办公室工作规范管理

办公室工作规范管理

为进一步提高工作效能，使各项工作规范化、制度化，结合我公司实际，制定本规范。

一、办公室工作职责

1、负责公司文件和资料管理。

2、负责业务信息收集。

3、负责后勤保障、会议组织和业务接待。

4、负责公司财产、物资、办公设备设施、水电通讯、交通（汽车）的管理。

5、负责公司各种证、照及印鉴管理。

6、负责公司经营目标（包括质量目标）、经营管理计划分解管理，检查考核汇总。

7、对质量管理体系运行情况的数据统计分析，负责对公司管理评审的组织，编制公司大事记。

8、承担领导交办的其他任务。

二、文件管理

（一）文件分类

1、受控文件：管理体系文件

受控文件的标识：在文件的封面右上角盖“受控”印签，每页面中央盖红色分发号。

受控文件没有作废和收回，就可不分年度长期使用和保存。

2、常规文件：总公司、主管部门、相关部门、当地党

政及自己公司下发和编制的年度性、公务性、事务性等各种文件。

3、法律法规和标准（即原来的外来文件）：指与公司经营管理有关的国家法律法规、国家标准相关的行业标准，地方法规性规定、顾客要求（各类标准、软件、产品样本等）等。

（二）公文种类：

1、决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

2、意见用于对重要问题提出处理办法。

3、通知用于发布法规、任免干部、传达上级机关的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项（常用）。

4、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

5、报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问（常用），上级机关不予回复。

6、请示用于向上级机关请示指示、批准（常用），上级机关必须回复。

7、批复用于答复下级机关的请示事项。

8、函用于单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

9、会议纪要对重大事项的研究决定，在可以不形成

文件的情况下，应产生会议纪要，会议纪要应发给相关部门或相关人员，会议纪要一般只记载会议主要精神和主要议事事项（常用）。

10、议案用于向同级人民代表大会或人大常委会提请审议的事项。

11、备忘录用于记载不适宜公开的会议主要精神和议定事项。

12、通告用于公布社会有关方面应遵守或者周知的事项。

13、公告用于向外宣布重要事项或者法定事项。

14、命令用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制行政措施；嘉奖有关单位和人员。

15、总结是对过去时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料，要讲存在的问题，今后的打算，以及对今后工作的建议等（常用）。

16、述职报告是指各类工作人员、领导干部向上级主管部门和下属职工陈述任职情况，包括履行岗位职责、完成工作任务的成绩，存在的缺点、问题等进行自我回顾、评估、鉴定的书面材料（常用）。

除上述主要文种外，还有办法、细则等其它文种。办法主要用于规范某项工作、活动等提出具体意见和要求；细则是条例、规定、办法等的派生文种，主要用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定，一般情况下办法、细则、条例、规定等文

种用通知形式印发。

（三）文件（请示、报告）编制的行文规范

1、单位名称：应标名全称：如“仁怀市粮油收储有限总公司##分公司”。

2、标题：二号宋体加粗或小标宋简体。

3、正文：三号仿宋体。

4、发文日期：指文件签发的具体年、月、日，用汉字将年月日标全；“零”写成“0”，右空4字。加盖印章应上距正文1行之内。

5、附件及需要说明的其它事项，用三号仿宋体居左空两个字标注在成文日期之下（注意：附件名称后不用标点符号）

6、请示、报告须经主要领导审批签发后方可上报。

（四）文件的登记、传递处理及文件发放

办公室负责管理体系文件的发放、回收、登记管理、处臵销毁等工作，确保公司管理体系覆盖范围能获得和使用文件的有效版本。防止失效或作废文件被误用，防止泄露公司商业机密。同时要对常规文件、法律法规及标准（外来文件）进行收发、签批、处理、管理和归档。

1、文件的登记

各单位对所有收到的文件按时间顺序登记在“收文登记表”中，收文将收文日期、文件标题、文件编号、发文单位、存档编号逐项登记清楚。各分公司只要一个收文登记表就行。

受控文件：统一做收文后必须登录“受控文件清单”。

法律法规和标准（与经营管理相关的）：统一做收文后必须登录“法津法规和标准清单”（现公司已把“外来文件清单”改为“法律法规和标准清单”）。

2、文件的传递、处理

文件处理包括文件拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作，文件处理应当坚持实事求是，做到准确、及时、安全、保密。

常规文件、外来文件按要求进行处臵（文件办理签、与总公司版本一样），根据文件内容，需要办理的由办公室主任提出办理意见（或直接送相关领导阅处），然后送相关领导阅处。分管领导和主要领导对文件要有阅知并签署明确的意见，要及时传递到落实文件部门和人；在规定期限内落实领导指示意见和文件精神。

文件处理结果栏内要根据具体处理情况填制处理结果，要有相关资料支撑和办理人员签名。

受控文件的更新、更换要按要求进行处臵，根据文件内容，需要办理的由办公室主任提出办理意见（或直接送相关领导阅处），然后送相关领导阅处。分管领导和主要领导要有阅知并签署明确的意见，要及时传递到落实文件部门和人；在规定期限内落实领导指示意见和文件精神。受控文件使用人应爱护文件，保持清洁完好，不得毁损，避免乱涂乱画发生，文件应在规定的持件人手中，持件人因工作原因调离时应交回文件，未经允许，任何人不得复制。