《秘书学实务》-第二、三章 文秘与文秘部门
秘书实务 课件
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• 办会
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会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
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2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
秘书实务教案
秘书实务教案秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。
同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。
本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。
四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。
五、成绩说明（说明成绩的构成、比例等） 1、课堂纪律：10% 2、作业：10%3、实训(含课堂讨论和实作)：20%4、期末考试：60%课题：秘书实务概述教学目标：1.了解秘书实务的内容2.了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法1教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排：2个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？（一）直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
（二）根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？（一）秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。
《秘书学概论》第二章秘书机构
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书 团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队 结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系 工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
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《秘书学概论》第二章秘书机构
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《秘书学概论》第二章秘书机构
一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、 辅助管理的综合性办事机构。
“秘书机构”与“秘书部门”
“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部 门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是 要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。
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《秘书学概论》第二章秘书机构
二、秘书机构的规范
（一）秘书机构规范的特点
➢ 严格性 ➢ 完整性 ➢ 细致性
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•细致性
•严格性
•完整性
《秘书学概论》第二章秘书机构
（二）秘书机构规范的作用
规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为
准则，具有导向作用；
规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及
•秘 •书 •三 •局
•国务 •院总 •值班 •室
•督 •查 •室
•电子 •政务 •办公
•室
•人 •事 •司
•行 •政 •司
•. •. •.
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《秘书学概论》第二章秘书机构
• 省部级政府机关的秘书机构
•
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工
作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合
秘书实务1PPT课件
二、报名办法： 1、 需提交申请人个人简历 个人简历请发送电子邮件至：； 2、 初选合格者将通知面试，应聘材料恕不退还 面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关 材料（培训经历、获奖证书等）原件； 3、 报名截止日期：2005年10月9日。
宝洁公司招聘
宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁公司 正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准 ，现 诚聘以下人员：
1、秘书 本科学历，中文、工商管理或房地产经营管理 专业，形象气质佳，综合素质较高；有二年以上 大型房地产开发企业相关工作经验，熟悉办公软 件。
北京大学工学院招聘启事
因工作需要，北京大学工学院拟公开招聘教学秘书 一名，负责工学院本科生、研究生教学管理的具体事务及 相关事宜。试用期6个月，试用合格后按北京大学聘用人 员有关规定办理。
书所供职的组织所需具备的专业知识，对不同社
会行业或岗位群就职的秘书加以分类。
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(1) 商务秘书
(2) 教学秘书
(3) 司法秘书
(4) 医务秘书
(5) 政务秘书
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• 三、秘书分类的意义
• 1、纵向分类是稳定秘书队伍，提高秘书人 员职业水平的重要保障。
• 2、横向分类是提高秘书人员专业知识水平 的基础。
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研究开发部秘书3人 Main Responsibilities: Provide secretarial administrative support to the P&G Department to facilitate its development of new products and technologies.Work will include secretarial duties(travel and meeting arrangements,typing,filing ect.)acting as a key commonication facilitator for regional and global P&G colleagues and may include management of independent administrative projects for the department. Requirements: 1.college graduate or vocational school graduate 2.1-2year secretarial 3.Good communication skill including fluency in English &Mandarin. 4.Have good computer skills including Word and Excel,etc. ……
第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件
（2）色彩。一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽， 以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和， 然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子 的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和， 而较地毯浅的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。灯 饰，壁画等则可采用鲜艳的颜色。有时，配以适当 的花卉盆景会起到意想不到的效果。 同时，不同地点，对色彩的要求也不一样： 普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜 用冷色，其他墙壁用暖色。 会议室：以浅色与中性的颜色为宜。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。 走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。 休息室：男性以蓝色为宜；女性以淡红色为宜。
（3）地面不干燥，未采取相应的防滑措施； （4）电线磨损裸露、老化、拖曳未及时更换 或清理；
（5）电路负荷过大； （6）楼梯踏板或扶手损坏未及时修复； （7）柜顶放置的物品过多、重心不稳； （8）防火设施不全、安全通道不畅； （9）在没有防护的条件下独自抬举重物； （10）站在旋转椅上取放物品；
（11）在密闭的容器里烧火、倒水； （12）用过湿的抹布擦拭电器； （13）未经培训私自使用设备； （14）乱丢烟头； （15）私接电线； （16）在电器或取暖器上烘烤衣物； （17）未安置相应的防盗设施； （18）门窗损坏未及时修理； （19）进出办公室未关好窗户、锁好抽屉和 大门；未随手切断水源、电源；
（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管 观察工作地点发生的事情。 （8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面 对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上 方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的 照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近 电源与热源。 （11）装设充足的电插座，供办公室设备与 机器使用。 （12）应预留充分的空间，为员工提供休息 场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。
秘书理论与实务教学大纲
《秘书理论与实务》教学大纲总学时为：32第一章绪论[教学目的]使学生初步了解秘书学科(理论与实务)的概念。
[教学重点]明确秘书“三服务”是贯穿本课的一条红线，即明确秘书部门的工作，必须为本级领导服务、为各部门服务、规定为人民群众服务。
这是秘书工作的基本指导思想，是我国秘书工作的总宗旨，也是学习、研究秘书学应紧紧把握的一条红线。
[学时] 2一、我国当代秘书学的诞生二、秘书学的研究对象与性质特点1.关于秘书学研究对象的不同说法2.性质特点三、秘书学的结构体系以及研究、学习秘书学的方法1.对秘书学科结构体系的不同认识2.研究与学习秘书学的方法第二章秘书素质[教学目的]通过本章教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。
[教学重点]对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。
[学时] 2一、秘书的思想政治素质——秘书素质之核心1.秘书思想政治素质的内容2.提高思想政治素质的途径3.秘书的观念问题4.秘书的作风修养二、秘书的职业道德修养三、秘书的知识与能力1.秘书的知识结构2.秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）3.秘书的基本技能第三章秘书的机构与职业环境[教学目的]通过本章教学，使学生懂得我国国家秘书的起源和发展历史，理解秘书职能环境概念，懂得秘书应当如何适应、优化职能环境及排队环境障碍，掌握人际交待的原则和方法、技巧，以利今后工作实践。
[教学重点]秘书职能环境三层次和三方面要素关系；秘书职能环境四大作用和四项影响因素；秘书如何适应、优化职能环境并排除具体环境障碍；秘书如何处理好与领导的关系；秘书人际交往的内容、原则、方法。
[学时] 4一、我国古代中央秘书机构的演变二、秘书职能环境1.秘书职能环境要素（1）环境的三个层次（2）秘书职能环境要素关系三、秘书职能环境作用及影响1.秘书职能环境的作用2.秘书职能环境的影响3.秘书职能环境的适应与优化四、秘书职能环境的优化及对环境障碍的排除1.秘书对职能环境的优化2.秘书环境障碍及排除五、秘书的人际交往1.概念2.秘书人际交往的内容(类型·特征·意义)3.秘书人际交往的原则和方法4.秘书人际交往的对象和方式第四章秘书工作的基本原则、内容和方法[教学目的]通过本章的学习使学生的掌握秘书工作的基本原则、主要内容和基本方法。
秘书实务课程学习指南 【精编】
《秘书实务》课程学习指南一、课程学习目标《秘书实务》是秘书专业的主干课程，其理论学习内容与实践学习环节均应围绕秘书的素养和秘书工作的基本要求来进行。
该课程学习，应以提高秘书职业能力为中心，强化秘书技能训练为基本特色。
1、学习知识结构目标通过该课程的理论与实践环节的学习，应达到以下目标：（1）掌握秘书学及相关学科的基本知识、现状和发展趋势；（2）了解现代秘书的基本素养，培养健康良好的工作习惯和心态；（3）认知秘书的办文、办会、办事的基本程序和相关知识；2、专业能力目标（1）提高社交与沟通、协调能力；（2）具有较强的语言表达、应用写作（以公文为主）能力；（3）强化秘书事务工作综合处理能力（办事、办会、活动策划等）。
（4）掌握先进的秘书办公设备基本操作技能。
3、专业素质目标（1）培养学生的学习能力、工作能力、创新思维能力。
（2）培养学生严谨、敬业的职业态度。
（3）培养学生可持续发展的综合素养。
二、课程学习总体要求1、学习途径改革要求（1）引进国家秘书职业资格考试系统，建设专业实训室，学生进行模拟仿真训练。
（2）采用多媒体学习方法提高学习效果。
（3）采取“走出去,引进来”的方式,组织学生到学院办公室，校外公司、企业、档案馆、各种会展现场参观、见习、实习，邀请具备丰富经验的党政办公厅室负责人校做报告等。
（4）组织毕业前到实习基地实习,为从事实际业务工作打好基础。
2、课堂学习要求（1）学习内容上强调专业能力的培养，突出重点、难点，结合实际，符合行业新要求。
（2）学习方法上，结合实际，大量利用案例分析提高的理解、分析能力和学习兴趣。
（3）注重培养独立判断、分析、解决问题的能力。
3、实践技能的要求（1）能够撰写常用文书和处理文书。
（2）能够进行接待、电话业务、办公环境管理等日常事务性工作。
（3）能够策划组织会议、宴请、开放式参观活动等商务活动。
三、课程学习要点第一章绪论——秘书职业认识【学习目标】树立职业意识，掌握职业发展动态【学习要点】第一节概述一、秘书实务课程定位、内容体系二课程性质、任务、学习方法第二节秘书及秘书职业一、秘书的来由与定义二、秘书的种类三、秘书角色与职业第三节案例分析、讨论及角色意识训练第二章秘书机构与职能环境【学习目标】通过学习要求了解秘书机构的地位与设置原则，掌握秘书机构的基本任务。
秘书实务 精品课件
1 办公环境构成 2 办公环境布置 3 办公环境维护 4 办公用品管理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘
书部门工作所处的自然环境。 主要分硬环境和软环境，包括 空间环境、视觉环境、听觉环 境、空气环境、健康与安全环 境、社会环境、文化氛围等。
二、 办公室布置的三大原 则
• 办公桌面整洁有序。
• ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电 脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能 升降为佳。
• ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听， 也便于读写。
• ③办公必需品齐备。
• ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。
• ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和 企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应 该高档而有品位。
第二章 日常事务工作
第1节 办公室环境管理 第2节 管理自己与上司的时间 第3节 上司日程安排 第4节 接电话与处理邮件
第5节 印信管理与保密工作 6节 办公室领用现金管理 与商务费用报销
办公室环境管理
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通过秘书办公室管理工作的学习 和训练,掌握办公室环境的设计和布置能 力；妥善管理办公用品的能力。
神和团队精神
事项
的氛围
营造办公室氛围注意事项
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办公室，说到底是秘书工作的场所，有别
• 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的
• 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作
• 氛围。
三、办公环境的维护
1、工作方法 经常清理责任区
a. 个人区域 b. 公共区域 c. 上司办公区域
设备物品放置适当，取用有序
• 3 办公室氛围的营造
•
指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人
• 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的
秘书实务PPT 第一章(李兰英 张唯《秘书实务》课件PPT)
二、学习秘书实务的意义
（三） 理论与实践相互促进
Part 0 3
第三节 学习秘书实务的基本方法和意义
一、学习秘书实务的基本方法
01 举一反三勤练习
秘书实务不是单纯的理论学习， 也不是简简单单通过课堂学习就可 以完成的，许多方式、方法只有通 过大量的练习，尤其是不同情景下 进行举一反三的运用，才能真正的 掌握。
02 相互交流共促进
通过对学习心得的交流与辨析， 可以让学习的体会在更大范围内进 行相互交换，在交流中碰撞出新的 火花，将一份学习心得产生的效果 最大化。同时，在交流的过程中， 还可以培养出合作意识。
二、学习秘书实务的意义
（一） 全面了解秘书工作
秘书工作是秘书人员在日常工作中 所需要完成的工作的总称，而秘书实务 则是系统而全面地介绍了秘书人员在实 际工作中所需要完成பைடு நூலகம்各项工作。学习 秘书实务，就是了解秘书人员应当会什 么的过程，就是掌握秘书人员应当做什 么的过程。
（二） 构建秘书工作框架
学习秘书实务,有助于构建秘书工 作框架，在头脑中形成秘书工作的整体 形象。通过对秘书整个工作流程的了解 与掌握，逐渐在头脑中构建出秘书工作 的整体框架，为后续的深人学习与训练， 奠定一个 良好的基础 。
（二）从课程上
1.秘书实务是一门从理论走向实践的课程，具有半理论半实践的性质，其 在进行实践指导的过程中，还穿插着理论指导； 2.从实践中提炼出理论要求，再通过理论知识进一步地指导操作实践，通 过这种螺旋上升的过程，完成学习层次上的逐步提升。
二、秘书实务的特点
秘书实务是秘书工作在实际 工作中的运用，它的目的是 指导秘书更规范、更有效地 开展实践。
二、秘书实务的内容
正如上图所示，在实际的秘书工作中，有些工作都是相互交融在一起 的。比如说，在会议组织工作中，可能存在撰写讲话稿、发言材料的需要。 在值班管理中，可能存在与本部门或外部门沟通与协调的需要。
秘书实务重点提示
秘书实务重点难点提示第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。