文控作业指导书标准化模板

文控作业指导书标

准化

文控作业指导书（标准化）批准： __ 审定： __ 审核： __ 编写：

1. 目的

确保质量系统有关文件得到有效控制，进而确保本公司制度、标准、规范等文件保持最新、最适用。

2. 适用范围

本标准适用于金记食品有限公司质量管理活动有关文件制

订、审核、批准、发放、使用、保存、变更、修改、废止之处理进行文控作业。

3. 引用标准

下列标准所包含的条文，经过在本指导书中引用而构成本标准的条文。本指导书出版时，所示的版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本指导书的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

3.1《受控文件清单》

3.2《受控文件使用/修改/取消申请表》

3.3《受控文件发放/回收记录表》

3.4《外来文件一览表》

3.5《作废文件一览表》

3.6《借阅登记表》

4. 工作程序：

4.1标准化作业流程总图

文件中涉及的部门参

总经理批准

文件检查］，归档，

内部文件

外来文件

总经理批准

文件发放相关部

4.2作业步骤：

5. 职责：

5.1文控作业是质量管理体系文件归口管理部门，负责上级机关下发的各类文件和公司下发的各类计划和管理性文件的控制，负责质量管理体系文件的发放

5.2文控人员负责组织各部门编制质量管理体系文件

5.3文控人员负责文件的管理

5.4各部门负责职能范围内相关文件的编制、报批，并负责部门内使用的文件和资料以及对运行中产生的记录进行控制

5.5其它各部门制订、发放的文件，报总经理批准交文控备案归档

后发放相关部门

6. 作业说明:

6.1 文件的编、审、批、存、发、收

6.1.1质量管理体系文件

6.1.1.1质量手册由部门经理编制, 总经理审核批准发布;

6.1.1.2 程序文件由部门经理编制,总经理批准发布;

6.1.1.3 作业指导书由使用部门编写,部门负责人审核,管理者代表（质量负责人）批准;

6.1.2 技术文件

6.1.2.1工艺、技术文件由生产部组织编制、审核,管理者代表（质量负责人）批准发布;

6.1.3 外来文件和资料

6.1.3.1外来文件中直接引用的各类标准、规范等, 由部门提出, 管理者代表（质量负责人）审核, 总经理批准发布;

6.1.3.2 各部门需使用的国家有关法律、法规等, 经本部门负责人批准6.1.4 文件的编号

6.1.4.1 文件的层次质量管理体系文件分六个层次: a 层: 质量方针、质量目标文件

b层：质量手册c 层: 程序文件d层：流程文件

e层：作业文件及记录/表格/报告等

f层:质量记录、表格编号

6.142编号规则

A. 外来文件：

外来文件带有编号的直接引用原编号，由文控中心登记管理。B. 质量手册编号：

SJS-SC-01

| _____ 文件版本号

------ 手册代号

苏州金记食品有限公司代号

C. 程序文件编号：

SJS-CX-SY- 01

序号

--- 部门代号（以部门拼音开头字母代表事业）文件代号--------------- 'I金记食品有限公司代号

D流程文件编号：

SJS- LC- PK- 01

序号

______ 部门代号（以部门拼音开头字母代表品控）_______ 文件代号

________ 'I金记食品有限公司代号

E. 作业文件编号：

SJS- C-S Y- 01

I顺序号

_____ 「代号（以部门拼音开头字母代表事业）__________ 作业文件代号

----------- 金记食品有限公司代号

F. 质量记录、表格编号：

SJS- JL-S Y- 01

I I I顺序号

_____ 「代号（以部门拼音开头字母代表事业）

记录表单文件代号

----------- 金记食品有限公司代号

6.1.5文件的评审（审核）

6.1.5.1各类文件经编写部门/人员编制完成后，由文件的审核人对文件进行评审，当涉及多个部门或内容复杂时可组织相关部门人员采用会议或传递会签方式共同评审.评审的内容包括：

a. 文件的格式、语言的逻辑性

b. 文件内容的适宜性；

C.与相关文件或其它在用文件的协调性、相容性。

6.1.5.2 每年由文控中心组织各部门对本部门在用管理性文件进行

一次评审,评审内容重点是随公司情况的变化后,各文件内容的适宜

性及与新使用的文件的相容性.

6.1.5.3 生产部对在用的技术文件随时进行评审、根据情况随时更新。

6.1.5.4 文件评审中发现问题,如为新编制文件由编制部门/人员进行修改、重新报批, 如是在用文件按” 6.4 文件的更改”规定执行.

6.2 文件的发放

6.2.1 受控文件盖有”受控”标识的印章, 并注明分发号。

6.2.2 文件经各部门编制完成、批准发布后由各职能部门按批准的发放范围发放, 文件领用人应在文件”发文单”上签名, 领用相应分发号的文件。同时各部门将本部门发放的文件清单及发放范围报文控中心备案。

6.2.3 收/发文登记在所发放文件的有效期间及作废后五年内, 由文

控中心妥善保管, 以确保文件的可追溯性。

6.2.4 文控中心统一编制”受控文件清单”, 并根据文件发放的情况及时更新。

6.3 文件的保管

6.3.1 文件领用人对领用的文件要加以妥善保管和使用, 所有文件必须保持清晰、易于识别, 同时防止污损、遗失。

6.3.2 受控文件不得随意自行复印。如需要时, 使用者应向该文件发放部门申请领用。