会议客户营销接待流程介绍
会销流程概述
1 / 3下载文档可编辑 会销流程概述 会销成功的三大要素：参会客户的质量、客户经理和客户之间的关系、会销讲师的水平。 一、参会客户的质量：关键是客户结构，前期电话营销时需了解客户的企业性质、参会人员属性和职位（参会的是企业法人还是股东、财务人员、一般员工？）、到场人数、企业大致需求等，且尽量要求“能做主”的负责人到场。客户经理登记造册经过初筛，确定最终参会名单，名单内客户应确定全部到场。 二、客户经理和客户之间的关系： 概括五个字：约 接 陪 问 送 重点体现：管户客户经理贴身服务 约： 1.会销前三天之内再次打电话问询最后确定参会人员信息，登记造册并提醒客户到场时间。 2.会销当天根据客户情况电话跟进客户（主要提醒客户参会地址、会议开始时间以及指引客户按时到达会销地点）。 接： 1.客户到达后管户客户经理必须亲自接待客户，见面时务必互相交换名片并互相简短交流。 2.将会销DM单或资料（如公司简介、业务范围、本次会销重点议程）发放于客户，并对资料进行简单介绍，并告知客户本次会销大致时间（如一个小时、一个半小时或两个小时） 2 / 3下载文档可编辑
陪： 1.客户经理亲自陪同客户进入会场，指引客户在指定区域入座，上茶饮。（如该客户经理有多名客户先后到达，需要客户经理场外接入，则需要安排机动人员在旁接应负责随时与客户对接服务。） 2.会销开场后客户经理应穿插坐于管户客户之间随时交流互动或答疑（此环节可通过简单交谈了解管户客户的共同需求和具体需求）重点整理出潜在优质客户（会后可跟潜在优质客户深入对接适时引入项目部参与）。 3.会销讲师在跟客户互动时管户客户经理需起到推波助澜作用，带动客户思维紧跟会销讲师讲义。加微信群或公众号环节客户经理要帮助指导客户添加登录。 问： 1.在会销讲师提问答疑环节，客户经理可鼓励同桌客户踊跃提问，或经客户同意帮客户提出问题。该环节重点是由讲师解答客户普遍想知道的问题、能引起大家共鸣和关注的问题。 2.同时项目部工作人员巡场待命，随时支援市场部客户经理，有针对性的解答较为专业、较为深入、较为疑难的个别问题。为不影响接下来的会销进程，项目部工作人员需把握好时间，答疑点到为止，更多解答可留在会后详谈，也给自己留足思考和谋划的时间。 送： 1.当客户在会销未完毕准备起身离开时，客户经理第一时间接触客户问清情况，消除疑虑，除客户有急事或特殊情况，应掌握好话术，尽3 / 3下载文档可编辑
接待礼仪方案(9篇)
接待礼仪方案(9篇)接待礼仪方案1前期工作：1.接到接待要求或请求后，明确到访时间和参观时间，根据来客级别参考接待标准制定安排，注明来访日期，单位，人数。
2.制定参观线路和流程，按照时间依次提前通知集团各板块、子公司做好接待准备，保洁人员对环境的准备，行政人员布置会场，如需发言要提前准备好音响、幻灯等。
随行期间乘车礼仪：1.位次礼仪轿车座位，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前座副驾驶座位殿后。
商务车座位，以司机座后第一排为尊，后排依次为小。
尊卑依每排右侧往左递减。
简而言之，即是右为上、左为下、后为上、前为下。
2.上下车礼仪接待人员应为同车的第一驻兵打开轿车的右侧后门，用手挡住车门上沿，防止客人碰头。
客人全部坐好后再关门。
然后从车位绕到左侧为另外的客人开门或自己上车。
如果和女士、长辈一同乘车，应请女士、长辈先上车，并为对方开关车门。
抵达目的地时，接待人员先下车，为客人开车门。
注意细节：1.女士上车时得体的方法是：先背对车座，先坐在座位上，双脚并拢一同收入车内；下车时，也要双脚同时着地，不可跨上跨下，有失大雅。
2.在随行车辆内常备饮用水、纸巾。
参观期间礼仪：1.贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前两日将参观通知单填送各公司行政管理部门，如事出至急先以电话通知后补通知单。
2.普通参观：由各部经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工地，以利接待，但参观涉及两个部以上者，应比照团体参观办理。
3.临时参观：由各部经(副)理核定，并于参观前半个工作日内以电话通知各工地管理部办理接待，如参观涉及两个部以上者，应商请管理部协调办理。
4.根据事先制定的接待流程，为客人进行项目介绍，主要内容为项目成立的时间、公司商业性质、合作方、运作内容、产量和收益等。
并在客人参观时与项目人员协同回答客人提出的问题。
随行讲解礼仪：1.接待来访参观的客人，是代表了贞元的形象，所以接待人员应当注重自己的仪容仪表，接待人员要求衣着得体大方，体现庄重、大方的企业形象。
[实用参考]会销流程
![[实用参考]会销流程](https://img.taocdn.com/s3/m/102b70130722192e4536f674.png)
会议营销流程与管理制度一、会议营销的目的1、集中目标顾客，现身说法，制造销售热潮。
2、产生阶段销量最大化。
3、和顾客进行双向沟通，培养顾客忠诚度，建立良好的口碑宣传。
4、通过会议的良好的气愤渲染，资深专定的精彩讲解，精彩客户案例的视频体验，会场抽奖活动等因素的促进，从而激起投资者的投资欲望，从而达到开户入金的目的。
会议营销的操作方法二、会前邀约及准备A、会场布置1、会议现场选在市中心或交通便利的繁华地区（停车方便）；2、在当地有一定知名度的高档大酒店或宾馆；3、灯光明亮，可以调控；接待区宽敞、明亮；4、电梯（楼梯）直达；B、物品准备包括条幅、产品手册、易拉宝、V C D、（音乐（进场、会议中、营销环节、中场休息、会议结束））幻灯机（有条件的可用投影仪、手提电脑）、签到本、笔、展示卡、宣传册、礼品袋、绶带、照相机条幅、嘉宾鲜花、嘉宾台牌、抽奖箱、茶水等。
C、人员准备（每个岗位都有负责人）1.主会场:讲师、主持人、机动人员、递麦、音响设备师、会场置。
2.会场外服务:迎宾、签到、引座.3.接待、洽谈：客户经理、经理4.分工预备会，分工明确，责任到人，发扬团队精神，充分调动员工的积极性。
D、邀约准备规范统一的邀请函，邀约话术（行业），邀约电话，邀约短信，邀约邮件参会门票及派送门票的统一说辞、演示、主题明显等。
所有资料上必须有公司LOGO或品牌标示。
电话邀约话术内容包括：1、问候2、自我介绍3、会议背景4、会议主题5、会议规模6、会议内容与目的7、到场人数8、邀约原因9、会议地点、时间10、演讲者包装三、会中接待、礼仪：A、接待1：电梯口、主要站点设置专人接待和引领；2：进入会场宾馆大厅，有专人接待、指示牌指示（重要会议需要在会议酒店外挂上横幅渲染热烈气氛）；3：会议营销迎宾：统一服装、端庄、微笑、亲和力、佩带绶带；4：会议营销签到台处：签到台上配备鲜花、签到薄两本、两支签到笔、备用门票、名片托盘、胸花、嘉宾签到时，热烈欢迎，及时拍照，烘托会议热烈气氛；5：引入嘉宾，正确手势与保持适当距离；按照规定区域安排座位，基本原则：先中后两侧；先前再后；6：业务人员，着装整洁、男士衬衫领带深色裤子黑色皮鞋，女士深色套装；7：其他分工：检门票人员、照相摄像人员、调试音响、投影仪安装测试、灯光调控等等。
客户参观公司接待流程
客户参观公司接待流程
一、接待准备
1. 确定接待时间和地点，提前安排好接待人员和场地。
2. 准备相关资料和资料袋，如公司介绍、产品样本等。
3. 准备茶水、饮料等接待用品。
4. 安排好交通工具，确保客户能够顺利到达公司。
二、迎接客户
1. 在公司门口迎接客户，主动问候并引导客户进入接待室。
2. 介绍接待人员和公司情况，为客户提供舒适的环境。
三、参观公司
1. 带领客户参观公司，介绍公司的历史、规模、业务范围等。
2. 展示公司的产品和服务，介绍公司的优势和特点。
3. 回答客户的问题，提供必要的解释和说明。
四、交流洽谈
1. 与客户进行深入的交流和洽谈，了解客户的需求和意见。
2. 针对客户的需求和意见，提供专业的建议和解决方案。
3. 商定合作事宜，明确合作内容和方式。
五、参观工厂
1. 如果客户需要参观工厂，应提前安排好时间和路线。
2. 在工厂内，向客户介绍生产流程、设备和技术，展示公司的生产能力和质量保障体系。
3. 回答客户关于生产方面的疑问，提供必要的解释和说明。
六、会议交流
1. 如果需要召开会议交流，应提前准备好会议室和设备。
2. 在会议中，向客户介绍公司的市场战略、营销策略和技术研发等情况。
3. 针对客户的建议和需求，进行深入的探讨和研究，寻求更好的合作方案。
七、告别送行
1. 在结束交流后，送客户离开公司，感谢客户的来访和合作。
2. 约定下次交流或合作的时间和方式，保持联系和沟通。
接待方案大全2020会议接待方案案例
接待方案大全2020会议接待方案案例方案是从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体、周密，并有很强可操作性的计划。
以下是小编精心收集整理的会议接待方案,下面小编就和大家分享，来欣赏一下吧。
接待方案1一、全程服务项目1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。
2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。
3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。
4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。
5、承办各公司(厂矿)业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。
6、承办各种类型商务考察会议。
7、培训类会议计划实施。
8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。
二、单项服务项目1、会务服务：协助主办单位选择会议场所，为代表提供礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。
2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。
3、会议接待：为参会代表提供接送站服务、会议代表签到服务。
4、酒店预定：以优惠价格提供国内酒店预定服务，代订各地优惠客房。
5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。
6、票务服务：为参会代表提供各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务;会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。
7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。
8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。
接待方案21、心理准备(1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。
(2)合作精神。
看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。
(3)具备一定的礼仪知识。
特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。
2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。
(1)环境准备。
全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。
包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。
酒店政治会议的接待方案
酒店政治会议的接待方案酒店政治会议的接待方案：五星级大酒店会议团队接待方案1观唐温泉度假村会议/团队操作程序与标准目录一、营销部1-10二、前厅部11-14三、餐饮部15-21四、工程部22-23五、保安部24-27六、财务部28七、营销部会议工作流程图八、前厅部会议工作流程图十一、餐饮部会议工作流程图十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单标准1、接听客人询价电话1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。
辩清后可根据相应价格政策报价。
2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。
3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的概况，并向其推荐。
4）先让客人作合适的选择。
5）根据客人的选择，先向其初步报价。
2、做好客人议价1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。
请客人发送传真告知会议的详细情况，然后我们将根据会议当时酒店的入住情况等综合因素，根据权限是否浮动。
2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。
3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。
4)如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。
3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。
4、制作书面报价单1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的会议计划书及报价。
2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。
5、超权限报价及时请示超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经一、营销部：程序1、电话询价与报价理请示。
6、将会议计划书及报价单存档将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计划。
1、与客户预约1）通过前台查找到合适的客户及准备好钥匙。
2）约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。
3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。
接待客户的流程及技巧
目 录
一、客户接待流程 二、电话营销客户的特点 三、对设计师的要求 四、对客户经理的要求 五、第一次来访客户压协议的方法
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一、客户接待流程
与电话员沟通，了解客户基本情况 户型、 与电话员沟通，了解客户基本情况——户型、面积、所在楼盘的已 户型 面积、 知情况、向客户承诺了什么。告知电话员， 知情况、向客户承诺了什么。告知电话员，等客户到了让其在前台 等候，由客户经理引领参观公司。 等候，由客户经理引领参观公司。 安排设计师做平面分析，拆改方案，尽量做出立体拉伸模型。 安排设计师做平面分析，拆改方案，尽量做出立体拉伸模型。 准备贵宾室，连接投影仪，将公司PPT及配饰方案页都做好准备 准备贵宾室，连接投影仪，将公司 及配饰方案页都做好准备 最小化），公司宣传册，施工服务手册设计协议等。 ），公司宣传册 （最小化），公司宣传册，施工服务手册设计协议等。 如果时间允许，立即上网仔细了解此楼盘的详细情况。 如果时间允许，立即上网仔细了解此楼盘的详细情况。
当设计师谈方案时， 当设计师谈方案时，客户经理不能离开现场
• 主要原因有： 主要原因有： • （一）：再谈任何方案时，业主问设计师的问题不一定只谈设计，可 ）：再谈任何方案时，业主问设计师的问题不一定只谈设计， 再谈任何方案时 计以外并且设计师不方便回答的内容， 能会涉及到设 计以外并且设计师不方便回答的内容，也可能出现客 等问题， 户经理和设计师回答不一致 等问题，所以设计师在谈方案时客户经 理不可离开现场。 理不可离开现场。 • （二）：一个有想法的设计师在谈方案时会运用很多“公司现有资源” ）：一个有想法的设计师在谈方案时会运用很多 公司现有资源” 一个有想法的设计师在谈方案时会运用很多“ 的该楼盘的设计协议，或以前签的合同等等， 比如说以前签 的该楼盘的设计协议，或以前签的合同等等，这时客 户经理要协助设计师进行场 外收集。 外收集。 • （三）：谈判的技巧中，客户经理往往要在设计师谈到最高潮时及时 ）：谈判的技巧中 谈判的技巧中， 下一个环节包括：协议环节、引导看工地环节、 引入下一个环 节（下一个环节包括：协议环节、引导看工地环节、 引导看深入方案环节、 其他竞争对手环节等等） 引导看深入方案环节、铺垫 其他竞争对手环节等等）假若高潮时客 户经理不在现场， 等到设计师把方案谈干了， 户经理不在现场，就会错过这个最佳环节 等到设计师把方案谈干了， 那设计师就失去魅力了。 那设计师就失去魅力了。 （四）客户经理不在现场会导致等客户经 理进现场时，发现业主已谈完正准备走了 这种情况是最傻的，也是 理进现场时， 这种情况是最傻的， 最可悲的，但这种情况在我们公司也时有发生。 最可悲的，但这种情况在我们公司也时有发生。
接待方案7篇
接待方案7篇接待方案篇1一、招待的事由1、有关职能部门前来视察、调研、检查、指导、接洽工作等；2、外地有关单位的访问、参观、联系工作等；3、客户和**公司等前来访问、参观、接洽工作；4、外出联系公务；5、营销业务交往；6、公司集体娱乐活动或晚会；7、会议加班；8、主要领导决定的其他事由。
二、招待的内容招待的内容包括用餐、住宿、烟酒、水果等。
三、招待的标准（一）餐费及陪客人员数标准：餐费标准含菜、酒、烟、饭等发生在用餐时的所有费用。
陪客人员的餐费标准按相应招待对象计算。
1、平日会议加班，安排工作餐，午、晚餐标准控制在*元/人以内。
2、公司集体娱乐活动或晚会，晚餐标准控制在*元/人以内；年夜饭可适当放宽至*元/人以内。
3、营销业务交往和外出联系公务的招待必须事前报相关领导审批，在招待地视需要招待的对相安排相应的标准：3.1省级领导或人员*人内，东部省份午、晚餐*元/人以内，中西部省份午、晚餐*元/人以内。
*人以上另增加*元/人标准计算。
原则上至少有*名副总以上级别人员陪同。
3.2地市级领导或人员*人内，东部省份午、晚餐*元/人以内，中西部省份午、晚餐*元/人以内。
*人以上另增加*元/人标准计算。
3.3县市级领导或人员*人内，东部省份午、晚餐*元/人以内，中西部省份午、晚餐*元/人以内。
*人以上另增加*元/人标准计算。
3.4一般领导或人员*人内，午、晚餐一律控制在*元/人以内，*人以上另增加*元/人标准计算。
4、本地接待，职能部门的招待标准由陪同的主要领导酌定。
其他午、晚餐一律控制在*元/人以内，*人以上另增加*元/人标准计算。
（二）住宿及接待标准：根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待。
1、普通级别：适合人员：一般业务类考察人员、非公司邀请技术人员等；1.1住宿标准按对方人员要求代为预订，公司不负担住宿费用；1.2接待陪同人员：办公室人员、业务员或区域经理；1.3接待车辆：公司一般车辆；1.4原则上不予安排娱乐活动。
vip接待服务流程与规范
vip接待服务流程与规范篇一：VIP接待服务规范餐饮部VIP接待服务规范1 范围本标准规定了餐饮部VIP接待的总体要求、服务内容、工作程序及注意事项等各项要求。
本标准适用于餐饮部。
2 规范性引用文件《中国饭店服务礼仪规范大全》《星级饭店细微服务基本标准》《中国旅游星级饭店行业规范》《酒店VIP接待服务规范》3 具体要求3.1 准备工作3.1.1 就餐区卫生的检查3.1.1.1 席面及备用餐具整洁干净，无污迹、印痕，无缺损。
3.1.1.2 工作台内外、上下整洁干净，围边整齐，服务用具清洁干净，无污迹。
3.1.1.3 地面无纸屑垃圾，无污迹印痕。
3.1.1.4 天花板无蛛网、积尘、无掉皮。
3.1.1.5 灯具内外干净清洁，无蛛网、积尘，能正常使用，无缺无坏。
3.1.1.6 墙面及玻璃镜面，光洁明亮，无污迹印痕，边框无蛛网、积尘。
3.1.1.7 空气自然清新，温度适宜（适量使用空气清新剂，准确掌握空调开关时间）。
3.1.1.8 就餐环境：内外摆放植物，叶片无灰尘，叶间无蛛网，花盆内无纸屑、烟头等垃圾，无枯枝败叶，底座干净清洁。
3.1.1.9 所有摆放家俱干净无尘、光亮，无缺损，柜内陈放物资摆放整齐规范。
3.1.1.10 房间门内外上下清洁干净，无污迹。
3.1.1.11 卫生间干净整洁、无异味。
3.1.2 餐前物资准备：3.1.2.1 备用餐具情况（杯、盘、碗、勺、烟缸等）齐全。
3.1.2.2 准备开水及茶叶的冲泡。
3.1.2.3 熟悉菜单并根据菜单准备相应用具。
3.1.2.4 其他服务用具：如香巾、托盘、冰镇器、醒酒器、各类开瓶器等。
3.1.2.5 熟悉客人相关档案（如姓氏、单位、职务、用餐习惯及喜好等）。
3.1.3 酒水准备:3.1.3.1 根据客人要求提前准备各种酒水，如白酒、啤酒、干红、干白，饮料等。
3.1.3.2 根据提供的酒水准备相应的杯具、用具。
3.2 迎宾：3.2.1 提前10分到指定位置站位迎宾。
会销标准流程
会议营销流程与管理制度一、会议营销旳目旳1、集中目旳顾客，现身说法，制造销售热潮。
2、产生阶段销量最大化。
3、和顾客进行双向沟通，培养顾客忠诚度，建立良好旳口碑宣传。
4、通过会议旳良好旳气愤渲染，资深专定旳精彩解说，精彩客户案例旳视频体验，会场抽奖活动等因素旳增进，从而激起投资者旳投资欲望，从而达到开户入金旳目旳。
会议营销旳操作措施二、会前邀约及准备A、会场布置1、会议现场选在市中心或交通便利旳繁华地区（停车以便）；2、在本地有一定出名度旳高档大酒店或宾馆；3、灯光明亮，可以调控；接待区宽阔、明亮；4、电梯（楼梯）直达；B、物品准备涉及条幅、产品手册、易拉宝、V C D、（音乐（进场、会议中、营销环节、中场休息、会议结束））幻灯机（有条件旳可用投影仪、手提电脑）、签到本、笔、展示卡、宣传册、礼物袋、绶带、照相机条幅、嘉宾鲜花、嘉宾台牌、抽奖箱、茶水等。
C、人员准备（每个岗位均有负责人）1. 主会场:讲师、主持人、机动人员、递麦、音响设备师、会场置。
2. 会场外服务:迎宾、签到、引座.3. 接待、洽谈：客户经理、经理4.分工预备会，分工明确，责任到人，发扬团队精神，充足调动员工旳积极性。
D、邀约准备规范统一旳邀请函，邀约话术（行业），邀约电话，邀约短信，邀约邮件参会门票及派送门票旳统一说辞、演示、主题明显等。
所有资料上必须有公司LOGO或品牌标示。
电话邀约话术内容涉及：1、问候2、自我简介3、会议背景4、会议主题5、会议规模6、会议内容与目旳7、到场人数8、邀约因素9、会议地点、时间10、演讲者包装三、会中接待、礼仪：A、接待1：电梯口、重要站点设立专人接待和引领；2：进入会场宾馆大厅，有专人接待、批示牌批示（重要会议需要在会议酒店外挂上横幅渲染热烈氛围）；3：会议营销迎宾：统一服装、端庄、微笑、亲和力、佩带绶带；4：会议营销签到台处：签到台上配备鲜花、签到薄两本、两支签到笔、备用门票、名片托盘、胸花、嘉宾签届时，热烈欢迎，及时拍照，烘托会议热烈氛围；。
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《销售人员培训学院》 套讲座 份资料
№：
会议客户营销接待流程
会议客户营销接待流程
一、确定对象
客户档案 上门预定
中间商信息
用房控制
预定更改 营销洽谈 联系客户 预定取消
1. 根据实时出租
情况考量
2. 根据淡旺季合
理分配
3. 通过前台掌握
房况
4. 根据客户要求
选择合理营
销方式
保持与客户沟通随
时了解客户动向
下发变更单
通知取消
确认免责条
款以及详细
信息，签订
协议
) 国际会议的营销对象以中型商业机构、公司社团、办事处等客户
为主并积极拓展周边大中城市会议中介机构（如知名国旅、会议中介
机构等各类会议市场中间商），寻求与周边大中城市知名企业的合作
关系；
) 国内会议的营销对象应做到立足本地市场，面向本省市场发挥本
地旅游资源以各省、市政府和各大中型公司等客户为主。积极推出与
本地旅游资源打包销售会议消费方案；
) 随时掌握本地每年具有固定会议安排的政府机关、商业机构、公
司社团、大中型企业等客户的会议安排情况。
二、联系客户
) 营销人员根据会议市场的客户情况及相关信息，主动上门联系，
努力争取客户在本饭店组织举办会议；
) 在客户联系的基础上，可邀请会议组织者（包括来店洽谈会议的
客户）参观饭店各类客房、餐厅、会议、康体休闲等服务设施，展示
本饭店的会议接待规模、规格和饭店住宿、用餐等内部环境以及相关
的交通条件，力争客户进店；
) 不放弃各次会议接待契机，积极开展二次销售针对与会人员结构
进行分析后做好在店推广，宣传工作；
) 定期将饭店推出的会议打包优惠方案，旅游打包方案等信息以信
函、电话、上门拜访、等方式告知客户。
三、营销洽谈
) 营销人员同会议组织者在参观后，对本饭店各方面有充分了解的
基础上举行业务洽谈，以进一步了解客户对会议用房、用餐等方面的
需求；
) 明确洽谈内容：
●用房种类、客房数量、会议期限、分批进入饭店的时间、预测离店
日期、房间要求（如撤迷你吧、关闭长途、房间分布要求、会务组房
间安排等）；
●客房价格和会议价格；
●会议室使用次数、会场摆放要求、会议室租金、应配备的设备及有
关接待要求（如鲜花水果摆放、茶歇安排、条幅水牌制作、签到台摆
放等）、采购立项；
●用餐启止日期、用餐标准、用餐人数和每日早、午、晚餐时间安排、
用餐要求（如回民席位、饮食禁忌、包厢使用、酒水安排等）；
●租用康体休闲设施项目、次数、租金以及收费标准；
●确认会议有效签单人及与会客户消费权限；
●预付订金；
●结算方式及发票开具要求；
●预定更改截止日期；
●违约责任。
四、签订协议
) 市场部负责拟订会议营销协议书，经客户同意，并报市场部总监
理审批后,由双方正式签署；
) 与客户明确协议内容、甲乙双方权利及义务、违约条款、客户需
注意事项等信息均明确标明；
) 根据协议书拟写（会议通知书）并将协议书复印件作附件，分送
房务部、餐饮部、工程部、财务部、保安部、休闲部等相关部门.
五、用房控制
) 根据协议明确的内容，填写会议订房统计表；
) 应注意对会议用房的控制；贯彻平季以散客为住，会议为辅，团
队补充的饭店客房营销方针，会议接待以淡季、平季为主；
) 淡季的会议用房可控制在左右，平季可控制在左右，旺季要视市
场状况和客房营销情况而定；
) 随时与房务部前厅保持联系，掌握房间状况。并根据预定情况与
前厅协商解决房间安排。
六、预定更改
) 受理预定更改信息时必须首先确认更改信息由会议组织方明确的
会议负责人或会议有效签单人发出，且预定更改信息可得到会议主办
方认可；
) 接到更改申请后，找出原始预定受理、订房单，明确更改内容，
包括房间数、抵达日期等；
) 如不增加用房或延长住期，可直接填写预定更改后请会议组织者
签字确认；
) 如会议组织者电话通知更改，应要求对方发送电传、传真、特快
专递等书面文件以便于双方留存确认；
) 如会议组织者在超过截止日期后要求更改，提出减少房数或住宿
天数等，营销人员应在复函确认中告知对方饭店将按协议的有关条款
执行；
) 如更改内容要求改涉及时间、房量变更，营销人员应查阅预定统
计表并与前厅部协商，在房态许可的条件下再接受与确认。如无法安
排，要及时同会议组织者协商解决；
) 更改后的会议定房统计、电脑输入均需及时进行修改，确保预定
的准确性。
) 涉及就餐时间、场地变更或会议场地变更，营销人员应查阅餐饮、
会议预定统计标并于餐饮部协商，在预订情况许可的的条件下在接受
与确认。如无法安排，要及时同会议组织者协商解决；
) 涉及就餐标准或菜单调整的，营销人员应与餐饮部或后厨负责人
协商。根据调整情况确认客户是否需要增加、减少费用。之后再与会
议负责人进行协商解决；
) 将更改资料、更改单、原始定单等复印件一并送至预定处存档。
并根据更改信息填写《更改单》下发各部门，以利各部门及时进行调
整。
七、预定取消
)受理预定取消信息时必须首先确认取消信息由会议组织方明确的会
议负责人或会议有效签单人发出，且预定取消信息可得到会议主办方
认可；
)接到会议预定取消通知后，立即找出原预定资料，并加盖取消印章。
制作会议预定取消单由会议主办方负责人签字确认；
)取消资料与原始资料全部取出，另行存档备查；
)对已取消的预订要在订房统计、就餐场地预定统计、会议室预定统
计及电脑中作取消处理；
)超过规定截止日期的预定取消，按双方所签署协议所规定之条款向
对方收取取消预定手续费