管理性文件编写规定
公司文件管理规范
王88目录一、制定目的 (2)二、适用范围 (2)三、各部门职责 (2)四、文件类型定义 (3)五、文件格式及标准 (4)5.1公文（包括公告和通知等） (4)5.2红头文件 (5)5.3质量体系文件 (6)5.4管理性文件 (7)5.5通用文件、表格文件 (8)5.6合同性文件 (9)六、文件管理 (11)6.1文件记录编号、发放 (11)6.2文件的归档 (11)6.3外来文件接收与归档 (11)七、其他规定 (11)八、附文件模板 (11)公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
三、各部门职责3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管；3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发布、归档等的管理。
3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件：4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。
公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
制度文件编写规范
制度文件编写规范制度文件是组织内部的一种重要管理工具，它规范了组织成员的行为和工作方式，促进组织的良好运行。
为了确保制度文件的有效性和可执行性，编写规范是非常重要的。
下面是一些建议的制度文件编写规范。
一、明确定义制度文件的目的和适用范围制度文件应该明确表达其目的和适用范围。
目的是指为了解决或规范其中一种特定的问题或行为，适用范围指明了该制度适用的对象、时间和地点。
二、简洁明了的标题和编号制度文件的标题和编号应该简洁明了，方便阅读和查找。
标题要能准确地描述该制度的内容，编号可以按照一定的规则进行，如按照部门、类别等进行编号。
三、清晰的章节结构和内容安排制度文件应该具有清晰的章节结构和内容安排，便于读者理解和查找。
可以采用目录、标题、子标题等方式来区分不同章节和段落，使文章结构清晰明了。
四、用简明的语言和术语制度文件应该使用简明的语言和术语，避免过多的专业术语或行业术语，以免造成读者的困惑。
如果必须使用专业术语，应该提供相应的解释或注释。
五、全面准确的内容制度文件应该包含全面准确的内容，涵盖与该制度有关的所有方面。
内容应该准确、具体、详尽，尽可能回答读者可能提出的问题，避免留下可以引发歧义的内容。
六、规范的文体和格式制度文件应该采用正式的文体和格式，避免使用口语化、随意性的表达。
要注意使用正确的标点符号和排版格式，让文本更加规范、统一、易读。
七、明确的责任和执行程序制度文件应该明确规定相关的责任人和执行程序，以确保制度的落实和执行。
责任人应该具备相关的能力和权限，执行程序应该能够被实施，并且能够追溯和评估执行效果。
八、合理的修订和更新机制制度文件需要具备合理的修订和更新机制，以适应组织内部或外部环境的变化。
修订时应该考虑到相关部门和人员的意见和建议，确保修订后的制度能够更好地适应实际情况。
总之，制度文件编写规范对于组织的良好运行至关重要。
只有符合规范的制度文档，才能够被组织成员理解、接受和执行，从而促进组织的发展和进步。
质量管理体系文件编写八项原则
质量管理体系文件编写八项原则1、符合性质量管理体系必须做到以下两个符合性：一是符合企业的质量方针和目标，二是符合所选质量管理体系的要求。
2、确定性在描述任何质量活动时，必须使其具有确定性，即何人、何时、何地，依据什么文件，如何做应当保留什么记录等必须加以明确的规定，排除人为的随意性。
只有这样人才能保证过程的一致性，才能保障产品的稳定性。
3、相容性各种与质量管理体系有关的文件之间，应当保持良好的相容性，即不仅要协调一致，而且要各自为实现总目标承担好相应的任务（实际运行中通常会表现为对岗位职责的及工程流程/程序的描述）。
从质量策划开始，就应当考虑文件的相容性。
4、可操作性质量管理体系文件必须符合企业的客观事实，具有可操作性，这是文件得以有效实施的重要前提。
因此，文件的编制人员应该深入实际进行调查研究，及时反馈在使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保文件的可操作性和行之有效。
5、系统性质量管理体系应是一个由组织、程序、过程和资源构成的有机整体。
在体系文件编制过程中，由于要素和部门人员的分工不同、侧重点不同以及其局限性，保持全局的系统性比较困难，因此，应该站在系统高度，着重搞清每个程序在体系中的作用，其输入和输出与其他程序之间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。
此外，文件之间的支撑关系必须清晰：程序文件要支撑质量手册（质量管理体系的最新标准不要求一定要有质量手册，注意识别质量管理体系的要素与质量方针和目标的关系），即对质量手册中提出的各种管理要求都有交代、有要求。
作业指导书（或者其他制度等形式的文件）对程序文件中的内容作为支撑。
6、逻辑性在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或者说法不一。
7、独立性在质量管理体系审核方面，应贯彻独立性原则，使审核人员独立于被审核的活动，只有这样，才能保证审核的客观性、真实性和公正性。
同理，在设计验证、设计确认、质量检验活动中，贯彻独立性原则也是必要的，这些在编制文件是应当特别注意。
公司文件管理制度（精选15篇）
公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度（精选15篇）在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选15篇），希望能够帮助到大家。
公司文件管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
规章制度文件格式(精选)
规章制度文件格式(精选)规章制度文件格式一、标题：规章制度名称（居中，字号较大）二、正文：1. 文章序言：简要介绍规章制度的目的和意义。
2. 范围：明确适用范围，指明该规章制度适用的对象、地点、时间等。
3. 定义：对规章制度中涉及的专业术语或特定概念进行解释和定义。
4. 目的：阐明规章制度的目标和宗旨，明确制定该规章制度的初衷。
5. 任务和职责：明确相关责任人和部门的任务和职责，包括制定、执行和监督规章制度的职责。
6. 内容：（1）规章制度的具体内容，按照逻辑顺序进行全面、详细的阐述。
（2）各项规定的依据，包括法律法规、相关规定和内部制度等。
（3）操作方法和流程，具体描述实施该规章制度的步骤和办法。
（4）责任和权利，明确相关责任人的职权和权限，并对违反规章制度的责任进行说明。
（5）监督和检查，列出相关监督和检查措施，确保规章制度的有效实施。
7. 附件：（1）相关的表格、表格模板、标准文件等必要的附加材料。
（2）相关个案、操作指导手册等与规章制度直接相关的附加资料。
（3）其他必要的补充说明文件，如示例、案例分析等。
三、署名和日期：最后一部分为签署人或制定机构的名称，以及制定或修订该规章制度的日期。
以上是规章制度文件的一般格式，具体实施时应根据具体情况进行调整和修改。
规章制度文件的格式规范是保障内部管理规范性和统一性的重要要素，准确的格式能使文档整洁美观，易于阅读和实施。
规章制度文件的编写应注意以下几点：1. 清晰明了：文章结构要清晰，各部分内容之间逻辑关系要连贯。
通过标题和小标题，可以使读者对文档的结构有清晰的了解。
2. 程序性：在规章制度文件的格式中，务必注意章节顺序的合理性，使得整个文件层次分明，方便读者查找所需内容。
3. 规范性：文字措辞要规范，符合相关法律法规和企业内部规定。
避免使用模糊、含糊或不确定的措辞。
4. 简明扼要：用简练的语言表达，避免赘述和冗长的描述。
让读者能够迅速理解规章制度的主旨和要求。
公文管理制度范本（6篇）
公文管理制度范本一、总则1.为了保证公司公文制作的规范性和公文严谨性，明确公文的草拟、流转、审批、收发等环节的要求，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本公司的实际情况，特制订本制度。
2.本制度适用于本公司。
二、分则____公文的格式按照同期国家公文相关标准执行。
____公文管理流程2.1文件的拟稿和审批应按以下程序执行：根据公司经营管理工作事由的需要，公司职能部门的相关人员应自行拟稿，并填写《发文审核单》。
部门负责人对公文初稿进行审核。
由拟稿部门负责人明确参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见，并依据会签意见进行修订，再报公司领导审批。
公司领导对报上来的公文及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。
2.2文件的签发。
对需要发文的公司文件，原则上由总经理进行签发(书面或网签)。
2.3文件的制作和发布由拟稿人将稿件连同其电子文件交办公室完成公文编号、格式调整，文字校核等。
对经过办公室整理后的拟发文件，再由拟文部门进行附件内容和专业内容的校对后进入审签程序。
3.发文管理公司名称logo管理制度公司对外发(报)文时，一般采用纸制文件的形式，公司对政府相关职能部门的报告(请示)，由公司相关职能部门或办公室负责送达，并负责跟踪回复意见。
4.收文管理办公室室收到重要外来文件后，按轻重缓急对需要办理的文件提出拟办意见(急办、交办、传阅、待办)，送公司领导批示，并按批示意见交相关承办部门予以处理，承办部门应备注承办时限。
文件处理结束后，由处理部门或处理人填写处理结果，并将文件及《文件处理单》一并交办公室存档。
处理部门或处理人对于重要事项的处理结果须向作出批示的公司领导报告。
三、附则1.本制度解释权归办公室。
2.本制度经公司董事长签发后实施，修改时亦同。
3.本制度从____年____月____日起生效。
公文管理制度范本（2）[单位名称]公文管理制度范本（3）第一条总则为规范和统一本单位的公文管理工作，提高办公效率和工作质量，制定本公文管理制度。
体系文件编写原则
体系文件编写原则体系文件是指为组织制定的各种规章制度、管理手册、操作指南等文件，是企业管理中的重要组成部分。
为了保证体系文件的严谨性、可操作性和可审查性，以下是体系文件编写的原则：一、遵循法律法规和标准规范体系文件应符合国家法律法规和相关标准规范的要求，不能违反法律法规和标准规定。
同时，也应考虑组织内部的规章制度和管理要求，确保文件的适用性和实用性。
二、明确表述、具体明确体系文件应具有明确的表述和具体明确的内容，避免使用模糊、抽象、含糊不清的语言，使读者容易理解和执行。
三、层次分明、结构清晰体系文件应按照层次分明、结构清晰的原则编写。
文件应该包括目录、正文、附件等部分，并且应该有明确的章节、条款和段落编号。
四、标准化的格式和文体体系文件应使用标准化的格式和文体，保证整个文件的风格和格式统一，使读者更容易阅读、理解和使用。
五、内容完整、准确体系文件的内容应完整、准确、无重复。
文件中的内容应该具有实际操作的可行性，并且应该对相关条款进行交叉引用，避免出现矛盾和遗漏。
六、易于修改和更新体系文件应该易于修改和更新，以应对组织发展和管理需求的变化。
文件应该具有一定的可扩展性和可维护性，方便管理人员随时进行更新和修改。
七、审查和验证体系文件应经过专业人员的审查和验证，确保文件的完整性、准确性和合法性。
审查应该覆盖整个文件，每个条款都应该进行仔细审核和验证，以确保文件的质量和可靠性。
综上所述，体系文件编写的原则是遵循法律法规和标准规范，明确表述、具体明确，层次分明、结构清晰，标准化的格式和文体，内容完整、准确，易于修改和更新，审查和验证。
只有严格遵守这些原则，才能编写出高质量的体系文件，为企业管理提供有力支持。
文件管理规定
文件管理规定1、目的为了使企业内部文件管理规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。
2、适用范围适用于企业各部门、车间所有文件资料的管理。
3 文件类别定义程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称“程序文件”。
程序文件是指导三级文件起草的依据。
技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。
管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。
工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。
工作标准也称对“人”的管理。
4 文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。
观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。
如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。
必须使用国家法定的计量单位。
缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。
文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。
5 文件各要素的基本要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。
文件分汇编本文件及单份文件两种形式：（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。
汇编本文件可以包括两种形式：——统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。
此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（≤50页）。
汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个汇编本全部进行换版；——分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的总页数＞50页，或者所辖子文件个数＞10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。
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管理性文件编写规定
管理性文件编写规定
一、文件编写的基本原则
1. 文件的目的明确：文件编写之前，应明确文件的目的和内容，确保文件的编写具有针对性和实效性。
2. 内容要求准确全面：文件编写应准确反映问题的核心和关键，避免主题模糊和内容偏差，确保文件中的信息完整、全面。
3. 表述简洁明了：文件编写应遵循言之有物、简洁明了的原则，避免语言冗长和废话，以便阅读者能够迅速理解文件内容。
4. 语言规范规矩：文件编写应使用规范的汉字和流畅的语言，避免使用生僻字、方言和俚语，以免造成不必要的困扰和误解。
二、文件编写的具体要求
1. 文件格式规范：文件应采用统一的格式，包括页眉、页脚、标题等，以方便文件的归档和检索。
2. 文件标题精简：文件标题应准确反映文件的主题和内容，避免使用模糊的词语和术语。
3. 文件编号规则：文件编写应遵循统一的编号规则，确保文件的顺序和关联性。
4. 文件套打使用规定：文件套打时，应确保文件的格式统一和整齐，防止出现字迹模糊、错位等问题。
5. 文件签发与盖章规定：文件签发应由主管领导签字，并尽量使用公章或专用章面，以增加文件的权威性和正式性。
6. 文件密级规定：文件编写时应根据文件的重要性和保密性，确立相应的密级，以保护文件的安全性和机密性。
7. 文件保存和归档方法：文件编写完成后，应及时保存，并按照一定的分类和归档方法进行管理，以方便文件的检索和使用。
8. 文件修订规定：对于需要修订的文件，应在原文件基础上进行修改或重新编写，并注明修订时间和原因。
9. 文件传阅规定：文件传阅时应明确传阅范围和传阅目的，避免频繁和无效的传阅，以节省时间和人力资源。
10. 文件备份和备案规定：文件备份应采取可靠的措施，确保
文件的安全性和可追溯性，备案时应按规定的程序和要求进行。
三、文件编写的注意事项
1. 避免使用过于复杂的词汇和句式，以保持文件的可读性和易理解性。
2. 严禁在文件中夹带个人感情色彩和不当言论，以免影响职业
形象和工作关系。
3. 文件编写应注重文字的精炼和条理性，在逻辑上要具备一定的合理性和连贯性。
4. 文件中的数字和数据应准确无误，避免出现错误和疏漏，对于需要验证的数据应进行核实和审查。
5. 文件编写时应注意文风的统一和一致性，避免出现不同领导的意见和风格冲突。
6. 文件的整体布局应合理，包括标题、段落和格式等，以便阅读者能够清晰明了地读懂文件内容。
7. 文件编写应及时检查和修订，避免发现错误和问题后才进行修改，以免影响信息的传递和工作的进展。
综上所述，管理性文件的编写规定对于规范文件的编写和使用具有重要的指导意义。
只有遵守文件编写的基本原则，坚持具体的要求，注意事项和细节，才能确保文件的准确性、逻辑性和规范性，促进工作的顺利进行。
四、文件编写的具体指导
1. 文件编写流程：
文件编写应按照以下基本流程进行：确定文件的主题和目的→ 收集和整理相关资料和信息→ 制定文件的大纲和结构→ 编写文件的正文→ 修订和审核文件→ 签发和分发文件。
2. 文件编写的要素：
文件编写应包括以下要素：标题、正文、附件、签发事项、传阅范围、备份和存档等。
其中，标题应简洁明了，能够准确概括文件的主题；正文应分段、分条列举，语言简练、重点突出；附件应标明文件的名称、格式和页数，与正文内容相互呼应；签发事项应包括签发人、签发时间、签发部门等信息；传阅范围应明确传阅的对象和目的，保证文件的传达和执行；备份和存档应按照规定的程序和方法进行，确保文件的安全性和可追溯性。
3. 文件编写的语言技巧：
一份文档的语言应该简明、准确、流畅。
在编写文件时，可以采用以下语言技巧来提升语言的表达力和读者的理解度：
（1）使用简洁明了的语言：避免使用复杂难懂的词语和句式，使用简短明了的词语和句子来表达意思，清晰明了地阐述文件内容。
（2）注意篇章结构：在文件的编写过程中，应注意文件的篇
章结构，首先明确主旨，然后按照逻辑顺序进行编写，确保文件的层次性和连贯性。
（3）使用标点符号：合理使用标点符号能够使文档更易读、
易懂。
适当地使用标点符号，如逗号、句号、分号、冒号等，能够提高语言表达的准确性和流畅度。
（4）避免使用生僻词语和术语：文件编写应避免使用生僻词语和术语，应使用通俗易懂的汉字和常用词汇，以保证文件的可读性和易理解性。
（5）注意语法和修辞的正确性：文件编写应注意语法和修辞的正确性，避免语法错误和修辞不当导致的理解困难和误解。
4. 文件编写的常见错误：
在文件的编写过程中，常见的错误包括信息不准确、表达不清晰、格式混乱、语言冗长、错误使用标点符号等。
为了避免这些错误，应及时审查和修订文件，在文件编写完成后进行严格的自我检查和审核，以确保文件的准确性、规范性和完整性。
五、文件编写中的注意事项
1. 确定文件编写的目的和对象：在编写文件之前，应明确文件的编写目的和对象，确保文件的针对性和实效性。
不同的目的和对象可能需要不同的文件格式、语言和内容，所以在编写文件之前要对目的和对象进行充分的了解和分析。
2. 正确使用文件编号：文件编号是文件管理中的重要依据，应根据文件的种类和文件流转的规定，编制正确的文件编号。
文件编号的错误使用可能导致文件的混乱和丢失，影响工作的顺利进行。
3. 注意文件的密级和保密性：文件编写时应根据文件的重要性和保密性确定密级，并按照规定的程序和要求进行保密处理。
保密工作是文件管理中的重要环节，应引起足够的重视。
4.注意文件套打和盖章规定：文件套打和盖章是文件的正式化
和权威化的体现，应注意文件的套打质量和盖章的规范性。
5. 注意文件传阅的范围和目的：文件的传阅是信息的传递和交流的重要手段，应根据文件的内容和目的确定传阅范围和目的，避免频繁和无效的传阅，以节省时间和人力资源。
6. 注意文件的保存和归档：文件保存和归档是文件管理的重要环节，应按照一定的分类和归档方法进行管理，以方便文件的检索和使用。
合理的文件保存和归档能够提高工作效率和防止文件的丢失和损坏。
7. 注意文件修订和版本控制：对于需要修订的文件，应在原文件基础上进行修改或重新编写，并注明修订时间和原因；对于存在多个版本的文件，应进行版本控制，保证文件的正确性和连续性。
总结起来，文件的编写规定是为了确保文件的准确性、规范性和完整性，提高文件的可读性和易理解性，促进工作的顺利进行。
在文件的编写过程中，应遵循基本原则，遵守具体要求和注意事项，运用语言技巧和纠正常见错误，以提高文件编写的效果和质量。
只有做到这些，才能有效地利用文件进行工作和交流，提高工作的效率和质量。