档案数字化解决方案

档案数字化解决方案

1立项背景

在市县级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。

部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。

另外现有的地籍系统、土地利用系统和土地交易系统的数据分散三个独立的系统中，数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。

所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。

2核心任务和根本目的

国土资源局数字档案室建设的核心任务是档案信息的数字化。一方面将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理；另一方面收集整理工作过程中形成的大量的电子文件档案，这种收集可以是文本、图形、图像、声音、视频等各种形式。并将档案信息与国土资源局的办公业务相关联，同时实现档案库房温湿度的自动监测。

数字档案室建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和

先进的GIS技术，将档案信息进行集中统一管理，实现档案和图形的相互查询，方便、准确、及时地提供系统的档案信息资源，真正实现档案信息资源的共享，提高工作效率，加快我局的信息化建设。

3建设意义

建设国土资源局数字档案室的意义十分重大，将彻底改变传统的业务档案管理模式，充分利用信息化技术来提高国土资源局的业务档案管理水平，更好的为国土资源局的业务人员、办公人员、相关企业、个人提供服务。主要表现在如下几方面：

1、国土资源档案管理模式的改变

建立数字档案室，将改变原有的手工业务档案管理模式，采用电子化的业务档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些国土档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。

2、国土资源档案存储模式的改变

建立数字档案室，将大大减少对纸质资料的查询，实物档案可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本。

3、国土资源档案查询模式的改变

建立数字档案室，可以直接使用档案管理系统对国土档案进行查询，也可以通过接口将档案查询集成到业务系统（如：OA系统/地籍系统）中，可以跨系统对国土档案资源进行访问，大大扩大了档案查询途径及查询效率，提高了档案的利用率。

4项目的组织与实施

4.1项目组织结构

根据数字档案管理信息系统的特点和要求，为保证该工程项目能够按期、顺利、高质量的完成，成立了一些专门机构来管理、实施及监督项目的进度和质量。

4.1.1项目管理层

项目管理层的主要任务包括：

1)组织各专业技术队伍，明确技术责任与实施方案；

2)编制工程技术规范，计划进度，质量标准；

3)负责组织各专业技术人员优质按时完成工程任务；

4)确定各技术专业验收测试标准和验收测试人员；

5)组织现场测试环境和完成各项技术指标测试；

6)编写工程测试报告和工程验收报告；

7)组织并完成系统开通运行等各项工作；

4.1.2项目实施层

设项目总监一人，负责监督项目的实施情况；项目设项目经理一人，对项目全权负责；下设七个小组，分别为需求组、设计组、数据组、编码组、测试组、文档组、服务组，各小组按项目流程协同工作，确保项目正常实施。各小组的职责和任务分别为：

1）需求组：在项目实施前期完成项目的详细需求分析。

2）设计组：在需求分析的基础上制定项目概要和详细设计方案。

3）数据组：负责系统开发所需试验数据的整理、转化等工作。

4）编码组：在详细设计的基础上进行软件的代码编写工作。

5）测试组：软件开发过程中对软件进行整体的测试工作。

6）文档组：负责项目实施过程中所有文档的整理、归类等工作。

7）服务组：项目结束前期负责对我局工作人员进行培训和满意度调查等工作。

4.2档案扫描实施方案

4.2.1扫描过程管理

加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。可采取相关参与人员签订安全保密协议书的方式。

4.2.2整理登记

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

4.2.3扫描流程

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、装订、数据挂接等。

档案整理、分类提卷

档案信息数据库

数据录入数据校对

档案拆分

档案扫描

电子文件

图像处理质量检验质量复检批量挂接档案整理、装订档案归还光盘制作

4.2.4档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需

要做出标识，确保档案数字化质量。

4.2.5目录数据准备

规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

4.2.6区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

4.2.7拆除装订

在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。

4.2.8页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

4.2.9扫描范围登记

制作并填写待扫描纸质档案交接登记表单，详细记录待扫描档案盒号，案卷文件的起始页号和页数。

4.2.10档案扫描

4.2.10.1扫描方式

（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数