(新)企业制度建设的三个步骤

企业制度建设的三个步骤

处在发展上升期的企业，在一定的阶段会非常关注内部管理水平的提升。具有项目性特征，同时又是一项持续改进工作的制度化建设，在提升企业管理水平的一系列工作中显得举足轻重。在一些企业里，制度建设的职能正逐渐被细分、独立出来。为了确保制度建设推动责任主体的明确性，和满足对该项工作绩效考核的要求，企业甚至成立了专门负责制度建设的部门。

制度建设与流程优化关系紧密。流程优化，是将企业运行规则调整到最适合企业发展的状态，其研究成果是告诉管理者应该“如何正确的做”，是制度建设工作的前提；制度建设则是将优化后的规则合理地传播和固定下来，将流程优化的研究成果体现到管理的各个层面，从而达到促进管理水平提升的效果。制度建设的重点在于：如何将我们认为是正确的事情，通过合适的方式在管理对象身上得以实现？

将制度建设与流程优化剥离的目的，是明确制度建设工作中的重点和难点，直观、简洁和通俗地表达制度建设工作展开的步骤。简单地说，制度建设工作的步骤分三个阶段运行：

第一、“说”的阶段——“该说的，我们都说出来了吗？”

既然已经掌握了正确的要求——流程优化的分析结果，我们需要做的，就是将正确的信息传导到管理对象层面，这里需要解决的是管理制度的编写问题。制度编写并非单纯写作，而是将管理要求通过正确的形式表达出来。检验管理制度编写质量的唯一标准是：制度要求能否被执行并产生预期效果。编写制度时，制度编写者应提出这样的问题：该说的，是否都已经说全面了？在理解上还有什么障碍？操作时有无难度或不能实现的可能？

根据经验，大而全的制度、流程，内容繁杂，编写困难，执行时也不容易被理解和落实。应尽量将管理要求拆分为有规律、有系统的多个小而精的制度文件，通过“插件”式的组合达到描述整个流程和管理要求的目的，只有这样，编写出来的制度才能确保其可操作性和有效性，才算质量合格的管理制度。

第二、“听”的阶段——“说出来的，人们都听得到吗？”

管理制度是企业“法规”，应该通过适当的、正式的和顺畅的信息渠道发布。在发布制度时，制度制订者应提出这样的问题：我们所说的，他们能够听得见吗？能够听得全面吗？能够“原汁原味”的理解，并将其记住吗？对于架构复杂、层级众多的大企业集团，信息链条长，信息传播失真度高，尤其应该注重制度的传播管理工作。

应该充分利用多种信息传播工具，特别注意信息渠道的可选择性，以避免过多无关信息而使接受对象产生选择疲劳。使用计算机网络建立制度公布和管理的信息平台，并建立制度

学习的责任矩阵关系，是比较可行的方式之一。建立信息读取的责任机制，如接收签名、阅读登记等等，也有利于制度信息的有效传达。

同时，制度不但要传达到位，而且要促使管理对象理解到位，这就需要建立和完善企业制度培训职能。只有向制度执行者提供及时的学习机会和咨询支持，才能促使其全面理解制度要求，扫清认知障碍。

最后，建立定期的制度应知应会考核，强化制度执行者对制度内容的记忆，有助于其在日后工作中具体执行，也是一件长抓不懈的工作。

第三、“做”的阶段——“听到了，也记住了，可是，照做了吗？”

制度建设，有人说，有人听，最终的目的是：有人去“做”。制度表达和传播过程的合理性、适宜性和有效性，直接影响制度的贯彻落实和遵守执行。合理、清晰、正确、目的性强的规则，对企业员工来说，没有不予执行的理由；晦涩、繁杂、漏洞百出、不易理解的制度，光在理解层面就让人望而却步，员工拒绝执行，也是必然的结果。在制度表达和传播都做到位的前提下，作为一项监督机制，频密程度合理，深度和广度适中的制度执行检查工作，对企业制度建设也有很强的促进作用，是一件不可缺少的工作。

通过检查，管理者应该至少发现这些方面的问题：我们的制度有条件做到吗？制度执行结果有效吗？执行的过程有监控和指导吗？制度在多大程度上被执行着？做的对不对？有无反馈？

制度执行情况的检查工作，主要由企业各级管理人员通过日常管理工作来进行。第三方检查是一些大企业所奉行的一种管理方式，需注意的是：第三方检查如果目的不明确，方法不适当，抽样不科学，则信息失真度会很高，制度执行的真实效果便无法获得。制度制订与执行是一个双向交流的过程，反馈必不可少，制度在制订过程中的问题，往往会在执行中一一“现形”，不沟通，制度的质量和适应性便无法提高。同时，制度在执行过程中反应出来的一些冲突，有些甚至体现了流程本身的缺陷，这无疑给流程优化或是优化阶段成果提出了改进的机会，从而推动流程优化工作的可持续性。

前面说到，制度建设是一个具有项目属性的，持续改进的管理过程，“说”、“听”、“做”三个步骤构成一个封闭循环，循序渐进地提升着企业的管理水平。在企业环境和管理水平的限制下，需要注意的是：应根据能够“做”到的可能性来确定“说”多少（即：做不到的不去说）；也应该根据“听”的局限性来确定对“做”的具体要求（即：听不见的不刻意要求去做）。

以笔者所在的某企业集团制度建设工作为例，考虑管理基础和企业文化的传承性特点，制度建设工作应该依据上述的封闭循环步骤，分阶段实施：第一阶段的侧重点，在于集团管理体系基本制度的建立健全；第二阶段的重点，是制度体系的管理和执行责任机制的建立与完善；最后阶段，是全面建设中基层标准操作文件体系，并与国际或行业标准对接。而每一阶段，都是通过三个步骤的循环来反复构建和验证，在夯实前一阶段工作成果的基础之上再开展下阶段工作。

掌握了正确的方法，才能确保正确的工作成果，制度建设也是一样。