠的是各个岗位的众多员工。
因此，“九段秘书”仅以秘书为例，其倡导的理念却通用于企业的每个员工。
模拟测试：总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书工作法 (2)
用别人喜欢听的句式来说话
句式二：用“我会……”表达服务意愿
行政人员： “对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。” 同 事： 你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“
行政人员： “你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问 同 事： “那就OK啦，谢谢！”
领导的手势
久久不眨眼盯着你看：他想知道更多，继续 友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：对你评价高，想鼓励你 不抬头，不看人：不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时微微点头：糟糕信号，领导希望员工完全服从 眼睛眨个不停：对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会
双手叉腰，肘弯向外撑：好发命令者，服从，避免争辩 身体靠向椅子，手放脑后：轻松、自负，需要得到赞赏 两食指并放于嘴边，其他交叉已决定拒绝你 经常用手摩擦脸皮正在思考，可以稍做停顿 轻轻搔鼻或耳后颈对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据
私人问题“五”不问
不问年纪 “你多大了？”
不问经历
“学历？”
不问收入 “你一个月挣多少？”
不问婚否
“国际惯例”
不问健康
“贷款”
工作语言“规范”沟通
工作场合最佳话题
请教对方擅长的话题
（你也在行）“贝多芬与裴多菲”
01
格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情
02
03
轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）
行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈。” 顾 客：“好的，太感谢你了！”
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，这是怎么回事啊？” 行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分这样填 同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”
执行与结果：九段秘书工作法
• 判断能力：化危机为转机，最後变成良机。
• 创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。
提高执行力应具备的管理心态
• 学会用老板眼光看企业 ：在老板看来，管理很简单，就 是两件事：一是扩大业务范围，增加业务收入；另一件事 就是降低管理成本，控制运作费用。其实这两件事，最终 是一件事，收入减去成本，减去费用，就是利润。所以归 根到底老板是看利润的，利润要从管理中来 • 从被领导中学习领导：在领导人看来，领导也很简单，就 是两件事：一是用人，用人所长、容人所短；二是激励， 通过正面激励，引导下属往前跑，通过负面激励，推着下 属往前走。在每个人的成长过程中，会经历大大小小许多 领导，只要用心学习，不管是什么样的领导，都可以从正 反两方面学到经验和教训。
1
二段秘书
2
抓落实
确认下明 天的会议 好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
四段秘书
4
勤准备
1 2
会议室大门贴上会议时间 预约投影，保证资源到位 会前测试投影仪、电脑等 设备显示是否正常
• 由此，我们可以得出一个结论，成功与性格、心胸、知识素质， 甚至民族、种族都没有必然的联系。成功人士只有一点是共同的——
那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优
秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才 的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么
•
•
• 简单的工作可以产生巨大的成就！
九段秘书(ppt版)
递资料,排行 程、做提醒， 并且帮助领 导审核资料， 如何错的或 者不合流程 的就返回去 不往上交
递资料,排 行程、做 提醒，审 资料，并 且每周、 每月和每 季把领导 直接下属 的工作结 果和计划 汇总起来
递资料,排行 递 资 料 , 排 递资料, 做 程 、 做 提 醒 ， 行程、做提 提醒，审资 审 资 料 ， 汇 醒，审资料， 料，汇工作， 下 属 工 作 ， 汇下属工作， 分析工作结 帮 助 领 导 分 分析下属工 果、给出建 析 直 接 下 属 作结果、给 议，汇总领 本 周 或 本 月 出自己的建 导工作结果 的 工 作 结 果 议，并且帮 及工作计划， 完 成 情 况 并 助领导把自 并下发领导 给 出 自 己 的 己本周、本 修改完成的 建 议 月的工作结 工作，重要 果汇总起来 事项还要求 及下周、下 责任人提交 月的工作计 完成目标计 划做好初步 划的行动措 的 安 排 施并及时提
结果意识强化
六段秘书的做法：
帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资
料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己 的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作 结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步 的安排。
七段秘书的做法：
追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，
汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议， 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项 还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时 提交给领导。
交给领导
递资料,排行 程、做提醒， 审资料，汇 下属工作， 分析下属工 作结果、给 出自己的建 议，汇总工 作结果、工 作计划，下 发领导的工 作计划、追 踪措施、及 时汇报，并 且每天、每 周、每月根 据行动措施 中的关键节 点追踪阶段 性结果及时 汇报给领导
九段秘书的做法
九段秘书定义：所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查一发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况「也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备一发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本纸，我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备一发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录一发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录一会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
九段秘书(ppt版)10441
技能要求
具备较强的组织协调能力和资源 整合能力，能够高效地安排和管 理各项工作。
不断学习和提升自己的专业知识 和技能，以适应不断变化的工作 需求。
2024/1/26
高效沟通能力 组织协调能力 保密意识 学习能力
具备良好的沟通技巧和表达能力 ，能够清晰、准确地传达信息。
严格遵守保密规定，确保公司机 密不被泄露。
2024/1/26
6
02
九段秘书的职责与技能
Chapter
2024/1/26
7
职责划分
01
02
03
日常事务管理
负责安排和组织会议、接 待来访者、处理邮件和电 话等日常事务。
2024/1/26
信息收集与整理
搜集与公司业务相关的信 息，进行整理、分析和汇 报，为领导决策提供支持 。
行程安排与协调
协助领导安排出差、会议 等行程，协调内外部资源 ，确保行程顺利进行。
质量。
24
积累经验拓展视野
2024/1/26
多岗位锻炼
通过在不同岗位上的工作经验，积累丰富的职业经历和人际关系 资源。
参与项目实践
积极参与公司或团队的项目实践，了解项目运作的全过程和各个 环节。
拓展国际视野
参加国际会议、交流活动等，了解国际前沿的理念和做法，拓宽 视野。
25
培养领导气质和影响力
2024/1/26
9
工作流程与规范
明确工作目标和计划
根据领导的要求和公司战略，制 定明确的工作目标和计划。
及时汇报工作进展
定期向领导汇报工作进展和成果 ，及时反馈问题和挑战，寻求支 持和指导。
2024/1/26
01 02 03 04