如何规范档案管理模板
档案管理制度模板5套精选
公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。
一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。
公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
（二）其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
公司档案管理制度模板范本
公司档案管理制度模板范本一、总则1.为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，制定本档案管理制度。
2.本制度适用于公司内所有与档案管理相关的工作人员，包括文件管理、档案归档、档案整理等工作。
二、档案管理职责1.公司设立档案管理部门，负责公司档案管理工作。
2.档案管理部门应制定具体的档案管理方案，并组织实施。
3.公司各部门应配合档案管理部门的工作，积极提供相关档案资料，并按照规定的流程提交和领取档案。
三、档案归档1.公司所有文件、资料应按照一定的分类标准进行归档。
2.归档人员应按照档案编号、日期、文件名称等要素进行归档，确保归档信息的准确性。
3.归档人员应记录归档的档案信息，包括档案编号、归档人员、归档日期等。
4.归档人员应将归档的档案放置在指定的档案柜或文件架内，保证档案的有序和安全。
四、档案整理1.档案管理部门应对档案进行定期的整理工作，确保档案的保管和利用。
2.档案整理应按照文件编号、日期、文件名称等要素进行整理，确保档案信息的准确性。
3.档案整理应记录整理的档案信息，包括档案编号、整理人员、整理日期等。
五、档案借阅1.档案管理部门应建立借阅登记制度，对外借档案的人员和目的进行登记，确保档案的安全和完整性。
2.借阅人员应填写借阅申请表，并获得上级主管的审批。
3.档案管理部门应根据借阅申请的内容和目的，对档案进行筛选和整理，确保借阅人获得必要的档案。
六、档案管理安全1.档案管理部门应定期检查档案柜和文件架的安全性，确保档案不受损坏和丢失。
2.重要档案和机密档案应设有密码锁或其他安全措施，限制非授权人员的访问。
3.档案管理部门应备份重要档案和电子档案，防止信息丢失和误用。
七、档案销毁1.档案管理部门应制定档案销毁计划，并组织实施档案销毁工作。
2.档案销毁应按照一定的程序进行，包括审批、整理、归档和销毁等步骤。
3.档案销毁应做好相关记录，包括销毁档案的编号、日期、销毁人员等信息。
档案资料管理制度模板(三篇)
档案资料管理制度模板适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。
二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。
三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。
四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。
五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。
六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。
对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。
七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。
九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。
档案资料管理制度模板（二）一、档案保管制度1、档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类登记、保管工作，存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。
2、做好防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。
3、档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。
4、定期对档案进行检查、核对，做好收入、移出、借阅登记。
二、档案借阅、利用与保密制度1、档案借阅必须登记，归回时办理注销手续，接受档案管理人员指导和监督。
2、查借阅业务范围的档案，需主管领导同意，查阅非隶属业务范围的档案，任单位证明和公司经理同意后方能调阅。
3、一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。
4、不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线涂改。
档案室资料管理规定模版
档案室资料管理规定模版一、引言本规定旨在规范档案室资料的管理，确保档案室资料的安全、完整和便捷的管理和使用。
所有工作人员都应遵守本规定，并加以执行。
二、基本原则1. 法律合规：档案室资料的管理必须符合国家相关法律法规的要求，并遵循工作程序和规范。
2. 安全保密：档案室资料的管理应以安全和保密为首要原则，杜绝任何非法获取和泄露行为。
3. 整理分类：档案室资料应按照一定的分类和整理原则进行管理，确保资料的有序性和易查性。
4. 出借审批：档案室资料的外借必须经过相关审批程序，并在借出后做好记录和跟踪。
5. 定期检查：档案室资料应定期进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。
三、档案室资料的管理流程1. 档案录入1.1 所有进入档案室的资料都必须按照规定的程序进行录入，包括资料的名称、来源、时间等信息。
1.2 录入的资料应按照一定的分类进行归档，便于后续管理和检索。
2. 档案存储2.1 档案室应设置专门的存储区域，确保档案的安全和完整性。
2.2 档案应按照一定的分类系统进行存储，同时应采取措施防止灰尘、湿气等对档案的损害。
3. 档案查询与使用3.1 工作人员在需要查询或使用档案时，应填写档案查询申请表，并经过相关审批程序。
3.2 查询时，应按照档案编制的索引和分类系统进行查询。
如遇到困难，可向上级部门或专业人员寻求帮助。
4. 档案外借管理4.1 任何人员想要借阅档案，必须填写档案外借申请表，并经过相关审批程序。
4.2 借出的档案必须做好记录，包括借出人员信息、借档日期、归还日期等，并在归还后进行核对。
5. 档案销毁5.1 档案室的资料应根据规定的保管期限进行销毁，销毁前应经过相关审批程序。
5.2 销毁时，应将资料进行彻底的碎纸、破碎处理，确保不可恢复。
四、责任和义务1. 档案室负责人：负责档案室的日常管理工作，包括资料的录入、整理、存储等环节。
2. 工作人员：应按照规定的工作流程和程序执行相关工作，确保资料的安全和完整性。
各类档案管理制度模版（五篇）
各类档案管理制度模版档案管理制度模板一、档案管理的原则与目的1.原则（1）合法性原则：档案管理必须合法、公正、公平、透明，遵守国家有关法律法规和政策规定。
（2）全面性原则：档案管理必须涵盖全面、全面、全面，确保档案的完整性和真实性。
（3）保密性原则：档案管理必须严格保密，确保档案的机密性和安全性。
（4）便利性原则：档案管理必须方便、高效、快捷，方便相关人员查询和使用档案。
（5）规范性原则：档案管理必须按照规范、规范、规范的要求进行管理，遵循标准化的操作流程。
2.目的（1）确保档案的安全、完整和可用性。
（2）便于组织内部对档案的管理和使用。
（3）规范化档案管理工作，提高档案管理的效率。
（4）促进信息资源的共享和利用。
二、档案管理的组织与职责1.组织（1）设立档案管理部门，负责整体档案管理工作。
（2）设立档案管理委员会，负责制定档案管理政策和决策。
2.职责（1）档案管理部门负责制定和执行档案管理制度。
（2）档案管理委员会负责监督和评估档案管理工作的执行情况。
（3）各部门负责档案的管理和使用，并定期向档案管理部门提交档案管理报告。
三、档案管理的内容和流程1.内容（1）档案的收集：包括纸质档案和电子档案的收集工作。
（2）档案的组织：包括档案的分类、目录编制和文件装订等工作。
（3）档案的存储：包括档案的保存、检索和借阅等工作。
（4）档案的销毁：包括档案的定期清理和合法销毁工作。
2.流程（1）档案的收集流程：包括档案的申请、审核和接收等环节。
（2）档案的组织流程：包括档案的归档、目录编制和装订等环节。
（3）档案的存储流程：包括档案的入库、整理和检索等环节。
（4）档案的销毁流程：包括档案的清理、销毁和备案等环节。
四、档案管理的安全与保密1.安全措施（1）设立专门的档案室，确保档案的安全和完整。
（2）制定档案保管标准，明确档案的保管期限和保管条件。
（3）安装监控设备，加强对档案室的监管。
2.保密措施（1）制定档案保密制度，明确档案的保密级别和相关保密措施。
人事档案管理制度模板模版（三篇）
人事档案管理制度模板模版目录一、总则1.1 目的和适用范围1.2 法律法规依据1.3 术语和定义二、档案的建立与归档2.1 档案管理的责任部门2.2 员工档案的建立2.3 档案的分类与编号2.4 档案的检查、整理、存储与归档2.5 档案保密和备份策略三、档案的使用与查询3.1 档案的使用权限3.2 档案的查阅与借阅3.3 档案的引用与复制3.4 档案的转交与销毁四、档案的保管期限和报废4.1 档案的保管期限4.2 档案的报废程序和要求五、附则5.1 档案迁移和转储5.2 档案管理制度的宣传和培训5.3 档案管理制度的评估和修订一、总则1.1 目的和适用范围本制度旨在规范公司内部的人事档案管理工作，保证人事档案的完整性、准确性和可用性，维护员工合法权益，保障公司与员工的利益。
本制度适用于全体公司员工的人事档案管理工作。
1.2 法律法规依据本制度制定依据《劳动法》、《档案法》及相关法律法规的规定。
1.3 术语和定义1.3.1 人事档案：指公司对员工在职期间的个人信息、合同、奖惩记录、证照等有关资料的归档和管理。
1.3.2 档案管理：指对人事档案的收集、整理、存储、使用、查询、保护、迁移、转储等一系列活动的管理工作。
二、档案的建立与归档2.1 档案管理的责任部门人事部门负责公司内部的档案管理工作，具体责任包括档案的建立、整理、存储、归档、保密等。
2.2 员工档案的建立员工入职后，人事部门负责建立员工档案，包括但不限于以下资料：个人基本信息、合同和协议、培训记录、考勤和请假记录、绩效评估记录、奖惩记录、离职手续等。
2.3 档案的分类与编号为便于管理和检索，人事部门将员工档案按照一定的分类规则进行归类和编号，分类标准包括但不限于岗位、部门、入职时间等。
2.4 档案的检查、整理、存储与归档人事部门定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。
档案应存放在封存的文件柜中，确保安全可靠，并按照一定的归档规则进行分类和编号。
公司员工档案管理方法与制度模版（3篇）
公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。
可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。
2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。
包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。
制度要简明扼要，易于实施和操作。
3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。
同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。
4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。
包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。
5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。
制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。
6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。
可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。
7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。
发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。
二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。
第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。
2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。
第二章档案管理的流程第四条档案录入1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。
档案管理制度范本(五篇)
一、档案室是学校机密重地，非工作人员不准入内。
二、档案管理人员要忠于职守，刻苦钻研业务，认真做好档案室的各项具体工作。
三、经常保持档案室内清洁卫生，认真做好防盗、防火、防潮、防鼠、防蛀等工作，确保安全无事故。
四、凡属归档范围的文件材料，要及时整理收集。各处室、级段有保存价置的材料，学期末交档案室立卷归档。
(十三)党、团员组织关系介绍信。
(十四)教师家属农转非的批复。
(十五)教师职称评定批复名册。
三、财务类：
(一)财务予决算。
(二)1－____月教职员工工资补贴发放清单。
(三)会计账册(总账、分类账)凭据。
(四)会计档案移交清册。
(五)会计档案销毁清册。
(六)校舍概况，校产、设备档案清册。
(七)基建档案(包括设计图纸、予决算)。
3.1 所有文件和档案必须根据事务性质和文件类型进行分类，并标明相关信息。
3.2 档案必须按照统一的编号和归档规则进行归档。
3.3 归档后的档案必须经过登记，并记录其位置和借阅情况。
4. 档案保管与保存期限
4.1 档案必须保管在指定的档案库或文件柜中，确保安全可靠。
4.2 档案的保存期限必须根据相关法律法规和组织规定进行合理判断，并按时进行更新和销毁。
(八)校办工厂预决算，经营合同，设备添置报告、批复，产值、利润报表。
(九)学生收费明白卡、收费单据。
四、教学业务类：
(一)学校管理细则，各项规章制度，行政历、活动历。
(二)各级段、教研组活动计划、总结。
(三)班级工作计划、总结。
(四)教师考勤统计表。
(五)思想政治教育经验材料。
(六)教育、教学、教改经验交流材料。
(四)省、市、县教委关于人事、劳资、计财、勤工俭学等方面的文件。
档案管理制度模板
档案管理制度模板第一章总则第一条为加强本单位档案管理工作，规范档案管理行为，保护档案利用权益，提高档案管理效能，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案。
第三条本制度的核心目标是确保档案的完整性、真实性、可靠性、及时性和便捷性，为相关工作部门和人员提供准确、全面的档案信息。
第四条本制度的执行者是本单位的档案管理部门或档案管理责任人，同时各部门和人员有责任配合执行档案管理制度。
第五条本制度的执行应与相关法律法规相一致，充分保护信息主体的合法权益，维护档案的安全和稳定。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应遵循真实性原则，确保档案记录的真实、完整和正确。
第七条档案管理应遵循一致性原则，确保档案的内外一致性。
第八条档案管理应遵循保密性原则，确保档案信息的保密性和安全性。
第九条档案管理应遵循继承性原则，确保档案的连续性和延续性。
第十条档案管理应遵循便捷性原则，确保档案的检索、利用和传递的便捷性。
第三章档案管理的基本要求第十一条档案管理应建立健全档案管理体制及档案管理规范。
第十二条档案管理应制定档案工作计划、年度工作计划和月度工作计划。
第十三条档案管理应做好档案的收集、整理、鉴定、发布、利用等工作。
第十四条档案管理应建立档案管理软硬件设施，确保档案信息的安全和存储。
第十五条档案管理应实施档案信息化管理，提高档案的管理效率。
第十六条档案管理应落实档案管理责任制，明确各部门和人员的档案管理职责。
第十七条档案管理应建立档案管理制度的宣传教育和培训机制。
第四章档案管理的程序和方法第十八条档案管理应按照文件的收集、鉴定和分类标示的程序进行。
第十九条档案管理应建立档案的安全保管措施，防止档案的丢失和损毁。
第二十条档案管理应建立档案利用和传递的程序和规范。
第二十一条档案管理应建立档案的检索和查询的程序和规范。
第二十二条档案管理应建立档案的整理和归档的程序和规范。
第五章档案管理的考核和监督第二十三条档案管理应建立档案管理的考核机制，对档案管理工作进行评估。
纸质档案管理制度模板范文
一、总则第一条为加强单位纸质档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类纸质档案，包括文书档案、科技档案、人事档案等。
第三条纸质档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。
二、档案的收集与整理第四条各部门应按档案管理的相关规定，及时收集应归档的纸质文件材料。
第五条收集的纸质文件材料应完整、真实、准确，具备归档条件。
第六条档案整理应遵循分类、编号、编目、装订等规范要求。
三、档案的保管与维护第七条档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等“六防”条件。
第八条档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条档案柜应保持整洁，档案摆放整齐，便于查找。
第十条档案调阅应办理相关手续，调阅人员应爱护档案，不得随意折叠、涂抹、勾画。
四、档案的利用与保护第十一条档案利用应遵循公开、合法、便民的原则。
第十二条任何单位和个人利用档案，应按规定办理借阅手续，不得擅自复制、翻印档案。
第十三条档案管理人员应定期对档案进行整理和鉴定，对失去保存价值的档案按程序销毁。
五、档案的鉴定与销毁第十四条档案鉴定应依据档案法律法规和档案管理规范进行。
第十五条档案销毁应经单位主管领导批准，并办理相关手续。
第十六条档案销毁应在专人监督下进行，确保档案材料的安全销毁。
六、档案人员的职责第十七条档案管理人员应具备相应的档案管理知识和技能，严格执行档案管理制度。
第十八条档案管理人员应认真履行职责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
第十九条档案管理人员应定期参加业务培训，提高自身业务水平。
七、附则第二十条本制度由单位档案管理部门负责解释。
第二十一条本制度自发布之日起实施。
---本模板仅供参考，各单位可根据实际情况进行修改和完善。
在实际操作过程中，请严格遵守国家档案法律法规，确保档案工作的顺利进行。
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如何规范档案管理
如何规范档案管理
内容摘要:
一、档案的定义
二、文书处理
三、档案整理
主要内容:
一、档案的定义
档案就是各机关、企事业单位、人民团体在社会活动中形成的各种文件材料( 文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、影碟、 U盘) 经过系统的整理、归档、入柜。
这就是档案。
二、文书处理
又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。
国家或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称, 是行政管理的重要组成部分。
其质量与效率对国家机关或其它组织的工作成效有直接影响。
1、基本原则和要求是: 及时、准确、保密。
2、文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。
收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁); 发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。
各工作环节相对独立存在, 各具特定内容和功能, 相互衔接并排列
有序, 均须遵循一定的工作制度, 不得随意处理, 具有规范性。
3、拟办。
即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。
包括: ①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议, 并签署拟办人姓名和日期; ②对内容复杂的文件予以摘要; ③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定, 为领导人批办提供依据; ④查询前案处理过的有关文件, 供领导人参考, 使批办前后衔接具有连续性; ⑤对需要批办的文件分清主次缓急, 依次报批, 以增强批办的计划性; ⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。
4、批办。
是收文处理中具有决策性的程序, 即由单位领导人对需要办理的重要文件, 在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。
批办的意见要明确、具体, 便于承办者理解和执行。
对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选; 对只需阅知的来文, 要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点; 对需要两个或两个以上单位会同办理的文件, 要指定主办单位和提出承办要求。
5、催办。
分对内和对外两种。
对内催办是根据领导人对收文批办的意见, 对本单位文书处理工作进行督促检查; 对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。
要求和方式: ①建立健全催办制度, 一般文件责成文书人员催办, 重要文件由领导人亲自催办; ②拟制文件催办单(或卡), 对需催办的文件逐件登记, 随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告; ③一般文件发催询单、便函或登门催办, 重要文件可责成专人
调查, 使催办与查处结合起来。
6、核稿。
是对发文稿进行检查控制的第一程序, 由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。
从以下方面进行: ①严格控制发文数量, 检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文, 防止滥发文件; ②严格控制发文方向, 即审核发文的接收单位是否准确, 防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件; ③对于领导指导性的下行文件, 审核是否具有合法性与可行性, 防止违反上级机关的政策、规定或不切实际; ④对于呈请性上行文件, 审核其真实性, 防止虚报或夸大事实; ⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。
7、签发。
是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。
即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。
签发要求: ①根据文件性质分层签发, 以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发; 有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发; 以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。
②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。
签发赋于发文以法定效力, 使其成为定稿, 并可据其印制文件正本。
三、档案管理
1、如何做到档案的齐全完整, 这就需要各机关企事业单位有关文书处理、档案管理人员去作一些收集工作。
收集工作主要就是经过例行制度和专门的征集办法, 把分散在机关各科室、领导个人手中或失散在其它地方的文件材料进行归档, 实行集中统一由档案室管理。
这
样就需要单位制定相应的收集、接收制度、档案管理制度等各项有关档案方面的措施。
《档案法》第三章第十条明确规定, 对国家规定的应当归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理, 任何个人不得据为己有, 否则属于违法行为。
另外, 建全档案机构, 由主管档案工作负责人任领导组组长, 负责文书处理工作的负责人作副组长, 成员是档案管理人员。
档案工作人员要做到认真学习贯彻党的各项方针政策和有关档案方面的知识, 提高自己的业务水平, 热爱本职工作, 努力钻研业务, 注意积累资料, 掌握档案工作的特点和规律, 提高工作能力。
为了便于保管和利用, 整理档案必须考虑对档案的安全保管和实际利用方便, 档案的整理质量的好坏, 也以是否便于保密与安全, 便于保管和转移, 便于查找为标准。
工作内容就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件材料进行基本分类, 组合, 排列和编目, 组成有序体系的过程。
档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分, 其系统结构和运行机制具有一定的特点。
一方面, 就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论, 档案管理工作是能够分解成又相互联系的若干内部环节组成的有机系统; 另一方面, 就特定的档案管理单位而论, 整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。
档案整理工作大致分为如下:
( 1) 系统排列和编目。
在正规的工作条件下, 档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求的以件为单位的文件。
在这种情况下, 档案室的档案整理工作主要是对所接收的档案, 根据整个档案室存放和管理的需要进一步系统的整理。
如全宗以件为单位的盒内档案的排列,。