采购申请单和采购订单编号规则
SAP采购流程采购初
SAP采购流程采购初
首先是采购申请环节。
采购申请是由需求部门提出，用于申请物品或
服务的采购，并上报给采购部门。
在SAP系统中，需求部门可以通过创建
采购申请单来提出采购需求。
采购申请单包括申请人、要求交货日期、物
料编号和数量等信息，并需要填写采购组织单位和采购组等必要信息。
采
购申请单提交后，采购部门会审核申请内容，并进行采购决策。
接下来是采购订单环节。
采购订单是采购部门根据采购申请决策而创
建的采购文件。
在SAP系统中，采购部门可以根据采购申请单创建采购订单。
采购订单包括供应商编号、物料编号、物料描述、数量和价格等信息。
采购订单提交后，系统会自动生成采购订单号，并通知供应商。
供应商收
到采购订单后，会根据订单要求进行物料准备和包装，并安排送货。
第三个环节是送货。
在SAP系统中，供应商需要在约定的交货日期前
将物品送到指定的地点。
当供应商完成交货后，采购部门会进行收货确认。
如果物品符合订单要求，则会确认物品收货，并更新SAP系统中的库存信息。
如果物品存在问题，则会进行异常处理。
最后是发票环节。
供应商在完成送货后，会向采购部门提供相应的发票。
采购部门会对发票进行核对，并进行发票确认。
采购部门核对发票后，会将发票信息录入SAP系统，并进行付款操作。
综上所述，SAP采购流程包括采购申请、采购订单、送货和发票四个
环节。
通过使用SAP系统，可以更高效地进行采购操作，并实现采购流程
的合规性、透明性和准确性。
采购订单管理流程
采购订单管理流程随着企业规模不断扩大，采购订单管理也越来越重要。
一个优秀的采购订单管理流程可以提高采购效率，降低采购成本，增加企业竞争力。
本文将阐述一个较为完整的采购订单管理流程，并介绍如何实施和优化。
一、采购订单管理流程概述采购订单管理流程是指从采购需求申请到采购订单完成的全过程。
该过程包括采购需求申请、采购计划、采购报价、采购订单确认、采购订单跟踪与管理、采购收货与验收、采购付款等环节。
二、采购订单管理流程步骤1.采购需求申请当企业需要采购物料或服务时，首先需要填写采购需求申请单。
采购需求申请单中应填写采购物料或服务的名称、数量、规格、采购理由等信息，以及申请人和申请日期等基本信息。
采购需求申请单需由申请人提交，提交之后需要获得领导审核通过。
2.采购计划采购计划是根据采购需求申请单中的需求信息，编制采购计划。
采购计划需要根据业务需要、库存状况、采购周期时间等因素进行考虑。
采购计划编制完毕，需要获得领导审核通过。
3.采购报价在获得采购计划后，采购员需通过询价等方式，选择供应商并获取采购报价。
采购报价需要标注供应商名称、采购物料或服务名称、单价、交货期限等信息。
4.采购订单确认在收集到各个供应商的报价后，采购员需要仔细审核各项信息，并向完成评审的供应商发送采购订单确认。
采购订单确认应标注采购物料或服务的名称、数量、单价、交货期等信息，供应商需要确认采购订单和报价是否一致，如果一致，供应商应在约定时间内提供所需物料或服务。
5.采购订单跟踪与管理采购订单跟踪与管理是指采购员在采购物料或服务之时，采购订单状态的实时跟踪和管理。
通过对采购订单的跟踪与管理，可以有效的控制采购周期和采购数量，保证采购订单的及时交付。
6.采购收货与验收当采购物料或服务到位后，采购员需要进行采购收货与验收，确保所采购的物料或服务符合规格和标准。
如果所采购的物料或服务未达到验收标准，采购员需要拒绝收货并联系供应商解决问题。
7.采购付款当采购物料或服务经过验证并满足了采购订单的要求后，采购员需要进行采购付款。
文件及产品图号编号规则
P-FMEA
DFL-JS-PF-V01
采购申请单(内部)
DFL-JS-PA-1305XXX
其中：设备操作说明/设备点检指导书中的 SC 为数控冲床代号，具体设备编
号后期补充。
4.3.5 试验试制文件
编号构成：
DKF16 -
XX – XX - XX- XXXXXXX
产品编号
4.3.5.1 产品编号见 4.3.1 4.3.5.2 各模块代码见下表：
4.3.9.2 节点交付物编号规则
编号构成：
产品型号 - XXXX - XXX - XX - XXX - XX
流水号
节点门名称代码 模块代码
阶段名称代码
公司流程名称代码
注：流水号根据文件的先后顺序编制，一般为“01~99”之间；
1）产品型号编号规则参看 4.3.1 条说明；
2）公司流程名称代码如下：
电气原理图
JG
技术规格书
QT
其他
4.3.7 质量管理文件 编号构成： DFL - QM - XXX -（XX）- V01 - (XXXXXXX)
年月流水号 版本号
文件代码
子文件代码
公司代码
质量检测模块代码
具体编号构成及相关文件代码如下： 4.3.7.1 DFL-QM-文件代码-版本号-年月流水号
9
代码
项目总结
例如：《DKF16 无级变速器项目可行性研究报告》的编号规则相应为：DKF16- CVDF-
PP- PM-D1-01
4.3.9.3 其他项目管理文件编号
编号构成如下图，月计划相关加年月号，共四位数字。
DKF16 – PM – XX （- XXXX）
指与项目相关的试验开发，试制装配等管理文件。如装机档案、试验需求、 试验开发计划、试验规范、试验申请、试验报告等。 3.3.3 软件开发和标定文件
订单申请书
尊敬的供应商：您好！首先，感谢贵公司一直以来对我公司业务的大力支持与配合。
为了满足我公司近期业务发展需求，现特向贵公司提交以下订单申请书，恳请贵公司给予优先考虑和安排。
一、订单概述1. 订单名称：XX产品采购订单2. 订单编号：[订单编号]3. 订单日期：[订单日期]4. 采购部门：[采购部门名称]5. 采购联系人：[联系人姓名]6. 联系电话：[联系电话]二、产品信息1. 产品名称：[产品名称]2. 产品型号：[产品型号]3. 产品规格：[产品规格]4. 产品数量：[产品数量]5. 产品单价：[产品单价]6. 订单金额：[订单金额]三、交货要求1. 交货时间：[交货时间]，如遇特殊情况，请提前与我公司沟通。
2. 交货地点：[交货地点]3. 交货方式：[交货方式]，如需其他方式，请提前告知。
4. 交货验收：我公司将对到货产品进行验收，如有质量问题，请在验收过程中提出。
四、付款方式1. 付款方式：[付款方式]，如需其他付款方式，请提前告知。
2. 付款时间：[付款时间]五、其他事项1. 质量保证：请确保所供产品符合国家标准和质量要求，如有质量问题，我公司有权退货或要求赔偿。
2. 售后服务：请提供完善的售后服务，包括产品安装、调试、维修等。
3. 物流运输：请确保产品在运输过程中的安全，如有损坏，请及时与我公司联系。
4. 保密协议：双方应遵守保密协议，对订单信息及公司业务信息予以保密。
六、联系方式1. 联系人：[联系人姓名]2. 联系电话：[联系电话]3. 电子邮箱：[电子邮箱]敬请贵公司予以重视，并在收到本订单申请书后尽快回复。
如有任何疑问，请随时与我公司联系。
再次感谢贵公司对我公司业务的支持与帮助，期待与贵公司的合作愉快！顺祝商祺！[公司名称][公司地址][公司联系电话][公司电子邮箱][日期]。
ERP采购请购单操作流程和采购订单操作流程
统会自动带入存货名称、规格型号、默认采 购计量单位。
相关 文件 相关 部门 相关表单 或报告
《财务管理制度》、《采购入库精益控制流程》、《ERP 存货档案维护操作流程》 《ERP 采购订单操作流程》 物料中心、技术中心、质控中心、财务中心。
08
页数
1
菜单、步骤 业务工作 供应链 采购管理 请购
责任人 请购人
操作说明
1.请购是采购业务处理的起点也是 MRP 计划订单的中间 过渡环节。
2.请购是企业内部向采购部门提出采购申请，或参照 MRP 计划生成，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采 购清单。研发用料也可由其部门直接提出请购。
3.请购是用于描述和生成采购的需求，如：货物、数量、 需求日期、项目用途等，也可提供建议供应商、技术 说明等。
参照请购单生单
6. 请购单可以手工增加，也可参照 MRP 计划、生产订 单、销售订单、标准 BOM 生成。
7. 请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开、 锁定、解锁、变更。
8. 录入时支持行复制，方便操作。 9. 已审核未关闭的请购单可以被参照生成采购订单和
采购合同。，
单 据 号：自动生成；日期：默认业务日期，可修改。 业务类型：普通采购 采购类型：默认普通采购，可选择研发采购、
采购请购单操作流程流程名称采购请购单操作流程编号08页数1菜单步骤责任人操作说明相关文件财务管理制度采购入库精益控制流程erp存货档案维护操作流程erp采购订单操作流程相关部门物料中心技术中心质控中心财务中心
XXXX 电气科技股份有限公司 ERP 系统 采购请购单操作流程
U9请购、采购、请款操作手册
中辰钢结构项目有限公司
U9系统操作手册
编制：中辰ERP项目组
日期：2012.5.16
【首页】：显示第一条单据或档案信息。
【上页】：显示上一条单据或档案信息。
【下页】：显示下一条单据或档案信息。
【末页】：显示最后一条单据或档案信息。
【附件】：可以将本地的文件上传到文件库指定的目录中。可以记录相关文件的路径或链接。
【留言】：留言关联审批对象，点击【留言】时，可以向指定对象发送消息，对方接到消息后，可以回复消息。
在【全部模块】下，可以看到登陆人有操作权限的全部模块结点。点击名称展开子系统。以进入“采购管理”子系统为例，具体操作如图1-2，1-3：
图1-2
图1-3
2.
登陆系统后，点击【个人信息】，选择【修改密码】，在弹出的修改密码窗口，填写“旧密码”，“新密码”，“确认密码”，点击【确定】，完成密码修改操作。
涉及模块：采购管理下的请购。
4.2.2.
图5-1
注：有*标注的为必输项目。
表头
单据类型：分为4种，根据不同申请需求进行选择。（1）生产物资（2）办公用品（3）设备配件（4）库管专用。
单据编号：系统自动编码，无需编辑。
日期：默认为当前登陆日期，可以手工修改。
状态：系统默认不能修改。分为：开立，审核中，已核准。对于已审核，审核中的单据不能删除。
【复制】：将当前画面录入内容复制到新画面中，画面显示新复制过来的信息。
【提交】：将当前卡片单据记录提交审批流程的下一个审批环节。
采购管理制度及流程
采购管理制度及流程选购管理制度及流程1一、请购及其规定1、请购的定义请购是指某人或者某部门按照需要确定一种或多种物料，并根据规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的囫囵过程。
2、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购单填写人；（3）请购的日期及需求时光；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购的物品用途；（8）请购如有特别需要请备注；（9）请购部门主管；（10）请购单审核人；（11）公司总经理。
3、请购单及其提报规定（1）请购单应根据要素填写完整、清楚，由部门主管审核批准后报选购部门；（2）食品选购是按照警戒库存按月销量在网店管家新建选购订单，办公用品及包材选购物料的请购应统一填写《物料申请表》；（3）食品的选购订单应由选购主管审核后再由选购专员提报至供给商，与供给商确认到货信息后填写方案到货日期，如遇缺货要准时通知选购主管从其它渠道调货。
请购部门提报的其它请购单应根据要素填写完整、清楚，由部门主管审核批准后报选购部门，待选购部签字后，请购部门备份；（4）其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式举行提交，该清单的电子文档也需一并提交；（5）遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。
（6）单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。
（7）其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报选购部。
二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、清楚，检查请购单是否经过公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无方案不选购，名称规格等不完整清楚不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则；（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应准时通知请购部门。
采购作业流程图(原材料级)
<采购申请单>
货比三家
审批 采购订单
确认交期
订单回签
送货 验收
退货
入库 对账付款
1.部门负责人负责请购单审批。 2.确认其申请要素是否符合要求。
<采购申请单>
1.寻找多家以上同行业供应商进行单价，品质，服务，交期、付款方式等多纬 度对比. 2.选择最为合适的三家以上供应商进行挑选。
1.锁定供应商并制作采购订单、合同。 2.订单重要要素（供应商名称、产品编码、规格型号、单价，交期，付款方式 、交货约定等）。
<供应商资源库> <采购订单、合同>
1.将采购订单、合同邮件给供应商，供应商确认无误签回。 2.注意采购单价与供应商的最新单价是否相同,另交易付款等条件是否符合公司 <供应商回签订单> 规定。
1.与供应商确认并要求供方在三个作日内回复正式交货期。
<供应商回签订单>
1.供应链仓管接收产品，正常24小时内需办理完系统收料，并通知质量检验。 送货单、标签、订单等存在到货异常由采购24小时内处理完毕再行办理收料请 检。 2.质量检验人员依据检验SOP，进行验收/退判定。 3.验收OK，质量检验人员贴上合格标签，通知仓库办理入库。 4.验收NG，质量检验人员贴上不合格标签，通知SQE进行判断并与供方沟通， 由采购会签，退回供应商。采购制作采购退货单处理从仓库将实物退回供方
1.仓库收到质量检验的验收合格通知，8小时内办理完系统入库及上架。
1.采购入库单提供到相应采购。 2.采购交到财务确认单价及交货数量是否有误。 3.规定日期内把所以供应商的对账单确认无误后给到财务安排付款。
请检入库单 采购退货单 采购入库单
采购入库单 对账单
采购与供应商管理填单
采购与供应商管理填单1.填单目的采购与供应商管理填单的主要目的是记录采购和供应商管理过程中的必要信息，便于后续的追踪和管理。
通过填写这些表单，可以确保采购活动的有效执行，提高采购效率，降低采购风险，并对供应商进行有效的管理和评估。
2.常见填单类型2.1 采购申请单采购申请单是一种常见的填单类型，用于内部员工向采购部门提出采购需求。
该表单通常包含以下信息： - 申请人及部门信息 - 采购物品的名称、规格和数量 -采购的理由和紧急程度 - 预算限制 - 需要交付的时间和地点等填写采购申请单有助于采购部门了解需求，进行采购计划的制定和优化。
同时，采购申请单也可以作为后续供应商评审和谈判的依据。
2.2 供应商注册表供应商注册表用于记录和管理与供应商有关的信息。
这些信息包括： - 供应商名称、地址、联系方式等基本信息 - 供应商的注册证书、资质证明等相关文件 - 供应商提供的产品或服务的详细说明 - 供应商的信用状况和业绩评估结果通过填写供应商注册表，可以对供应商进行分类和评估，选择最合适的供应商合作伙伴，并有效监管和管理供应链。
2.3 供应商评估表供应商评估表用于对供应商进行定期评估和管理。
该表单通常包括以下内容：- 供应商基本信息 - 供应商的交货准时率、产品质量等绩效指标 - 供应商的售后服务和技术支持情况 - 供应商的价格竞争力和商业合作条件填写供应商评估表有助于监控供应商的绩效情况，及时发现问题并采取相应的措施，确保供应链稳定和可靠。
2.4 采购订单采购订单是一种用于向供应商下达具体采购要求的填单类型。
该表单通常包含以下信息： - 采购物品的名称、规格和数量 - 交付的时间、地点和方式 - 价格和付款条件 - 其他特殊要求和条款填写采购订单有助于明确采购需求，确保采购的准确性和及时性。
同时，采购订单也是采购合同的重要组成部分，用于确保双方权益。
3.填单流程3.1 填写填写采购与供应商管理表单时应准确、完整地提供所需信息。
化学试剂采购申请单 模板
FIXED ASSET: 固定资产 YES OR NO 是或否
TIMING REQUIREMENT时间要求:
EXPECTED DELIVERY DATE 预期发货日
#:
SPECIAL INSTRUCTIONS 特殊指户分类
DESCRIPTION 描述
10
瓶
酒精
车桥
8.8
1. REQUESTER 申请者: (PRINTED NAME, SIGNATURE & DATE) （签名和日期）
2.DEPT.APPROVAL 部门批准: (PRINTED NAME, SIGNATURE & DATE) （签名和日 期）
3.SUPERVISOR SENIOR MANAGER APPROVAL: 主管高级经理批准: (PRINTED NAME, SIGNATURE & DATE) （签名和日期）
PURCHASE
DEPARTMENT部门:
REQUISITION 采购申请
REQUISITION NO.申请编号:
运营保障部
SUGGESTED SUPPLIER(S) / EXISTING CONTRACT NO. 推荐供应商/现有合同编号: 哈尔滨试剂化工厂
FOR PURCHASING USE 供采购部使用
AMOUNT金额
(CURRENCY货币:
)
ACTUAL实际
PURCHASING 采购部 ORIGINATOR 申请人
FINANCE 财务
是否是指定供应商采购？如果是，请附上被批准的指定供应商采购申请表。
DESCRIPTION/COMMENT: BRIEFLY EXPLAIN THE NEED OF THE PURCHASE AND FOR WHICH ENTITY THE SERVICE IS PROVIDED (ATTACH A SEPARATE SHEET IF NECESSARY): 描述/注释：简要说明采购的需求以及能提供此服务的机构 （若需要，可后附文件说明）
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采购申请单和采购订单编号规则
缩写说明：
部门名称缩写：目前公司共有3个作业部门，分别为：
综合部（缩写：GD）、项目部（缩写：PD）、生产部（缩写：MD）
采购申请单（缩写：PA)、采购订单(采购合同）（缩写：PO)
一、年度采购申请编号规则
统一编号格式：部门名称缩写- 采购申请单编号缩写-年份
举例：GD-PA-2018：表示2018年综合部采购申请
二、月度采购申请编号规则
统一编号格式：部门名称缩写-采购申请单编号缩写-年份+月份
举例：GD-PA-201801：表示2018年1月份综合部采购申请
总结：采购申请单编号规则，见如下：
1、月度采购计划中的采购申请：
统一编号格式：部门名称缩写-采购申请单编号缩写-年份+月份-本月度第几次采购
本月度第几次采购：根据月度采购申请的第一次采购编为001，第二次
采购为002，以此类推。
举例：GD-PA-201801-001：表示2018年1月份综合部的第一次采购申请GD-PD-201801-001：表示2018年1月份项目部的第一次采购申请
GD-MD-201801-001：表示2018年1月份生产部的第一次采购申请
根据申请单编号规则，得出采购订单编号（采购合同编号）为
(1)、GD-PO-201801-001：表示2018年1月份综合部的第一次采购订单（采购合同）
(2)、PD-PO-201801-001：表示2018年1月份项目部的第一次采购订单（采购合同）
(3)、MD-PO-201801-001：表示2018年1月份生产部的第一次采购订单（采购合同）。