文件编号规则
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
质量体系受控文件编号规则
质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。
2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。
3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。
4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。
4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
项目文件编号规则
项目文件编号规则
在项目管理中，项目文件的编号规则是一项重要的工作，它有助于组织、跟踪
和管理项目文件。
一个良好的文件编号规则可以提高文件管理的效率，并确保文件的准确性和完整性。
在制定项目文件编号规则时，应考虑到以下几个方面：
1. 前缀：为了区分不同类型的文件，可以在文件编号前加入特定的前缀。
例如，P表示项目文件，C表示变更请求，R表示风险报告，等等。
2. 编号格式：可以选择使用数字、字母或组合来构成文件编号。
常见的编号格
式包括自增序列号、日期加序列号、部门代码加序列号等。
根据实际需求和规模，选择适合的编号格式。
3. 分隔符：为了提高文件编号的可读性，可以在编号中添加适当的分隔符。
例如，使用横杠、下划线或点号分隔不同部分的编号。
4. 版本控制：在项目管理中，文件的版本控制是不可或缺的。
可以在文件编号
规则中加入版本信息，以便进行版本跟踪和控制。
5. 保留字：为了避免文件编号冲突，可以选择在文件编号规则中添加一些保留字。
这样，即使有相同的编号出现，也可以通过保留字进行区分。
通过制定适合项目的文件编号规则，可以提高项目文件管理的效率和准确性。
在项目团队中，应对文件编号规则进行培训和沟通，确保每个人都能正确地应用规则。
同时，还应定期审查和更新文件编号规则，以适应项目的发展和变化。
这样，可以建立起规范的文件管理流程，为项目的顺利进行提供有力支持。
文件编号规定
文件编号规定为便于文件识别和存档管理，按业务职能类别、公司部门设置，对文件的编号进行统一规定。
本规定适用于公司各种业务职能、各管理体系所有文件（含各种记录和表格）的编号编制。
1 文件编号1.1 公司行政公文（即红头文件），按如下规则编号：重凯特〔××××〕××号顺序号，2位阿拉伯数字年号，4位阿拉伯数字公司中文简称或缩写1.2 公司实施的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的手册（或管理手册）和体系程序，按如下规则编号：1.2.1 手册或管理手册Q/QYZ·××M—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.2 汇编的体系程序Q/QYZ·××P—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.3 单个体系程序Q/QYZ·××P ××—××—××年号即版本号，2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字对应标准章节号体系类别号公司标准代号1.3 管理类文件、作业类文件编号1.3.1 公司的相关管理制度、业务职能所属按公司级发布的文件，按如下规则编号：KR—××—××—××××年号，4位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字（超过，按实际位数）业务职能类别代码公司代号1.4 不列入业务职能，部门内部管理需要，由部门自行编制并实施的部门文件，按如下规则编号：××—××—××××年号，后2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字部门代号1.5 记录编号公司贯标实施的相关管理体系和生产经营所需的表单卡，按如下规则编号：KR/JL—××—×××顺序号，3位阿拉伯数字部门代号公司记录代号2 业务职能代码和部门代号设置2.1 业务职能代码，见表1。
电子文件编号管理制度
电子文件编号管理制度一、总则为规范和管理电子文件的编号工作，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和完整性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有电子文件的编号工作。
三、编号原则1. 独一性原则：每个电子文件应当有唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。
2. 顺序性原则：电子文件的编号应当按照一定的顺序规则进行编制，便于查找和管理。
3. 分类原则：根据电子文件的类型和内容进行分类编号，便于分类管理和检索。
四、编号规则1. 编号组成：电子文件编号由数字、字母或符号组成，具体规则由公司文件管理部门制定。
2. 编号长度：电子文件编号的长度应符合实际管理需要，避免过长或过短。
3. 编号前缀：根据文件的种类和性质，可以设置前缀以区分不同类型的文件。
4. 编号分隔符：可以在编号中设置适当的分隔符号，便于阅读和识别。
五、编号管理流程1. 申请编号：提交申请电子文件编号的表格，明确文件的名称、类型和用途。
2. 编号审批：由公司文件管理部门负责审批电子文件编号，并将编号通知申请人。
3. 编号记录：将已审批的电子文件编号记录在文件管理系统中，便于后续管理和查找。
4. 编号分发：将编号通知相关部门或个人，并告知编号的使用规则和注意事项。
5. 编号更新：对已使用的编号进行更新维护，保持编号的准确性和完整性。
六、编号管理要求1. 严格执行编号规则，不得私自更改或篡改已有的编号。
2. 对重要文件的编号，应加密保护，防止泄露或篡改。
3. 定期审查和更新编号管理制度，确保其适应实际工作需要。
4. 对于废弃或作废的电子文件，应及时注销其编号以防混淆。
5. 对于涉密的电子文件，应根据保密等级设置相应的编号管理措施。
七、附则本管理制度由公司文件管理部门负责解释和执行，如有需要，可根据实际情况进行适当调整和修改。
以上为电子文件编号管理制度，公司全体员工应严格遵守并积极配合实施，以确保文件管理工作的顺利进行。
程序文件编号编码原则
程序文件编号编码原则
1.有序性原则：程序文件的编号应该具有一定的有序性，便于程序员
和其他人员查找。
编号可以按照一定的规律进行编排，如按照日期、项目
名称、文件类型等进行编号。
2.可读性原则：程序文件的编号应该具有较高的可读性，便于程序员
和其他人员读取和记忆。
编号可以采用数字、字母或其组合形式，避免过
长和含义复杂的编号。
3.唯一性原则：程序文件的编号应该是唯一的，不重复的。
每个文件
都应该有一个独特的编号，避免混淆和错误。
可以使用独立的计数器来生
成唯一的编号。
4.类别化原则：对于大型项目或复杂的程序系统，可以根据文件的类型、功能或所属模块进行分类，为不同类型的程序文件分别建立编号编码
规则，便于分类管理和查找。
5.层次化原则：对于大型项目或复杂的程序系统，可以按照层次关系
进行编号编码。
从整体到细节，将程序文件的层次结构反映在编号中，便
于理解和组织。
6.可扩展性原则：程序文件的编号编码规则应该具有一定的可扩展性，方便项目的发展和变化。
可以预留一定的编号段或字符，以便未来新增文
件或模块的编号。
7.机器可读性原则：程序文件编号编码规则应该考虑到计算机识别和
处理的需求。
编号可以使用数字或固定长度的字符，方便计算机对文件进
行排序和查找。
总之，程序文件编号编码原则旨在提高程序文件管理的效率和准确性。
通过合理的编号编码规则，可以使程序员和其他人员更好地组织、查找和
使用程序文件。
公司文件编码制度
公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。
三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。
四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。
五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。
六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。
七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。
八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。
文件编号规则(参考模板)
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
文件记录编号管理办法
文件记录编号管理办法第一章总则第一条为规范文件记录的管理，提高工作效率，保证工作的顺利进行，根据相关法律法规，制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于本单位的所有文件记录的编号管理工作。
第三条文件记录的编号应当采用唯一性原则，避免重复的情况发生。
第四条文件记录的编号应当按照一定的规则进行编制，以方便管理和检索。
第二章编号规则第五条文件记录的编号规则应当根据实际需求和运行环境的特点，灵活设置。
第六条文件记录的编号规则一般包括以下要素：年份、文件类别、序号。
第七条年份的计算应当根据实际情况进行，一般以公历年份为准。
第八条文件类别的设置应当按照处理的内容和性质进行划分，例如会议文件、工作报告文件、行政指令文件等。
第九条序号的编制可以采用系统自动编制或由负责人手工编制，但必须保证唯一性。
第十条编号的格式可以为阿拉伯数字或字母，根据单位自身需求进行选择。
第三章编号管理第十一条文件记录编号的生成应当由负责人统一负责，确保编号的正确性。
第十二条文件记录的编号应当按照一定的规则和规范进行管理，避免混乱和遗漏。
第十三条每年的文件记录编号应当重新开始计数，以保证编号的连续性。
第十四条文件记录编号的使用应当遵循按顺序使用的原则，不得跳跃或中断。
第十五条文件记录的编号信息应当登记在编制记录本中，备案存档。
第十六条文件记录的编号应当在文件上标明，并在相应的系统中进行记录。
第四章监督与检查第十七条负责人应当定期对文件记录的编号进行监督与检查，确保编号的正确性和规范性。
第十八条负责人对编号的误用、滥用等违规行为应当及时进行纠正和处理。
第十九条相关人员需按照规定的流程和要求使用文件记录编号，不得私自更改或随意调整。
第二十条对于违反文件记录编号管理规定的人员，将给予相应的纪律处分。
第五章附则第二十一条本管理办法自发布之日起施行。
第二十二条本管理办法的解释权归本单位所有。
第二十三条本管理办法的修改和补充，应当由负责人提出，并经相关人员讨论决定。
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文件编号规则
1.0 目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.0 适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批
准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围
内。
3.0 职责
3.0 总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.0 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》批准作业
文件。
3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4 品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公
司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
4.0 程序要点
4.1 文件范围的界定。本规程所指文件包括：
4.1.1 《质量手册》。
《质量手册》是公司文件化质量体系的A级文件，是文件化质量体系的
总纲。
4.1.2 程序文件。
程序文件是公司文件化质量体系的B级文件，是公司质量手册(A级文件)
的展开和支持，它主要描述公司选定的质量体系要素如何实施和控制。
4.1.3 作业文件。
作业文件是公司文件化质量体系的C级文件，是程序文件的展开、支持
细化， 它主要描写一项具体的活动、工作和作业怎样进行或进行的依据、
要求、规定和规范。
4.2 根据控制的需要选定的要素可以由一个程序文件描述，也可以由多个程
序文件描述。
4.3 作业文件的描述形式。作业文件的描述形式可以是下列形式的一种或其
任意组合：
4.3.1 文字、图表、图形、符号、图样等形式编制的文件。
4.3.2 规定、规范、条例、制度、办法、规则、大纲、计划、要点、标准等名
称编制的标准作业规程。
4.4 文件内容的要求。
4.4.1 质量手册的内容应满足下列要求：
a) 符合IS09000标准的要求；
b) 满足本公司提供物业管理(服务)要求；
c) 切合本公司实际；
d) 遵守相关法规、条例的规定和要求。
4.4.2 程序文件的内容应满足下列要求：
a) 满足IS09000标准的全部要求；
b) 覆盖公司所提供管理服务的全部阶段；
c) 切合公司实际；
d) 符合相关法规、条例的要求。
4.4.3 标准作业规程的内容应满足下列要求
a) 满足程序文件的规定和IS09002标准的相关要求；
b) 具有可操作性、可检查评价性；
c) 繁简程度与所需技能和员工的培训程度／资格相适应。
4.4.4 标准作业规程贬制的数量应与满足需要相适应。如果没有标准作业规程
就不能保证管理工作和服务质量，即使简单的过程和作业也应形成标准作业规或
在 标准作业规程中予以描述和规定。
4.5 质量体系文件的结构。
4.5.1 程序文件描述的层次按下列顺序：
a) 目的；
b) 适用范围；
c) 职责；
d) 程序要点；
e) 记录；
f) 相关支持文件；
g) 附录。
4.5.2 程序文件的结构按下列顺序排列组成：
a) 封页；
b) 内页；
c) 更改记录。
4.5.3 作业文件描述的层次和结构可以参照程序文件描述的层次编写，也可以
根据文件表达的形式和内容进行编排。
4.6 文件条款编号：
4.6.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母组合表达。
4.6.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、点。
4.7 文件的标识。
4.7.1 文件在质量体系中层次的标识识别如下：
a) 用文件封页给出的《质量手册》、《程序文件》或《作业文件》予以识别；
b) 用文件编码予以识别，文件的编码按《质量体系文件编码管理文件》执行。
4.7.2 文件版本的识别如下：
a) 文件封页上给出版本标识，首版为A，二版为B，以此类推；
b) 文件内页，文标给出的版本标识
4.7.3 文件更改状态的识别：
a) 文件内文标版本栏给出的标识
b) 文件中更改记录页中做出的记录。
4.8 文件的发布。
4.8.1 文件发布前需经总经理和授权人审核批准。
4.8.2 文件发布范围、文件的符合性、完整性、适用性、规范化是审核批准人
审批的 内容。
4.8.3 品质部在文件发布前应填写《文件发布审批单》，确保只有经过批准的
文件才能发布。
4.9 文件的发放。
4.9.1 文件的发放由品质部按批准的范围发放。
4.9.2 文件发放前应对受控文件进行编号并对每份文件加盖蓝色《受控文件》
印章及编号。非受控文件不编号，仅在封页加盖绸E受控文件》蓝色印章。
4.9.3 发放的文件为副本的，正本连同《文件发布审批单》一并归档。归档的
文件不编号，不加盖受控状态的印章。
4.10 文件补发。由于工作的需要或原文件丢失、破损，需要补发文件时，应
按下列规定办理：
4.10.1 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核，经管理者代表
批准方可予以补发。
4.10.2 文件补发需执行文件发放的相关规定。
4.11 文件发布、发放过程中形成的记录由记录实施部门保存，保存期3年。
归档文件形成的记录按相关文件规定办理。本规程作为相关人员绩效考评的依据
之一。
5.0 记录
《文件发布审批单》。
《文件发放签收记录》(一)。
《文件发放签收记录》(二)。
《文件补发审批单》。
6.0 相关支持文件
《质量体系文件和资料管理标准作业规程》。
《质量体系文件编码管理理标准作业规程》。