企业电子档案管理平台建设方案
电子档案管理实施方案
电子档案管理实施方案一、背景介绍。
随着信息化时代的到来，电子档案管理已经成为各个行业的重要组成部分。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化管理的需求，电子档案管理成为了必然选择。
因此，制定一套科学合理的电子档案管理实施方案显得尤为重要。
二、目标和意义。
1. 目标，建立一套完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，提高档案管理效率和安全性。
2. 意义，电子档案管理实施方案的制定和实施对于提高档案管理水平、保障档案安全、提高工作效率具有重要意义，对于企业的长远发展也具有重要意义。
三、实施方案。
1. 建立电子档案管理制度，制定电子档案管理相关规章制度，明确档案管理的责任部门和责任人，规范档案管理流程，明确档案的保管期限和处理程序。
2. 选用合适的电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性，保障档案的完整性和可靠性。
3. 构建电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，实现档案的数字化、网络化和集中化管理，方便档案的检索和利用。
4. 完善档案管理流程，建立科学合理的档案管理流程，包括档案的采集、整理、存储、检索、利用和销毁等环节，确保档案管理工作的规范和高效。
5. 加强档案安全管理，建立完善的档案安全管理制度，包括档案的备份、加密、权限控制等措施，确保档案的安全性和可靠性。
6. 加强档案管理人员培训，对档案管理人员进行相关的培训和教育，提高他们的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的顺利进行。
四、实施步骤。
1. 制定电子档案管理实施计划，明确实施目标、任务和时间表，制定详细的实施计划，明确责任部门和责任人。
2. 选用电子档案管理系统，根据企业的实际情况和需求，选择适合的电子档案管理系统，并进行系统的部署和测试。
3. 建立电子档案管理平台，建立统一的电子档案管理平台，包括档案管理系统的搭建和数据的迁移等工作。
4. 完善档案管理流程，根据电子档案管理的特点，完善档案管理流程，包括档案的数字化、整理、存储、检索和利用等环节。
电子档案建立实施方案
电子档案建立实施方案一、背景。
随着信息化和数字化的快速发展，各行各业都在积极推进电子档案的建立和管理。
电子档案作为一种新型的信息载体，具有存储容量大、检索速度快、共享方便等优点，已经成为现代档案管理的重要组成部分。
因此，建立电子档案实施方案，对于提高档案管理的效率和质量，具有非常重要的意义。
二、目标。
1. 实现档案信息化管理，提高档案管理效率；2. 确保电子档案的安全性和可靠性；3. 便于档案的检索和共享，提高档案利用率；4. 规范档案的建立、归档、借阅和销毁流程。
三、实施方案。
1. 电子档案系统建设。
（1）选用合适的档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性；（2）建立档案数字化处理流程，包括扫描、识别、归档等环节；（3）建立档案数据备份和恢复机制，保障档案信息的安全。
2. 档案管理流程规范。
（1）建立电子档案建立、归档、借阅和销毁的规范流程；（2）制定档案管理规范和标准，明确档案管理的责任部门和人员。
3. 档案信息安全保障。
（1）加强对档案信息的权限控制，确保档案信息的安全性；（2）建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息的监控和保护。
4. 档案利用与共享。
（1）建立电子档案检索系统，便于用户检索和利用档案信息；（2）建立档案信息共享平台，促进档案信息的共享和交流。
四、实施步骤。
1. 确定电子档案建立的需求和目标；2. 选用合适的档案管理系统，并进行系统的部署和配置；3. 制定电子档案管理规范和标准，并进行培训和推广；4. 开展电子档案建立工作，包括档案数字化处理、数据备份等；5. 加强对电子档案信息的安全管理和监控；6. 建立档案信息共享平台，推动档案信息的共享和利用。
五、评估与改进。
建立电子档案建立实施方案后，需要对实施效果进行评估，及时发现问题和不足，并进行改进和完善。
同时，不断跟踪和引入新技术，提高电子档案管理的水平和效率。
六、总结。
电子档案的建立实施方案是档案管理工作的重要组成部分，对于提高档案管理的效率和质量，具有重要的意义。
企业档案管理服务搭建方案
企业档案管理服务搭建方案搭建企业档案管理服务是一个综合性的项目，需要考虑到多个方面的因素。
下面是一个大体的搭建方案，供参考：1.需求分析在搭建企业档案管理服务之前，首先需要进行需求分析。
这包括收集企业的档案管理需求、明确目标、确定功能模块等。
通过与企业相关人员沟通，了解企业现有的档案管理痛点和需求，以便为其提供有效的解决方案。
2.系统架构设计在需求分析的基础上，进行系统架构设计。
这包括确定服务器的数量、设计数据库结构、选择系统框架等。
根据企业的规模和需求确定服务器的数量，并进行服务器的布局和配置。
设计数据库结构，包括表的设计、字段的设计、索引的设计等。
选择合适的系统框架，根据企业的需求选择合适的框架，如Java开发框架Spring、前端框架Vue等。
3.界面设计根据企业的需求和系统架构设计，进行界面设计。
界面设计要考虑到用户的使用习惯和用户体验。
设计简洁明了的界面，使用户能够方便地完成各项操作。
可以考虑采用响应式设计，使界面能够在不同设备上进行适配。
4.功能模块开发根据需求和系统架构设计，进行功能模块开发。
功能模块开发包括文件上传、文件下载、文件搜索、文件分类、文件归档等。
可以采用先进的技术和算法，如OCR技术进行文字识别，以提高系统的效率和准确性。
5.权限管理企业档案管理服务需要考虑到不同用户的权限管理。
不同用户的权限不同，需要能够进行灵活的权限分配和管理。
可以设置管理员权限，进行用户的注册、登录、权限控制等操作。
同时，需要建立合适的权限体系，确保数据的安全性和完整性。
6.安全性保障企业档案管理服务需要具备一定的安全性保障措施。
这包括数据传输的加密、用户身份验证、系统监控等。
数据传输时采用合适的加密技术，如SSL等。
用户身份验证采用安全的方式，如用户名密码、指纹识别等。
建立系统监控机制，实时监测系统的运行情况，及时发现问题并采取相应的措施。
7.部署与维护在开发完成后，需要进行系统的部署与维护。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案一、工程概述31.1、工程背景31.2、建设目标4二、总体设计需求42.1、设计原那么需求42.2、用户对象分析需求42.2、架构设计需求4三、系统建设需求43.1数据采集43.2档案归档53.2. 1、档案数据核验5322、档案预览53.2. 3、档案归档审核53.2.4.变更归档审批52.5.档案查阅53.3档案利用5借阅申请63.3.1、 3.2.延期申请6归还申请63.3.2、 3.4.在线预览65、档案下载63.3.3、档案授权6档案自动归还63.3.4、 3.8.档案查看、导出63.4档案处置61、档案销毁73.4.1、档案回收7档案续存73.4.2、 (4).4.档案移交73.5档案配置73.6档案统计7 3.7后台管理7一、工程概述工程背景《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》中提出加快推进全流程电子化，抓紧解决电子档案、技术规范、信息安全等问题，公共资源交易中心作为公共资源交易平台主要运行服务机构，要加强日常运行维护管理，不断优化见证、场所、信息、档案、专家抽取和交易流程等服务。
2019年4月25日，国家发改委办公厅印发《公共资源交易平台服务标准（试行）》（发改方法规（2019）509号）指出“应建立档案查询制度，依法依规提供档案查询功能。
应做好档案查询记录, 并确保档案的保密性、完整性。
应按规定及时向档案馆移交相关档案。
应建立健全公共资源交易档案管理制度，按照” 一项一档"的要求, 将交易服务过程中产生的电子文档、纸质文件以及音视频等按有关规定统一归档。
应设专人负责档案管理，归档案卷应齐全、完整、目录清晰。
交易相关主体违反规定拒绝提供归档资料的，应及时向有关行政监督部门报告。
”近些年，随着公共资源交易平台整合共享工作的推进，交易平台电子化程度的不断提高，我县公共资源交易招投标纸质档案资料越来越少，给相关职能部门查档带来许多不便。
本次建设的电子档案管理系统将相关交易工程的数据以特定的数据集从现有的公共资源电子交易系统中复制出来，建立科学、合理、高效的电子档案管理系统，从而实现公共资源交易数据的独立存档管理。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案目标与范围在这个信息化飞速发展的时代，电子档案管理系统已经成为各行业的“新宠”。
为了迎合这种趋势，提升工作效率，还能省下不少纸张，建立一个高效、安全的电子档案管理系统尤为重要。
我们的目标是通过这份方案，清晰地列出系统的目标、功能和实施步骤，为组织提供一个实际可行且可持续的解决方案。
这套系统的关键目标就是实现档案管理的电子化，确保档案信息的安全、完整、易查找，提升员工的工作效率，并降低管理成本。
而且，我们也会根据不同组织的实际情况来定制，确保方案的普遍适用性和易懂性。
现状与需求分析目前，很多组织依旧在使用传统的纸质档案管理方式，这种方式不仅效率低下，还占用大量空间，容易损坏。
根据某个行业协会的调查，竟然有70%的企业在档案管理上面临信息丢失、查找困难等问题，真是让人感到无奈。
在和各部门沟通后，我们发现他们对电子档案管理系统的需求主要集中在以下几个方面：- 高效检索：希望能快速找到所需档案，提高工作效率。
- 安全性：确保档案信息不被非法访问和篡改，毕竟，信息安全是头等大事。
- 用户友好：希望系统界面简单易用，减少培训成本，让大家都能轻松上手。
- 可扩展性：随着组织的发展，系统也能随之扩展功能。
- 成本效益：在考虑实施成本的同时，确保提供实用的功能，最终实现投资回报。
实施步骤与操作指南明确了目标和需求后，我们得制定详细的实施步骤。
这个过程包括需求分析、系统设计、开发与测试、培训与推广、维护与更新等。
需求分析在这个阶段，组织需要明确系统的具体需求。
可以通过问卷、访谈等方式收集各部门对系统功能的期望，整理成需求文档，为后续设计提供依据。
系统设计接下来，就是根据需求文档进行系统设计，包括用户界面和数据库设计等。
在设计时，我们要特别关注系统的易用性和安全性，确保用户能够轻松上手。
开发与测试找到合适的软件开发团队，将设计文档转化为实际系统。
在开发的过程中，要进行阶段性测试，确保功能的实现符合需求，及时修复漏洞。
企业电子档案管理平台建设方案报告
企业电子档案管理平台建设方案报告一、项目背景随着信息技术的不断发展和应用，企业电子档案管理平台正成为企业管理的重要组成部分。
传统的纸质档案管理存在着信息获取困难、存储空间浪费、档案保管成本高等问题。
因此，建设一套先进、高效的电子档案管理平台对于提高企业档案管理效率、降低成本具有重要意义。
二、项目目标1.提高档案管理效率：通过电子档案平台，实现档案快速检索和查询，减少人工操作时间，提高档案管理效率。
2.降低成本：电子档案的存储空间相比纸质档案大幅缩减，减少了档案借阅、传递的成本，进一步降低企业的管理费用。
3.完善档案保密性：通过权限控制和加密技术，确保档案的安全性和保密性，防止档案信息泄露。
三、建设内容1.电子档案管理系统：建设一个集中存储、管理和检索企业电子档案的系统，可实现档案的数字化、电子化管理。
该系统包含以下功能：a)档案录入：将纸质档案通过扫描仪转化为电子档案，或直接录入电子档案。
b)档案存储：建立相应的数据库和服务器，存储电子档案，保障其安全。
c)档案检索：支持多种检索方式，包括关键词检索、分类检索等，方便用户快速找到具体档案。
d)档案借阅：提供档案借阅功能，支持在线借阅和线下借阅。
e)档案权限管理：根据用户角色和权限设置档案访问权限，确保档案的保密性。
2.电子档案管理规范：制定企业电子档案管理规范，明确档案的分类、命名、归档和销毁等流程和要求，规范企业内部的电子档案管理。
a)档案分类：将电子档案按照一定的标准进行分类，方便后续的管理和检索。
b)档案命名：统一制定档案命名规范，确保档案命名的一致性和可读性。
c)档案归档：对电子档案进行定期归档，清理不再需要的档案，保证数据库的整洁和档案检索的高效。
d)档案销毁：建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件和程序，确保档案的安全性。
四、建设方案1.技术选型：根据企业需求和实际情况，选择适当的电子档案管理系统和相应的硬件设备。
需考虑系统的稳定性、扩展性和安全性。
电子档案系统方案
3.数据访问层：负责数据的存储、备份、恢复等操作。
五、核心功能模块
1.档案管理模块：
-支持电子档案的创建、编辑、删除、归档。
-提供档案分类和标签管理功能。
-支持批量导入导出档案数据。
2.档案检索模块：
-支持全文搜索和高级搜索。
-提供多条件组合查询。
2.确保档案数据安全，防止信息泄露。
3.优化档案检索、借阅、审批流程，提升用户体验。
4.遵循国家相关法律法规，确保系统合法合规。
三、系统架构
本电子档案系统采用B/S架构，分为前端展示层、业务逻辑层和数据访问层。
1.前端展示层：负责用户界面展示，提供档案检索、借阅、审批等功能。
2.业务逻辑层：实现档案管理、权限控制、数据加密等核心功能。
5.数据安全模块：采用数据加密、备份、恢复等措施，确保档案数据安全。
6.系统管理模块：负责用户管理、角色管理、系统设置等功能。
五、合法合规性保障
1.遵循国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等。
2.采用数据加密技术，保障档案数据传输和存储安全。
3.设立权限控制，防止未授权访问和操作。
4.系统部署阶段：
-部署系统到生产环境。
-进行用户培训和系统试运行。
5.运维维护阶段：
-提供持续的技术支持。
-定期进行系统升级和性能优化。
八、风险管理
1.技术风险：选择成熟的技术方案，进行充分测试。
2.操作风险：加强用户培训，制定详细的操作手册。
3.法律风险：保持与法律法规的同步更新，及时调整系统策略。
4.符合国家法律法规，实现合法合规管理。
档案管理系统建设方案
档案管理系统建设方案近年来，随着信息技术的快速发展，档案管理也逐渐从传统的纸质档案过渡到电子化管理。
电子化档案管理不仅可以提高档案的安全性和可靠性，还能够加速查找和检索的速度，提高工作效率。
为了更好地推动档案管理工作的现代化，建设一套高效的档案管理系统势在必行。
一、系统需求分析要建设一套高效稳定的档案管理系统，需要首先进行系统需求分析。
在实际工作中，档案管理系统需满足以下几点要求：1. 用户友好性：系统界面设计应简洁明了，功能操作流程应顺畅，方便用户使用。
2. 安全性：系统应具备严格的权限管理功能，确保只有授权用户才能访问和修改档案信息，防止信息泄露和不当篡改。
3. 可扩展性：系统应能够适应未来的发展需求，随着工作量的增加，系统需要有较强的可扩展性。
4. 多用户并发：系统应支持多用户同时访问，保证在高峰期不会出现卡顿和崩溃情况。
5. 高效性：系统的查询和检索速度应快速准确，解决用户查找档案的繁琐问题。
二、系统设计与实施基于需求分析得出的结果，我们将进行档案管理系统的设计与实施。
在系统设计上，我们需要考虑以下几个方面：1. 数据库设计：系统需要建立一个稳定可靠的数据库，用于存储档案信息。
数据库需要满足大容量存储、高并发访问、数据安全等要求。
2. 用户权限控制：系统应根据不同用户的角色和职责来设定相应的权限，确保档案信息的安全性。
3. 电子文件管理：将纸质档案数字化并进行管理，系统要具备文档扫描、OCR识别和文件分类等功能。
4. 档案检索与查询：系统应提供多维度的档案检索和查询功能，用户可按照文件编号、文件名称、文件类型等条件进行筛选，提高查找效率。
5. 统计和报表功能：系统应具备生成各类统计和报表的功能，方便管理人员了解档案库存情况、流转情况以及使用情况等。
在系统实施过程中，需要确定一个合适的方案，根据实际情况来选择自建系统还是采用第三方系统。
如果选择自建系统，需要进行软硬件环境的规划，制定明确的实施计划，并进行系统测试和培训工作。
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企业电子档案管理平台建设方案大连恒智科技发展有限公司目录一、建设背景 (3)二、建设目标及内容 (3)三、建设方案 (4)（一）企业电子档案管理系统建设方案 (4)第一节系统管理 (4)第二节档案收集 (6)第三节档案整理 (8)第四节档案管理 (10)第五节档案利用 (10)第六节档案借阅 (11)第七节审批流管理 (12)（二）企业档案数据资源建设方案 (12)第一节工作内容 (12)第二节工作标准 (13)（三）应用及存储体系建设方案 (15)一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。
随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。
随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。
我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。
并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。
2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。
企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。
越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。
二、建设目标及内容（一）建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。
（二）建设内容1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。
2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。
3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。
因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。
三、建设方案（一）企业电子档案管理系统建设方案第一节系统管理一）系统登录1.用户名和密码登录为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。
如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。
系统针对用户的密码实行加密。
2.角色界面划分登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。
3.登录痕迹系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。
二）用户管理用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规范。
用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。
系统提供了角色/用户的管理方式。
系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。
1.角色拥有一定数量的权限，可以包含用户(以实现权限的继承)，角色内用户继承角色的权限。
即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。
其权限级别低于用户具体权限。
2.用户权限的拥有者或主体系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。
通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。
三）角色功能管理因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。
权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。
权限根据用户与角色来分配。
分为四个权限体系：1.功能权限功能权限完成档案员档案业务权限设置。
例如录入、删除、统计等功能权限。
2.档案权限档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。
条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。
受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。
开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。
记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。
3.文件权限文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。
4.网站权限网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。
四）部门管理提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。
五）岗位管理可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。
六）个人桌面包含：公告通知板块代办事项板块系统消息提醒板块系统设置板块七）公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。
2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。
第二节档案收集一）档案目录用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。
1.档案库管理体系提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。
（1）多级档案管理方式可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。
（2）多级多层次的档案类别管理可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。
完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。
2.可维护的档案库管理方式（1）多种模版供选择系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。
这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。
（2）著录项可灵活定制对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。
用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，方便用户操作。
（3）多种数据展现方式可供选择用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。
对于条目列表有4种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。
这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。
（4）灵活定义关联档案库档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文件，这对管理档案起到直接有效的管理。
系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。
实现档案之间关系的灵活性。
二）目录权限控制可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。
三）档案数据建立录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案管理人员工作效率。
为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能。
录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。
系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。
在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间(上一条、下一条功能)。
由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。
为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。
系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入内容规范化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。
为了更好的方便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规范。
对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其内容到其他单元格中。
并且可以将选中的单元格内容另存为其他格式的外部文件。
个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。
系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符内容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。
四）档案电子化可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。
五）电子文件档案收集1、支持电子文件上传到档案系统。
2、支持OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。
六）音视频文件档案收集1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键词著录。
2、支持导入音频MP3、MP4主流格式文件。
3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。
4、支持对导入文件进行关键词设置。
七）档案收集进度监控1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。
2、支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。
第三节档案整理一）档案整理1.对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。
档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。
档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。
（1）归档文件整理对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。
归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。
支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（2）一文一件文件整理对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。
（3）传统立卷按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。
支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（4）传统立卷档案调整对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。
2.支持单文件操作，支持多文件批量操作。
二）档案保管1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。
2、支持档案类型设定3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系三）档案统计通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。