探索新形势下人口和计划生育档案工作
新环境下计划生育技术服务档案管理的强化策略
2019年第20期(总第639期)科学咨询/科技管理摘 要：当前，随着我国经济的高速发展以及医疗水平的大大提高，我国人口和计划生育工作已经进入了一个崭新的阶段。
计划生育工作也由原来的抓计划生育向与社会发展相结合的综合治理方面过渡。
在新环境下，这就对人口和计划生育工作提出了全新的要求。
各级计划生育技术服务部门应顺应时代发展的要求，在计划生育的技术服务以及档案管理上务必做到规范和科学化管理，从而促进计划生育工作的顺利开展。
关键词：新环境；计划生育；技术服务；档案管理技术服务档案管理作为计划生育工作极为重要的组成部分，要不断随着新环境的发展而不断进步。
加强对计划生育技术服务档案的管理有利于提高工作的服务质量以及工作效率，从而推动计划生育工作的进步。
一、计划生育技术服务档案管理的作用与地位(一)技术服务档案管理是开展技术服务工作的依据计划生育技术服务档案作为开展技术服务工作的依据，能够客观地反映一个单位的技术和服务水平。
同时，计划生育技术服务档案更是有关机关依法管理和行政的依据。
所以，我们必须要对技术服务档案进行规范化管理[1]。
(二)技术服务档案管理是维护广大人民利益的依据随着经济的不断发展，一系列的社会保障制度正在不断地完善，人民参与的各种社会保险也正在不断增多。
技术服务档案作为客观的原始资料，在关键时刻就能为人民起到最基本的保障作用。
做好技术服务档案管理工作是维护广大人民利益的强有力措施之一。
(三)技术服务档案管理是计划生育技术服务机构开展业务的依据新环境下，虽然社会保障制度逐步完善，但是近年来医患关系和医疗纠纷问题仍旧是有增无减。
国家也一直在落实实事求是的路线，这就对技术服务部门提出了要求。
随着社会的发展，人们的维权意识逐渐加强。
在处理医疗纠纷时，人们必须要遵循实事求是的原则，而要做到实事求是，就要拿出医疗材料作为证据。
所以，档案管理是有关部门顺利开展业务的依据[2]。
二、新环境下计划生育技术服务档案管理工作中存在的问题(一)档案管理工作体制不健全一些地方在档案管理工作上没有完善的体制，导致了地方档案管理的存放标准不一致，这就会使得档案出现材料丢失、未及时归档整理甚至会出现虚假材料等严重现象[3]。
计划生育药具档案管理工作的现状与改进措施
计划生育药具档案管理工作的现状与改进措施计划生育药具是指用于计划生育目的的避孕药具和避孕器具等，它们在维护家庭和谐、促进人口均衡发展等方面发挥着重要作用。
而计划生育药具档案管理工作则是确保计划生育药具的安全、有效使用和管理的重要环节，然而目前在这方面存在着一些现状问题，需要采取一些改进措施进行改善。
一、现状描述1.档案不全：目前一些地区的计划生育药具档案管理工作存在着档案不全的情况，一些使用记录、检验报告等重要资料未能完整保存，给相关工作带来了不便。
2.管理混乱：一些地区缺乏统一规范的管理制度和流程，导致计划生育药具的管理混乱，容易出现遗失、错用等现象。
3.监管不到位：一些单位对计划生育药具的监管和检查不到位，存在一定安全隐患。
4.信息化水平低：目前一些地区的计划生育药具档案管理工作还停留在手工纸质档案的阶段，信息化水平较低，难以满足日益增长的管理需求。
二、改进措施1.完善档案管理制度：建立健全计划生育药具档案管理的制度和规范，明确各项管理流程和责任，保证档案的完整和准确性。
2.加强监管力度：加大对计划生育药具的监管和检查力度，建立定期检查和抽查制度，确保计划生育药具的安全和有效使用。
3.加强信息化建设：推动计划生育药具档案管理工作的信息化建设，采用先进的档案管理系统和技术手段，提高管理效率和准确性。
4.加强人员培训：加强计划生育药具档案管理人员的培训和素质提升，提高他们的管理水平和专业素养。
5.加强宣传教育：加强对计划生育药具档案管理工作的宣传教育，提高相关人员的管理意识和责任感。
6.建立信息共享机制：推动相关部门建立信息共享机制，实现不同部门间计划生育药具档案信息的共享和互通。
三、结语计划生育药具档案管理工作的现状和改进措施对于维护计划生育药具的安全、有效使用和管理具有重要意义，需要各级相关部门和单位高度重视和采取有效措施加以改善，不断提高管理水平和服务质量，为维护家庭和社会稳定做出更大的贡献。
加强高校人口和计划生育档案管理
加强高校人口和计划生育档案管理摘要:计划生育是我国的一项基本国策。
在新形式下，为提高高校人口和计划生育档案管理水平，更好地开展高校人口和计划生育工作，促进经济社会又好又快地发展。
必须加强高校计划生育档案管理工作，建立完善的管理制度，高度重视计划生育档案管理工作。
关键词:高校计划生育加强档案管理计划生育是我国的一项长期的基本国策，2002年9月1日《中华人民共和国人口与计划生育法》的实施，使人口和计划生育工作真正纳入了法制化管理，也对高校人口和计划生育档案管理工作提出了更高的要求。
1 必须加强高校人口和计划生育档案管理工作加强高校人口和计划生育档案管理工作，提高计划生育档案管理水平，对更好地开展新时期高校人口和计划生育工作，促进经济社会又好又快地发展有着重要的作用。
近年来，随着我国教育事业的蓬勃发展，招生规模不断扩大，教师、学生以及其他聘用人员越来越多，学校中育龄人员也逐渐增多，他们的婚育情况复杂，工作难度大，具体表现在：1.1 流动人口中育龄人员较多，计划生育情况复杂，管理难度较大。
随着高校用人制度的不断深化，用工方式的不断变化，高校中流动人口越来越多。
根据《中华人民共和国人口与计划生育法》和现行管理要求，流动人口的计划生育实行双重管理，即户籍地管理和就业所在地管理。
但是这部分人员职业不稳定，居住地不固定，流动性较强，并且计划生育观念较为薄弱，做为就业所在地，对他们开展计划生育工作难度较大，容易形成工作的“盲区”，出现脱节，造成漏管，甚至于违法生育。
1.2 在校大学生成为高校人口和计划生育工作新的难点。
近年来，随着招生规模的扩大，学生人数逐年增多，随着人们婚恋观念的变化，大学生发生性行为的人数逐渐增多，意外妊娠的案例也越来越多。
就业难，毕业后工作不稳定，这都给高校计划生育工作带来新的压力。
1.3 高校教师和管理人员的维权意识较强。
高校教师和管理人员是一个特殊的群体，整体素质偏高，具有较强的维权意识，在落实长效节育措施等方面也存在一定的难度。
浅谈新时期基层计划生育档案管理
浅谈新时期基层计划生育档案管理发布时间：2022-08-12T06:06:37.104Z 来源：《中国科技信息》2022年第33卷3月6期作者：李树安[导读] 随着我国在社会生产力、信息技术、政治、经济以及文化等领域上的快速发展，我国的计划生育工作李树安桂平市南木镇社会事务和便民服务中心摘要：随着我国在社会生产力、信息技术、政治、经济以及文化等领域上的快速发展，我国的计划生育工作也取得了瞩目的成就，有效地控制了人口的增长，优化了人口的结构。
为了在新时期下进一步推进计划生育工作，必须要对基层计划生育档案管理工作予以高度重视。
档案信息的管理是做好计划生育工作的关键要素之一，如果档案信息的管理过于低效，存在安全问题，或者管理系统混乱，就会严重阻碍计划生育工作的进展。
为此，基层地区计划生育部门必须要结合新时期的特点来对档案管理工作进行优化。
本文将就此探讨优化路径，以供参考。
关键词：新时期；基层计划生育；档案管理引言：计划生育作为我国的一项基本国策，对控制我国人口数量的增长、优化我国的人口结构以及提高我国人口的素质等起到了极为关键的促进效用。
随着社会生产力和政治经济文化的发展，我国的计划生育工作也步入到了一个新的时期。
为了保障计划生育工作能够有效推进，基层地区计划生育部门一定要做好档案管理工作，要结合信息化时代以及新时期下计划生育的特征来对档案管理工作进行全方位的优化。
一、基层计划生育档案管理中的现存问题刍议在部分基层地区的计划生育档案管理工作中，存在着以下问题，有待于解决。
首先，现代化设备严重缺失，没有组建起以计算机技术为核心的配套设备，仍停留在传统的纸质档案管理环境之中，致使档案管理工作的效率难以得到提升。
并且，这样错失了现代信息技术给档案管理工作所提供的优势，浪费了宝贵的现代化技术资源。
其次，档案管理制度不够完善，存在较多欠缺，岗位责任落实不到位，导致部分人员产生投机取巧的心理，逃避工作责任，继而降低了档案管理工作的质量。
计划生育档案管理制度
一、总则第一条为了加强计划生育档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高计划生育档案工作水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国人口与计划生育法》等相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本地区各级计划生育行政部门、计划生育技术服务机构和各类计划生育协会的计划生育档案管理工作。
第三条计划生育档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）科学管理，高效利用；（三）安全第一，保密至上；（四）分工负责，责任到人。
二、档案管理范围第四条计划生育档案管理范围包括：（一）计划生育政策法规、规范性文件；（二）计划生育宣传教育材料；（三）计划生育技术服务档案；（四）计划生育家庭奖励扶助、特别扶助档案；（五）计划生育统计报表、数据；（六）计划生育举报投诉、信访处理档案；（七）其他与计划生育工作相关的档案。
三、档案管理职责第五条计划生育档案管理工作实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。
第六条各级计划生育行政部门负责本地区计划生育档案工作的领导、监督和检查。
第七条计划生育技术服务机构、计划生育协会等计划生育工作机构负责本单位的计划生育档案管理工作。
第八条计划生育档案管理人员应当具备以下条件：（一）热爱计划生育档案工作，责任心强；（二）熟悉计划生育政策法规，具备一定的档案管理知识；（三）具有良好的职业道德和保密意识；（四）具备相应的专业技能。
四、档案收集与整理第九条计划生育档案的收集应当做到及时、完整、准确。
第十条档案收集渠道包括：（一）上级计划生育行政部门、技术服务机构、协会等下发的文件、资料；（二）本单位内部产生的文件、资料；（三）其他与计划生育工作相关的文件、资料。
第十一条档案整理应当遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、文件类型等进行分类；（二）保持档案的原始性、完整性和连续性；（三）对档案进行编号、编目、归档。
五、档案保管与利用第十二条计划生育档案的保管应当做到安全、保密、方便利用。
新形势下计划生育档案管理工作中存在的问题及对策
新形势下计划生育档案管理工作中存在的问题及对策文／内蒙古通辽市开鲁县计划生育宣传技术服务站 牛颖【摘要】随着网络信息技术的发展，计划生育工作逐步实现了网络化和数字化，但是在新形势下，计划生育工作也遇到了更多的挑战，所以必须加强当前的计划生育档案管理。
基于此，本文首先阐述了计划生育管理工作的重要性，并分析其中存在的问题，最后在此基础上对提出了相应的优化对策。
【关键词】新形势；计划生育；档案管理；问题；对策计划生育工作与国家发展息息相关，其档案管理的重要性也就可想而知，因此就必须采取有效的措施，不断提升计生档案管理的工作效率，积极地探索全新的管理思路、方法和途径，推动计划生育工作的有序进行。
一、新形势下，计划生育档案管理工作存在的问题（一）缺乏较强的档案意识。
一些计生部门对于档案管理工作缺乏重视，档案管理人员对于其工作的重要性也没有充分的认识。
这因为这些人员没有给予足够的重视，导致档案信息得不到有效的开发，使得档案利用率难以提升。
（二）缺乏完善的管理制度。
虽然目前很多地方开展了较为全完善的计划生育管理制度，明确了相关人员的职责，但对于档案管理还没有推出相关制度。
因管理制度的欠缺，使得很多资料难以得到有效的收集管理，导致档案管理效率较低，档案管理同信息管理没有进行很好的连接，档案工作缺乏相应的完整性，难以满足新形势的发展。
（三）重视档案的管理，忽视档案的应用。
一方面因为长时间封闭环境等因素的影响，档案工作者观念滞后，缺乏档案资源应用的重视，档案信息开发形式过于简单，应用的条件也相对落实。
另一方面，档案管理工作缺乏规范性，并不能满足相关保管标准，使用的管理设施和技术需要更新升级。
虽然当前科技有了突飞猛进的发展，计生领域也在逐步应用相关网络信息技术，但是档案管理却较少的应用计算机信息技术，依然停留在过去手工操作的阶段，对于档案信息的整理和应用非常不利。
（四）档案管理人员缺乏较高的素质。
当前，很多部门的档案管理人员文化程度普遍不高，缺乏较为全面的理论知识和深厚的专业素养，同时单位在人员配置方面过于随意，人员流动性较大，档案管理人员很多由原来的行政人员转化而来，档案专业人才较为欠缺。
试谈做好新形势下的档案管理工作
二、要明确服务形式的精品定位 服务人员的素质是关键。在档案工作 识，大胆地进行设备更新，努力学习
档案工作的服务性，突 出地表现 不断深入发展过程中，人员素质内涵 现代化设备的实践技术。比如，电子
在档案利用工作这个环节上 。提供档 不 断丰 富 。
计算机技术、网络技术、多媒体技术、
息的快速传递、发挥时效，是信息价
治上同党中央保持高度一致，使档案
工作的服务职能有一个正确 的政治定
位。
三、要明确档案人员的素质定位 值竞争的重要措施。实现这一 目的的 在生产力的诸要素中，人是决定 条件之一，就是档案人员要有积极采 的因素。档案工作服务质量的好坏， 用现代化手段开展档案服务工作的意
的意识，满足社会各方面对档案信息
２ 民 生 意 识 。近 年 来 ， 党 和 国 、
、
要明确服务方向和政治定位 费 了人 力、物 力 、财力 ，影 响和 限制 日益增长 的需 求 。
新时期 的档案工作，必须坚持 以 了其它利用工作的开展 ，反而降低了 邓小平理论和 “ 三个代表 ”重要思想 服务质量。
家把 服务 民生作 为其重要 的工作 内
为指导， 认真贯彻落实 “ 科学发展观” ，
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
针对这种情况，档案部门应转变 容，这为档案 工作开辟 了广 阔的前
为经济建设和精神文明建设服务，大 观念，在服务形式上树立 “ 精品”意 景。档案人员应开发档案信息，并主
胆地进行档案工作的改革。在改革过 识。不要再编制不科学、利用率小的 动与民生工作接轨，以直接或问接方 程中，既要积极开拓创新，大胆的另 手工检索工具，要在计算机检索上多 式参与到为涉 民服务的活动 中去。要 辟蹊径，又要无条件地执行党和 国家 做文章，不断研究探索计算机检索的 根据信息市场的需求， 优化服务措施， 关于档案开放、开发、公布与利用的 有效途径 。要开发编制标准统一、利 提 高服务质量，开发含 “ ”量高的 金 方针、政策、法规。坚持 以社会利益 用者易操作、高质量、多功能的计算 档案服务民生项 目 和档案门类。 为最高利益的原则，实现档案工作社 机检索系统，逐步取代手工检索，为 国家秘密的安全 ，维护安定团结，政 息资源共享创造条件。 ３现代化意识。 、 市场经济的建立 ， 会效益和经济效益的最大统一，确保 利用 网络技术提供档案信息和实现信 形成了一套激烈竞争的机制。追求信
探究计划生育档案管理的困境和措施
探究计划生育档案管理的困境和措施【摘要】计划生育政策自实施以来，我国计划生育档案管理一直面临着诸多困境，如档案信息不完整、管理混乱等问题。
为了解决这些困难，需要采取一系列措施，比如建立完善的档案管理制度、推广信息化管理技术等手段。
通过提升计划生育档案管理水平，可以更好地维护公民的合法权益，促进社会的稳定和发展。
展望未来，我们希望政府和相关部门能够加大对计划生育档案管理工作的支持力度，进一步完善管理机制，为我国计划生育事业的发展提供更有力的保障。
【关键词】计划生育档案管理、困境、措施、背景介绍、研究意义、总结分析、展望未来1. 引言1.1 背景介绍计划生育是中国政府为控制人口数量而实施的一项重要政策，自1979年开始实施至今已经持续数十年。
计划生育政策包括限制生育人数、提倡晚婚晚育等措施，旨在控制人口增长，提升社会经济发展质量。
在计划生育政策的实施过程中，需要管理大量的相关档案资料，包括户籍信息、生育情况等。
这些档案资料的管理对于政府制定政策、统计人口数据、保障公民权益等方面起着至关重要的作用。
由于种种原因，计划生育档案管理存在着诸多困境和难题，影响着政府部门的工作效率和人口政策的执行效果。
深入探究计划生育档案管理的困境并提出相应的改进措施是十分必要的。
通过对现有管理制度的问题进行分析和研究，寻找提升管理效率和保障公民权益的解决方案，有助于推动计划生育政策的持续优化和完善。
1.2 研究意义计划生育档案管理的研究意义在于探讨如何更有效地管理和保护计划生育档案，确保相关数据的准确性和完整性。
通过研究计划生育档案管理的困境和措施，可以为改进现有管理制度提供参考和建议，提高档案管理的效率和质量。
深入探讨计划生育档案管理的问题，可以帮助政府和相关部门更好地了解人口政策实施的情况，及时发现问题并采取措施加以解决，促进计划生育政策的顺利实施和实现人口发展目标。
研究计划生育档案管理的研究意义重大，对保障国家人口政策的执行、促进人口发展和社会稳定具有重要意义。
浅谈人口和计划生育档案管理中的问题及其对策
班， 聘请档案专业教师授课 ， 当前档案管理 的新知识 、 结合
新技能补充档案管理专业知识 。二是要在每年的人 Ｅ和计 ｌ
生干部业务培训班 中 ， 增设计生档案 管理专业课 ， 系 通过
统讲解档案管理专业知识 ， 让全体 计生干部了解 和掌握计 生档案管理 的基 本知识与操作 技能 ， 重视档案工作 ， 断 不
理、 装订、 归档 、 保管等环节都程度不同地出现差错和漏洞。 （ ） 二 对档案工作重视程度 不够 ， 使档案管理不到位 。 ． Ｉ 由于受经 费或办公条件的限制 ，有 的乡镇 因房舍紧缺 ， 计 生档案管理 只能保管在一个 内容庞杂 的档 案柜里 ， 没有做 到按 时移交 、 规范存档 、 的“ 档案 自然 寿命 ” 受到影响 。２ ． 有 的档案归档移 交不及时 ， 部分业务档案仍在各股 、 、 站 科室 中保存 。 ． ３ 个别乡 、 村两级计生干部 由于工作需要调离计生 岗位时 ， 因交接制度不健全 ， 造成计 生档案 、 口信 息 、 人 宣
２１ ０ ０年 １ １月
黑 河 学 刊
Ｈｅｈ ｏ ｒ ａ ｉｅＪ ｕ ｎ ｌ
ＮＯ ．０１ Ｖ２ ０
总 第 １９期 第 １ 期 ５ １
Ｓ ｒ ｌ ．５ ． ｌ ｅ ｉ Ｉ ９ Ｎｏ １ ａ Ｎｏ
浅谈人 口和计划生育档案管理中的 问题及其对策
⑧ 胡 晓 华
（ 嫩江县人 Ｅ和计划生育局 ， ｌ 黑龙江 嫩江 １１０ ） ６ ４０
・
１ ４・ ５
性的认识 。 口和计划生育档案是我国档案管理的一项重 人 要内容。实践证 明， 在经济社会发展过程 中， 口Байду номын сангаас素的作 人
用， 即可促进人 口与经济 、 社会 、 资源 、 环境协 调发展和可
浅谈新时期煤炭企业计生档案管理现代化建设
浅谈新时期煤炭企业计生档案管理现代化建设 【摘要】我国经济的发展对能源需求日益增强，煤炭企业的职工队伍也在扩大。新时期煤炭企业的计生工作面临着诸多问题，对于计生档案工作也提出了新的要求。分析了煤炭企业计生工作目前面临的一系列问题，对档案管理的现代化建设提出了建议。 【关键词】煤炭企业 计生工作 档案管理现代化 随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下煤炭企业人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高煤炭企业人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期煤炭企业人口和计生工作，促进企业和谐发展有着多方面积极作用。 一、煤炭企业人口和计生档案管理工作中存在的问题 1、存在认识上的偏差 在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。 2、人员素质偏低 大部分煤炭企业计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。 3、管理制度不健全，手段落后 对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，煤炭企业相关工作人员不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。 档案立卷不规范 目前煤炭企业计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。 二、煤炭企业人口和计生档案管理现代化建设 1、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平 要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作；要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起；要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要；要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才 能保证查索的查准率。 2、加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程 （1）分轻重缓急，循序渐进 计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 （2）分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。 （3）分门另类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。 （4）用关键词替代主题词，简化查找时间 主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。 3、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平 档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。 三、结语 在煤炭企业档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。只有强化现代化建设的意识，增强现代化建设能力，遵守档案建设标准才能实现新时期煤炭企业档案管理要求。 参考文献： [1]张晓川.煤炭企业建设生育文化的几点思考[j].晋阳学刊， 2003，（03）. [2]韩晓明，伯绍阳.深化企业计划生育工作改革[j].人口与计 划生育，2004，（12）. [3]何振红.一家国企整体改制的艰辛之路[j].海国资，2004，（09）. [4]傅绍忠.把计划生育纳入党委组织工作之中[j].人口与计划 生育，2001，（01）.
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探索新形势下人口和计划生育档案工作
【摘 要】随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，
对人口计划生育档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下
人口和计划生育档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计
划生育档案管理水平，不断强化计划生育档案工作的规范化建设，对更好地开展
新时期人口和计划生育工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作
用。
【关键词】人口；计划生育；档案工作
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口和计划生育档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利
用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划
生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计
划生育档案管理水平，就必须对人口计划生育档案的作用有一个充分的认识，只
有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1.人口计划生育档案可为领导决策提供依据
人口计划生育档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分
析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育
工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2.人口计划生育档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计划生育档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览
表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3.人口计划生育档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计划生育档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育
信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建
立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕
节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为”时空差”出现工作
疏漏，如发错证、重复发证等。
4.人口计划生育档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一
步改进让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规
等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息
档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群
众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5.人口计划生育档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》
《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继
实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》
《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划
生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计
划生育执法的严肃性打下了基础。
6.人口计划生育档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党
群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以
公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，
推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流
动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明
度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、
不公正的现象发生。
7.人口计划生育档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借
阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科
技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生
活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的
优先优惠政策、励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良
品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先
发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
二、认真抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，
即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程
序和科学的方法进行工作。
（2）要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第
一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限
不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用
的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（3） 要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满
足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中
国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
（4）要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而
题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准
率。因此在著录时要统一规范题名。
2.加快数据准备，推进计划生育档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工
程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅
量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机
因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在
著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的
效果。（1）分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案
为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用
率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高
低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率
较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高
社会利用的效率。
（2）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行
著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一
卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那
些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案
的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力
与财力，又提高了效率。
（3）分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引
目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档
案如”病历档案”、”案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直
接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原
有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
（4）用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率
较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题
名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录
入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
三、提高档案管理人员素质，增强档案管理服务水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档
案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1.重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高
的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高
素质”通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、
创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2.重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员
参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增
强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。
3.重视人口和计划生育档案管理工作
要结合实际，严格措施，强化责任，完善制度， 实现人口计划生育档案管
理工作的制度化、规范化、科学化和优质化， 只有对人口计生档案在思想上真
正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施， 才能为提高人
口和计划生育档案管理水平打下良好基础。