办公室主任岗位说明书1

2公司办公室 2.1岗位等职结构图：公司办公室 等职 岗位结构图

岗位数量：19 岗位编号： 1001公司办公室主任 1101秘书 1102康乐员 1201人事科长 1202人事管理员 1203培训管理员 1301系统开发员 1302系统管理员 1401总务科长 1402车队队长 1403驾驶员 1404警卫班长 1405警卫员 1406司务长 1407厨师 1408炊事员 1409清洁工 1410勤杂工 1411安全员

主 任 秘 书 系统开发员 五 四 人事科长 系统管理员 总务科长

康 乐 员

培训管理员 人事管理员

司 务 长

安全员

警卫班长 车队队长

驾驶 员 警卫 员

勤杂工 清洁 工 炊事 员

厨 师

三 二 一 2.2岗位权限分配表：公司办公室 项目 工 作 内 容 权 限 备注 人 事 管 理 员 培训管理员 系统开发员 系统管理员 秘 书 人事科长 总务科长 主 任 行政副总裁

总 裁 目标 管理 1.部门年度方针目标展开 2.月度工作计划 3.年度费用预算 4.月度工作总结 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ ○ ○ ○○ ☆ ☆

制度 管理 5.行政管理制度 6.自查、评审、完善 □ □ □ □ □ □ □ □ □ ○ ○ ☆ ☆

人力资源管理

7.人力资源管理规划 8.人员招聘 科级及以上人员 科级以下人员 9.人事档案建立及保管 10.转正定级、劳动（劳务）合同签（续）订、离退休 11.社会保险 12.工资核算 13.人事任免：班组长级 14.定员 15.奖惩： 50元及以下 100元及以下 500元及以下 16.给假 16-1科级以下人员3天及以下 16-2科级以下人员4-15天，科级3天及以下 16-3科级以下人员15天以上，科级4-15天，经理级人员3天及以下 17.解职：科级以下人员 18.普通出差 18-1科级及以下员工：3天及以下 18-2科级及以下员工：3天以上 18-3经理级员工：3天以下 19.年度培训效果评价 □ □ □ □ □ □ □ ☆ ☆ □ □ □ ○ ○ ○ □ □ ☆ ☆ □ □ ☆ ☆ ○ □ ○ ○ ○ ○ ☆ □ ☆ ☆ ○ ☆ ○ ○ ○ ○ ☆ ☆ ☆ ○ ○ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ 会同相关部门

公司方针目标管理

20.公司方针目标展开 21.方针目标完成情况跟踪检查 22.目标修改 23.目标完成情况的总结 □ □ □ □ ○ ○ ○ ○ ○ ○○ ☆ ☆ ☆

管理规章管理 24.文件控制清单 25.文件销毁 26.监督、检查、考核 □ □ □ ☆ ☆ ○ ☆ □：业务承办 ○：审核或督查 ☆：批准 2.2岗位权限分配表：公司办公室（续上页） 项目 工 作 内 容 权 限 备注 人 事 管 理 员 培训管理员 系统开发员 系统管理员 秘 书 人事科长 总务科长 主 任 行政副总裁

总 裁

宣传 管理

27.企业文化建设 28.公司形象策划 □ □ ○○ ☆ ☆ 29.企业内刊，主办宣传栏及板报 30.员工活动的策划，对外信息发布 31.名优申报、商标保护等 32.报刊杂志、图书资料 32－1.图书采购计划 32－2.图书验收 □ □ □ □ □ □ ☆ ○ ○ ○ ○ ○ ☆ ☆ ☆ ☆

使用部门编制

文秘 管理

33.起草、检修以公司名义签发的文件、报告 34.公司级会务筹备、组织，会议纪要整理、发放 35.来信、来访的接待和处理 36.公司领导交办事项督查 37.档案材料管理 38.文件资料收发、登记、整理、传递和保存 □ □ □ □ □ □ ○ ○ ☆ ☆ ☆

行政后勤管理

39.办公、生活设施 39－1.办公生活用品存量标准 39－2.办公生活用品采购计划 40.车辆日常管理 41.宿舍、食堂、警卫、环境卫生 42.安全生产、治安、消防 43.基础设施建设及日常维护 □ □ □ □ □ □ □ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ○ ☆ ☆

部门内 部管理 44.本部门员工的选拨、配备及工作分工 45.本部门员工的技能培训 46.本部门员工的工作质量检查、考核、绩效评价 47.部门内及部门间信息的沟通管理 48.“5S”及文明办公管理。 □ □ □ □ □ 合理化建议 49. 收集、汇总、传递合理化建议 50.督促可行建议的实施 □ ○ □ ☆

信息网络管理

51.维护局域网、Internet网络的正常运行 52.计算机病毒防范 53.公司信息系统、OA、财务软件数据库的安全和运行管理 54.软硬件购买、升级换代方案 55.信息设备的选型、验收、安装、调试、维护与管理，建立档案 56.服务器和数据库的日常维护、数据备份 57.网址注册、网页设计、上网监控 58.日常电子邮件收发和处理,网站、新闻、招聘、产品、客户反馈等信息的更新与维护 □ □ □ □ □ □ □ □ □ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○○ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆

其它 《财务支出审批规定》中涉及的权限 □：业务承办 ○：审核或督查 ☆：批准 2.3岗位说明书 2.3.1公司办公室主任

岗位名称 公司办主任 岗位编号 1001 所属部门 公司办公室

岗位定员 1 直接上级 行政副总裁 直接下级 秘书、系统开发员、 系统管理员、人事科长、总务科长 岗位概要 受分管副总裁领导，负责公司的方针目标管理、人力资源管理、行政及后勤管理、信息网络管理、内外关系协调等工作，组织管理本部门人员完成本职工作，并对公司的相关工作进行监督、检查和指导。 主要职责与任务 1. 部门目标管理：依据公司年度方针目标，组织本部门的年度方针目标展开，根据阶段性目标及年度方针目标制定月度工作计划及实施措施等，并组织实施。在公司费用框架内编制本部门的年度费用预算，并分解实施。按月检查、评审、总结目标、计划的完成情况，并予以持续改进。 2. 制度建设与管理：组织制订、评审、实施与方针目标管理、人力资源管理、行政后勤管理相关的管理规章、环境管理体系文件，并不断补充完善。 3. 人力资源管理：组织编制并实施人力资源管理规划，组织员工招聘、培训、薪酬管理、员工考勤考核晋升管理、劳动合同管理、社会保障管理等，保证有足够的人力资源服务于公司的生产经营需要。 4.方针目标管理：依据公司中长期发展战略规划和董事会年度经营目标，组织编制公司的年度方针目标，督促各部门进行二级展开，并对其执行情况进行跟踪、评审，并向总裁报告。 5.管理规章管理：设计、规划公司的规章制度体系，包括环境管理体系、管理规章等，组织编制体系文件；组织监督、检查体系文件的执行情况； 督促本部门人员加强文件的控制与管理，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。 6.负责公司的文化宣传、资质认证、知识产权保护等的管理工作：组织编制企业文化建设发展纲要，与相关部门共同实施企业文化建设的各项活动。指导企业的宣传活动策划、设计，组织开展娱乐活动。指导编辑公司的有关刊物与宣传板报。督促落实公司各类资质申报、续报等认证工作。组织办理专利、商标、专有技术等知识产权保护及技术开发项目的申报、跟踪复查等工作。组织税务登记证、组织机构代码证、进出口经营权证、海关登记证、高新技术企业证书等的年检及复检工作，保持持续有效。 7. 领导秘书室做好会议、文书、印信、档案管理等工作。 8. 行政后勤管理：组织相关人员按规定配置办公、生活设施，建立台帐，定期盘点。组织、协调、监督公司的车辆管理工作，包括车辆使用、维护、保养、交通费用等。组织、协调、监督公司的后勤工作，包括宿舍、食堂、警卫、环境卫生等的管理。组织、协调、监督公司的安全保卫工作，包括安全生产、治安、消防等的管理。组织、协调、监督公司的基础设施建设及日常维护工作。 9.负责组织对员工的合理化建议进行收集、汇总、评价、上报，督促可行方案的实施；负责对可行的合理化建议人提请奖励； 10.计算机网络及信息化管理：负责组织公司的信息化系统、办公自动化系统的建设及软、硬件维护，确保网络系统的安全、高效运行。 11. 内外关系协调与处理：负责协调公司领导与各部门之间的工作联系。协调公司与政府主管部门之间的关系。负责公司的各项名优申报工作。 12. 部门内部管理：负责对本部门下属员工的选拨、配备及工作分工，组织本部门的岗位技能培训及工作质量检查、考核、绩效评价。加强部门内部信息的沟通管理，实施“5S”及文明办公管理。 13.完成分管领导交办的其他工作事项。 任职要求 □生理要求：28岁以上，身体健康，精力充沛。 □知识经验： 大专以上，管理类相关专业，5年以上行政管理工作经验。 熟悉国家和上海市有关政策法规，掌握人力资源管理、总务后勤管理知识。 □技能技巧： 普通话标准，具备基础英语知识。 熟练使用办公软件，具备基本的网络知识。 优良的外联与公关能力，善于人际沟通。 具备解决突发事件能力，有较好的决断力。 □其它： 个人综合素质好。 工作积极主动，责任心强。 工作环境与条件 □工作地点：办公室 □工时制度：标准工时，白班。 □主要设备：电脑、网络 □环境舒适度：舒适，较少干扰 本岗位履行职责所依据的主要文件 Q/SNDG0101《组织规程》 Q/SNDG0102《方针目标管理办法》 Q/SNDG0103《信息管理办法》 Q/SNDG0301《岗位说明书》 Q/SNDG0302《员工管理规定》 Q/SNDG0303《员工薪资管理规定》 Q/SNDG0304《员工奖惩规定》 Q/SNDG0305《安全管理规定》 Q/SNDG0306《文印信档管理规定》 Q/SNDG0307《会议管理规定》 Q/SNDG0308《行政后勤管理规定》 Q/SNDG0309《内部信息参考管理办法》 Q/SNDG0310《内刊管理规定》 Q/SNDS0401《质量手册》 Q/SNDE0401《环境手册》 Q/SNDS0402《文件控制程序》 Q/SNDS0403《记录控制程序》 Q/SNDS0501《管理评审程序》 Q/SNDS0502《信息沟通与交流控制程序》 Q/SNDS0601《人力资源管理程序》 Q/SNDS0602《设备设施管理程序》 Q/SNDS0603《环境管理程序》 Q/SNDS0808《持续改进控制程序》 Q/SNDS0809《纠正/预防措施程序》 Q/SNDSZ 040201《管理文件编写规定》 Q/SNDSZ 040205《外来文件管理办法》 Q/SNDE0404《环境目标、指标和方案控制程序》 Q/SNDE0403《法律法规和其它要求管理程序》 Q/SNDE0405《法律法规和其它要求合规性评价程序》 Q/SNDE0413《应急准备和响应控制程序》