档案信息电子化的作用.
新时期档案信息电子化管理工作的重要性
2010年第12期吉林省教育学院学报No 112,2010第26卷JO UR N AL O F EDUCAT I O NAL INST ITUTE O F J I L IN PR O V IN C EVo l 126(总252期)Tota l No 1252收稿日期——作者简介李玉梅(—),女,吉林长春人。
本科,长春市图书馆,馆员。
新时期档案信息电子化管理工作的重要性李玉梅(长春市图书馆,吉林长春130000)摘要:当今世界,是一个信息飞速发展的时代,使得档案信息电子化建设工作也日渐深入,实现档案信息资源共享,提高工作效率,是加快档案事业发展的重要手段和基础。
在推进档案信息电子化建设的过程中,信息安全保障体系的建设是档案信息电子化建设中极为重要的组成部分。
关键词:档案;信息电子化中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编号:1671—1580(2010)12—0195—02 一、树立良好的网络安全意识,增强档案人员的责任感增强档案人员使用计算机的安全防范意识,定期开展提高网络安全防范意识的培训,加强经常性的安全防范意识宣传教育,全面提高网络安全防范意识。
目前不重视网络安全问题在个别单位和一定范围内还是存在,其原因也是多方面的,但主要还是思想认识问题。
各单位主要责任人的安全意识对网络整体安全具有决定意义,领导干部应将网络安全意识、责任意识和保密意识联系起来,要把网络安全纳入到谁主管,谁负责,谁使用,谁负责的安全管理体制之中,同时要普及网络安全技术知识,用实际案例不断进行网络安全教育,不断强化重视网络安全的氛围。
档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。
这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。
档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。
不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。
对已经破损的档案,要及时抢救。
不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。
当前电子档案优势及问题分析
当前电子档案优势及问题分析在电子信息技术发达的今天，档案事业需顺应时代发展的变化，必须有效地使用其先进技术。
在我国，档案信息化已不同于传统纸质式的管理，越来越多高效便捷的电子档案出现在人们的面前，不断开拓使用的电子档案资源，致使电子档案的建设势在必行，完全开放取代传统封闭性，提高工作效率及利于保管等诸多优势，一直得到人们的肯定。
电子档案存在着其较多的必要性，但随时代的不断进步，在未来档案建设中，电子档案还是会同纸质档案一并发展。
1.电子档案存在的优势同记录信息介质为纸张的传统纸质档案相比，电子档案则有着明显的优势，它运用电脑技术将档案以代码方式保存在某种介质（如光盘、磁带等）里。
如今，电子档案受欢迎程度越来越高，与其不可取代的明显优势不可分。
1.1降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下不仅能拥有高效便捷的处理方法，且对于使用信息渠道来说，更有其快速性。
避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。
当运用微机处理档案时，能用以“件”替换掉以“卷”来归档档案。
正因达到档案随机管理性，可丢弃以往集中式的立卷，变成如今随时随地处理档案。
如此工作量的分散，不仅增加电子档案立卷量，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。
1.2电子化管理档案有助于档案的保密性传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。
而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。
1.3电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。
浅析档案信息电子化的发展与应用
手工信息加工工作模式是 ：选题一 选材一 编 辑一 出版 ， 条 “ 这 慢工 出细 活” 的工 作 方式 ， 即从 文件 资料 形成 到开 发 “ 次文 献信 息 ” 二 时 间长 ， 信息 失效 ， 影 ｎ 造成 严重 向了档案信 息 的 应用 价值 。 案信 息电子化 ， 可直 接利 用 档 编者 机读 形式 的档 案 ，利用 电脑 的功 能完成 信 息
加工 工作 程序 ， 快捷地 出版 二次文 献 。 ３ ． 案信 息 电子 化 ， ３档 可一 次 投入 ， 多次 注意事项 。 产 出 ，可改 变信 息加 工工 作受 经 费限制 的局 ４ ． 计 电子 文件整 理 ３会 面。 ４ ． 资单 。工 资 以光 盘形式 归档 时 ， ． １工 ３ 手 工 编研 信 息 成 果 出 版 需 要 较 多 的经 应 附有 纸质 的 每月 工资 汇总 表 ， 列 出单 位 、 并 费 ， 目前乃 至今 后 一个 相 当长的 时期 内 ， 但 企 名 称 、 码 、 数 、 代 人 明细 工资 等 ， 同时还应 附移 出版信息编辑成果 ，这制约了档案信息电子 望 国家给 档案部 门拨 较多 的经 费进 行信 息编 交 清单 ，作 为财 务 和档 案部 门双 方交接 时的 化 的进程 。 辑是不现实的 ，依靠 自身解决也不是件容易 凭证 。 ２ ． 案 、 和网络 建设 的形式 ２档 信息 的事 ， 决不 好 ， 解 档案 工作 者的辛 勤 劳动成 果 ４３ ．２账簿。 ． 企业会计账簿内容已进入计 在我 国至今 还没 有建 立一 个达 到 数据 交 只能“ 待字闺中” 。 算机管理 系统 ，现在看到的实物实际上是计 ３ ． 宽服 务范 围 ， 案部 门地位 自然提 算机的打印件， ４拓 档 换的机读 目录档案系统 ，档案信息系统和网 计算机账簿的格式 比较统一， 络 建设 形 式各 行 其是 ， 次 不 一 ， 范性 、 层 规 开 高 其 内容也 可 以光 盘形 式 保存 。但光盘 归 档时 发性、 服务性 、 共享性较差， 不能适应档案信 档案信息 电子化 ， 信息成果可多份拷贝， 必须 启用 账簿 交 接表 ， 明机构 全称 、 名 填 账簿 息资 源共 享的要求 。 将 拷 贝成 果送 到 领导及 各个 部 门 ，就 扩大 了 称 、 号 、 簿 页数 、 编 账 启用 日期 ， 负责 人 、 管 主 ２３标准 化 、 ． 规范化 工作 有待提 高 社会 影 响 ， 宽 了服务 范 围 ， 部 门的地 位 会计 、 拓 档案 审核、 记账等人员必须签名， 以增强账 档案信 息管 理 电子化 的前提 是 基础 工作 自然也就 得 到 了提 高 。 簿的真实性和凭证作用。
档案管理电子化建设的必要性
中 国新技术新产 品
一 ５— ２５
式， 建立新型管理系统 ， 借助现代化 的技术与 观念 ， 业 的局 限 中走 到 大社会 中来 ， 从企 全面 开发信息资源 ，充分有效地利用人事档案的 价值 ，从而 促进 人 事档 案管 理工 作的 发展与
进步 。
参 考文 献
【杨 润珍 、 电仁 ： １ 】 傅 浅谈 档 案信 息工作者 信息 素 养的 培 养 ，云 梦学刊 ￣ｏ３年第 ２ 第 １ 《 ）ｏ ２ ４卷 期 第 １４页． ２
像在 内 的多媒 体形 式 的档 案 ，这 种档案 的存 在 意 义和 作用 要 比传统 的纸 质形式 档案 大 的
多 ， 过对 电子 档 案 的科学 分类 、 通 整理 和归档 可为 今后 的查 考 利用带 来许 多重要 的文 字和 数据 、 像 资 料 ， 声 能够 做 到快 速 、 方便 地 为领 导决 策 和各项 工作 提供 准 确 、全面 的凭 证 与 依据 。 以说 ， 可 新世 纪 的档案管 理工作 必然会 随着 计算 机技 术 的进 一步 发展 而发展 ，二 者 将会 结合 的越 来越 密切 。所 以 ，尽快 转变 观 档案信 息 电子 化就 是用微 机 对档 案文 献 念 ， 积极 推行 档案 管理 的 电子化 ， 对提 高基 层 进行 收集 、 筛选 和进 行不 同层 次 的加 工 ， 之 企业 管理 水平 有 着重要 的作 用 。 使 转化 成为 微机 软件 形式 的二 次文 献信 息供 人 ３ 加强 档 案 管理 人 员的 计算 机技 术 培 ． ３
一
２ 档 案利用 价 值不 高 ． ４ 正是 由于反 映 个人 工龄 认定 、劳 动合 同 签订 的延续 性 、 德能 勤绩 的综 合考 核 、 执业 资 格 评聘 、 务升 降等 重要 资料 的不 完善 ， 职 轻视 这些 资料 在人事 档，其 利用价 值 被相对 降低 ，从 而 导致 企业 对人 事档 案管 理 意识 的进一 步淡 薄 ， 并步 人恶性 循环 的轨道 。 ３实行 电子 化 建设 的必要 性分 析
浅谈档案信息化的重要性
（） １ 建立档案业务 工作 网页 ， 开展 网上 利用服 务。 例如： 建立档 案业务 内部局 域 网 ， 分利 用机 关 、 事 充 企 业单位 的网站制作 网页 ， 积极组织上 网数据和信 息 ， 使 档案 管理服务 系统实 现档 案信 息的 网上检索 ， 为用户 提供更好 的服务 。 （） ２ 建立“ 电子文件 （ 档案） 数据管理 中心 ” 。档案 馆（ ） 室 与企事业单位 信息 管理 部 门可加强 密切配合 ， 建立 “ 电子文 件 （ 档案 ） 据 管理 中心 ” 数 。该 中心设在 企事业单位档案馆 （ ） 是企 事业单位 信息 资源库 的 室 ， 重要组成部 分 。电子 文 件 （ 案 ） 据 管理 中心 集 中 档 数 管理 网站 内各单 位 的归档 电子文件 ， 并在 网站上 提供
２ 档 案信 息 电子 化的 发展趋 势
（） ３ 电子文件的 自动上传 收集 。 目前在 单机 上形 成的电子文件 的收集工作 ， 已成 为档 案管理 部 门不 容 忽视的问题 。与传统 纸质档 案 收集 有很 大差 异 的是 ， 许多 电子文件的形 成通过下载和上传就完成 了 ， 因此 ，
３ 增 强 档案信 息 电子化 创新 服务 手段
（） １ 档案 软 件 没 有 信 息 管理 功 能 ， 乏通 用 性。 缺 档案 部门使 用 的计 算 机规格 型号不 一 ， 自开发 的软 各 件不 能互用 ， 并且 没有 一个既适 用 于文件 检索 又可用 于档 案信息管理 的计算机管理软件系统 。
档案 信 忠化 服 务手段
浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性
目归 档 、 存 档和 管理 ． 这对 不懂计 算机操 据 不 丢 失 ． 这 些 细 节 是 管 理 工 作 中 必 须
作 的 管 理 立 卷 人 来 说 不 容 易 接 受 。 概 言 重点考 虑 的。面对 这 些问题 我们不得 不 因为档案室一般都 是综合性 的 ． 档 案 之 。 电子 文 件 归 档 工 作 难 以 发 展 的 主 要 制 作 多 份 备 份 磁 盘 存 档 ． 然 而 存 贮 磁 盘
用信 息技 术 实现 环 境 档 案 信 息化 管 理 ． 这
电 子 文 件 通 常 是 指 人 们 在 社 会 活 动
境 工 程 与 基 本 建 设 、仪 器 设 备 和 环 境 标 中形成 的． 以计 算机 光盘 、 磁 片等化 学 磁 准、 计量 ， 然后 再按 《 国 家 环 保 局 环 保 档 性材 料 为载 体 的文 件材 料 ． 主 要包 括 电
档案 又分 为环境 管理 、 环境 监测 、 环 境 污
二、 环保档 案管 理电子 化的特 点和 方式 １ ． 电 子 文 件 的 特 点
最 基 础 的 日常 管 理 工 作 。 但 在 文件 电 子化 染 和 防 治 、 环 境 监理 、 环境 科 学 研究 、 环 逐利
效、 准确 的 档 案 资 料 。 关键词 ： 环保： 档 案管理： 电子 化
一
避 免发 黄 、 发霉 、 生虫、 遗 失 等 问题 的发 纸 质 档 案 不 同 ． 虽 然 对 保 存 场 地 要 求 不
生。 面 对 大 量 的 纸 质 环 境 保 护 的原 始 资 料 高 。 但 对环 境 的温 度 、 湿度 和 防 磁 性 等 档案 。 有 什 么 方 法 能 更 有 效 地 将 这 些 问 题 条 件 要 求 较 高 。 解决呢 ？ 这 就 是 我们 探 讨 利 用 电 子 文 件 归
档案数字化管理解决方案
档案数字化管理解决方案
●档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。
●由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。
同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。
通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。
●利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。
通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。
并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。
●采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
●同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。
本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，
并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。
档案信息电子化
office opertions办公室业务·102办公室业务2013·1/【摘要】根据目前的信息发展状况，论述了中国当前档案信息电子化的现状、发展趋势以及其优越性，揭示了档案信息电子化的必要性。
【关键词】档案信息电子化；现状；优越性随着信息技术的飞速发展，电子技术几乎已经渗透到了各行各业,给档案管理也带来翻天覆地的变化。
为了克服传统档案管理的不足和适应社会信息化发展，档案信息电子化应运而生。
档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程,可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。
它可以对各个单位产生的载体档案实施系统和全面的管理,缩短了二次文献信息的加工时间,拓宽档案服务范围,使档案信息顺利地与最新技术接轨，并可以为领导者决策提供可靠的咨询根据,为单位的各项活动和社会提供快捷、优质的资料查询服务,有利用单位档案为社会创造总效益与经济效益。
一、档案信息电子化的现状（一）档案软件普遍缺乏通用性各档案部门所使用的电脑型号不一，规格各异，并且他们各自开发的软件之间无法互相利用，不能实现互调，所以不能通过计算机完成信息管理的工作，从而无法快捷便利地出版信息编辑成果，这严重的制约了档案信息电子化的进程。
（二）不能共享网络建设和档案信息系统我国到目前为止还没有建立一个能实现数据交换的机读目录档案系统，网络建设和档案信息系统实现形式不一，各行其是，而且其共享性、规范性、开发性、服务性较差，无法满足实现档案信息资源共享的要求。
（三）电子档案的归档制度还不完善各阶层档案管理单位应按照电子档案管理规范，同时结合本单位的实际情况，制定出一套切实可行的电子档案管理制度，用于规范电子文件的形成、利用和保存等流程的管理以及明确归档责任、检查鉴定等一系列工作的环节，做到有章可循、有据可依。
但从目前看，许多单位的档案部门还没有制定出一套完善、严密的电子档案制度，无法为档案信息电子化管理工作的实现,提供切实可行的保障。
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档案信息电子化的作用
2019-01-01
摘 要：电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、
便于复制的特性，提高了档案信息的时效性，改变了信息加工工作受经费限制
的局面，并可使档案信息顺利地与最新技术接轨，
。
所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次
的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子
文件对档案业务工作的影响是深远的。
在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，
它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特
征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与
印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人
为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息
电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领
域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与
知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的
发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一
部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地
说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档
案馆(室)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件
打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化
设备不能物尽其用。
2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工
工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文
件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了
档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利
用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费
限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相
当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，
依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能
“待字闺中”，
《》()。
4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部
门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提
高。
5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高
速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出
对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为
将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前
身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件
的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭
证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为
档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采
取如下对策：
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是
说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读
不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文
件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理
论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的'，不存在磨损。电子文
件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会
直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的
时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是
有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子
文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着
人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种
平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其
基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档
案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的
成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信
息技术革命最根本的对策。