秘书常识：日本的秘书-概说
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秘书常识：秘书的心理素质1、意志的调节和控制―坚毅意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。
意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消质。
秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。
远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。
[3]一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，就是坚韧的中心意志。
它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。
具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。
做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。
一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。
可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的中心意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。
有了这种贯穿始终的中心意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。
2、性格的调节和控制―随和性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。
秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。
性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。
不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。
有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。
秘书(涉外)
二、办公室事务和管理
(一)办公环
境的管理
1.能够按照需求设置办公环境
2.能够实施办公环境的安全管理
3.能够应对办公环境出现的紧急情况
1.办公环境和办公布局设置要求
2.办公室人、财、物、信息的安全管理要求
3.常见的紧急情况应对知识和方法
（二）办公室
事务管理
1.能够提出改进办公室事务流程的建议
功能
工作要求
能力要求
相关知识
一、商务沟通
(一)商务礼仪
能够进行涉外接待
1.涉外接待礼仪2.涉外交往常识
(二)接待
1.能够拟订涉外接待计划
2.能够正确安排礼宾次序
3.能够指导安排涉外宴请
1.外事工作的原则及要求
2.迎送外宾的要求
3.涉外宴请常识
(三)沟通
能够选择、运用有效的网络沟通工具,完成内外部的沟通
(四)办公效率和时间管理
1.能够拟订和实施办公室工作计划
2.能够建立承办周期制度
1.制定和实施办公室工作计划的基本要求
2.日常办公事务承办周期的要求
三、常用事务文书
常用事务
文书的拟写
1.能够拟写市场调查报告2.能够拟写述职报告3.能够拟写计划、总结4.能够拟写招标书、投标书
1.市场调查报告、述职报告的写作要求
2.计划、总结的写作要求
3.招标书、投标书的写作要求
职业
功能
工作要求
能力要求
相关知识
四、会议与商务活动
(一)会议筹备
1.能够拟订会议的筹备方案
2.能够提出会议预算
1.会议方案的内容
2.会务机构的分工
3.会议预算方案的内容
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求秘书是一份高度负责和重要的工作，其中之一的主要职责是接听和拨打电话。
接听和拨打电话可能看似简单，但实际上，它们是秘书工作中不可忽视的重要环节。
本文将介绍秘书在接听和拨打电话时的原则与要求。
首先，接听电话的原则与要求是秘书工作中的基本要求之一。
当接听电话时，秘书要保持友好、亲切的语气，引导对方进入正题。
这意味着在接听电话时，秘书需要注意以下几点：1. 专业用语：秘书在接听电话时应使用正确的称呼和专业用语，例如“您好，XX公司的秘书办公室，我是XXX，有什么我可以帮助您的吗？”这种专业用语可以让来电者感受到秘书的专业程度，并对秘书的工作产生信任感。
2. 聆听并记录：秘书在接听电话时要注意聆听对方的需求，并准确记录有关信息，例如来电者的姓名、公司、联系方式等。
这些记录将有助于后续的工作处理和跟进。
3. 注意礼节：秘书应在接听电话时保持礼貌和耐心。
对于有些电话，来电者可能会表达不满、焦虑或甚至发泄情绪。
在这种情况下，秘书需要保持冷静、理解并提供适当的建议和帮助。
除了接听电话外，秘书还需要进行电话的拨打。
电话拨打是与对外交流的重要方式之一，因此秘书在进行电话拨打时需要遵守以下原则与要求：1. 了解目的：拨打电话之前，秘书需要明确了解拨打电话的目的和目标。
这包括确定沟通目的、选择适当的时间进行拨打以及准备相关资料和信息。
2. 提前准备：在进行电话拨打之前，秘书需要提前准备好相关文件、资料和笔记，确保自己在通话过程中能够提供准确和有用的信息。
3. 清晰表达：在电话拨打中，秘书需要保持清晰明了的表达，以确保对方能够准确理解所传达的信息。
秘书可以通过适当的节奏、语调和措辞来实现这一目标。
4. 跟进和记录：在进行电话拨打后，秘书需要及时跟进并做好相应的记录。
这有助于确保电话拨打的沟通内容得到进一步的处理和跟进。
此外，无论是接听电话还是拨打电话，秘书在处理通话过程中还需要注意以下几点：1. 保护机密：秘书要牢记机构的保密责任，不得泄露任何机密信息。
文秘专业知识是什么_秘书基础
文秘专业知识是什么_秘书基础文秘专业知识是什么发布时间：2020-05-12文秘专业主要学习文书基础、办公自动化基础、法律与法规、企业管理基础、接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织与商务活动，信息工作、办公室日常事务管理以及协调工作。
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文秘专业核心课程介绍一、《公共关系》《公共关系》是商务秘书专业的一门必修课，是一门综合性的、应用型的、交叉性和边缘性的独立学科，学科以建立社会组织与社会公众之间良好的沟通关系，在社会公众心目中树立本组织的良好形象为主线贯穿始终。
二、《会计学基础》本课程是商务秘书专业必修的一门基础课程。
通过讲授和辅导两个环节，要求学生掌握会计学的一些基本理论、基本方法和基本操作技能，以及会将理论和方法适用于工商部门、分析处理具体的经济业务，为经济管理提供经济信息。
这样有助于培养学生的分析问题和解决问题的能力。
三、《市场营销与谈判》《市场营销与谈判》是适应现代市场经济发展需要，于本世纪初发源于美国的一门应用科学。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求.表达规范、正确秘书电话语言表达要体现出良好的职业规范，秘书人员的工作语言应是普通话，要始终保持接听电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。
另外，因为电话交谈不像口语交谈，可以用除声音之外的体态语来辅助表达，所以用语要规范。
同时，电话交谈有时因为距离问题或线路干扰而使声音模糊、失真，这一切都要求在接听电话之前，必须首先注意表达规范正确。
2.礼貌热情，语气清晰和婉俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。
秘书电话交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。
有人将电话比喻成不速之客，常会不顾对方是否欢迎而突然闯入。
对于秘书，心情在某一时刻可能很不好，此时更要求秘书人员在接听电话时态度要热情，语气要和婉，不可生硬，不能让对方感觉不舒服。
3.简洁企业电话用语，不同于人们的日常生活中的电话用语，电话沟通的时效性很强，秘书人员必须有很强的时间观念，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。
同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。
4.保密电话保密是企业信息保密中的一项重要内容，秘书人员在接听电话时一定要注意保密，一般不要在普通电话里谈秘密事项，同时也不能将和电话内容有关的事项告诉无关的人员。
如果对方在电话中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言拒绝，或请示领导。
5.注意时间这主要是针对打电话时，要考虑对方此时接电话是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差别。
一般的公务电话最好避开对方临近下班的时间。
因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。
公务电话应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。
秘书工作常识：上司办公室的管理（2）
⼆、应该保存的资料 秘书应保存的资料⼤致可以分为两种，⼀种是秘书部门共⽤的；⼀种是秘书个⼈专⽤的。
有些资料虽然可以是⼤家共⽤，也可以是个⼈专⽤，但如果是归个⼈专⽤，那么，在保存的时间、使⽤的范围以及保存的⽅式与秘书科共⽤的都有很⼤的不同。
哪些资料归个⼈专⽤，哪些资料属⼤家共⽤，公司⼀般都有明确的规定。
1、属秘书部门共⽤的资料 a、政府法律和公司内的各种规章制度。
⼀般的公司都有⾃⼰的“⽂件保存年限规定”或“⽂件废弃规定”。
根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。
秘书必须妥善保存的⽂件有“公司股东⼤会章程”、“公司年度决算报告”等。
这些⽂件⼀般要⽴卷存档。
b、各种规定和标准：如董事会规定、出差旅差费规定、车辆管理规定、⽂书管理规定等。
但是，每过⼀段时间公司就要对这些规定进⾏修订，因此，在保存这类⽂件时，应注意及时更新换旧。
c、各种业务⼿册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务⼿册。
2、归秘书个⼈专⽤的资料 a、上司指⽰的记录。
对于秘书来说，如果事事都要等待上司的指⽰，那么，秘书的⼯作就相当轻松简单。
但是，对于上司来说，秘书就起不到什么助⼿的作⽤了。
即使上司⾃⼰不忙，他也不会事事都给秘书作指⽰，除⾮⼀些特别重要的⼯作，上司会给秘书下达书⾯的命令以外，⼀般的指⽰都是⼝头的，⽽且这些⼝头指⽰也不会是⼀字⼀眼，显得那样正经，⼀般都是随便说那么⼏句，点到为⽌，其余的就让秘书⾃⼰去理解和发挥。
所以，秘书事后都应把上司的指⽰记录下来，到⼀定的时候让他确认⼀下。
b、上司的资料。
作为上司的专职秘书，要把上司的⼀些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以上司的名义签发的将⽰和命令保存起来。
还有要保存的就是上司⽬前处理⼯作所需⼀些资料和业务处理问题的复印件。
另外，像上司的⾝份证、驾驶证等⼀定要有复印件备份，⽐如你上星期为他买飞机票跟他要⾝份证，今天买机票⼜跟他要⾝份证，那他就会烦你。
c、秘书个⼈的资料， 根据上司⼯作的需要或当前正关注的⼀些问题，秘书专门收集的杂志、剪报、还有⼀些⽇后也许⽤得着的资料。
秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次
【（⼀）秘书⼈员的称谓】
社会上对秘书⼈员的各种称谓
打字员、⽂秘、内勤、⽂书、⽂员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（⼈事助理、执⾏助理）
初级秘书、⾼级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统⼀给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书⼈员进⾏科学的管理
2.容易造成秘书⾓⾊认知的差异，⼀个单位中同时存在秘书、⽂书等称谓，使得⾮秘书称谓的⼈员不能以秘书的⾓⾊规范来要求⾃⼰
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。
【（⼆）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的⾓度，可分公务秘书和私⼈秘书两类
以秘书在组织内部的⼯作分⼯来分，可以分为：⾏政秘书、机要秘书、⽣活秘书、会议秘书、⽂字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事⼯作的⾏业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和⾼级秘书。
包含4层含义：
体现了不同级别的秘书从低到⾼的不同辅助层次
体现了不同层次秘书⼯作量及相应的秘书结构⽐例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能⼒上的级差
体现了不同层次的秘书⼈员在级别和⼯资待遇上的差别。
秘书常识：从事秘书工作的思想准备二
3、充分发挥职务优势 这是⼀家通讯辅助设备制造公司，这天⽼板终于得到了与本地移动通讯公司⽼总见⾯的机会，并约好晚上⼀起吃饭。
下午，⽼板就晚上见⾯的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司⼤⽼板的酒量很⼤，我原准备让研发部的刘奇今晚⼀起去，但他太书⽣⽓，不会喝酒。
除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去⽐较合适？”⽼板兴致盎然地征求于雪的意见。
“我怎么知道？你是⽼板你定吧！”于雪诚恳地回答。
听于雪这么⼀说，⽼板兴致陡降，只好转移话题。
他指着移动公司的宣传样本说：“这个上⾯SP(编者注：指内容提供商)这两个英⽂字母，它是什么意思？” “对不起，我是学中⽂的，我也不知道这SP是什么意思。
”于雪实事求是地回答。
“好吧，你出去忙吧！”⽼板明显地不⾼兴。
问题出在哪⾥？ 秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实，所以，于雪不知道公司谁会喝酒和不能完全看懂客户的样本完全可以谅解。
随着市场竞争越来越激烈，上司⾯临的压⼒越来越⼤，对⾃⼰的助⼿的期望值越来越⾼，因此，作为秘书，应尽可能地提⾼⾃⼰的能⼒，以满⾜上司的⼯作要求。
如果从这个⾓度看，作为⽼板的助⼿，于雪连公司⼏个⾼层管理⼈员的酒量如何都不清楚，主要客户的样本也看不懂，那就不能不说是⼀种失职。
如果说这种失职还可以谅解的话，那么，在⽼板征询⾃⼰的意见时，⽤“不知道”来应付，⽽不⾜积极采取措施“我去查⼀下”或“我去问⼀问”，则更不可原谅。
于雪的问题在于她安于现状，没有积极地利⽤⾃⼰的职务优势，充实和提⾼⾃⼰。
作为秘书⼀定要学会利⽤⾃⼰的职位优势，突破⾃⼰本职⼯作的束缚，逐步开阔⾃⼰的视野，从整个公司运营的⾓度来观察问题，像上司⼀样思考问题。
⼀般的上司⼯作都⾮常忙，不可能将⾃⼰所有的⼯作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利⽤⾃⼰的职务优势来收集⾃⼰⼯作的信息。
那么，作为秘书，在⽇常⼯作中应如何利⽤⾃⼰的职位优势充实⾃⼰呢？第⼀，对从⾃⼰经⼿转发的各种⽂件和资料仔细阅读和琢磨。
秘书常识：秘书的能力要求
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。
主要是：1、写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。
秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。
应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。
这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。
秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2、口头表达能力秘书不仅要会写文章，还要能说会道。
秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。
对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。
同样，思维清楚才能说话清楚。
要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3、听知能力秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。
听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。
我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4、阅读概括能力秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。
5、社交活动能力现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。
秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
6、协调能力秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。
秘书职业概论
二、秘书的类型
• 横向分类： • 1.从服务对象和经从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、 商务秘书等。
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管
我不假思索就在第二个答案后面画了勾。心想， 能为上司分忧的下属就是好下属，提前想到了上 司想到的问题，解决了上司想解决的问题，不就 是为上司分忧吗？人事经理接过答卷，马上就到 总经理的办公室里去。好一会，他才从老总办公 室出来，不无遗憾地说：“不好意思，老总看了 你的试卷后，认为你的心理素质不太适合做助理 ，你还是安心地于目前的岗位吧。”
3．从秘书业务的内容划分
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书
机要秘书是指处理机关机密文件的秘书
文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作 的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近 现代秘书含义的古代秘书官职。
曹操高级助手 郭嘉
• （二）国外对“秘书”概念的界定：
在国外，“秘书”一词源于拉丁文的 “se在c国r外e，ta“r秘i书us””一词，源意于拉思丁文是的““s可ecre靠tar的ius”职，意员思是”“。可靠的 职代英员西语”方。国中英家的语的中秘秘的书书秘概书念（（形s成seec于rce资trar产ey）t阶a与级r秘工y密业）（革s[命e'cs时reet期k）r，有ə是t着r工ɪ密]业与切社的秘会联的密系产。物现， 主（要s指e一cr种e职t位）或职['业si:及k具rə有t]此有职着位的密职员切或的从事联此系职业。的现人员代。西方 国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期， 是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具 有此职位的职员或从事此职业的人员。
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据日本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会
角色，为他们的工作开展发挥辅助性作用的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职
业的人。他们的工作范围相当广泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司身边的
琐事、处理邮件和电话、接待来访客人、日程安排、文字材料的起草等工作。
秘书工作范围非常之广，从抄写复印等简单的事务性工作，到代表众议院议员拟定政策、
募集资金等业务性工作，都属于秘书的工作范围。 根据秘书的工作与其服务对象的业务
工作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类
型也有很多。 一种是直接辅助型秘书。这种类型的秘书直接参与上司的业务工作，帮助
上司进行策划、拟定、调查、协调等工作。比如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类
型的秘书。 另一种是间接辅助型秘书。这种类型的秘书不直接参与上司的业务工作，只
是独立地处理一些文件的起草和日程的安排等工作。 从隶属关系来看，秘书又可以分为
专属于特定上司的私人秘书、隶属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担
本职的业务工作又承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项目、研究室、部门的团队秘书
等多种类型。 实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家身边的关系非常密切的助
手，他们负责保密、起草文件、协助实验、帮助撰写论文等工作。后来，这种社会角色逐渐
扩展到了企业，甚至一般的社会组织。