浅析会议沟通效率低下问题及改进措施
提高会议效率的5个建议
提高会议效率的5个建议1. 引言1.1 概述会议是组织内部沟通和决策的重要环节。
然而，在许多情况下，会议往往被认为是浪费时间和资源的工作。
尤其是在现代职场环境中，人们面临着忙碌的工作日程、分散的团队以及信息过载等挑战，导致会议效率普遍不高。
提高会议效率对于组织来说具有重要意义。
高效的会议能够减少时间和资源上的浪费，促进合理决策和有效沟通，并增强团队协作和创新能力。
因此，本文旨在提供一些实用的建议，帮助读者提升会议效率并取得更好的工作成果。
1.2 文章结构本文将从以下几个方面探讨如何提高会议效率：- 第一个建议：确定会议目标和议程，预发材料和任务分工以及设定时间限制；- 第二个建议：优化会议流程和时间安排，减少与会人数和规范发言顺序，并提供有效参考资料与设备支持；- 第三个建议：建立明确的决策机制和责任分工，促进积极互动和参与度，以及采用有效评估和反馈机制；- 第四个建议：使用科技工具增加信息交流效率，创造良好的沟通氛围与组织文化，培养专业化主持和会议记录人员。
1.3 目的本文的目的是为读者提供一些实际可行的方法和建议，以提高会议效率。
通过明确会议目标、优化流程、建立决策机制、利用科技工具等方式，读者可以在组织内部促进更高效、有意义的会议。
最终达到提升团队合作与工作成果的目标。
请确保每个章节标题下方都包含详细解释、说明或描述内容，并补充相关论述使得文章条理清晰易懂。
2. 提高会议效率的第一个建议2.1 确定会议目标和议程在提高会议效率方面，确立明确的会议目标和制定详细的议程是至关重要的。
首先，确定清晰具体的会议目标可以帮助与会人员明确讨论的重点和预期结果。
这样一来，参与者可以更加有针对性地准备并投入讨论，从而提高会议的效率。
同时，在确定会议目标之后，制定详细的议程也是必要的。
这包括列出讨论主题、安排时间分配以及确定每个主题所需达到的结果。
通过事先规划好每个讨论环节所需的时间，可以使与会人员在会前就有所准备，并且可以更好地管理和控制讨论进程。
改善会议效率的方法
改善会议效率的方法随着企业和组织不断发展，会议已成为沟通交流和决策制定的重要方式。
然而，很多时候会议效率低下，浪费了大量的时间和资源。
为了提高会议效率，以下是一些可行的方法。
一、明确会议目的和议程在召开会议之前，主持人应该明确会议的目的和议程，并将其事先通知给与会人员。
明确会议目的有助于使会议的讨论和决策更有针对性和效率，而制定议程可以在会议进行过程中有组织地完成各项议题，避免会议拖延和偏离主题。
二、控制会议时长会议时间过长是导致会议效率低下的主要原因之一。
为了控制会议时长，主持人应将会议时间掌握在合理的范围内，并在议程安排上合理安排时间。
可以考虑使用定时器或时钟来提醒与会人员会议时间的限制，并在议程上设置时间预留给每个议题，以充分利用时间，并避免过度的讨论。
三、减少与会人数与会人数的过多往往会导致会议效率降低。
邀请合适数量的人员参与会议可以有效减少讨论的复杂性和决策的难度，从而提高效率。
在邀请人员时应该仔细选择，只邀请与会议议题相关的人员，避免无关人员的出席。
四、提前做好准备为了确保会议的高效进行，与会人员应提前做好充分准备。
主持人可以提前将相关材料和议题发给与会人员，要求他们提前阅读和准备，这样可以避免在会议上讨论问题时的不专业和不充分，同时也节省了会议时间。
五、促进有效的讨论和决策在会议进行中，主持人需要控制好讨论的节奏和氛围，避免无休止的争论和废话。
可以采用一些促进有效讨论和决策的方法，例如设立讨论时间限制，鼓励与会人员提出具体解决方案，鼓励不同观点的表达和辩论，以促进决策的多元性和高效性。
六、制定明确的行动计划会议结束后，应制定明确的行动计划，并将其发送给与会人员。
行动计划包括明确的任务、责任人、完成期限等，以确保会议取得的决策和问题的解决能够得到有效的跟进和执行。
同时也可以通过设置定期的会议回顾和评估来监督和检查行动计划的完成情况。
七、利用技术工具现代技术工具可以极大地提高会议效率。
会议组织方面存在的主要问题及建议
会议组织方面存在的主要问题及建议一、问题分析会议是组织内部沟通与协调的关键环节，但在会议组织方面存在着一些主要问题。
这些问题包括组织不严谨、流程混乱、效率低下、内容单一等方面。
针对这些问题，本文将从各个方面进行详细分析，并给出相应的解决建议。
1. 组织不严谨有些会议在召开之前缺乏充分的准备工作，导致会议过程中出现各种意外情况。
例如，没有提前通知参会人员具体时间和地点，造成部分人员误时或未到场参加；会议材料准备不充分，使得讨论效果受到影响。
2. 流程混乱在一些会议中，流程安排混乱、纪律松散。
没有明确的主持人、记时员和记录员角色设定，在发言秩序上缺乏规范和统一标准。
这样不仅浪费了与会者宝贵的时间，也降低了会议效率。
3. 效率低下一些组织经常举行无效的会议，开完了还是回到原点。
这个问题体现在会议内容重复性很高，无新意；决策和行动缺乏紧密关联，导致会议结果不能体现在后续的工作中。
4. 内容单一部分会议只关注特定的议题，忽视了其他重要内容。
这种情况下，与会者可能感到失望或不满，觉得参加会议是一种浪费时间，无法获得实质性的收益。
二、解决建议为了解决上述问题，提高会议组织方面的效率和质量，我们可以从以下几个方面着手：1. 提前准备在召开任何一场会议之前，务必要进行充分的准备工作。
具体包括确定会议主题、制定会议日程、发送邀请函和提供相关材料。
通过提前通知和充分准备可以避免参会人员因为信息不明确而产生误解或者延误。
2. 规范流程建立统一的会议制度和规则，明确每个角色的职责和权限。
设立主持人、记时员、记录员等职位，并且明确他们各自应承担的任务。
主持人应带领全场顺利进行讨论，并控制好发言时间；记时员需及时提示讲话者剩余时间；记录员负责记录会议要点和决议。
3. 精简议程确保会议内容具有针对性和其他特色，在确定议题时应考虑到与会者的利益和需求。
避免重复性、单一性的讨论，可以将相似或相关议题合并为一个主题，使得会议更加紧凑高效。
会议效率不高的原因及预防性管理
选择合适的参会人员
总结词
选择合适的参会人员对提高会议效率至关重要。
详细描述
应根据会议主题和目的选择合适的参会人员，确保他们具备相关的专业知识和经验。合适的参会人员 能够提供有价值的观点和建议，推动会议进程，提高效率。
控制会议时间和节奏
总结词
控制会议时间和节奏是保持会议高效进行的 关键。
详细描述
在会议过程中，主持人应控制会议的时间和 节奏，避免讨论偏离主题或过度延长某一议 题的时间。同时，应确保每个议题都有足够 的时间进行充分的讨论。
明确会议目的和议程
总结词
明确会议目的和议程是提高会议效率 的关键。
详细描述
在会议开始前，应明确会议的目的和 议程，确保参会者了解会议主题和讨 论内容。这有助于参会者提前准备， 提高会议的针对性和效率。
提前准备会议材料
总结词
提前准备会议材料有助于参会者更好地参与讨论。
详细描述
在会议召开前，应将会议材料发送给参会者，以便他们提前了解会议内容，做好准备。这可以减少会议中的等待 时间，提高讨论的深度和效率。
。
会议时间管理
合理安排会议时间，避免会议过长 或过短，确保会议内容完整且高效 。
参会人员管理
限制参会人员数量，确保与会议议 题相关的人员参加，避免无关人员 干扰。
提高参会人员素质
培训和教育
建立良好的会议礼仪
定期组织培训和分享活动，提高参会 人员的沟通技巧、时间管理能力和会 议组织能力。
倡导尊重、倾听和有效沟通的会议礼 仪，促进良好氛围的形成。
明确职责和角色
确保每个参会人员了解自己在会议中 的职责和角色，避免任务重叠和责任 不清。
定期评估和优化会议流程
01
召开会议方面存在的问题及建议
召开会议方面存在的问题及建议随着社会的快速发展，各个企事业单位面临着越来越多的问题，为了解决这些问题，促进组织成员之间的有效沟通和协调，会议成为了一个必要的工具。
无论是召开普通会议还是重要会议，都需要充分的准备和周密的组织安排。
但是，我们不得不承认，常常会出现一些会议召开方面的问题，例如会议效率低下、会议主题不明确、参会人员沟通不畅等。
为了提高会议的效率和质量，下面将分析召开会议方面存在的问题，并提出一些建议。
一、会议效率低下很多人都觉得自己经常走进会议室，但会议的效率却没有得到很好的提高。
这主要是由于会议的时间过长，会议内容不明确，会议没有按照时间表开展等原因导致的。
因此，在召开会议时，应该注重以下几点：1.确定会议的主题和目标每次召开会议前，都应该明确会议的主题和目标。
只有这样，才能确保会议内容的重点和方向。
会议主题和目标也应该提前通知所有会议参与者，让他们有时间准备并准备相应的材料。
2.精简会议的主题和议程如果会议的议程过于繁琐，参会人员还没有做好心理准备，就会让人感觉支离破碎，无从下手，这样会议效率就降低了。
所以，会议之前应该调整议程，选择最重要的几个议题进行讨论，确保会议的主题和目标清晰。
3.控制会议的时间召开会议的时间也很重要。
时间太长可能会让人感到累，时间太短可能会导致会议内容不充分。
会议时间应该通过提前准备给出，同时应该控制好每个议题的讨论时间。
这样才能让会议有序开展，有效提高效率。
二、会议主题不明确在一些会议中，主题不明确可能会引起意见分歧和混乱。
这样会导致会议效率低下，有时会议结果并不能达到预期目标。
如何解决这些问题呢？1.定义会议的主题和目标如前文所述，定义会议的主题和目标就是为了确保会议内容的重点和方向。
实际上，在会议召开之前，先向参会人员表明会议的主题和目标，可以让参会人员更好地准备和提出建议，从而达到会议效果的最大化。
2.适时利用文稿和PPT如果会议主题不明确或难以表述，可以制作文稿或PPT帮助参会人员更好地理解和把握。
会议方面存在的主要问题和不足
会议方面存在的主要问题和不足一、引言在现代社会中，会议是组织机构之间交流与协调的重要方式。
然而，许多会议存在着一些主要问题和不足，这不仅影响了会议的效率和成果，还损害了参与者的积极性和职业满意度。
本文将围绕会议方面存在的主要问题和不足展开讨论，并提出可行的改进措施。
二、主要问题1. 缺乏明确目标和议程许多会议缺乏明确的目标和明确的议程安排。
这导致了与会人员对于会议目的和期望模糊，在讨论过程中容易偏离主题，浪费时间。
因此，在任何会议召开之前，应该明确确定会议的目标，并制定详细的议程。
2. 参与者缺乏准备有时候参与者没有提前准备好相关材料或文件，导致无法全面且深入地参与到讨论中去。
这种情况下，很容易出现理解误差和信息不完整等问题。
为了解决这个问题，组织者可以提前向参与者分发相关资料，并鼓励他们在会议前仔细阅读并做好准备。
3. 缺乏参与和互动许多会议存在着与会者的被动性和缺乏互动的问题。
在这种情况下，参与者往往只是听而不言或者过度依赖少数人的意见。
为了激发参与者的积极性和创造力，组织者可以采用一些有效的互动方式，如小组讨论、案例分析等，鼓励与会人员踊跃发表观点和提出建议。
4. 缺乏跟进和汇报很多情况下，在会议结束后，没有足够的跟进措施来追踪并评估已达成的决策和行动计划。
这导致了决策结果无法落地以及项目无法按时完工。
为了解决这个问题，应该设立一个明确的行动计划，并指定责任人负责跟踪进展并定期向相关方进行汇报。
三、不足之处1. 过多无效会议存在许多重复性、庸俗化或根本没有必要开展的会议。
这种情况下浪费了大量时间，并且降低了工作效率。
因此，需要审查现有会议，并取消那些无效的会议，只保留具有重要意义和可推动工作进展的会议。
2. 会议时间管理不当很多会议延续时间过长，没有按照预定的时间表进行。
这不仅浪费了与会者的时间，还影响到参与者后续工作的计划。
为了解决这个问题，组织者应该制定详细的时间安排，并严格控制每个议程项的讨论时间。
会议中存在的问题及建议和意见
会议中存在的问题及建议和意见一、问题描述会议作为组织内部沟通和决策的重要方式，常常面临各种问题和挑战。
首先，很多会议过于冗长而缺乏效率。
与此同时，许多会议也存在着信息不明确、参与度不高以及决策无法有效执行等问题。
二、主要问题分析1. 冗长而缺乏效率的会议冗长的会议可能是由于没有合理安排议题、讨论内容太过琐碎或与主题无关。
这些问题导致了参会人员耗费大量时间在无效的讨论上，从而浪费资源并降低工作效率。
2. 信息不明确有时候，在会议之前提供给参与者的资料或议程不清晰，这使得与会人员对于讨论话题了解不足，难以做出有效发言或做出明智的决策。
3. 参与度不高遇到许多人都没充分准备好对某个特定话题进行深入探讨时，很容易造成参与度低下。
有些人可能只是因为听取信息才来参加会议，并没有积极思考或发表自己的观点。
这种情况下，会议的价值和互动性将大大降低。
4. 决策无法有效执行即使在会议上做出了重要决策，但由于没有明确的行动计划、责任分配或跟踪机制，这些决策往往无法得到有效执行和监督，最终导致资源的浪费和问题的延误。
三、相关建议和意见基于以上问题分析，在进行会议组织时可以考虑以下建议和措施：1. 提前准备与规划确保参会人员提前收到明确而全面的资料以及会议议程。
同时，组织者需要有充足时间来准备，并对每个议题和讨论内容做好排查。
这样可以避免冗长、效率低下的会议，并为参与者提供更明确的讨论方向。
2. 确定明确而可行的目标在每次会议开始之前，设立一个清晰而可行的目标是非常重要的。
这将指导讨论并帮助参与者集中精力。
同时，通过为关键问题设定优先次序，可以避免话题过多而混乱不堪。
3. 鼓励积极参与组织者应鼓励每个参与者提前对会议流程和议题进行准备，并积极参与讨论。
同时，通过设定适度的时间限制和倡导公开坦诚的氛围，可以激发更多有意义的交流。
4. 确保决策执行每次会议结束后，明确划分任务并指定责任人和截止日期，制定出行动计划。
这样可以确保决策能够落地并及时监督进展情况。
如何提高会议的效能与效果
如何提高会议的效能与效果会议是组织内部沟通与决策的重要方式之一。
然而，很多时候会议却因为效率低下、成果不明显而被诟病。
为了提高会议的效能与效果，有几个重要的方面需要考虑和改进。
一、明确会议目标每次召开会议前，应当明确会议的目标和目的。
会议的目标可以是解决某个具体问题、制定某项计划、推动项目进展等。
明确的目标有助于引导会议讨论的方向和节奏，使会议更加高效。
二、合理规划会议时间会议的时间安排应当合理并充分考虑与会人员的时间表。
如果会议时间过长，人们就会变得疲惫和不专注，影响讨论和决策的质量。
因此，要尽量压缩会议时间，简化议程，将焦点放在关键议题上，避免无谓的讨论和冗长的发言。
三、制定明确的议程在召开会议之前，应当编制一份详细的议程，包括会议开始和结束的时间、每个议题的讨论时间以及参与讨论的人员。
明确的议程有助于确保会议的高效进行，并避免偏题和长时间的碎片化讨论。
会议组织者应当坚持按照议程推进会议，并合理控制每个议题的讨论时间。
四、精细安排会议场地会议场地的选择和布置也对会议效能有一定的影响。
要选择一个安静、宽敞、舒适的场地，避免干扰和噪音。
会议室的布置要整洁、美观，使与会人员感到舒适和专注。
同时，要确保会议设备的良好运行，如投影仪、音响等，以确保会议过程的顺利进行。
五、促进合作和参与会议应当鼓励与会人员的积极参与和合作。
主持人应当给予每个人平等的发言机会，并鼓励大家表达自己的观点和想法。
此外，利用小组讨论等形式，激发与会人员的团队合作精神，促进信息的交流和共享，从而提高会议效果。
六、及时跟进会议成果会议结束后，应当及时跟进会议的成果和决策。
主持人或相关人员应当整理会议记录和会议决议，并及时向与会人员反馈。
此外，要根据会议的决策制定相应的行动计划，并确保各项决策得到有效实施。
总结起来，提高会议的效能与效果需要明确会议目标、合理规划会议时间、制定明确的议程、精细安排会议场地、促进合作和参与，以及及时跟进会议成果。
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1 浅析会议沟通效率低下问题及改进措施 ——以某社团会议为例
2013级国审4班 张芳菲 13020239 【摘要】会议是管理沟通的重要方式，也是组织中最常见也是最必要的一种沟通方式，然而会议沟通却常常无法发挥它应有的作用、达到它的原先的目的。本文以某社团举办活动前的会议为例，分析会议沟通的问题及失败原因，在此基础上提出对会议进行有效的管理与规划的建议，从而提高会议沟通效率。 【关键词】会议沟通、沟通效率、管理、改进措施
我们每个人都参加过大大小小的会议，会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，有着发布信息、解决问题、做出决策、分配任务等作用，是组织中正式沟通与协调的重要形式。但一提起会议，大多数人都或多或少有厌烦的情绪。与会人员在一个缺乏架构、无法沟通、冗长的会议中，不仅对所达成的决议漠不关心和抱怨，甚至对组织也会产生某种不认同心态。因此，如何提高会议效率是任何组织都必须重视得问题。以下将以笔者所经历的社团会议为例讨论会议沟通效率问题。
一、案例描述 本社团名为对外交流协会，计划于四月中旬举办一次有特色的活动，社长原计划活动前第一次会议决定要举办的活动并讨论出具体方案，第二次会议分配活动当天任务及考虑可能的问题，此次活动即准备就绪。结果活动前第一次会议到会的活动组织人员有五分之二都缺席，还有同学迟到，士气较低。当社长问到我们应当举办什么样的活动时，一开始很长一段时间大家都默不做声，社长只好询问起个别同学，有人说办英文歌比赛，有人说举办留学指导讲座，还有人说和外校学生一起野营。活动既没有具体方向，又没有特定的程序对已提出的点子进行评价，只是偶尔有人对某些活动的吸引力提出质疑，就这样一会儿蹦出来一个新点子，有些同学从头到尾都保持沉默，一个半小时过去了，最后也没有讨论出我们到底举办什么活动，更别说具体环节。最后社长说由于还有同学没出席，征求不到他们的意见，让我们回去再想一想有什么更好的点子，两天之后再举2
行一次会议。会后有一名财务部同学私下向我抱怨，说想点子这样的事与其无关，浪费了她的时间。 第二次会议确认了大家都有空才举行，会长也在会上传达了一个很棒的想法，具体方案也由她想好了。方案一提出，一些成员你一言我一语开始对此方案表示赞同，有一位骨干成员甚至分析了前一次活动与其做对比，过了很长时间社长才说“好，那我们就确定办这个活动了”，才进入下一项议程。由于有点晚了，我事先准备好的方案也就没说。会议分配了秘书部实地勘察、策划编写等任务，还算圆满。 第三次会议会长依据写好的策划分配宣传部、外联部、组织部任务，但又有不少同学缺席，会长又将任务在QQ群里重复并单独联系了缺席人员。 …… 原本两次会议就可解决的问题用了五次会议，活动也推迟到了四月末。
二、会议沟通效率评价及原因分析 第一次会议沟通显然是效率低下的，首先会议的目标——决定要举办的活动并讨论出具体方案没有达成，并没有做出决策；其次时间冗长，对于与会人员来说也并没有实质性的收获，引起了不满的情绪。第二次会议沟通也存在很多不足的地方。 那么为什么会议的效率会如此低下呢？ 1.会议前的准备工作做得不到位。第一次会议前社长发通知时虽然通知了会议讨论的议题，但既没有让我们具体想细节形成方案，也没有设定程序如何在众多备选想法中选出最后方案，即决策程序，很多时间都浪费在了思考和沉默上，预期的头脑风暴并没有到来。会议的时间选择不合理，会议选在周一晚上19:00召开，即使晚上没有课，同学们也会因为一天繁重的课业而选择缺席会议。与会对象有的与讨论的议题无关，没有经过仔细筛选。 2.与会成员有厌烦或不安紧张的情绪。有很多原因导致人们在开会前或开会时有排斥情绪: 有些人有“发言焦虑”心理[1]，他们非常害怕在会议上发言，整个会议都在为自己的发言担心，无法倾听别人的话语；他们有不公平感，自己一直以来处于团队的边缘，容易被有影响力和控制力的人所忽略，那些潜在的贡献者会因为他们没有被重视而受到挫伤[2]；他们个人有比会议更重要的事要做；他们明白会议后, 他们的工作量会提高, 或将要接受一些超出他们能力范围的任务。比如，我在第二次会议时因准备说出自己的方案而时时心跳加速，因为最终没能说出自己用心思考的方案而倍感遗憾无心倾听3
和承担任务，也因预测到我们组织部又将被分配邀请外国留学生的艰巨任务而倍感压力。 3.沟通存在从众现象。即一个集体做决策时会产生不考虑其它各种备选方案的倾向。会议中，当一个成员提出建议后，其他成员就会很乐意的接受而不考虑这个建议的优缺点。[3]案例中，当社长在第二次会议提出她的方案时，由于她影响力和方案的详细程度，所有人都点头称赞，在此情况下，所有人都被这个点子的创新性而吸引，我部门忽略了之后其较大的执行难度。再者，连她自己也忘记询问是否有更好的方案，其他成员即使有也不方便说出了。 4．会议沟通中存在皮格马利翁效应.[4]即：积极的期望促使人们向好的方向发展，消极的期望则使人向坏的方向发展。在会议沟通与协调中主要表现为喜欢发言的人更多的占用会议时间，而不喜欢说话的人则更加一言不发，成为会议的“听众”，由此带来的负面影响是沟通与协调不能在组织中全面展开。如在案例中，有的同学从头至尾保持沉默，毫无贡献，一些骨干成员则滔滔不绝，甚至谈了很多与议题关联不大的内容，占用了很多时间。 5．会议主持者缺乏把控会议的能力或意识。案例中第一次会议时，当各种方案出现时，会长没有及时将会议方向引向方案的评价与选择，如果有此意识，即使没有具体的评价程序，也不至于提出这么多方案既没有被采纳也没有被否决，导致第一次会议毫无成果，冗长无意义。第二次会议时，当一位同学长篇大论地叙述有些偏题的内容时，主持者也没有适当制止，浪费了会议时间。
三．高效会议沟通的特征 1.在必要时才召开会议，避免不必要的会议。如，第三次会议完全可以在网络上上传策划案征集意见，然后进行任务的分配。 2.会议准备到位：人员相关，主题安排集中，目标明确，议程清楚。 3.会议议事方法、进行程序科学、公平，能充分调动成员积极性。 4.会议讨论不离题，严格遵循议程的时间安排，时间紧凑有条理。 5.与会人员表现出较大的讨论热情，都能积极参与。 6.会议形成了决议，达到了预计目标，对关键点有所总结。 7.会议记录全面，会后对执行有跟踪。 8．与会人员对会议的沟通满意程度较高。 4
四．提高会议效率的改进措施 根据高效会议的特征，怎样才能更好地管理会议以提高沟通效率呢？ 1.会议之前要做充足的准备，好的开始是成功的一半。会前准备工作可以在“5W1H”模型[5]指导下进行。所谓 5W1H，是指管理工作中对目标计划进行分解和决策的思维程序。它对所要解决问题的目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并寻求解决问题的答案。“5W1H”提出的六个问题是: (1)Why——为什么做，即明确会议目的，如：协调矛盾、达成决议、汇报信息、激励团队、做出决策等等。会议目的越具体、越明确，沟通效率越高。（2）What——做什么,明确安排会议的议程，一般而言，应遵照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序。[6]（3）Where——何地做，确定合适的会议的地点。（4）When——何时做,确定合适的会议召开时间。(5) Who——谁去做，确定与会人员，做好角色分工，应有主持者、提议者、智囊、会议记录者、时间控制者等等，无关人员不应参与。（6）How——怎么做，即确定议事方法、决策程序，案例中应对所提出方案的选择与决定制定程序，如先从众多想法中确定有限的备选方案，再以头脑风暴的形式从活动的吸引力、价值性、和社团宗旨符合程度、执行难度、时间允许长短等进行评价，最后若达不成一致意见再投票表决或形成新的方案。对于任何会议这些都是必要的要素，然后保证通知到位。 2.做好会中控制。这需要领导者充分发挥领导能力，掌握会议主持的艺术，调动和积极性。第一，会前要简洁介绍会议的主题，介绍议程中的每个议题，说明目的及规定的时间。第二，要引导、促进和协调讨论进程。对文不对题的发言者，主持人应将其发言引导到会议主题上来；对那些滔滔不绝者，主持人应提醒限制发言时间；对寡言少语者，主持人要主动邀请或鼓励、引导其发言，应对皮格马利翁效应。当有某位成员提出言论后大家都默认或赞同时应鼓励不同的声音，使每个成员都感到他们的有价值。比如案例中，在讨论此次活动时，有一位骨干成员用较长时间分析了前一次活动，会长就应该及时提醒他控制发言时间；当会场沉默时，会长采用了个别询问的方式适当调动；当她自己的提议被赞同时应询问有没有其他想法，毕竟思考方案的任务是她布置给每位成员的。第三，众说纷纭时，要努力推动各方达成协议，有效处理意见分歧。第四，要做简短的会议总结，每个议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行概括，明确行动计划和方案，将任务责任到人，会议后最好有正式的书面通知。 3.做好会后跟踪，重抓落实。会议是否成功不仅要看会议是否产生了具体的决议，重要在于决议是否得到了贯彻执行。会长在方案定好后及时按职能分配了写策划、做宣5
传、实地勘察、联系外国留学生、拉外联等任务给各个部门，也规定了任务截止时间，这是成功的一点。
五．结语 提高会议沟通效率是一个复杂的工作，会议组织者只有对会前、会中、会后各个环节通盘考量，各个细节加以关注，才能在最大程度上减少和避免组织管理过程中出现的瑕疵，对实现高效会议提供有利环境。开真正有意义的会议，开与会者乐意参加的会议。发挥好会议这个沟通渠道的作用对任何组织的效率都会起到促进作用。
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