大型会议注意事项及流程

大型会议注意事项及流程

一、前期的筹备。

1 、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。

2、根据会议层次及预算～考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等～以选择最佳场所。

3、

人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。

4、会议议程安排有参会代表发言的～应提前召集所有发言人开该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。

5、准备会议需要的文件资料。

6、准备领导讲话稿件～多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。

7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。

8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。

9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等～并与会前安排妥当。

10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字～会议的主题等。大约提前3-5天制作好～横幅文字大小要适中～一般为红底白字。

11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料～用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放

12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的应

定聚餐菜单。

二、会场的布置及接待。

1、悬挂会场横幅

2、主席台的安排,几个人～座次怎样安排～有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的～也需提前购买、布置到位～会议期间注意喷水保养。,

3、会场椅子、凳子是否够用～怎样安排。注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用

6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。

注意安排领7、举行颁奖仪式的～奖牌奖状要提前送至主席台。奖人员上台路线和现场拍照。

8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。 9～明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。 10、会议期间应安排人员在会场值班。

三、会议的过程。

1、会议主持人要随时掌握现场进展～必要时予以调整。

2、会场服务人员具体要求。,1着装得体。2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋～走动时注意不能发出声响。 3注意礼貌。4主持人要避免走动,如有特急的事情～可以通过写纸条的形式来传递,。

5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 7其他注意事

项,如安排会议旅游、办理返程车票等,。

四、会议结束后续工作

1、协调延时退房、用餐等问题。

2、清理会议现场～检查有无遗留物品、资料等。

3、办理会议结算、报销事项。

4、总结、反馈办会经验和不足。