外贸英语函电1书信格式共41页文档

e.g. As to the steamers sailing from Hong Kong
to San Francisco, we have bimonthly direct services.
bimonthly； twice a month, once two months 改成：We have two direct sailing every month
P.O.Box No. 1752, Shanghai 200002,China Tel:63216260 Fax:63302700
E-mail: spcldonline.shcn
发信人地址、日期的具体写法：
1.门牌号码和街名（或油箱号），如
151 Gower Street
但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如 P.O.Box 1079,既Post Office Box 1079的缩写， 第1079号信箱。
from Hong Kong to San Francisco. 2）注意句子结构
e.g. a. We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.
b. We sent you ,by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 25 yesterday.
2.城市、邮政编码、国家名
例如，London,Swg250Y, England
Toronto 4, Canada
美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例 如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A.
2.编号 （Reference No.) 有的信头下有编号 。编号是供参考用的
（九）签名（十）附件 (十一）其他(辨认代 号、副本抄送、附启）
（一）信头（Letter Head) :
信头一般都是事先就印好的，它表示发 信人公司行号名称及地址，使收信人一 看就知道发自何方、何处、核实，也便 于复信时参考。包括发信人的姓名、地 址、网址、电子信箱、电报挂号、电话 号码。有的信头还包含公司负责人的姓 名和职务职称。
1.信头的写法
信头一般印在信纸上端的中间，但也可印 在信笺的左上方或右上方
1）平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd.
151 Gower Street
London, SCT 6DY, Englond
Tel:63216260
Fax:63302700
2） 缩行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD
your reader’s shoes”, 考虑对方的立场（You-attitude rather
than We-attitude)，考虑对方的要求、需 求、感受，并及时回复
①We-attitude
②You-attitude
① We allow 2 percent discount for cash payment.
2、“简洁”原则：（conciseness)
尽量避免罗索（avoid wordiness)
enclosed herewith
enclosed
at this time
nowHale Waihona Puke Baidu
due to the fact that
because
a draft in the amount of $1,000 a draft for $1,000
② You earn 2 percent discount.
①We won’t be able to send you the brochure this
month.
② We will send you the brochure next month .
① We feel sur that you will be entirely satisfied.
Your Ref : B-1549 Your Ref : JBD/WM
Our Ref: A-3450 Our Ref: WDW/LP
(二）日期（Date):
第一课 Business Letter-Wring
商业书信的撰写
一、商业书信撰写的注意事项：三“C”原则
a、清楚（clearness)
b、简洁（conciseness)
c、礼貌（courtesy)
1、”清楚“原则 ：（clearness)
1)avoid using the words which have different understanding or unclear meaning.
Please don’t hesitate to call upon us.
Please write us.
Please see that an enquiry is conducted to determine
the reason.
Please find out the reason.
尽量用短语少用长句（一般20-25字） 多用简单句少用复合句(见书） 3、“礼貌”原则：（courtesy) 不只是客气，应该“put yourself in
档案编号(a file number)、部门（departmental code)，有时还可以使口述人和打字人的名字 缩写，即辨认代号。作用是能使复信与先前 发出的信函联系起来。
编号又分：
你方编号（Your Reference No.), 我方编号（Our Reference No.), 例如：
② We do not believe you will have cause for
dissatifaction.
二、The Structure and Layout of
a Business Letter
商业信件的结构与格式
一般英语商业书信从结构上可分为：
（一）信头、（二）日期 、（三）封内地 址、（四）称呼、 （五）事由、（六）信 的正文、（七）结尾语、（八）结尾礼词