报销报账原始凭证规范

中国邮政集团公司湖南省分公司原始凭证规范

第一部分基本要求

一、原始票据要求

（一）原始票据的基本内容须如实填列

票据名称、票据填制日期、票据出具单位的发票专用章、经办人员签名或盖章、购买方或付款方名称、业务事项的数量、单价、金额等都应该按要求填写，真实准确反映经济业务内容，不得含混不清，过于简略。

（二）报销的原始票据必须合法有效

1、发票的付款方必须是报账单位，且单位名称是单位全称或在税务备案的简称。

2、所有发票须加盖开票单位发票专用章（含代开发票），经办人签字确认，并注明合同号。发票内容与合同条款一致，做到以下三相符：发票的开具内容与经济事项相符，发票的开具单位与合同单位相符，发票开具单位与收款单位一致。

3、综合业务尽量取得增值税专用发票，固定资产采购、集邮、分销、邮政媒体广告等业务取得增值税发票时必须是专用发票。

4、发票经网站验证，5000元（含本数）以上的发票打印验证结果，并作为报账附件上报。其中增值税专用发票，各单位在发起报账前先做认证，认证通过后，在发票上盖“已认证”或其他证明该发票已认证的章，增值税专用发票通过认证后，不需要再做联网核查。

5、各类费用分摊单需附原发票复印件。

6、发票记载的各项内容均不得涂改，若记载的内容有错误，应由票据出具单位重开或更正，更正后必须由出具单位在更正处加盖公章。如金额出现错误，必须重开。

7、取得发票后应及时报账。3000元（含本数）以上的发票不允许跨年度报账，3000元以内的发票无法在当年报账的，次年元月份必须办理报账手续，次年2月份以后，不再受理。

二、经济合同的要求

除下述经济业务以外，其他所有付款业务均须签订经济合同，经济合同作为报账附件上报（一次性执行的合同作为凭证附件存档，长期合同首次报账时附合同，由省分公司会计核算中心单独存档，后续报账时报账发票注明合同号。）

1、支付税款、水电费、通信费、油料费、内部缴拨款。

2、支付职工薪酬（其中企业与劳务公司签订的派遣合同需要存档备查）。

3、支付给职工个人的交通费、差旅费、培训费等款项。

4、可以采用简易采购模式的采购业务。可以采用简易采购模式的采购业务有市州分公司3万元以下采购预算金额，即时清结且不涉及售后服务，不能按年度或一定期限统一采购的零星项目可以采用简易采购方式。

5、金额在3万元以下、即时清结、对方先履行义务且不存在售后服

务的其他付款业务。

三、其他原始凭证

（一）外部客商提供的出库单、验收单、工程决算书等辅助凭证，需要双方单位经办人签字并注明签署时间，加盖对方单位公章。其中验货单、工程决算书等重要付款资料，需要加盖内部责任单位公章。

企业内部部门提供的入库单、结算单等自制凭证，需要经办人签字并加盖所在部门的公章。

（二）技术服务类的合同所提供的服务完成证明需说明服务开始执行与结束的时间；如合同有相关考核要求的，应提供考核的的依据，并注明按考核标准计算的付款金额。

（三）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准单位名称、日期和文件字号。

四、原始凭证填报的要求

（一）原始票据粘贴

1、原始票据统一使用固体胶进行粘贴。

2、原始票据(A4纸大小除外)必须粘贴在单据粘贴单的装订线以右，粘贴框之内；A4纸大小的原始单据与单据粘贴单对齐后，粘贴左上角。

3、原始票据自上而下、从右至左平铺粘贴，相邻票据间须留出一定间隔距离，超出粘贴范围时可略微覆盖票据空白部位；票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴；凭证较大的，可将多余部分修剪后再粘贴；不可修剪的，通过折叠的办法处理，不可超出粘贴单范围。

4、原始票据须按交通票、邮寄票、招待票等不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

5、除小额、同面值发票外，其他发票均不能重叠粘贴，便于后续扫描工作。

6、发票粘贴好后，必须在右下角标明顺序号：如，1/9，2/9，………，9/9并签上报销人的姓名；

7、发票的粘贴顺序与系统内的填写顺序应保持一致；

8、对金额不清晰的发票在票据旁用小写注明金额。

（二）报账单填报要求

1、报账审批单与原始附件分类整理、数据相符。不同费用性质的报账事项分开填列报账单。不同收款人的报账附件分开填列报账单。

2、报账单填写规范，项目填写完整。其中，未实行全员报账的单位，员工报销费用由报账员代报的，报销单下方的报账人填报账发起人姓名，报账单左上方的姓名栏填写经济业务经办人即收款人姓名；费用性质、摘要、审核金额栏必须填写准确；合同编号在会计部门审核意见栏备注；粘贴单注明发票张数及金额小计。

3、本地支付的报账资料单独整理，加盖已支付章戳。

4、记账凭证附件张数正确。

5、对于跨期费用或按期（月、季、年）结算的费用，报账单注明费用所属期限。

第二部分具体要求

一、成本费用项目（含待摊费用）

（一）修理费

1、房屋修理费（含计入长期待摊费用的维修费）

（1）营投网点维修费：①维修费发票；②工程验收资料；③工程决算书；④报账单须注明项目批准文号或附项目批准文，20万以上项目必须省分公司批准；⑤加盖单位合同专用章的维修合同；⑥审减金额超过送审金额5%以上部分审计费在应付施工方费用中扣除（冲减成本）。

（2）房屋日常维修费：①费用发票②按规定签订合同；③维修费审计决算书（3万元以上的项目必须出具正式的审计决算书，3万以下的项目不能出具正式审计决算书的，需附费用计算过程表，由省分公司审计部抽查复核）④项目批准材料。

2、设备维修费

①维修费发票；②外包业务需提供合同或注明合同号；③经设备使用部门签字的维修单，网点设备维修需加盖网点日戳，其他维修需加盖使用部门章。

3、车辆维修费

①维修费发票；②经司机及维修费管理人员签字的维修单、维修申报表；③报账单费用明细分部门按车牌列，单台维修费用超过5000元需单位负责人在维修申报表上签字。